Hợp nhất danh bạ

Ứng dụng Liên hệ của SoOn cho phép người dùng hợp nhất các liên hệ trùng lặp mà không làm mất bất kỳ thông tin nào trong quá trình này. Điều này giúp cơ sở dữ liệu được tổ chức hợp lý và ngăn chặn việc các liên hệ bị tiếp cận bởi nhiều nhân viên bán hàng.

Hợp nhất các liên hệ trùng lặp

Nguy hiểm

Hợp nhất là hành động không thể đảo ngược. Đừng hợp nhất các liên hệ trừ khi bạn chắc chắn chúng nên được gộp lại.

Đi đến ứng dụng Liên hệ, và chọn biểu tượng (danh sách). Chọn hai hoặc nhiều liên hệ trùng lặp từ danh sách, và đánh dấu vào ô checkbox (ở phía xa bên trái) cho những liên hệ cần hợp nhất. Sau đó, nhấn vào biểu tượng Actions, và chọn Hợp nhất từ menu thả xuống.

The merge contacts option in the Contacts application.

Điều này sẽ mở cửa sổ pop-up Hợp nhất. Từ đây, bạn có thể xem lại chi tiết các liên hệ trước khi xác nhận chúng cần được hợp nhất. Nếu có liên hệ nào trong danh sách không nên được hợp nhất, hãy nhấn vào biểu tượng (xóa) ở phía bên phải liên hệ.

Mẹo

Nhấn vào liên hệ cụ thể để mở hồ sơ của liên hệ đó và xem thêm thông tin.

The merge pop-up window in the Contacts application.

Nhấn vào trường Liên hệ đích, và chọn một tùy chọn từ danh sách thả xuống. Trường này mặc định là hồ sơ liên hệ được tạo đầu tiên trong hệ thống.

Sau khi xác nhận thông tin trong cửa sổ pop-up, nhấn Hợp nhất liên hệ.

Xóa liên hệ trùng lặp

Sau khi việc hợp nhất hoàn tất, một cửa sổ pop-up sẽ xuất hiện xác nhận đã hoàn thành. Cửa sổ pop-up này cũng chứa nút Xóa liên hệ trùng lặp khác. Tính năng này tìm kiếm các hồ sơ trùng lặp, dựa trên tiêu chí đã chọn và tự động hợp nhất chúng, hoặc sau khi được phê duyệt thủ công.

Nhấn vào nút Xóa liên hệ trùng lặp khác để mở cửa sổ pop-up Xóa liên hệ trùng lặp.

Chọn một hoặc nhiều trường để sử dụng trong việc tìm kiếm các hồ sơ trùng lặp. Liên hệ trùng lặp có thể được tìm kiếm dựa trên các tiêu chí sau:

  • Email

  • Tên

  • Là công ty

  • VAT

  • Công ty mẹ

Ghi chú

Nếu chọn nhiều trường, chỉ những hồ sơ có tất cả các trường giống nhau mới được đề xuất là trùng lặp.

Nếu cần, chọn tiêu chí để loại trừ các trường hợp trùng lặp tiềm năng khỏi tìm kiếm. Các liên hệ trùng lặp tiềm năng có thể bị loại trừ khỏi tìm kiếm, dựa trên các tiêu chí sau:

  • Một người dùng liên kết với liên hệ

  • Các mục nhật ký liên kết với liên hệ

Sau khi xác nhận tiêu chí tìm kiếm, nhấn vào Hợp nhất với kiểm tra thủ công, Tự động hợp nhất, hoặc Tự động hợp nhất toàn bộ quy trình.

Nếu chọn Hợp nhất với kiểm tra thủ công, hoàn tất việc hợp nhất bằng cách làm theo các bước ở trên.