Phân tích quy trình

Ứng dụng CRM quản lý quy trình bán hàng khi khách hàng tiềm năng/cơ hội chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác, từ bắt đầu đến bán hàng (Đã giành được) hoặc lưu trữ (Mất).

Sau khi tổ chức quy trình, hãy sử dụng các tùy chọn tìm kiếm và báo cáo có sẵn trên trang Phân tích quy trình để hiểu rõ hơn về hiệu quả của quy trình và người dùng của nó.

Để truy cập trang Phân tích quy trình, hãy truy cập Ứng dụng CRM ‣ Báo cáo ‣ Quy trình.

Mở ứng dụng CRM và nhấp vào tab Báo cáo ở trên cùng, sau đó nhấp vào Quy trình.

Tùy chọn tìm kiếm

Trang Quy trình Phân tích có thể được tùy chỉnh với nhiều bộ lọc và tùy chọn nhóm khác nhau.

Để thêm tiêu chí tìm kiếm mới, hãy nhập tiêu chí mong muốn vào thanh tìm kiếm hoặc nhấp vào biểu tượng ⬇️ (mũi tên xuống), bên cạnh thanh tìm kiếm, để mở menu thả xuống gồm tất cả các tùy chọn. Xem các phần bên dưới để biết thêm thông tin về chức năng của từng tùy chọn.

Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh thanh tìm kiếm sẽ mở ra menu các bộ lọc để phân tích.

Phần Bộ lọc cho phép người dùng thêm các bộ lọc tùy chỉnh và tạo sẵn vào tiêu chí tìm kiếm. Nhiều bộ lọc có thể được thêm vào một tìm kiếm duy nhất.

  • Quy trình của tôi: hiển thị khách hàng tiềm năng được chỉ định cho người dùng hiện tại.

  • Cơ hội: hiển thị các khách hàng tiềm năng đã được coi là cơ hội.

  • Leads: hiển thị những khách hàng tiềm năng chưa được coi là cơ hội.

  • Hoạt động: hiển thị khách hàng tiềm năng đang hoạt động.

  • Không hoạt động: hiển thị khách hàng tiềm năng không hoạt động.

  • Đã giành được: hiển thị khách hàng tiềm năng đã được đánh dấu Đã giành được.

  • Mất: hiển thị khách hàng tiềm năng đã được đánh dấu Mất.

  • Tạo vào: hiển thị khách hàng tiềm năng được tạo trong một khoảng thời gian cụ thể. Theo mặc định, đây là năm vừa qua nhưng có thể được điều chỉnh nếu cần hoặc xóa hoàn toàn.

  • Dự kiến ​​kết thúc: hiển thị các khách hàng tiềm năng dự kiến ​​sẽ kết thúc (được đánh dấu Đã giành được) trong một khoảng thời gian cụ thể.

  • Ngày đóng: hiển thị các khách hàng tiềm năng đã bị đóng (được đánh dấu Đã giành được) trong một khoảng thời gian cụ thể.

  • Lưu trữ: hiển thị các khách hàng tiềm năng đã được lưu trữ (được đánh dấu Mất).

  • Thêm bộ lọc tùy chỉnh: cho phép người dùng tạo bộ lọc tùy chỉnh với nhiều tùy chọn. (Xem Thêm bộ lọc và nhóm tùy chỉnh để biết thêm thông tin)

Thêm bộ lọc và nhóm tùy chỉnh

Ngoài các tùy chọn được tạo sẵn trong thanh tìm kiếm, trang Quy trình Phân tích cũng có thể sử dụng các bộ lọc và nhóm tùy chỉnh.

Bộ lọc tùy chỉnh là các quy tắc phức tạp giúp tùy chỉnh thêm kết quả tìm kiếm, trong khi các nhóm tùy chỉnh hiển thị thông tin theo cách có tổ chức hơn.

Để thêm bộ lọc tùy chỉnh:

  1. Trên trang Quy trình Phân tích, nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống bên cạnh thanh Tìm kiếm....

  2. Trong menu thả xuống, nhấp vào Thêm bộ lọc tùy chỉnh.

  3. Cửa sổ bật lên Thêm bộ lọc tùy chỉnh xuất hiện với quy tắc mặc định (Quốc gia ở _____) bao gồm ba trường duy nhất. Các trường này có thể được chỉnh sửa để tạo quy tắc tùy chỉnh và có thể thêm nhiều quy tắc vào một bộ lọc tùy chỉnh.

  4. Để chỉnh sửa quy tắc, hãy bắt đầu bằng cách nhấp vào trường đầu tiên (Quốc gia) và chọn một tùy chọn từ menu thả xuống. Trường đầu tiên xác định chủ đề chính của quy tắc.

  5. Tiếp theo, nhấp vào trường thứ hai và chọn một tùy chọn từ menu thả xuống. Trường thứ hai xác định mối quan hệ của trường thứ nhất và trường thứ ba và thường là câu lệnh được hoặc được not, nhưng cũng có thể là câu lệnh lớn hơn hoặc nhỏ hơn, v.v.

  6. Cuối cùng, nhấp vào trường thứ ba và chọn một tùy chọn từ menu thả xuống. Trường thứ ba xác định chủ đề phụ của quy tắc.

  7. Với cả ba trường được chọn, quy tắc đã hoàn tất.

    • Để thêm các quy tắc khác: nhấp vào Quy tắc mới và lặp lại các bước 4-7 nếu cần.

    • Để xóa quy tắc: nhấp vào biểu tượng 🗑️ (thùng rác) ở bên phải quy tắc.

    • Để sao chép quy tắc hiện có: nhấp vào biểu tượng ➕ (dấu cộng) ở bên phải quy tắc.

    • Để tạo các quy tắc phức tạp hơn: nhấp vào biểu tượng Thêm nhánh ở bên phải quy tắc. Điều này thêm một công cụ sửa đổi khác bên dưới quy tắc thêm câu lệnh "tất cả" hoặc "bất kỳ".

Tính năng thêm nhánh cho phép tạo ra tất cả hoặc bất kỳ câu lệnh phức tạp hơn nào cho các quy tắc.
  1. Khi tất cả các quy tắc đã được thêm, hãy nhấp vào Thêm để thêm bộ lọc tùy chỉnh vào tiêu chí tìm kiếm.

    • Để xóa bộ lọc tùy chỉnh: nhấp vào biểu tượng ✖️ (x) bên cạnh bộ lọc trong thanh tìm kiếm.

Để thêm nhóm tùy chỉnh:

  1. Trên trang Quy trình Phân tích, nhấp vào biểu tượng mũi tên xuống bên cạnh thanh tìm kiếm.

  2. Trong menu thả xuống xuất hiện, nhấp vào Thêm nhóm tùy chỉnh.

  3. Cuộn qua các tùy chọn trong menu thả xuống và chọn một hoặc nhiều nhóm.

    • Để xóa nhóm tùy chỉnh: nhấp vào biểu tượng ✖️ (x) bên cạnh nhóm tùy chỉnh trong thanh tìm kiếm.

Tùy chọn đo lường

Theo mặc định, trang Quy trình Phân tích đo tổng số Đếm khách hàng tiềm năng phù hợp với tiêu chí tìm kiếm, nhưng có thể thay đổi để đo lường các mục quan tâm khác.

Để thay đổi số đo đã chọn, hãy nhấp vào nút Các biện pháp ở phía trên bên trái của trang và chọn một trong các tùy chọn sau từ menu thả xuống:

  • Số ngày cần chỉ định: đo số ngày cần chỉ định một khách hàng tiềm năng sau khi tạo.

  • Số ngày đóng: đo số ngày mà khách hàng tiềm năng phải đóng (được đánh dấu Đã giành được).

  • Số ngày chuyển đổi: đo số ngày mà khách hàng tiềm năng có thể chuyển đổi thành cơ hội.

  • Đã vượt quá Ngày kết thúc: đo số ngày mà khách hàng tiềm năng vượt quá Ngày kết thúc dự kiến.

  • MRR dự kiến: đo lường Doanh thu định kỳ dự kiến của khách hàng tiềm năng.

  • Doanh thu dự kiến: đo lường Doanh thu dự kiến của khách hàng tiềm năng.

  • MRR theo tỷ lệ: đo lường Doanh thu định kỳ hàng tháng theo tỷ lệ của khách hàng tiềm năng.

  • Doanh thu định kỳ theo tỷ lệ: đo lường Doanh thu định kỳ theo tỷ lệ của khách hàng tiềm năng.

  • Doanh thu theo tỷ lệ: đo lường Doanh thu theo tỷ lệ của khách hàng tiềm năng.

  • Doanh thu định kỳ: đo lường Doanh thu định kỳ của khách hàng tiềm năng.

  • Đếm: đo tổng số lượng khách hàng tiềm năng phù hợp với tiêu chí tìm kiếm.

Xem tùy chọn

Sau khi định cấu hình bộ lọc, nhóm và phép đo, trang Quy trình Phân tích có thể hiển thị dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Theo mặc định, trang sử dụng chế độ xem biểu đồ nhưng có thể được thay đổi thành chế độ xem trục, chế độ xem nhóm hoặc chế độ xem danh sách.

Để thay đổi quy trình sang chế độ xem khác, hãy nhấp vào một trong bốn biểu tượng chế độ xem, nằm ở phía trên bên phải của trang Quy trình Phân tích.

Chế độ xem biểu đồ là lựa chọn mặc định cho trang Quy trình Phân tích. Nó hiển thị phân tích dưới dạng: biểu đồ thanh, biểu đồ đường hoặc biểu đồ hình tròn.

Tùy chọn chế độ xem này hữu ích để nhanh chóng hình dung và so sánh các mối quan hệ đơn giản, như Đếm khách hàng tiềm năng trong từng giai đoạn hoặc khách hàng tiềm năng được chỉ định cho từng Nhân viên kinh doanh.

Theo mặc định, biểu đồ đo lường Đếm khách hàng tiềm năng trong mỗi nhóm, nhưng điều này có thể thay đổi bằng cách nhấp vào nút Các biện phápchọn tùy chọn khác từ menu thả xuống kết quả.

Chế độ xem biểu đồ hiển thị phân tích dưới dạng Biểu đồ thanh, Biểu đồ đường hoặc Biểu đồ hình tròn.

Mẹo

Khi sử dụng biểu đồ thanh trong chế độ xem này, hãy cân nhắc việc bỏ chọn tùy chọn Xếp chồng để phân tích kết quả dễ đọc hơn.

Tạo báo cáo

Sau khi hiểu cách điều hướng trang phân tích quy trình, trang Quy trình Phân tích có thể được sử dụng để tạo và chia sẻ các báo cáo khác nhau. Giữa các tùy chọn được tạo sẵn cũng như bộ lọc và nhóm tùy chỉnh, hầu hết mọi sự kết hợp đều có thể thực hiện được.

Sau khi được tạo, báo cáo có thể được lưu vào mục yêu thích, chia sẻ với những người dùng khác và/hoặc được thêm vào trang tổng quan và bảng tính.

Một số báo cáo phổ biến có thể được tạo bằng cách sử dụng trang Quy trình Phân tích được trình bày chi tiết bên dưới.

Báo cáo Đã giành được/Mất

Đã giành được/Mất là phép tính số lượng khách hàng tiềm năng đang hoạt động hoặc đã hoạt động trước đó trong một quy trình được đánh dấu là Đã giành được hoặc Mất trong một khoảng thời gian cụ thể. Bằng cách tính toán các cơ hội giành được so với các cơ hội bị mất, các nhóm có thể làm rõ các chỉ số hiệu suất chính (KPI) đang chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành doanh số, chẳng hạn như các nhóm hoặc thành viên nhóm cụ thể, các phương tiện hoặc chiến dịch tiếp thị nhất định, v.v.

\[\begin{equation} Win/Loss Ratio = \frac{Opportunities Won}{Opportunities Lost} \end{equation}\]

Báo cáo đã giành được/thua lọc các khách hàng tiềm năng trong năm qua, dù đã giành được hay mất và nhóm các kết quả theo giai đoạn của họ trong quy trình. Việc tạo báo cáo này yêu cầu bộ lọc tùy chỉnh và nhóm các kết quả theo Trạng thái.

Tiêu chí tìm kiếm cho báo cáo đã giành được/mất là Tạo vào, Trạng thái và Hoạt động là true false.

Thực hiện theo các bước bên dưới để tạo báo cáo đã giành được/mất:

  1. Điều hướng đến Ứng dụng CRM ‣ Báo cáo ‣ Quy trình.

  2. Trên trang Quy trình Phân tích, nhấp vào biểu tượng ⬇️ (mũi tên xuống), bên cạnh thanh tìm kiếm, để mở menu thả xuống gồm các bộ lọc và nhóm.

    Menu Tìm kiếm chứa các bộ lọc cho báo cáo đã giành được/mất cơ bản.
  3. Trong menu thả xuống xuất hiện, dưới tiêu đề Nhóm theo, nhấp vào Trạng thái.

  4. Dưới tiêu đề Các bộ lọc, nhấp vào Thêm Chỉnh sửa bộ lọc để mở một menu bật lên khác.

  5. Trong menu bật lên Thêm bộ lọc tùy chỉnh, hãy nhấp vào trường đầu tiên trong phần Hợp bất kỳ quy tắc nào sau đây:. Theo mặc định, trường này hiển thị Khu vực.

  6. Nhấp vào trường đầu tiên đó sẽ hiển thị menu phụ với nhiều tùy chọn để bạn lựa chọn. Từ menu phụ này, tìm và chọn tùy chọn Hoạt động. Làm như vậy sẽ tự động điền vào các trường còn lại.

    Trường đầu tiên ghi: Hoạt động. Trường thứ hai ghi: được. Và cuối cùng, trường thứ ba ghi: đặt.

    Tổng cộng, quy tắc có nội dung: Hoạt động được đặt.

  7. Nhấp vào Quy tắc mới, thay đổi trường đầu tiên thành Hoạt động và trường cuối cùng thành chưa được đặt. Tổng cộng, quy tắc có nội dung Hoạt động chưa được đặt.

  8. Nhấp vào Thêm.

Menu Thêm bộ lọc tùy chỉnh đang hiển thị hai quy tắc: (1) Hoạt động được đặt và (2) Hoạt động không được đặt.

Báo cáo hiện hiển thị tổng số Đếm khách hàng tiềm năng, cho dù "Đã giành được" hay "Mất", được nhóm theo giai đoạn của họ trong quy trình CRM. Di chuột qua một phần của báo cáo để xem số lượng khách hàng tiềm năng trong giai đoạn đó.

Báo cáo đã giành được/thua cơ bản hiển thị tất cả các khách hàng tiềm năng dù đã giành được hay thua được nhóm theo giai đoạn.

Tùy chỉnh báo cáo đã giành được/thua

Sau tạo báo cáo đã giành được/thua, hãy cân nhắc sử dụng các tùy chọn bên dưới để tùy chỉnh báo cáo cho các nhu cầu khác nhau.

Example

Người quản lý bán hàng có thể nhóm các khoản đã giành được và thua theo nhân viên bán hàng hoặc nhóm bán hàng để xem ai có tỷ lệ chuyển đổi tốt nhất. Hoặc nhóm tiếp thị có thể nhóm theo nguồn hoặc phương tiện để xác định nơi quảng cáo của họ thành công nhất.

Để thêm nhiều bộ lọc và nhóm, hãy nhấp vào biểu tượng ⬇️ (mũi tên xuống), bên cạnh thanh tìm kiếm và chọn một hoặc nhiều tùy chọn từ menu thả xuống.

Một số tùy chọn hữu ích bao gồm:

  • Tạo vào: việc điều chỉnh bộ lọc này sang một khoảng thời gian khác, chẳng hạn như 30 ngày qua hoặc quý trước, có thể mang lại kết quả kịp thời hơn.

  • Thêm bộ lọc tùy chỉnh: nhấp vào tùy chọn này và cuộn qua nhiều tùy chọn trong menu thả xuống, sẽ mở ra các tiêu chí tìm kiếm bổ sung, như Cập nhật giai đoạn cuối hoặc Lý do mất.

  • Thêm nhóm tùy chỉnh > Hoạt động: Nhấp vào Thêm nhóm tùy chỉnh ‣ Hoạt động sẽ tách kết quả thành Đã giành được (true) hoặc Mất (:guilabel :sai). Điều này cho biết khách hàng tiềm năng đang được đánh dấu Đã giành được hoặc Mất ở giai đoạn nào.

  • Nhiều nhóm: thêm nhiều lựa chọn Nhóm theo để chia kết quả thành các phần phù hợp hơn và dễ quản lý hơn.

    • Việc thêm Nhân viên kinh doanh hoặc Đội ngũ kinh doanh sẽ chia nhỏ tổng số khách hàng tiềm năng trong mỗi Giai đoạn.

    • Việc thêm Phương tiện hoặc Nguồn có thể tiết lộ những con đường tiếp thị nào tạo ra nhiều doanh thu hơn.

Menu Tìm kiếm mở ra và các bộ lọc Đã giành được và Mất được tô sáng.

Lưu và chia sẻ báo cáo

Sau tạo báo cáo, tiêu chí tìm kiếm có thể được lưu, do đó không cần phải tạo lại báo cáo trong tương lai. Các tìm kiếm đã lưu sẽ tự động cập nhật kết quả mỗi khi mở báo cáo.

Ngoài ra, báo cáo có thể được chia sẻ với người khác hoặc thêm vào bảng tính/trang tổng quan để có thể tùy chỉnh tốt hơn và truy cập dễ dàng hơn.

Để lưu báo cáo cho lần sau:

  1. Trên trang Quy trình Phân tích, nhấp vào biểu tượng ⬇️ (mũi tên xuống), bên cạnh thanh tìm kiếm.

  2. Trong menu thả xuống xuất hiện, dưới tiêu đề Yêu thích, nhấp vào Lưu tìm kiếm hiện tại.

  3. Trong menu thả xuống tiếp theo xuất hiện, hãy nhập tên cho báo cáo.

    • Việc chọn hộp Bộ lọc mặc định sẽ đặt báo cáo này làm phân tích mặc định khi trang Quy trình Phân tích được truy cập.

    • Việc chọn hộp Chia sẻ sẽ giúp những người dùng khác có thể xem báo cáo này.

  4. Cuối cùng, nhấp vào Lưu. Báo cáo hiện được lưu dưới tiêu đề Yêu thích.

Dưới tiêu đề Mục ưa thích, hãy nhấp vào Lưu tìm kiếm hiện tại và lưu báo cáo cho lần sau.