Điều chỉnh hàng tồn kho¶
Trong bất kỳ hệ thống quản lý kho nào, số lượng hàng tồn kho được ghi lại trong cơ sở dữ liệu có thể không phải lúc nào cũng khớp với số lượng hàng tồn kho thực tế trong kho. Sự khác biệt giữa hai số liệu có thể là do thiệt hại, lỗi của con người, trộm cắp hoặc các yếu tố khác. Do đó, việc điều chỉnh hàng tồn kho phải được thực hiện để điều chỉnh sự khác biệt và đảm bảo rằng số lượng được ghi trong cơ sở dữ liệu khớp với số lượng thực tế trong kho.
Trang Điều chỉnh khoảng không quảng cáo¶
Để xem trang Điều chỉnh khoảng không quảng cáo, hãy điều hướng đến .
Trên trang Điều chỉnh hàng tồn kho, tất cả các sản phẩm hiện có trong kho đều được liệt kê, với mỗi dòng sản phẩm chứa thông tin sau:
Vị trí: vị trí cụ thể trong kho nơi sản phẩm được lưu trữ.
Sản phẩm: sản phẩm có số lượng được liệt kê trên dòng điều chỉnh tồn kho.
Lô/Số sê-ri: mã định danh theo dõi được gán cho sản phẩm cụ thể được liệt kê. Nó có thể chứa các chữ cái, số hoặc kết hợp cả hai.
Ghi chú
Nếu một sản phẩm cụ thể có số lượng lớn hơn 1,00 trong kho và có nhiều số sê-ri (hoặc số lô) được gán cho sản phẩm đó thì mỗi sản phẩm được xác định duy nhất sẽ được hiển thị trên dòng sản phẩm riêng với số lô/số sê-ri riêng , được hiển thị dưới cột Lot/Serial Number.
Số lượng có sẵn: số lượng sản phẩm hiện được ghi trong cơ sở dữ liệu.
UoM: đơn vị đo dùng để đo sản phẩm. Trừ khi có quy định khác (ví dụ: trong Pounds hoặc Ounces), mặc định UoM là Đơn vị.
Số lượng được tính: số lượng thực được tính trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho. Trường này được để trống theo mặc định, nhưng có thể thay đổi, tùy thuộc vào việc nó có khớp với Số lượng có sẵn hay không.
Khác: sự khác biệt giữa Số lượng có sẵn và Số lượng được tính, sau khi thực hiện điều chỉnh hàng tồn kho. Sự khác biệt được tính toán tự động sau mỗi lần điều chỉnh hàng tồn kho.
Ngày dự kiến: ngày mà việc đếm sẽ được thực hiện. Nếu không có quy định khác thì ngày này sẽ mặc định là ngày 31 tháng 12 của năm hiện tại.
Người dùng: người được chỉ định đếm trong cơ sở dữ liệu. Đây có thể là người đếm hàng tồn kho trên thực tế hoặc áp dụng số đếm trong cơ sở dữ liệu.
Danh mục sản phẩm: danh mục được gán nội bộ cho một sản phẩm cụ thể. Trừ khi có quy định khác (ví dụ: như Consumable hoặc Rental), Danh mục sản phẩm mặc định được đặt thành Tất cả.
Số lượng sẵn có: số lượng của một sản phẩm cụ thể hiện có sẵn, dựa trên mọi đơn đặt hàng, đơn đặt hàng hoặc đơn đặt hàng sản xuất chưa hoàn thành/chưa hoàn thành có thể thay đổi số lượng sẵn có sau khi được hoàn thành.
Ngày kế toán: ngày mà các điều chỉnh sẽ được tính trong ứng dụng SoOn Accounting.
Công ty: công ty có cơ sở dữ liệu về việc điều chỉnh hàng tồn kho này đang được thực hiện. Công ty được liệt kê ở góc trên bên phải của cơ sở dữ liệu, bên cạnh người dùng hiện đang đăng nhập.
Mẹo
Một số cột được ẩn theo mặc định. Để hiển thị các cột này, hãy nhấp vào nút tùy chọn bổ sung (biểu tượng ba dấu chấm) ở phía ngoài cùng bên phải của hàng trên cùng của biểu mẫu và chọn bất kỳ cột nào bạn muốn hiển thị bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh tùy chọn đó.
Tạo điều chỉnh hàng tồn kho¶
Để tạo điều chỉnh khoảng không quảng cáo mới từ trang , hãy nhấp vào Tạo. Làm như vậy sẽ tạo ra một dòng điều chỉnh khoảng không quảng cáo mới, trống ở cuối trang.
Trên dòng điều chỉnh khoảng không quảng cáo trống này, hãy nhấp vào menu thả xuống bên dưới cột Sản phẩm và chọn một sản phẩm. Nếu sản phẩm đã chọn được theo dõi bằng cách sử dụng lô hoặc số sê-ri, thì lô hoặc số sê-ri mong muốn cũng có thể được chọn từ menu thả xuống bên dưới cột Lot/Serial Number.
Tiếp theo, đặt giá trị trong cột Số lượng được tính thành số lượng được tính cho sản phẩm đó trong quá trình điều chỉnh hàng tồn kho.
Ghi chú
Số lượng được tính cho các điều chỉnh khoảng không quảng cáo mới được đặt thành 0,00 theo mặc định. Việc di chuyển hàng tồn kho với 0,00 Số lượng Xong được ghi lại trong lịch sử điều chỉnh hàng tồn kho của sản phẩm, do đó, nó phải được đặt để phản ánh số lượng thực tế được đếm.
Ở bên phải cột Số lượng được tính, Ngày Lập lịch và Người dùng cũng có thể được thay đổi thông qua các menu thả xuống tương ứng. Việc thay đổi Ngày Lập lịch sẽ thay đổi ngày xử lý việc điều chỉnh hàng tồn kho và việc chọn Người dùng chịu trách nhiệm sẽ chỉ định người dùng thực hiện việc điều chỉnh hàng tồn kho cụ thể (vì mục đích truy xuất nguồn gốc).
Khi tất cả các thay đổi đã được thực hiện đối với dòng điều chỉnh khoảng không quảng cáo mới, hãy nhấp vào dòng đó. Làm như vậy sẽ lưu điều chỉnh và di chuyển dòng lên đầu trang.
Nếu Số lượng được đếm lớn hơn Số lượng có sẵn, thì giá trị trong cột Khác là màu xanh lá cây. Nếu Số lượng được tính nhỏ hơn Số lượng có sẵn, thì giá trị trong cột Khác là đỏ. Nếu số lượng khớp nhau và không hề bị thay đổi thì sẽ không có giá trị nào xuất hiện trong cột Khác.
Ở giai đoạn này, số lượng (điều chỉnh hàng tồn kho) được ghi lại nhưng chưa được áp dụng. Điều này có nghĩa là số lượng có sẵn trước khi điều chỉnh vẫn chưa được cập nhật để phù hợp với số lượng thực mới được đếm.
Có hai cách để áp dụng điều chỉnh hàng tồn kho mới. Cách đầu tiên là nhấp vào nút Áp dụng ở dòng phía bên phải của trang. Cách thứ hai là nhấp vào hộp kiểm ở phía bên trái của dòng. Làm như vậy sẽ hiển thị các tùy chọn nút mới ở đầu trang, một trong số đó là nút Áp dụng. Thay vào đó, việc nhấp vào nút này sẽ làm cho cửa sổ bật lên Tham chiếu điều chỉnh hàng tồn kho / Lý do xuất hiện.
Từ menu bật lên này, bạn có thể chỉ định tham chiếu hoặc lý do cho việc điều chỉnh khoảng không quảng cáo. Theo mặc định, trường Tham chiếu khoảng không quảng cáo / Lý do được điền trước ngày thực hiện điều chỉnh nhưng có thể được thay đổi để phản ánh bất kỳ tham chiếu hoặc lý do nào mong muốn.
Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Áp dụng để áp dụng điều chỉnh khoảng không quảng cáo.
Ghi chú
Việc áp dụng điều chỉnh hàng tồn kho đồng thời sẽ tạo ra một đường di chuyển hàng tồn kho (SML) trong báo cáo Lịch sử di chuyển để truy nguyên nguồn gốc.
Đếm sản phẩm¶
Đếm sản phẩm là một hoạt động định kỳ trong kho. Sau khi đếm xong, hãy truy cập để cập nhật cột Số lượng được tính cho mỗi dòng sản phẩm.
Trên mỗi dòng sản phẩm, xác định xem giá trị trong cột Số lượng có sẵn được ghi trong cơ sở dữ liệu có khớp với giá trị mới được đếm hay không. Nếu giá trị được ghi và giá trị được đếm trùng khớp, hãy nhấp vào nút Set (biểu tượng mục tiêu) ở ngoài cùng bên phải của dòng sản phẩm.
Làm như vậy sẽ sao chép giá trị từ cột Số lượng có sẵn sang cột Số lượng được tính và đặt giá trị của cột Khác thành 0,00. Sau đó, khi được áp dụng, việc di chuyển hàng tồn kho với 0,00 Số lượng hoàn thành sẽ được ghi lại trong lịch sử điều chỉnh hàng tồn kho của sản phẩm.
Nếu giá trị mới được tính cho một sản phẩm nhất định không khớp với giá trị trong Số lượng có sẵn được ghi trong cơ sở dữ liệu, thay vì nhấp vào nút Set, hãy ghi lại giá trị thực vào trường trong cột Số lượng được tính.
Để làm như vậy, hãy nhấp vào trường trong cột Số lượng được tính trên dòng điều chỉnh hàng tồn kho cụ thể cho sản phẩm có số lượng đang được thay đổi. Điều này sẽ tự động gán Số lượng được tính là 0,00.
Để thay đổi giá trị này, hãy nhập một giá trị mới khớp với giá trị thực, mới được tính. Sau đó, nhấp chuột ra khỏi dòng. Làm như vậy sẽ lưu điều chỉnh và tự động điều chỉnh giá trị trong cột Khác.
Nếu Số lượng được đếm lớn hơn Số lượng có sẵn, thì giá trị trong cột Khác là màu xanh lá cây. Nếu Số lượng được tính nhỏ hơn Số lượng có sẵn, thì giá trị trong cột Khác là đỏ. Nếu số lượng khớp nhau và không hề bị thay đổi thì sẽ không có giá trị nào xuất hiện trong cột Khác.
Sau đó, sau khi được áp dụng, một động thái có sự khác biệt giữa Số lượng có sẵn và Số lượng đã đếm sẽ được ghi lại trong lịch sử điều chỉnh hàng tồn kho của sản phẩm.
Quan trọng
Đôi khi một số đếm xảy ra nhưng không thể áp dụng ngay vào cơ sở dữ liệu. Trong khoảng thời gian từ khi đếm thực tế đến khi áp dụng điều chỉnh hàng tồn kho, việc di chuyển sản phẩm có thể xảy ra. Trong trường hợp đó, số lượng có sẵn trong cơ sở dữ liệu có thể thay đổi và không còn nhất quán với số lượng đã đếm. Để phòng ngừa thêm, SoOn yêu cầu xác nhận trước khi áp dụng điều chỉnh tồn kho.
Thay đổi tần suất đếm hàng tồn kho¶
Theo mặc định, ngày dự kiến để điều chỉnh hàng tồn kho luôn được lên lịch vào ngày 31 tháng 12 của năm hiện tại. Tuy nhiên, đối với một số công ty, điều quan trọng là họ phải luôn có số lượng hàng tồn kho chính xác. Trong những trường hợp như vậy, ngày dự kiến mặc định có thể được sửa đổi.
Để sửa đổi ngày được lên lịch mặc định, hãy truy cập . Sau đó, trong phần Tác vụ, tìm cài đặt Ngày và tháng kiểm kê hàng năm, bao gồm menu thả xuống được đặt thành 31 tháng 12 theo mặc định.
Để thay đổi ngày, hãy nhấp vào 31 và thay đổi thành một ngày trong phạm vi 1-31, tùy thuộc vào tháng mong muốn trong năm.
Sau đó, để thay đổi tháng, hãy nhấp vào December để hiển thị menu thả xuống và chọn tháng mong muốn.
Khi tất cả các thay đổi mong muốn đã được thực hiện, hãy nhấp vào Lưu để lưu tất cả các thay đổi.
Lập kế hoạch số lượng hàng tồn kho lớn¶
Để lập kế hoạch cho số lượng hàng tồn kho lớn, chẳng hạn như số lượng đầy đủ mọi thứ hiện có trong kho, trước tiên hãy điều hướng đến .
Sau đó, chọn sản phẩm mong muốn được tính bằng cách nhấp vào hộp kiểm ở phía bên trái của mỗi dòng sản phẩm.
Mẹo
Để yêu cầu đếm tất cả sản phẩm hiện có trong kho, hãy nhấp vào hộp kiểm ở đầu bảng, trong hàng tiêu đề bên cạnh nhãn Vị trí. Việc này sẽ chọn tất cả dòng sản phẩm.
Khi tất cả các sản phẩm mong muốn đã được chọn, hãy nhấp vào nút Yêu cầu đếm ở đầu trang. Điều này làm cho cửa sổ bật lên Request a Số lượng xuất hiện. Từ cửa sổ bật lên này, hãy điền thông tin sau:
Ngày kiểm kê: ngày dự kiến kiểm kê.
Người dùng: người dùng chịu trách nhiệm đếm.
Ngày kế toán: ngày mà việc điều chỉnh hàng tồn kho sẽ được hạch toán.
Số lượng: để trống số lượng hiện có của từng dòng sản phẩm, chọn Để trống. Để điền trước số lượng hiện có của từng dòng sản phẩm với giá trị hiện tại được ghi trong cơ sở dữ liệu, hãy chọn Set Current Value.
Cuối cùng, khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Xác nhận để yêu cầu đếm.
Quan trọng
Trong ứng dụng SoOn Mã vạch, người dùng chỉ có thể xem số lượng hàng tồn kho được chỉ định cho họ và được lên lịch cho hôm nay hoặc sớm.
Xem thêm