Thư thoại và tin nhắn âm thanh¶
Quản lý thư thoại là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Công ty cần truy cập tin nhắn của họ một cách dễ dàng và luôn cập nhật mọi cuộc gọi nhỡ. Ghi lại tin nhắn âm thanh, chẳng hạn như cảm ơn người gọi vì đã liên hệ hoặc hướng họ đến số máy nhánh phù hợp, cũng là một cách tuyệt vời để cá nhân hóa hoạt động tương tác kinh doanh và tạo ấn tượng với khách hàng.
Tài liệu này bao gồm cấu hình của cả thư thoại và tin nhắn âm thanh trong cổng quản trị Axivox.
Đặt ngôn ngữ chung¶
Để bắt đầu sử dụng thư thoại và tin nhắn âm thanh với Axivox, ngôn ngữ chung phải được đặt trong cài đặt cổng quản trị Axivox. Để làm điều đó, hãy điều hướng đến manage.axivox.com. Sau khi đăng nhập vào cổng, hãy truy cập .
Từ đây, đặt ngôn ngữ thành: Francais, English, Espanol hoặc Deutsch.
Sau đó, nhấp vào Save, theo sau là Apply Changes ở góc trên bên phải của trang General Setting để triển khai thay đổi vào sản xuất.
Kích hoạt thư thoại¶
Để người dùng sử dụng thư thoại trong Axivox, tính năng thư thoại phải được bật trong cổng quản trị Axivox. Để bắt đầu sử dụng thư thoại với người dùng, hãy điều hướng đến manage.axivox.com. Sau đó, đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của quản trị viên thích hợp.
Trên menu bên trái của bảng quản trị Axivox, nhấp vào Users.
Sau đó, nhấp vào người dùng cụ thể mà thư thoại sẽ được kích hoạt. Trong phần được đánh dấu, Voicemail, mở menu thả xuống và nhấp vào Yes.
Cuối cùng, Save thay đổi, sau đó nhấp vào Apply Changes ở góc trên bên phải màn hình.
Thư thoại¶
Bước tiếp theo là thiết lập các hộp thư thoại riêng lẻ trên cổng quản trị Axivox. Để truy cập cổng, hãy truy cập manage.axivox.com và đăng nhập. Sau đó, điều hướng đến , nằm trong menu bên trái.
Nếu tùy chọn thư thoại đã được kích hoạt trong hồ sơ người dùng bằng quy trình này Kích hoạt thư thoại, thì một thư thoại sẽ tự động được tạo trên trang Voicemails.
Mẹo
Cần lưu ý rằng một số ngôn ngữ cổng hành chính bằng tiếng Pháp, vì Axivox là một công ty của Bỉ. Ngôn ngữ chung vẫn được đặt thành một trong bốn tùy chọn như được thấy ở đây: voip/axivox/global_lingu.
Tạo thư thoại theo cách thủ công¶
Để tạo hộp thư thoại mới theo cách thủ công, hãy nhấp vào Thêm thư thoại trên trang Thư thoại. Hoặc chỉnh sửa hộp thư thoại hiện có bằng cách nhấp vào Edit ở phía ngoài cùng bên phải của hộp thư thoại hiện có trên trang Voicemails.
Example
Giả sử nhóm bán hàng hoặc hỗ trợ cần một hộp thư thoại chung. Thư thoại cần được tạo thủ công và đính kèm với số đến.
Hộp thư thoại mới được tạo thủ công phải được gắn vào số đến để có thể nhận tin nhắn. Để làm như vậy, hãy điều hướng đến Edit ở phía ngoài cùng bên phải của số cụ thể mà thư thoại sẽ được liên kết tới.
, nằm trong menu bên trái. Sau đó, nhấp vàoTrong trường Loại đích cho cuộc gọi thoại, hãy nhấp vào menu thả xuống và chọn Thư thoại. Sau đó, mở menu thả xuống ở dòng tiếp theo có nhãn Voicemail và chọn hộp thư thoại được tạo thủ công.
Quan trọng
Nếu số đến có khả năng nhận SMS/tin nhắn văn bản thì sẽ có một trường bổ sung, Địa chỉ email đích cho SMS đến.
Để xác định xem số đến có khả năng nhận SMS/tin nhắn văn bản hay không, hãy nhấp vào Số đến từ menu bên trái, sau đó kiểm tra cột Tương thích SMS để biết số đến.
Sau đó, nếu có thể, trong trường có gắn nhãn Địa chỉ email đích cho SMS đến, hãy nhập email để có thể nhận được tin nhắn văn bản đến được gửi đến số đến. Một số số đến (US +1) trong Axivox có khả năng nhận tin nhắn văn bản từ các cá nhân và số tự động.
Nếu trường này để trống thì địa chỉ đích mặc định sẽ được sử dụng thay thế (như đã đặt trước đó khi bắt đầu quá trình tạo thư thoại theo cách thủ công).
Sau khi hoàn tất tất cả các cấu hình mong muốn, hãy nhấp vào Save, sau đó nhấp vào Apply Changes ở góc trên bên phải màn hình để triển khai thay đổi vào sản xuất.
Thông báo¶
Giờ đây, bất cứ khi nào nhận được thư thoại trên bất kỳ hộp thư thoại nào được cấu hình sẵn hoặc được liên kết thủ công tự động, một email sẽ được gửi đến địa chỉ email của người dùng, như được liệt kê trong trang Voicemails hoặc trong hồ sơ Axivox của người dùng .
Thông tin này có thể được truy cập bằng cách điều hướng đến Edit bên cạnh người dùng cụ thể được đề cập.
ở menu bên trái và nhấp vàoChuyển tiếp tới thư thoại¶
Trong Axivox, cũng có nhiều cài đặt chuyển tiếp cho người dùng. Để truy cập các cài đặt chuyển tiếp này, hãy truy cập manage.axivox.com và đăng nhập.
Tiếp theo, điều hướng đến
, nằm ở menu bên trái.Từ đó, nhấp vào người dùng cụ thể mà việc chuyển tiếp sẽ được thêm vào. Sau đó, mở tab Forwardings.
Nếu người dùng đang bận thực hiện một cuộc gọi khác hoặc không có điện thoại, thì có một tùy chọn trong tab này để Gửi tới thư thoại như là phương sách cuối cùng, nằm trong Chuyển tiếp khi không có câu trả lời và Chuyển tiếp trên các trường bận.

Nếu hộp Gửi tới thư thoại như phương án cuối cùng được chọn, khi các hành động chuyển tiếp được nêu trong mỗi phần không thành công, người gọi sẽ được chuyển đến thư thoại được đặt trên người dùng cụ thể.
Xem thêm
Để biết thêm thông tin về chuyển tiếp và chuyển khoản, hãy truy cập Tab chuyển tiếp.
Khi tất cả các cấu hình mong muốn đã hoàn tất, hãy nhấp vào Save, sau đó nhấp vào Apply Changes ở góc trên bên phải màn hình để thực hiện thay đổi.
Tin nhắn âm thanh¶
Có thể thêm tin nhắn âm thanh trước khi cuộc gọi của khách hàng được thực hiện, để thông báo cho họ về thời gian chờ giao hàng, tình trạng còn hàng của sản phẩm hoặc bất kỳ tin nhắn quảng cáo quan trọng nào khác.
Để ghi tin nhắn âm thanh trong Axivox, hãy điều hướng đến manage.axivox.com và đăng nhập.
Tiếp theo, nhấp vào Audio messages trong menu bên trái. Từ trang Tin nhắn âm thanh, nhấp vào Thêm tin nhắn.
Nhập Name và nhấp vào Save.
Khi nhấp vào Save, trình duyệt sẽ chuyển hướng trở lại trang Tin nhắn âm thanh chính, nơi có thể tìm thấy tin nhắn mới tạo trong danh sách.
Có hai cách khác nhau để tạo tin nhắn âm thanh. Người dùng có thể ghi tin nhắn qua điện thoại hoặc nhập tin nhắn (bằng văn bản) và chọn loa do máy tính tạo để đọc tin nhắn.
Ghi lại tin nhắn âm thanh¶
Để ghi âm tin nhắn qua điện thoại, hãy nhấp vào nút màu cam có nhãn Record/Listen, nằm ở bên phải tin nhắn mong muốn trong danh sách cần ghi, trên trang Audio messages.
Khi nhấp vào, một cửa sổ bật lên Record / listen to a message xuất hiện. Từ đây, tin nhắn sẽ được ghi lại thông qua một trong các tiện ích mở rộng được liên kết với người dùng. Trong trường Tiện ích mở rộng để sử dụng cho quản lý tin nhắn, hãy nhấp vào menu thả xuống và chọn tiện ích mở rộng mà Axivox sẽ gọi để ghi lại tin nhắn.
Sau đó, nhấp vào OK để bắt đầu cuộc gọi.
Ghi chú
Người dùng phải đang hoạt động trong cơ sở dữ liệu sản xuất với VoIP được định cấu hình. Để định cấu hình VoIP cho người dùng, hãy xem tài liệu này: Dịch vụ VoIP trong SoOn với Axivox.
Khi kết nối với đường dây quản lý máy ghi âm Axivox, nhân viên điều hành ghi âm nói tiếng Pháp sẽ cung cấp các tùy chọn sau:
Nhấn
1
để ghi tin nhắn.Nhấn
2
để nghe tin nhắn hiện tại.
Nhấn 1
hoặc 2
, tùy thuộc vào việc hệ thống đã có thông báo cho thông báo âm thanh cụ thể này cần được xem xét hay chưa trước khi ghi một thông báo mới.
Ghi lại tin nhắn âm thanh mới sau khi nhấn 1
, sau đó nhấn #
để kết thúc ghi âm.
Người điều hành nói tiếng Pháp quay lại hàng trình bày lại bộ câu hỏi đầu tiên:
Nhấn
1
để ghi tin nhắn.Nhấn
2
để nghe tin nhắn hiện tại.
Nhấn #
để kết thúc cuộc gọi.
Viết tin nhắn âm thanh¶
Để nhập tin nhắn và chọn một diễn giả máy tính để nói văn bản, hãy điều hướng đến
trong menu bên trái.Từ trang Tin nhắn âm thanh, chọn nút màu xanh có nhãn Tin nhắn văn bản, bên cạnh tin nhắn âm thanh tương ứng Name mà tin nhắn sẽ được đính kèm.
Làm như vậy sẽ hiển thị một cửa sổ bật lên Chuyển đổi văn bản thành tin nhắn.
Từ cửa sổ bật lên Chuyển đổi sang tin nhắn văn bản, hãy nhấp vào menu thả xuống bên cạnh trường có nhãn, Voice, và chọn một tùy chọn để đọc Text TRONG.
Sau khi lựa chọn Voice và thông báo đã được viết trong trường Text, hãy nhấp vào Generate để xử lý tệp âm thanh.
Văn bản được đọc bằng cùng ngôn ngữ được viết trong trường Text. Nếu ngôn ngữ khác nhau trong trường Voice thì giọng nói được vi tính hóa sẽ sử dụng.
Cuối cùng, khi các bước này hoàn tất, hãy nhấp vào Save để lưu tin nhắn âm thanh.
Để thực hiện các thay đổi, hãy nhấp vào Áp dụng các thay đổi ở góc trên bên phải màn hình.

Mẹo
Để đặt lời chào hoặc tin nhắn âm thanh trong thành phần kế hoạch quay số, hãy nhấp đúp vào thành phần đó. Đây có thể là phần tử Play a file hoặc phần tử Menu, trong đó người gọi sẽ gặp một tin nhắn khẩn cấp hoặc danh mục quay số theo số.
Để biết thêm thông tin về các gói quay số, hãy xem tài liệu này: Thông tin cơ bản về kế hoạch quay số hoặc Kế hoạch quay số nâng cao.
Nhạc chờ¶
Axivox có tùy chọn thêm nhạc giữ tùy chỉnh vào cuộc gọi bất cứ khi nào người gọi đang chờ cuộc gọi của họ được trả lời. Để thêm nhạc chờ vào cổng quản trị Axivox, hãy điều hướng đến manage.axivox.com và đăng nhập.
Sau đó, nhấp vào Music on hold từ menu bên trái và một cửa sổ bật lên Change the music on hold xuất hiện.
Trên cửa sổ bật lên Change the music on hold, hãy nhấp vào nút Choose File để chọn tệp MP3 (MPEG Audio Layer 3) hoặc WAV (Waveform Audio File Format ) để tải lên.
Ghi chú
Chỉ các tệp MP3 hoặc WAV mới có thể được tải lên cổng quản trị Axivox.
Khi tệp được chọn, thanh Progression hiển thị trạng thái tải lên. Khi hoạt động này hoàn tất, bạn có thể đóng cửa sổ bằng cách nhấp vào Close.
Khi những thay đổi mong muốn hoàn tất, hãy nhấp vào Áp dụng các thay đổi ở góc trên bên phải màn hình.