Các mục công việc¶
Các mục công việc được tạo tự động trong ứng dụng Bảng Lương, dựa trên loại cấu trúc lương của nhân viên, và từ các ứng dụng Kế Hoạch, Điểm Danh, và Thời Gian Nghỉ.
Bảng điều khiển Mục Công Việc của ứng dụng Bảng Lương cung cấp cái nhìn tổng quan trực quan về các mục công việc của từng nhân viên.
Để mở bảng điều khiển, hãy điều hướng đến .
Trên bảng điều khiển Mục Công Việc, các mục công việc xuất hiện theo thứ tự chữ cái, dựa trên tên đầu tiên của nhân viên. Toàn bộ tháng được hiển thị, với ngày hiện tại được làm nổi bật bằng màu vàng nhạt.
Nếu có bất kỳ mục nào có xung đột cần được giải quyết, bảng điều khiển mặc định sẽ lọc chỉ các mục Xung Đột.
Để loại bỏ bộ lọc khỏi thanh Tìm kiếm... để xem tất cả các mục công việc, hãy nhấp vào biểu tượng ✖️ (xóa) trên bộ lọc Xung Đột trong thanh Tìm kiếm..., và tất cả các mục công việc sẽ xuất hiện trong danh sách.
Để thay đổi chế độ xem, chỉ hiển thị các mục cho một ngày, tuần hoặc tháng duy nhất, nhấp vào Tháng. Một menu thả xuống xuất hiện với các tùy chọn Ngày, Tuần hoặc Tháng. Nhấp vào một trong các tùy chọn để chỉ hiển thị dữ liệu cho lựa chọn cụ thể đó.
Sử dụng các biểu tượng ⬅️ (mũi tên trái) và ➡️ (mũi tên phải) ở bên trái và phải của nút Tháng để điều chỉnh các ngày hiển thị. Các mũi tên điều chỉnh ngày dựa trên loại thời gian được chọn.
Ví dụ: nếu chọn Tháng, các mũi tên sẽ di chuyển một tháng với mỗi lần nhấp vào mũi tên. Nếu chọn Tuần hoặc Ngày, thời gian sẽ di chuyển lần lượt một tuần hoặc một ngày với mỗi lần nhấp vào mũi tên.
Tại bất kỳ thời điểm nào, để trở về chế độ xem chứa ngày hiện tại, nhấp vào nút Hôm nay.
Thêm mục công việc mới¶
Nếu thiếu một mục công việc và cần thêm vào, chẳng hạn như thời gian nghỉ ốm, hoặc nếu nhân viên quên điểm danh vào và ra cho ca làm việc, nhấp vào Mới trên bảng điều khiển Mục Công việc để tạo một mục công việc mới.
Một biểu mẫu pop-up Tạo mục công việc xuất hiện.
Nhập thông tin sau vào biểu mẫu:
Mô tả: nhập một mô tả ngắn gọn cho mục công việc, chẳng hạn như
Thời gian nghỉ ốm. Nếu trường này để trống, nó sẽ tự động điền khi nhân viên được chọn. Mục nhập mặc định làĐiểm danh: (Nhân viên).Nhân viên: chọn nhân viên cho mục công việc, sử dụng menu thả xuống.
Loại Mục Công việc: chọn loại mục công việc sử dụng menu thả xuống.
Từ và Đến: nhập ngày và giờ bắt đầu (Từ) và kết thúc (Đến) cho mục công việc.
Trước tiên, nhấp vào dòng Từ hoặc Đến để hiển thị cửa sổ pop-up lịch. Chọn ngày bằng cách điều hướng đến tháng và năm đúng, sử dụng các biểu tượng < (mũi tên trái) và > (mũi tên phải), sau đó nhấp vào ngày cụ thể.
Tiếp theo, chọn thời gian, bằng cách nhấp vào các trường giờ hoặc phút ở dưới cùng của lịch, và chọn thời gian mong muốn cho cả giờ và phút.
Khi ngày và giờ đúng cho mục nhập, nhấp vào nút Áp dụng.
Thời lượng: hiển thị số giờ dựa trên các mục nhập Đến và Từ. Thay đổi trường này sẽ thay đổi trường Đến (trường Từ không thay đổi).
Khi đã nhập thông tin mong muốn, nhấp vào Lưu & Đóng để lưu mục nhập và đóng biểu mẫu pop-up.
Xung đột¶
Các xung đột xuất hiện đối với bất kỳ yêu cầu nào chưa được phê duyệt, chẳng hạn như thời gian nghỉ ốm hoặc nghỉ phép, hoặc nếu có lỗi nào đó trong mục nhập công việc, chẳng hạn như các trường bắt buộc bị bỏ trống. Các xung đột cần phải được giải quyết trước khi phiếu lương có thể được tạo.
Bất kỳ mục nhập công việc nào có xung đột cần được giải quyết đều được chỉ ra trên bảng điều khiển chính Mục Nhập Công Việc, có thể truy cập bằng cách điều hướng đến . Mặc định chỉ hiển thị các xung đột cần được giải quyết.
Các xung đột được chỉ ra bằng một hình tam giác màu cam ở góc trên bên trái của mỗi mục nhập công việc. Nhấp vào một mục nhập công việc cụ thể để xem ngày và giờ của mục nhập công việc đó, sau đó nhấp vào Chỉnh sửa để xem chi tiết xung đột trong cửa sổ pop-up.
Xung đột được giải thích ngắn gọn trong một hộp văn bản màu cam trong cửa sổ Mở pop-up xuất hiện.
Mô tả, Nhân viên, và Loại Mục Nhập Công Việc được liệt kê ở bên trái của cửa sổ pop-up. Khoảng thời gian ngày và giờ từ Từ và Đến, cũng như tổng thời gian (tính bằng giờ) trong trường Thời Gian xuất hiện ở bên phải.
Nếu xung đột do yêu cầu nghỉ phép chưa được phê duyệt, một trường Nghỉ Phép xuất hiện ở bên trái, với loại nghỉ phép được yêu cầu trong mô tả.
Xung đột nghỉ phép¶
Các xung đột mục nhập công việc phổ biến nhất là các yêu cầu nghỉ phép đã được gửi, nhưng chưa được phê duyệt, dẫn đến các mục nhập công việc trùng lặp cho nhân viên đó (một mục cho nghỉ phép và một mục cho công việc thông thường).
Nếu có xung đột vì một yêu cầu nghỉ phép đang có trong hệ thống cho cùng thời gian với một mục nhập công việc thông thường đã tồn tại, yêu cầu nghỉ phép sẽ được nhập vào trường Nghỉ Phép.
Xung đột nghỉ phép có thể được giải quyết trên cửa sổ pop-up mục nhập công việc, hoặc trên cửa sổ pop-up yêu cầu nghỉ phép chi tiết.
Giải quyết trên mục nhập công việc¶
Để giải quyết xung đột nghỉ phép trên cửa sổ pop-up mục nhập công việc này, nhấp vào nút Phê Duyệt Nghỉ Phép để phê duyệt yêu cầu nghỉ phép và giải quyết xung đột mục nhập công việc.
Các nút Phê Duyệt Nghỉ Phép và Từ Chối Nghỉ Phép sẽ biến mất. Nhấp vào nút Lưu & Đóng để đóng cửa sổ pop-up. Xung đột sẽ biến mất từ bảng điều khiển Mục Nhập Công Việc, vì xung đột đã được giải quyết.
Giải quyết trên yêu cầu nghỉ phép¶
Để giải quyết xung đột nghỉ phép trên cửa sổ yêu cầu nghỉ phép chi tiết, hãy nhấp vào nút Internal Link ở cuối dòng mục Time Off, và chi tiết yêu cầu nghỉ phép sẽ xuất hiện trong một cửa sổ pop-up mới. Có thể chỉnh sửa yêu cầu nếu cần thiết.
Nhấp vào nút Approve để phê duyệt yêu cầu, sau đó nhấp vào nút Save & Close để lưu thay đổi và quay lại cửa sổ pop-up xung đột mục công việc.
Bây giờ, nút Approve Time Off đã bị ẩn, chỉ còn nút Refuse Time Off là hiển thị.
Nếu việc phê duyệt là một lỗi, yêu cầu có thể bị từ chối tại đây, bằng cách nhấp vào nút Refuse Time Off.
Vì yêu cầu nghỉ phép đã được phê duyệt trong cửa sổ nghỉ phép, hãy nhấp vào nút X ở góc trên bên phải để đóng cửa sổ. Xung đột sẽ biến mất từ bảng điều khiển Work Entry, vì nó đã được giải quyết.
Tái tạo các mục công việc¶
Khi tái tạo các mục công việc, bất kỳ thay đổi thủ công nào, chẳng hạn như xung đột đã được giải quyết, sẽ bị ghi đè, và các mục công việc sẽ được tái tạo (hoặc tạo lại) từ các ứng dụng đã tạo ra chúng.
Phương pháp này để sửa chữa một lượng lớn xung đột được khuyến nghị để giữ tất cả các bản ghi đúng. Mặc dù xung đột có thể được giải quyết riêng lẻ, nếu các xung đột được gây ra từ một ứng dụng khác, thực hành tốt nhất là đảm bảo rằng các bản ghi trong các ứng dụng khác cũng đúng. Đó là lý do tại sao việc giải quyết các xung đột này trong các ứng dụng đã tạo ra xung đột được khuyến nghị.
Một lý do khác mà phương pháp này được khuyến nghị là vì khi các mục công việc được tái tạo, các xung đột sẽ xuất hiện lại nếu vấn đề trong ứng dụng liên quan không được giải quyết.
Trước tiên, hãy đảm bảo rằng các vấn đề đã được giải quyết trong các ứng dụng cụ thể đã gây ra xung đột mục công việc.
Tiếp theo, nhấp vào nút Regenerate Work Entries ở đầu bảng điều khiển Work Entries, và một cửa sổ pop-up Work Entry Regeneration sẽ xuất hiện.
Chọn Employees để tái tạo các mục công việc từ menu thả xuống và điều chỉnh các trường From và To, để hiển thị đúng khoảng thời gian.
Nhấp vào nút Regenerate Work Entries, và các mục công việc sẽ được tái tạo. Sau khi hoàn tất, cửa sổ pop-up sẽ đóng.
Example
Một nhân viên có các mục công việc không chính xác được tạo ra từ ứng dụng Planning bởi vì họ đã được gán sai vào hai trạm làm việc đồng thời. Điều này nên được sửa chữa trong ứng dụng Planning, thay vì ứng dụng Payroll.
Để sửa chữa vấn đề này, hãy chỉnh sửa lịch làm việc của nhân viên trong ứng dụng Planning, để họ được gán đúng vào chỉ một trạm làm việc. Sau đó, trong ứng dụng Payroll, tái tạo các mục công việc cho nhân viên đó, cho khoảng thời gian cụ thể.
Ứng dụng Payroll sau đó sẽ lấy dữ liệu mới, đã được sửa chữa từ ứng dụng Planning, và tái tạo các mục công việc chính xác cho nhân viên đó. Tất cả xung đột của nhân viên đó bây giờ đã được giải quyết.
Tạo phiếu lương¶
Để tạo phiếu lương, di chuyển đến khoảng thời gian mà phiếu lương nên được tạo ra. Đảm bảo rằng bộ lọc Conflicting đã được gỡ bỏ. Khi khoảng thời gian lương mong muốn được hiển thị, hãy nhấp vào nút Generate Payslips.
Mẹo
Nếu nút Generate Payslips không hoạt động (hiển thị màu tím nhạt, thay vì tím đậm), điều đó cho thấy có xung đột hoặc ngày đã chọn bao gồm các ngày trong tương lai. Giải quyết tất cả các xung đột trước khi tạo phiếu lương.
Khi nhấp vào nút Generate Payslips, một mục lô sẽ xuất hiện trên một trang riêng biệt cho khoảng thời gian đã chọn.
Tên lô sẽ tự động điền vào trường Batch Name theo định dạng mặc định Từ (ngày) đến (ngày).
Khoảng thời gian mà các phiếu lương áp dụng xuất hiện trong trường Period, và công ty xuất hiện trong trường Company. Không thể thực hiện các thay đổi đối với biểu mẫu này.
Nhấp vào nút Create Draft Entry để tạo phiếu lương cho lô.
Nhấp vào nút thông minh Payslips ở đầu trang để xem tất cả các phiếu lương cho lô.
In phiếu lương¶
Để in phiếu lương, trước tiên hãy xem các phiếu lương cá nhân bằng cách nhấp vào nút Payslips trên biểu mẫu lô.
Tiếp theo, chọn các phiếu lương cần in từ danh sách Payslips. Nhấp vào hộp bên cạnh mỗi phiếu lương để in, hoặc nhấp vào hộp bên trái tiêu đề cột Reference, để chọn tất cả các phiếu lương trong danh sách cùng một lúc.
Nhấp vào nút Print, và một tệp PDF sẽ được tạo ra với tất cả các phiếu lương đã chỉ định.
Ghi chú
Nút Print không xuất hiện cho đến khi ít nhất một phiếu lương được chọn trong danh sách.
Nghỉ phép để báo cáo¶
Nếu một yêu cầu nghỉ phép được gửi cho một khoảng thời gian đã được xử lý trên phiếu lương, yêu cầu nghỉ phép sẽ xuất hiện trên trang Nghỉ phép trong ứng dụng Bảng lương, có thể truy cập bằng cách điều hướng đến .
Trên trang Nghỉ phép, yêu cầu xuất hiện với trạng thái Để hoãn đến phiếu lương tiếp theo. Điều này là vì nhân viên đã được thanh toán cho ngày đó, và nó đã được ghi lại như là thời gian làm việc, như một ngày làm việc thông thường.
Để giữ cho số dư nghỉ phép của nhân viên chính xác, yêu cầu nghỉ phép phải được áp dụng cho kỳ lương tiếp theo. Điều này không chỉ đảm bảo số dư yêu cầu nghỉ phép hiện tại, mà còn loại bỏ nhu cầu phải làm lại các mục công việc, hủy bỏ và phát hành lại phiếu lương.
Kịch bản phổ biến nhất khi tình huống này xảy ra là khi phiếu lương được xử lý một hoặc hai ngày trước khi kỳ lương kết thúc, và một nhân viên bất ngờ bị ốm vào một trong những ngày cuối cùng của kỳ lương. Nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép cho một ngày đã được xử lý trên phiếu lương như một ngày làm việc bình thường. Thay vì hủy phiếu lương, chỉnh sửa các mục công việc và phát hành lại phiếu lương, SoOn cho phép những yêu cầu nghỉ phép đó được áp dụng cho kỳ lương tiếp theo.
Để xem tất cả các yêu cầu nghỉ phép cần phải được hoãn lại đến phiếu lương tiếp theo, hãy điều hướng đến . Bộ lọc mặc định cho báo cáo này là To Defer.
Tất cả các yêu cầu nghỉ phép cần được áp dụng cho kỳ lương tiếp theo xuất hiện với trạng thái Trạng thái phiếu lương là Để hoãn đến phiếu lương tiếp theo.
Hoãn nhiều mục nghỉ phép¶
Để chọn các mục công việc cần hoãn, hãy nhấp vào hộp bên trái của dòng mục công việc. Để chọn tất cả các mục công việc trong danh sách, hãy nhấp vào hộp bên trái tiêu đề cột Employees, ở đầu danh sách.
Khi bất kỳ mục công việc nào được chọn, hai nút sẽ xuất hiện ở đầu báo cáo: một nút (#) Selected, và một nút Actions. Nút (#) Selected cho biết số lượng mục hiện đang được chọn.
Khi tất cả các mục công việc mong muốn đã được chọn, nhấp vào nút Actions, và một menu xuất hiện với nhiều lựa chọn. Nhấp vào Defer to Next Month trong danh sách, và tất cả các mục đã chọn sẽ được hoãn đến tháng tiếp theo.
Hoãn từng mục nghỉ phép¶
Các yêu cầu nghỉ phép xuất hiện trên danh sách Thời gian nghỉ để báo cáo có thể được hoãn từng cái một.
Nhấp vào một yêu cầu nghỉ phép cá nhân, và các chi tiết của yêu cầu đó sẽ được tải.
Chi tiết cụ thể của yêu cầu nghỉ phép xuất hiện ở bên trái, và tất cả các yêu cầu nghỉ phép đã gửi của nhân viên xuất hiện ở bên phải (bao gồm yêu cầu trong chi tiết ở bên trái).
Để hoãn yêu cầu nghỉ phép đến phiếu lương tiếp theo, nhấp vào nút Report to Next Month ở đầu trang. Khi được xử lý, nút Report to Next Month sẽ biến mất, và trạng thái Payslip State sẽ thay đổi từ To defer to next payslip thành Computed in Current Payslip.
Để quay lại danh sách Thời gian nghỉ để báo cáo, hãy nhấp vào Nghỉ phép trong menu breadcrumb.
Xem thêm