Quy hoạch¶
Lập kế hoạch SoOn cho phép bạn lập kế hoạch lịch trình cho nhóm của mình và quản lý ca làm việc cũng như nguồn lực.
Việc xử lý việc lập kế hoạch cho nhóm của bạn đi kèm với các yêu cầu cụ thể có thể rất khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn. Các khái niệm sau đã được giới thiệu trong Lập kế hoạch SoOn để đáp ứng những nhu cầu đó:
Ca được gửi đến resources, có thể là human (nhân viên) hoặc material (ví dụ: thiết bị). Các tài nguyên được chỉ định roles, cho phép tổ chức công việc trong nhóm.
Sau khi cấu hình ban đầu hoàn tất, planning shift có thể được thực hiện thủ công hoặc tự động bằng cách sử dụng tính năng Auto Plan.
Việc tích hợp giữa ứng dụng Lập kế hoạch và Bán hàng cho phép liên kết các dịch vụ đã bán với các vai trò và ca làm việc trong Lập kế hoạch. Ngoài ra, việc tích hợp với Project cho phép dành thời gian và nguồn lực cho các dự án cụ thể.
Xem thêm
Cấu hình¶
Vai trò¶
Để xác định vai trò mà tài nguyên của bạn thực hiện (ví dụ: đầu bếp, nhân viên pha chế, bồi bàn), hãy truy cập , sau đó nhấp vào New và điền vào :guilabel: Tên (ví dụ: trợ lý, lễ tân, quản lý). Sau đó, chọn Resources sẽ thực hiện vai trò này. Tài nguyên có thể là Employees hoặc Materials.
Ghi chú
Nếu ứng dụng Bán hàng được cài đặt trong cơ sở dữ liệu của bạn, trường Dịch vụ sẽ xuất hiện, cho phép bạn chỉ định những vai trò cần thiết để thực hiện các dịch vụ để các ca làm việc được gửi đến đúng người.
Các vai trò được tính đến khi sử dụng tính năng Lập kế hoạch tự động.
Các trường thuộc tính và vai trò¶
Trường thuộc tính cho phép bạn thêm trường tùy chỉnh vào biểu mẫu trên một số ứng dụng SoOn. Lập kế hoạch bao gồm khả năng thêm các trường thuộc tính được liên kết với các vai trò theo ca.
Để tạo trường thuộc tính, hãy chuyển sang chế độ xem danh sách từ bất kỳ lịch trình nào. Từ đó, nhấp vào View trên ca mà bạn muốn chỉnh sửa. Nếu trường Role trống, hãy điền vai trò mong muốn vào đó, sau đó nhấp vào biểu tượng răng cưa và chọn Thêm thuộc tính. Định cấu hình trường mới theo nhu cầu của bạn.
Trường thuộc tính được liên kết với vai trò và được bao gồm trong biểu mẫu thay đổi của tất cả các ca do vai trò này thực hiện.
Example
Một số trường hợp sử dụng của trường thuộc tính vai trò bao gồm:
Chứng nhận: dành cho các vai trò yêu cầu giấy phép cụ thể (ví dụ: giấy phép lái xe)
Vị trí: trong các công ty hoạt động ở nhiều địa điểm (ví dụ: cửa hàng hoặc nhà hàng)
Ngôn ngữ: trong môi trường đa ngôn ngữ (ví dụ: công ty tư vấn)
Người lao động¶
Tất cả nhân viên có thể được đưa vào kế hoạch và ca làm việc được giao.
Để điều chỉnh cài đặt lập kế hoạch của nhân viên, hãy đi tới và chọn nhân viên mà bạn muốn chỉnh sửa cài đặt. Sau đó, chuyển đến tab Work Information.
Mẹo
Bạn có thể thực hiện tương tự từ ứng dụng Nhân viên, được cài đặt theo mặc định cùng với Lập kế hoạch.
Hai phần trong tab Thông tin Công việc của nhân viên có tác động đến Lập kế hoạch: Schedule (cụ thể là trường Working Hours) và Planning.
Giờ làm việc¶
Working Hours được tính đến khi Allocated Time và tỷ lệ phần trăm của nó được tính cho shifts. Nếu trường Working Hours bị bỏ trống, nhân viên được coi là đang làm việc theo giờ linh hoạt.
Ví dụ: để tạo Working Hours cá nhân, đối với nhân viên làm việc bán thời gian, hãy nhấp vào Tìm kiếm thêm..., sau đó nhấp vào Mới.
Ghi chú
Giờ làm việc và Thời gian phân bổ trong Lập kế hoạch có thể ảnh hưởng đến Bảng lương, nếu hợp đồng của nhân viên được định cấu hình để tạo các mục nhập công việc dựa trên ca làm việc.
Xem thêm
Tài liệu tính lương về lịch làm việc
Vai trò lập kế hoạch¶
Khi một nhân viên có một hoặc nhiều Roles:
Khi tạo ca làm việc cho nhân viên này, chỉ các mẫu ca làm việc từ các vai trò đã chọn trong trường này mới được hiển thị.
Khi lịch trình được công bố, nhân viên chỉ được thông báo về các ca mở cho các vai trò được giao cho họ.
Khi tự động phân công ca mở hoặc lập kế hoạch bán hàng, nhân viên chỉ được phân ca cho các vai trò được giao.
Ngoài ra, khi Vai trò mặc định được xác định:
Khi tạo ca cho nhân viên, vai trò mặc định sẽ tự động được chọn.
Vai trò này cũng được ưu tiên hơn các vai trò khác của nhân viên khi tự động phân công ca mở hoặc lập kế hoạch bán hàng.
Ghi chú
Nếu các trường Vai trò lập kế hoạch được để trống thì sẽ không có hạn chế nào trong các mẫu ca làm việc và các ca mở được chia sẻ với nhân viên. Tuy nhiên, không thể sử dụng tính năng Auto Plan cho nhân viên không có vai trò.
Nguyên vật liệu¶
Vật liệu là các tài nguyên có thể được chỉ định ca và giờ làm việc nhưng không phải là nhân viên. Ví dụ: một công ty xây dựng có thể sử dụng vật liệu để tạo ca cho các máy dùng chung (ví dụ: cần cẩu, xe nâng).
Tương tự như nhân viên, nguyên liệu có thể được phân công vai trò và thời gian làm việc.
Mẫu ca¶
Để tạo mẫu ca, hãy nhấp vào Mới trên bất kỳ lịch trình nào, sau đó điền vào details của ca. Để ca làm việc được lưu dưới dạng mẫu, hãy đánh dấu Save as Template.
Ngoài ra, bạn có thể truy cập , sau đó nhấp vào New. Điền vào Start Hour và Shift Duration. Sau đó, End Time của ca được tính toán dựa trên Working Hours, có tính đến thời gian làm việc cũng như thời gian nghỉ giải lao.
Example
Giờ làm việc của nhân viên từ Thứ Hai đến Thứ Sáu, 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều, nghỉ ngơi từ 12 đến 1 giờ chiều.
Tạo mẫu ca với giờ bắt đầu là 9 giờ sáng và thời lượng 8 giờ sẽ dẫn đến giờ kết thúc là 5 giờ chiều, dựa trên giờ làm việc và thời gian nghỉ 1 giờ.
Tạo mẫu ca có giờ bắt đầu là 10 giờ sáng và thời lượng 10 giờ sẽ dẫn đến giờ kết thúc là 10 giờ sáng ngày hôm sau, vì công ty đóng cửa lúc 5 giờ chiều theo giờ làm việc.
Ngoài ra, đối với mỗi mẫu ca, bạn cũng có thể định cấu hình:
Role: để liên kết ca làm việc với vai trò cụ thể này.
Project: để theo dõi các ca làm việc trong một dự án.
Ca lập kế hoạch¶
Khi mở ứng dụng Lập kế hoạch, người dùng sẽ thấy lịch trình của riêng họ. Người dùng có vai trò quản trị viên cũng có thể xem Lên lịch theo tài nguyên, Vai trò, Dự án, hoặc Hóa đơn Bán hàng, cũng như các menu báo cáo và cấu hình.
Ghi chú
Lịch trình được hiển thị trong chế độ xem Gantt, cho phép bạn chỉnh sửa (bằng cách kéo và thả), thay đổi kích thước, phân tách và sao chép các ca mà không cần phải mở chúng.
Các yếu tố trực quan sau đây được sử dụng trong các ca làm việc trong lịch trình:
Đầy đủ màu: các ca được lên kế hoạch và xuất bản.
Sọc chéo: ca làm việc đã được lên kế hoạch nhưng chưa được công bố.
Nền xám: nhân viên đang nghỉ phép.
Thanh tiến trình: các ca làm việc hiện đang diễn ra với các bảng chấm công được liên kết với chúng.
Ca chuyển sang màu xám: khi sao chép các ca, các ca đã sao chép được hiển thị đầy đủ màu sắc, trong khi các ca hiện có trước đó tạm thời bị chuyển sang màu xám. Màu sắc sẽ thay đổi trở lại thành màu đầy đủ hoặc sọc chéo vào lần làm mới trang tiếp theo hoặc bằng cách xóa bộ lọc.
Tạo ca làm việc¶
Để tạo ca, hãy đi tới lịch trình bất kỳ, sau đó nhấp vào New. Trong cửa sổ bật lên mở ra, hãy điền các chi tiết sau:
Mẫu: Nếu có một hoặc nhiều mẫu trong cơ sở dữ liệu của bạn, chúng sẽ được hiển thị ở phần trên của cửa sổ bật lên. Sau khi được chọn, một mẫu sẽ điền trước vào biểu mẫu ca tương ứng.
Tài nguyên: Tài nguyên có thể là nhân viên hoặc vật liệu. Nếu trường này được để trống, ca làm việc được coi là open shift.
Vai trò: Chọn vai trò mà nguồn lực được giao sẽ thực hiện. Trường này được sử dụng khi auto-planning thay đổi. Sau khi bạn chọn một vai trò, các mẫu ca làm việc liên quan đến vai trò đó sẽ được hiển thị ở phần trên của cửa sổ bật lên.
Dự án: Nếu ứng dụng Project được cài đặt trong cơ sở dữ liệu của bạn, trường này cho phép bạn liên kết dự án với ca làm việc có sẵn, cho phép bạn lập kế hoạch và theo dõi các ca làm việc riêng cho dự án đã chọn.
Mặt hàng đơn đặt hàng: Nếu ứng dụng Bán hàng được cài đặt trong cơ sở dữ liệu của bạn, trường này cho phép bạn liên kết đơn đặt hàng với ca làm việc.
Lặp lại: Đánh dấu vào hộp kiểm và định cấu hình trường Repeat Every theo nhu cầu của bạn. Các quy tắc sau đây áp dụng cho ca làm việc định kỳ:
Tất cả các trường (ví dụ: Nguồn, Vai trò, Dự án) được sao chép từ ca ban đầu ngoại trừ ngày, được điều chỉnh theo Lặp lại mỗi lần cánh đồng.
Sự tái phát được lên kế hoạch nhưng không được công bố.
Theo mặc định, các ca làm việc theo kế hoạch được tạo trước sáu tháng, sau đó chúng được tạo dần dần. Để thay đổi khung thời gian, kích hoạt chế độ Nhà phát triển, sau đó đi tới và chỉnh sửa Ca thay đổi định kỳ.
Lưu Mẫu: Khi tùy chọn này được chọn, một mẫu ca sẽ được tạo với cùng Giờ bắt đầu và kết thúc, Thời gian phân bổ, Vai trò, và : guilabel:
Dự án.Ghi chú bổ sung được gửi cho nhân viên: Nhấp vào trường để thêm ghi chú.
Ngày: Chọn ngày và giờ làm ca của bạn. Đây là trường bắt buộc duy nhất khi tạo ca.
Thời gian phân bổ: Được tính dựa trên ngày và Lịch làm việc của nhân viên. Xem thêm tại Mẫu Shift.
Nhấp vào Xuất bản & Lưu để xác nhận ca làm việc và gửi lịch trình của họ qua email cho nhân viên được chỉ định.
Ghi chú
Bản nháp hiển thị trên chế độ xem quy hoạch của quản trị viên và có thể được xác định bằng các đường chéo. Nhân viên chỉ được thông báo về ca làm việc sau khi nó được công bố.
Hai loại thông báo được gửi đến nhân viên tùy thuộc vào cấu hình tài khoản của họ:
Nhân viên không có tài khoản người dùng sẽ được chuyển hướng đến Cổng thông tin lập kế hoạch chuyên dụng.
Nhân viên có tài khoản người dùng được chuyển hướng đến chế độ xem My Planning trong chế độ xem phụ trợ của SoOn.
Ca mở và lập kế hoạch tự động¶
Nút Auto Plan cho phép bạn chỉ định Ca mở (ca không được chỉ định nguồn lực) và tạo và chỉ định các ca được liên kết với đơn đặt hàng hoặc dự án bán hàng.
Các tính năng sau đây có tác động đến việc lập kế hoạch tự động:
Vai trò: Ca mở chỉ được chỉ định cho các nguồn lực (nhân viên hoặc vật liệu) có vai trò tương ứng được chỉ định. Không thể sử dụng tính năng Auto Plan cho nhân viên không có vai trò.
Vai trò mặc định: Vai trò mặc định được gán cho một nguồn lực được ưu tiên hơn các vai trò khác mà họ đã gán cho chúng.
Xung đột: Không thể phân công nhân viên hoặc nguyên vật liệu nhiều ca cùng một lúc.
Thời gian nghỉ: Thời gian nghỉ của nhân viên cũng như ngày nghỉ lễ được tính đến.
Giờ làm việc của công ty: Được tính đến khi phân công ca làm việc cho nhân viên hoặc vật liệu.
Hợp đồng: Nhân viên không có hợp đồng còn hiệu lực sẽ không được phân ca.
Bấm vào Publish để xác nhận lịch trình và thông báo cho nhân viên về kế hoạch của họ.
Chuyển đổi ca và hủy phân công¶
Có hai tính năng cho phép nhân viên thay đổi lịch trình của họ: chuyển ca và bỏ phân công.
Ghi chú
Những tính năng này loại trừ lẫn nhau. Theo mặc định, có thể chuyển đổi ca và không thể tắt. Tuy nhiên, khi tính năng Cho phép bỏ chỉ định được bật, nó sẽ thay thế tùy chọn chuyển ca.
Chuyển ca¶
Sau khi lên kế hoạch và công bố ca làm việc, nhân viên sẽ nhận được thông báo qua email. Nếu nhân viên muốn chuyển ca, họ có thể nhấp vào ca không mong muốn và nhấp vào Ask to switch.
Ca làm việc vẫn được phân công cho nhân viên ban đầu, nhưng trong lịch trình, một thông báo thông báo rằng nhân viên được phân công muốn chuyển ca sẽ hiển thị trên ca làm việc.
Sau đó, ca làm việc này sẽ được hiển thị cho những nhân viên khác có cùng vai trò và nếu họ muốn tự giao ca, họ có thể nhấp vào nút I take it.
Ghi chú
Các quy tắc sau đây được áp dụng:
Chỉ những ca phù hợp với vai trò của nhân viên mới được hiển thị là có sẵn cho họ.
Chuyển đổi ca chỉ khả dụng cho các ca trong tương lai.
Bỏ nhiệm vụ¶
Để cho phép nhân viên tự hủy phân công khỏi ca làm việc, hãy đi tới , sau đó đánh dấu vào hộp kiểm Cho phép Hủy phân công. Sau đó, chỉ định số ngày tối đa mà nhân viên có thể tự hủy phân công trước ca làm việc.
Sau khi lên kế hoạch và công bố ca làm việc, nhân viên sẽ nhận được thông báo qua email. Nếu cho phép hủy phân công ca, nhân viên có thể nhấp vào nút Tôi không có mặt và ca sẽ trở lại ca mở.
Ghi chú
Các quy tắc sau đây được áp dụng:
Chỉ những ca phù hợp với vai trò của nhân viên mới được hiển thị trong lịch trình của họ.
Chuyển đổi ca chỉ khả dụng cho các ca trong tương lai.