Chi phí

SoOn Chi phí hợp lý hóa việc quản lý chi phí. Sau khi nhân viên gửi chi phí của họ trong SoOn, các chi phí đó sẽ được đội ngũ quản lý và kế toán xem xét. Sau khi được phê duyệt, các khoản thanh toán có thể được xử lý và giải ngân lại cho nhân viên để được hoàn trả.

Đặt danh mục chi phí

Bước đầu tiên để theo dõi chi phí là định cấu hình các loại chi phí khác nhau cho công ty (được quản lý dưới dạng danh mục chi phí trong SoOn). Mỗi danh mục có thể cụ thể hoặc khái quát khi cần thiết. Đi tới Ứng dụng chi phí ‣ Cấu hình ‣ Danh mục chi phí để xem các danh mục có thể chi tiêu hiện tại trong chế độ xem danh sách mặc định.

Để tạo một danh mục chi phí mới, hãy nhấp vào Mới. Một biểu mẫu sản phẩm sẽ xuất hiện với trường mô tả có nhãn Tên sản phẩm.

Ghi chú

Các danh mục chi phí được quản lý giống như các sản phẩm trong SoOn. Biểu mẫu danh mục chi phí tuân theo biểu mẫu sản phẩm tiêu chuẩn trong SoOn và thông tin được nhập cũng tương tự. Các sản phẩm chi phí sẽ được gọi là danh mục chi phí trong toàn bộ tài liệu này vì menu chính đề cập đến những sản phẩm này dưới dạng Danh mục chi phí.

Chỉ có hai trường được yêu cầu, Sản phẩm Tên và Đơn vị đo lường. Nhập Sản phẩm Tên vào trường và chọn Đơn vị đo lường từ menu thả xuống (hầu hết các sản phẩm sẽ được đặt thành Đơn vị).

Mẹo

Ứng dụng Bán hàng là nơi tạo và chỉnh sửa thông số kỹ thuật về đơn vị đo lường (ví dụ: đơn vị, dặm, đêm, v.v.). Đi tới Bán hàng ứng dụng ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt và đảm bảo Đơn vị đo lường được bật trong phần Danh mục sản phẩm. Nhấp vào liên kết nội bộ Đơn vị đo lường để xem, tạo và chỉnh sửa các đơn vị đo lường.

Trường Chi phí trên biểu mẫu sản phẩm được điền với giá trị 0,00 theo mặc định. Khi một khoản chi phí cụ thể luôn được hoàn trả cho một mức giá cụ thể, hãy nhập số tiền đó vào trường Chi phí. Nếu không, hãy đặt Chi phí thành 0,00 và nhân viên sẽ báo cáo chi phí thực tế khi gửi báo cáo chi phí.

Ghi chú

Trường Giá luôn hiển thị trên biểu mẫu danh mục chi phí, nhưng trường Bán hàng Price chỉ hiển thị nếu Bán hàng Price được chọn trong Re -Phần Chi phí hóa đơn. Nếu không, trường Giá bán hàng sẽ bị ẩn.

Example

Dưới đây là một số ví dụ về thời điểm đặt Chi phí cụ thể trên một sản phẩm so với việc để Chi phí ở 0,00:

• Bữa ăn: Đặt Chi phí thành 0,00. Khi nhân viên ghi chi phí cho một bữa ăn, họ nhập số tiền thực tế của hóa đơn và sẽ được hoàn trả số tiền đó. Chi phí cho một bữa ăn trị giá $95,23 sẽ tương đương với khoản hoàn trả là $95,23.

• Số dặm: Đặt Chi phí thành 0,30. Khi một nhân viên ghi lại chi phí cho "số dặm", họ nhập số dặm đã lái xe vào trường Số lượng và được hoàn lại 0,30 cho mỗi dặm họ đã nhập. Chi phí cho 100 dặm sẽ tương đương với khoản hoàn trả là 30 USD.

• Bãi đỗ xe hàng tháng: Đặt Chi phí thành 75,00. Khi một nhân viên ghi lại chi phí "đậu xe hàng tháng", khoản hoàn trả sẽ là $75,00.

• Chi phí: Đặt Chi phí thành 0,00. Khi một nhân viên ghi lại một khoản chi phí không phải là bữa ăn, quãng đường đi hoặc chỗ đậu xe hàng tháng, họ sẽ sử dụng sản phẩm chung Chi phí. Chi phí cho một chiếc máy tính xách tay trị giá $350,00 sẽ được ghi lại dưới dạng sản phẩm Chi phí và khoản hoàn trả sẽ là $350,00.

Chọn một Tài khoản chi phí nếu sử dụng ứng dụng SoOn Kế toán. Nên kiểm tra với bộ phận kế toán để xác định đúng tài khoản để tham chiếu vào trường này vì sẽ ảnh hưởng đến báo cáo.

Đặt thuế cho từng sản phẩm trong các trường Thuế nhà cung cấp và Thuế khách hàng, nếu có. Việc sử dụng thuế được định cấu hình bằng Đã bao gồm thuế trong giá được coi là phương pháp hay. Thuế sẽ được cấu hình tự động nếu cài đặt này.

Ghi lại chi phí

Tạo chi phí mới theo cách thủ công

Để ghi lại một khoản chi phí mới, hãy bắt đầu trong bảng điều khiển ứng dụng Chi phí chính, hiển thị chế độ xem My Chi phí mặc định. Chế độ xem này cũng có thể được truy cập từ Chi phí ứng dụng ‣ My Chi phí ‣ My Chi phí.

Đầu tiên, nhấp vào Mới, sau đó điền vào các trường khác nhau trên biểu mẫu.

• Description: Nhập mô tả ngắn cho chi phí vào trường Description. Điều này phải ngắn gọn và mang tính thông tin, chẳng hạn như bữa trưa với khách hàng hoặc khách sạn để hội nghị.

• danh mục: Chọn danh mục chi phí từ menu thả xuống tương ứng nhất với chi phí. Ví dụ: một vé máy bay sẽ phù hợp với một chi phí danh mục có tên Air Travel.

• Tổng: Nhập tổng số tiền đã thanh toán cho chi phí theo một trong hai cách:

  1. Nếu chi phí dành cho một mục/chi phí duy nhất và danh mục được chọn là dành cho một mục duy nhất, hãy nhập chi phí vào trường Tổng (trường Số lượng bị ẩn).

  2. Nếu chi phí dành cho bội số của cùng một hạng mục/chi phí với giá cố định thì Đơn giá được hiển thị. Nhập số lượng vào trường Số lượng và tổng chi phí sẽ tự động được cập nhật với tổng chính xác ( Đơn giá x Số lượng = tổng số). Xin lưu ý, từ "tổng" không xuất hiện, tổng chi phí chỉ xuất hiện bên dưới Số lượng.

     Example

     Ví dụ: trong trường hợp quãng đường đã đi, Unit Price được điền dưới dạng chi phí mỗi dặm. Đặt Số lượng thành số dặm đã lái và tổng số được tính toán.

• Các loại thuế đã bao gồm: Nếu thuế được định cấu hình trên danh mục chi phí, tỷ lệ phần trăm và số tiền thuế sẽ tự động xuất hiện sau khi nhập Tổng hoặc Số lượng.

  Ghi chú

  Khi thuế được định cấu hình trên một danh mục chi phí, giá trị Đã bao gồm thuế sẽ cập nhật theo thời gian thực khi Tổng hoặc Số lượng được cập nhật.

• Employee: Sử dụng menu thả xuống, chọn nhân viên mà khoản chi phí này dành cho.

• Người thanh toán: Nhấp vào nút radio để cho biết ai đã thanh toán chi phí và sẽ được hoàn trả. Nếu nhân viên đã thanh toán chi phí (và cần được hoàn lại) hãy chọn Employee (to deimburse). Thay vào đó, nếu công ty thanh toán trực tiếp (ví dụ: nếu thẻ tín dụng của công ty được sử dụng để thanh toán chi phí), hãy chọn Công ty. Tùy thuộc vào loại chi phí đã chọn, trường này có thể không xuất hiện.

• Tham chiếu hóa đơn: Nếu có bất kỳ văn bản tham chiếu nào cần được đưa vào chi phí, hãy nhập nó vào trường này.

• Ngày chi phí: Sử dụng mô-đun lịch, nhập ngày phát sinh chi phí. Sử dụng các mũi tên < (trái) và > (phải) để điều hướng đến đúng tháng, sau đó nhấp vào ngày cụ thể để nhập lựa chọn.

• Tài khoản: Chọn tài khoản chi phí mà chi phí này sẽ được ghi vào từ menu thả xuống.

• Khách hàng cần lập hóa đơn: Nếu chi phí là thứ mà khách hàng phải thanh toán, hãy chọn SO và khách hàng sẽ được lập hóa đơn cho chi phí này từ menu thả xuống . Tất cả các đơn đặt hàng trong menu thả xuống đều liệt kê cả SO cũng như công ty mà đơn đặt hàng được viết cho, nhưng sau khi tiết kiệm chi phí, tên khách hàng sẽ biến mất và chỉ có :abbr :SO (Lệnh bán hàng) được hiển thị trên chi phí.

  Example

  Một khách hàng mong muốn có một cuộc gặp tại chỗ về một khu vườn theo ý muốn (thiết kế và lắp đặt) và đồng ý thanh toán các chi phí liên quan đến nó (chẳng hạn như đi lại, khách sạn, bữa ăn, v.v.). Tất cả các chi phí liên quan đến cuộc họp đó sẽ chỉ ra đơn đặt hàng bán cho khu vườn tùy chỉnh (cũng đề cập đến khách hàng) dưới dạng Khách hàng gửi lại hóa đơn.

• Phân phối phân tích: Chọn (các) tài khoản mà chi phí sẽ được ghi vào từ menu thả xuống cho Dự án, Bộ phận hoặc cả hai. Nhiều tài khoản có thể được liệt kê cho mỗi danh mục nếu cần. Điều chỉnh tỷ lệ phần trăm cho từng tài khoản phân tích bằng cách nhập giá trị phần trăm bên cạnh tài khoản.

• Công ty: Nếu có nhiều công ty được thành lập, hãy chọn công ty mà khoản chi phí này sẽ được nộp từ menu thả xuống. Công ty hiện tại sẽ tự động điền vào trường này.

• Ghi chú...: Nếu cần bất kỳ ghi chú nào để làm rõ chi phí, hãy nhập chúng vào trường ghi chú.

Đính kèm biên nhận

Sau khi chi phí được tạo, bước tiếp theo là đính kèm biên lai. Nhấp vào nút Đính kèm biên nhận và trình khám phá tệp sẽ xuất hiện. Điều hướng đến biên lai cần đính kèm và nhấp vào Open. Biên lai mới được ghi lại trong cuộc trò chuyện và số lượng biên lai sẽ xuất hiện bên cạnh biểu tượng 📎 (kẹp giấy) bên dưới biểu mẫu chi phí. Có thể đính kèm nhiều biên lai vào một khoản chi phí cá nhân nếu cần. Số lượng biên lai kèm theo chi phí sẽ được ghi chú trên biểu tượng kẹp giấy.

Tạo chi phí mới từ biên lai được quét

Thay vì nhập thủ công tất cả thông tin về một khoản chi phí, chi phí có thể được tạo bằng cách quét biên lai PDF.

Đầu tiên, trong chế độ xem bảng điều khiển chính của ứng dụng Chi phí (chế độ xem này cũng có thể được truy cập từ Chi phí ứng dụng ‣ My Chi phí ‣ My Chi phí), nhấp vào Scan, và một trình thám hiểm tập tin bật lên. Điều hướng đến biên nhận sẽ được tải lên, nhấp vào biên nhận đó để chọn, sau đó nhấp vào Open.

Biên nhận được quét và một mục nhập mới được tạo với ngày hôm nay là Ngày chi phí và bất kỳ trường nào khác mà nó có thể điền dựa trên dữ liệu được quét, chẳng hạn như tổng số. Nhấp vào mục nhập mới để mở biểu mẫu chi phí cá nhân và thực hiện bất kỳ thay đổi nào cần thiết. Biên nhận được quét xuất hiện trong cuộc trò chuyện.

Tự động tạo chi phí mới từ email

Thay vì tạo riêng từng chi phí trong ứng dụng Chi phí, chi phí có thể được tạo tự động bằng cách gửi email đến bí danh email.

Để làm như vậy, trước tiên, bí danh email cần phải được định cấu hình. Đi tới Ứng dụng chi phí ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt. Đảm bảo Incoming Emails được bật.

Ghi chú

Nếu cần thiết lập bí danh miền, Thiết lập bí danh miền của bạn sẽ xuất hiện bên dưới hộp kiểm email đến thay vì trường địa chỉ email. Tham khảo tài liệu này để biết hướng dẫn thiết lập và biết thêm thông tin: Tên miền. Khi bí danh tên miền được định cấu hình, trường địa chỉ email sẽ hiển thị bên dưới phần email đến.

Tiếp theo, nhập địa chỉ email sẽ được sử dụng trong trường email, sau đó nhấp vào Lưu. Bây giờ địa chỉ email đã được nhập, email có thể được gửi đến bí danh đó để tạo chi phí mới mà không cần phải có trong cơ sở dữ liệu SoOn.

Để gửi chi phí qua email, hãy tạo một email mới và nhập mã tham chiếu nội bộ của sản phẩm (nếu có) và số tiền chi phí vào chủ đề email. Tiếp theo, đính kèm biên nhận vào email. SoOn tạo ra chi phí bằng cách lấy thông tin trong chủ đề email và kết hợp với biên nhận.

Để kiểm tra tham chiếu nội bộ của danh mục chi phí, hãy truy cập Ứng dụng chi phí ‣ Cấu hình ‣ Danh mục chi phí. Nếu một tham chiếu nội bộ được liệt kê trong danh mục chi phí, nó sẽ được liệt kê trong cột Tham khảo nội bộ.

Để thêm tham chiếu nội bộ vào danh mục chi phí, hãy nhấp vào danh mục đó để mở biểu mẫu. Nhập tham chiếu nội bộ vào trường này. Bên dưới trường Internal Tham chiếu, câu này xuất hiện: Use this reference làm tiền tố chủ đề khi gửi qua email.

Ghi chú

Vì mục đích bảo mật, SoOn chỉ chấp nhận email của nhân viên được xác thực khi tạo chi phí từ email. Để xác nhận địa chỉ email nhân viên đã được xác thực, hãy truy cập thẻ nhân viên trong ứng dụng Employees và tham khảo Work Email

Example

Nếu gửi chi phí qua email cho bữa ăn $25,00 trong chuyến công tác, chủ đề email sẽ là THỰC PHẨM $25,00.

Giải trình:

• Tham chiếu nội bộ cho danh mục chi phí Bữa ăn là THỰC PHẨM

• Giá cho chi phí là $25,00

Tạo báo cáo chi phí

Khi chi phí đã sẵn sàng để gửi (chẳng hạn như khi kết thúc chuyến công tác hoặc mỗi tháng một lần), cần phải tạo báo cáo chi phí. Đi tới bảng điều khiển ứng dụng Chi phí chính, hiển thị chế độ xem My Chi phí mặc định hoặc đi tới Chi phí ứng dụng ‣ My Chi phí ‣ My Chi phí.

Chi phí được mã hóa màu theo trạng thái. Bất kỳ chi phí nào có trạng thái To Báo cáo (các chi phí vẫn cần được thêm vào báo cáo chi phí), văn bản sẽ xuất hiện màu xanh lam. Tất cả các trạng thái khác (Để gửi, Đã gửi, và Đã phê duyệt), văn bản sẽ xuất hiện màu đen.

Đầu tiên, chọn từng chi phí riêng lẻ cho báo cáo bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi mục nhập hoặc chọn nhanh tất cả các chi phí trong danh sách bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh Ngày chi phí.

Một cách khác để nhanh chóng thêm tất cả các chi phí không có trong báo cáo chi phí là nhấp vào Tạo Báo cáo mà không chọn bất kỳ chi phí nào và SoOn sẽ chọn tất cả các chi phí có trạng thái Gửi chưa có trên một báo cáo.

Ghi chú

Mọi chi phí đều có thể được chọn từ danh sách Chi phí của tôi, bất kể trạng thái. Nút Tạo Báo cáo hiển thị miễn là có tối thiểu 1 chi phí có trạng thái To Báo cáo được chọn. Khi nút Tạo Báo cáo được nhấp vào, chỉ những chi phí có trạng thái Để Gửi hiện không trên một báo cáo chi phí khác mới xuất hiện trong báo cáo chi phí mới được tạo.

Khi các chi phí đã được chọn, hãy nhấp vào nút Tạo Báo cáo. Báo cáo mới xuất hiện với tất cả các chi phí được liệt kê trong tab Expense. Nếu có biên lai được đính kèm với một khoản chi phí riêng lẻ, biểu tượng 📎 (kẹp giấy) sẽ xuất hiện bên cạnh các cột Khách hàng tái thanh toán và Phân phối phân tích.

Khi báo cáo được tạo, phạm vi ngày cho các chi phí sẽ xuất hiện trong trường Tóm tắt Báo cáo Chi phí theo mặc định. Bạn nên chỉnh sửa trường này bằng một bản tóm tắt ngắn cho mỗi báo cáo để giúp sắp xếp chi phí. Nhập mô tả ngắn cho báo cáo chi phí (chẳng hạn như Chuyến đi của khách hàng NYC hoặc Sửa chữa xe công ty) trong trường Tóm tắt báo cáo chi phí. Tiếp theo, chọn Manager từ menu thả xuống để chỉ định người quản lý xem xét báo cáo. Nếu cần, Sổ cái có thể được thay đổi. Sử dụng menu thả xuống để chọn Sổ cái khác.

Nếu một số chi phí không có trong báo cáo thì chúng vẫn có thể được bổ sung. Nhấp vào Thêm một dòng ở cuối tab Chi phí. Một cửa sổ bật lên xuất hiện với tất cả các chi phí sẵn có có thể được thêm vào báo cáo (với trạng thái To Submit). Nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi khoản chi phí cần thêm, sau đó nhấp vào Select. Các mục bây giờ xuất hiện trên báo cáo vừa được tạo. Nếu một chi phí mới cần được thêm mà không xuất hiện trong danh sách, hãy nhấp vào Mới để tạo một chi phí mới và thêm nó vào báo cáo.

Ghi chú

Báo cáo chi phí có thể được tạo ở một trong ba nơi:

1. Đi tới bảng điều khiển chính của ứng dụng Chi phí (cũng được truy cập bằng cách truy cập Chi phí ứng dụng ‣ My Chi phí ‣ My Chi phí)

2. Đi tới Ứng dụng chi phí ‣ Chi phí của tôi ‣ Báo cáo của tôi

3. Đi tới Ứng dụng chi phí ‣ Báo cáo chi phí

Trong bất kỳ chế độ xem nào trong số này, hãy nhấp vào Mới để tạo báo cáo chi phí mới.

Gửi báo cáo chi phí

Khi báo cáo chi phí được hoàn thành, bước tiếp theo là gửi báo cáo cho người quản lý để phê duyệt. Báo cáo phải được gửi riêng lẻ và không được gửi theo đợt. Mở báo cáo cụ thể từ danh sách báo cáo chi phí (nếu chưa mở báo cáo). Để xem tất cả các báo cáo chi phí, hãy truy cập Ứng dụng Chi phí ‣ Chi phí của tôi ‣ Báo cáo của tôi.

Nếu danh sách lớn, việc nhóm các kết quả theo trạng thái có thể hữu ích vì chỉ những báo cáo có trạng thái Gửi mới cần được gửi, các báo cáo có trạng thái Đã phê duyệt hoặc Đã gửi đừng.

Bạn có thể dễ dàng xác định các chi phí To Submit không chỉ từ trạng thái To Submit mà văn bản còn xuất hiện màu xanh lam, trong khi văn bản chi phí khác xuất hiện màu đen.

Ghi chú

Trạng thái của mỗi báo cáo được hiển thị trong cột Status ở bên phải. Nếu cột Status không hiển thị, hãy nhấp vào biểu tượng Tùy chọn bổ sung (hai dấu chấm) ở cuối hàng và bật Status.

Bấm vào một báo cáo để mở, sau đó bấm vào Gửi cho người quản lý. Sau khi gửi báo cáo, bước tiếp theo là chờ người quản lý phê duyệt.

Quan trọng

Các phần expenses/ứng dụngrove, Ghi chi phí trong kế toán, và Hoàn trả nhân viên chỉ dành cho người dùng có các quyền cần thiết.

Phê duyệt chi phí

Trong SoOn, không phải ai cũng có thể phê duyệt báo cáo chi phí— chỉ những người dùng có các quyền (hoặc quyền) cần thiết mới có thể. Điều này có nghĩa là người dùng phải có ít nhất quyền Người phê duyệt nhóm đối với ứng dụng Chi phí. Nhân viên có các quyền cần thiết có thể xem xét báo cáo chi phí, phê duyệt hoặc từ chối chúng và đưa ra phản hồi nhờ công cụ giao tiếp tích hợp.

Để xem ai có quyền phê duyệt, hãy truy cập ứng dụng Cài đặt chính và nhấp vào Quản lý người dùng.

Ghi chú

Nếu ứng dụng Cài đặt không khả dụng thì một số quyền nhất định sẽ không được đặt trên tài khoản. Kiểm tra tab Quyền truy cập của thẻ người dùng trong ứng dụng Cài đặt. phần Administration (dưới cùng bên phải của tab Quyền truy cập) được đặt thành một trong ba tùy chọn:

• None (blank): Người dùng hoàn toàn không thể truy cập ứng dụng Cài đặt.

• Quyền truy cập: Người dùng chỉ có thể xem phần Người dùng & Công ty của ứng dụng Cài đặt.

• Cài đặt: Người dùng có quyền truy cập vào toàn bộ ứng dụng Cài đặt mà không bị hạn chế.

Vui lòng tham khảo tài liệu này để tìm hiểu thêm về cách quản lý người dùng và quyền truy cập của họ.

Nhấp vào một cá nhân để xem thẻ của họ, thẻ này sẽ hiển thị tab Quyền truy cập trong chế độ xem mặc định. Cuộn xuống phần Human Resources. Trong Chi phí, có bốn tùy chọn:

• None (blank): Trường trống có nghĩa là người dùng không có quyền xem hoặc phê duyệt báo cáo chi phí và chỉ có thể xem báo cáo chi phí của riêng họ.

• Người phê duyệt nhóm: Người dùng chỉ có thể xem và phê duyệt báo cáo chi phí cho nhóm cụ thể của họ.

• Tất cả người phê duyệt: Người dùng có thể xem và phê duyệt bất kỳ báo cáo chi phí nào.

• Quản trị viên: Người dùng có thể xem và phê duyệt bất kỳ báo cáo chi phí nào cũng như truy cập các menu báo cáo và cấu hình trong ứng dụng Chi phí.

Người dùng có thể phê duyệt báo cáo chi phí (thường là người quản lý) có thể dễ dàng xem tất cả các báo cáo chi phí mà họ có quyền truy cập. Đi tới Chi phí ứng dụng ‣ Expense Báo cáo, và một danh sách sẽ xuất hiện cùng với tất cả các báo cáo chi phí có trạng thái To Submit, Submit, Approved , Đã đăng, hoặc Xong. Báo cáo chi phí có trạng thái Refused bị ẩn trong chế độ xem mặc định.

Khi xem báo cáo chi phí, có một bảng các bộ lọc có thể được bật hoặc tắt ở phía bên trái. Ba danh mục mà bộ lọc có thể được áp dụng là Status, Employee, và Công ty. Để chỉ xem báo cáo chi phí có trạng thái cụ thể, hãy bật bộ lọc trạng thái cụ thể để hiển thị báo cáo chi phí chỉ có trạng thái đó. Tắt bộ lọc trạng thái cụ thể để ẩn các báo cáo có trạng thái đó. Để xem báo cáo chi phí cho một nhân viên và/hoặc công ty cụ thể, hãy bật bộ lọc tên nhân viên cụ thể và/hoặc bộ lọc công ty trong các phần Employee và Công ty.

Các báo cáo có thể được phê duyệt theo hai cách (riêng lẻ hoặc nhiều lần cùng một lúc) và chỉ từ chối một cách. Để phê duyệt nhiều báo cáo chi phí cùng một lúc, hãy duy trì ở chế độ xem danh sách. Đầu tiên, chọn các báo cáo để phê duyệt bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi báo cáo hoặc nhấp vào hộp bên cạnh Employee để chọn tất cả các báo cáo trong danh sách.

Quan trọng

Chỉ những báo cáo có trạng thái Đã gửi mới có thể được phê duyệt. Bạn chỉ nên hiển thị các báo cáo đã gửi bằng cách điều chỉnh bộ lọc trạng thái ở phía bên trái bằng cách chỉ bật bộ lọc Đã gửi.

Nếu một báo cáo được chọn nhưng không thể được phê duyệt, nút Phê duyệt báo cáo sẽ không xuất hiện, cho biết có vấn đề với (các) báo cáo đã chọn.

Tiếp theo, nhấp vào nút Phê duyệt báo cáo.

Để phê duyệt một báo cáo riêng lẻ, hãy nhấp vào báo cáo để chuyển đến chế độ xem chi tiết của báo cáo đó. Trong chế độ xem này, một số tùy chọn được hiển thị: Phê duyệt, Báo cáo trong Phiếu lương tiếp theo, Từ chối hoặc Đặt lại về bản nháp. Bấm vào Approve để phê duyệt báo cáo.

Nếu Refuse được nhấp vào, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Nhập lời giải thích ngắn gọn cho việc từ chối trong trường Lý do từ chối chi phí, sau đó nhấp vào Từ chối.

Người quản lý nhóm có thể dễ dàng xem tất cả các báo cáo chi phí cho các thành viên trong nhóm của họ. Khi ở chế độ xem Báo cáo chi phí, hãy nhấp vào mũi tên thả xuống ở bên phải hộp tìm kiếm và nhấp vào Nhóm của tôi trong phần Filters. Điều này trình bày tất cả các báo cáo cho nhóm của người quản lý.

Mẹo

Nếu cần thêm thông tin, chẳng hạn như biên nhận bị thiếu, việc liên lạc sẽ dễ dàng hơn từ cuộc trò chuyện. Trong một báo cáo riêng lẻ, chỉ cần nhấp vào Gửi tin nhắn để mở hộp văn bản tin nhắn. Nhập tin nhắn, gắn thẻ người thích hợp (nếu cần) và đăng tin nhắn đó lên cuộc trò chuyện bằng cách nhấp vào Send. Tin nhắn được đăng trong cuộc trò chuyện và người được gắn thẻ sẽ được thông báo qua email về tin nhắn cũng như bất kỳ người theo dõi nào.

Những người duy nhất có thể được gắn thẻ trong tin nhắn là người theo dõi. Để xem ai là người theo dõi, hãy nhấp vào biểu tượng 👤 (người) để hiển thị những người theo dõi chi phí.

Ghi chi phí trong kế toán

Sau khi báo cáo chi phí được phê duyệt, bước tiếp theo là đăng báo cáo lên nhật ký kế toán. Để xem tất cả các báo cáo chi phí, hãy truy cập Ứng dụng chi phí ‣ Báo cáo chi phí. Để chỉ xem các báo cáo chi phí đã được phê duyệt và cần được đăng, hãy điều chỉnh các bộ lọc ở bên trái để chỉ bật trạng thái Approved.

Cũng giống như phê duyệt, báo cáo chi phí có thể được đăng theo hai cách (riêng lẻ hoặc nhiều cách cùng một lúc). Để đăng nhiều báo cáo chi phí cùng một lúc, hãy duy trì ở chế độ xem danh sách. Đầu tiên, chọn các báo cáo để đăng bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi báo cáo hoặc nhấp vào hộp bên cạnh Employee để chọn tất cả các báo cáo trong danh sách. Tiếp theo, nhấp vào Đăng bài.

Để đăng một báo cáo riêng lẻ, hãy nhấp vào báo cáo đó để chuyển đến chế độ xem chi tiết của báo cáo đó. Trong chế độ xem này, một số tùy chọn được hiển thị: Post Sổ cái Entries, Báo cáo In Next Payslip, Refuse, hoặc Reset to Draft. Bấm vào Đăng bài viết trong tạp chí để đăng báo cáo.

Nếu Refuse được nhấp vào, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Nhập lời giải thích ngắn gọn cho việc từ chối trong trường Lý do từ chối chi phí, sau đó nhấp vào Từ chối. Bạn có thể xem các báo cáo bị từ chối bằng cách đi tới Chi phí ứng dụng ‣ Expense Báo cáo, sau đó điều chỉnh các bộ lọc ở bên trái để chỉ chọn Refused. Điều này sẽ chỉ hiển thị các báo cáo chi phí bị từ chối.

Quan trọng

Để đăng báo cáo chi phí lên nhật ký kế toán, người dùng phải có các quyền truy cập sau:

• Kế toán: Kế toán hoặc cố vấn

• Chi phí: Người quản lý

Hoàn trả nhân viên

Sau khi báo cáo chi phí được đăng lên nhật ký kế toán, bước tiếp theo là hoàn trả cho nhân viên. Để xem tất cả các báo cáo chi phí cần thanh toán, hãy truy cập Chi phí ứng dụng ‣ Expense Báo cáo ‣ Báo cáo To Pay.

Cũng giống như phê duyệt và đăng tải, báo cáo chi phí có thể được thanh toán theo hai cách (riêng lẻ hoặc nhiều cách cùng một lúc). Để thanh toán nhiều báo cáo chi phí cùng một lúc, hãy duy trì ở chế độ xem danh sách. Đầu tiên, chọn các báo cáo cần thanh toán bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên cạnh mỗi báo cáo hoặc nhấp vào hộp bên cạnh Employee để chọn tất cả các báo cáo trong danh sách. Tiếp theo, nhấp vào Đăng ký thanh toán.

Để thanh toán cho một báo cáo riêng lẻ, hãy nhấp vào một báo cáo để chuyển đến chế độ xem chi tiết của báo cáo đó. Bấm vào Đăng ký thanh toán để trả lương cho nhân viên.

Một cửa sổ bật lên Đăng ký thanh toán xuất hiện và Sổ cái, Phương thức thanh toán và Ngày thanh toán có thể được sửa đổi, nếu cần. Khi các lựa chọn đã chính xác, hãy nhấp vào Tạo Thanh toán để gửi khoản thanh toán cho nhân viên.

Để thanh toán cho một báo cáo riêng lẻ, hãy nhấp vào một báo cáo trong chế độ xem danh sách để chuyển đến chế độ xem chi tiết của báo cáo đó. Bấm vào Đăng ký thanh toán để trả lương cho nhân viên. Cửa sổ bật lên Register Payment xuất hiện, nhưng khi thanh toán một báo cáo chi phí riêng lẻ thay vì nhiều báo cáo cùng một lúc, nhiều tùy chọn hơn sẽ xuất hiện trong cửa sổ bật lên. Ngoài các trường Sổ cái, Payment Method và Payment Date, một Tài khoản ngân hàng người nhận, Số tiền, và trường Memo xuất hiện. Chọn tài khoản ngân hàng của nhân viên từ menu thả xuống để gửi khoản thanh toán trực tiếp vào tài khoản của họ. Khi tất cả các lựa chọn khác đều chính xác, hãy nhấp vào Tạo Thanh toán để gửi khoản thanh toán cho nhân viên.

Xuất hóa đơn lại cho khách hàng

Nếu chi phí được theo dõi trong các dự án của khách hàng, chi phí có thể được tự động tính lại cho khách hàng. Điều này được thực hiện bằng cách tạo một khoản chi phí, tham chiếu SO mà chi phí đó phải được thêm vào và sau đó tạo báo cáo chi phí. Tiếp theo, người quản lý phê duyệt báo cáo chi phí và bộ phận kế toán đăng các mục nhật ký. Cuối cùng, sau khi báo cáo chi phí được đăng lên nhật ký, (các) chi phí sẽ xuất hiện trên SO đã được tham chiếu. Sau đó, đơn đặt hàng có thể được lập hóa đơn, từ đó lập hóa đơn cho khách hàng về chi phí.

Cài đặt

Đầu tiên, hãy chỉ định chính sách lập hóa đơn cho từng loại chi phí. Đi tới Ứng dụng chi phí ‣ Cấu hình ‣ Danh mục chi phí. Bấm vào danh mục chi phí để mở biểu mẫu danh mục chi phí. Trong phần Lập hóa đơn, hãy nhấp vào nút radio bên cạnh lựa chọn mong muốn cho Chi phí lập hóa đơn lại. Các tùy chọn là None, At cost, và Bán hàng price.

Chi phí lập lại hóa đơn:

• None: Loại chi phí sẽ không được lập lại.

• Theo chi phí: Danh mục chi phí sẽ lập hóa đơn chi phí theo chi phí thực tế.

• Theo giá bán: Hạng mục chi phí sẽ lập hoá đơn theo giá đặt trên đơn bán hàng.

Tạo một khoản chi phí

Đầu tiên, khi tạo một khoản chi phí mới, cần phải nhập thông tin chính xác để lập hóa đơn lại cho khách hàng. Chọn đơn đặt hàng chi phí sẽ xuất hiện trong phần Khách hàng tái lập hóa đơn, từ trình đơn thả xuống. Tiếp theo, chọn Tài khoản phân tích mà chi phí sẽ được đăng lên. Sau khi (các) chi phí được tạo, báo cáo chi phí cần phải được created và subbbed như bình thường.

Quan trọng

Việc chọn Khách hàng để lập lại hóa đơn khi tạo chi phí là rất quan trọng vì đây là nguyên nhân khiến chi phí được tự động lập hóa đơn sau khi báo cáo chi phí được phê duyệt.

Trường Khách hàng cần gửi lại hóa đơn có thể được sửa đổi cho đến khi báo cáo chi phí được phê duyệt, khi đó trường này không thể sửa đổi được nữa.

Xác nhận và đăng chi phí

Chỉ những nhân viên có quyền (thường là người quản lý hoặc người giám sát) mới có thể phê duyệt chi phí. Trước khi phê duyệt báo cáo chi phí, hãy đảm bảo Phân phối phân tích được đặt trên mọi dòng chi phí của báo cáo. Nếu thiếu Phân phối phân tích, hãy chỉ định (các) tài khoản chính xác từ menu thả xuống, sau đó nhấp vào Phê duyệt hoặc Từ chối.

Bộ phận kế toán thường chịu trách nhiệm đăng các mục nhật ký. Sau khi báo cáo chi phí được phê duyệt, nó có thể được đăng. SO được chỉ cập nhật sau khi các mục nhật ký được đăng. Một khi các mục nhật ký được đăng, các chi phí hiện xuất hiện trên SO được tham chiếu.

Chi phí hóa đơn

Khi SO đã được cập nhật, đã đến lúc lập hóa đơn cho khách hàng. Sau khi báo cáo chi phí đã được phê duyệt và các mục nhật ký đã được đăng, hãy nhấp vào nút thông minh Đơn bán hàng để mở SO. Các chi phí cần lập lại hóa đơn hiện có trên SO.

Ghi chú

Nhiều hơn một SO có thể được tham chiếu trên một báo cáo chi phí. Nếu có nhiều hơn một SO được tham chiếu, nút thông minh Đơn bán hàng sẽ liệt kê số lượng SO. Nếu nhiều SO được liệt kê, nút thông minh Đơn bán hàng sẽ mở chế độ xem danh sách của tất cả SO trên báo cáo chi phí . Nhấp vào SO để mở SO riêng lẻ.

Các chi phí được liệt kê trong tab SO Dòng đơn hàng.

Tiếp theo, nhấp vào Tạo hóa đơn và chọn xem hóa đơn dành cho Hóa đơn thông thường, Thanh toán trả trước (phần trăm) hoặc Thanh toán trả trước (số tiền cố định) ) bằng cách nhấp vào nút radio bên cạnh nó. Sau đó, nhấp vào Tạo hóa đơn. Khách hàng hiện đã được lập hoá đơn cho các chi phí.