Phiếu lương

Phiếu lương được tạo bởi chính nhân viên hoặc quản lý của họ, và được phê duyệt bởi nhân viên có thẩm quyền (thường là quản lý). Sau khi phiếu lương được phê duyệt, nhân viên sẽ nhận phiếu lương và được thanh toán bằng séc hoặc chuyển khoản trực tiếp, tùy thuộc vào cách cấu hình hồ sơ nhân viên của họ.

Tiêu đề thả xuống Phiếu lương của ứng dụng Tiền lương bao gồm ba phần: Cần Thanh Toán, Tất Cả Phiếu Lương, và Lô.

Ba phần này cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để tạo phiếu lương cho nhân viên, bao gồm phiếu lương cá nhân, một lô phiếu lương, hoặc phiếu lương hoa hồng.

Để thanh toán

Nhấp vào Ứng dụng Tiền lương ‣ Phiếu lương ‣ Để Thanh Toán để xem các phiếu lương cần được thanh toán. Trên trang này, SoOn hiển thị các phiếu lương chưa được tạo và có thể được tạo từ bảng điều khiển này.

Mỗi phiếu lương liệt kê số Tham chiếu cho phiếu lương cá nhân, tên Nhân viên, tên Lô, Công ty, Lương Cơ Bản, Lương Tổng, Lương Ròng, và Tình trạng của phiếu lương.

Nhấp vào mục phiếu lương cá nhân để xem chi tiết cho phiếu lương đó.

Tạo phiếu lương mới

Phiếu lương mới có thể được tạo từ trang Phiếu Lương Để Thanh Toán hoặc trang Phiếu Lương Nhân Viên.

Tạo phiếu lương mới bằng cách nhấp vào nút Mới ở góc trên bên trái.

Mẫu phiếu lương trống được tải, nơi bạn có thể nhập thông tin phiếu lương cần thiết.

Mẫu phiếu lương

Trên mẫu phiếu lương trống, có một số trường là bắt buộc. Hầu hết các trường bắt buộc tự động điền sau khi chọn một nhân viên.

Điền thông tin sau vào mẫu phiếu lương:

• Nhân viên: gõ tên của một nhân viên, hoặc chọn nhân viên mong muốn từ danh sách thả xuống trong trường này. Trường này là bắt buộc.

  Ghi chú

  Khuyến cáo chỉ tạo phiếu lương cho những nhân viên đã có trong cơ sở dữ liệu. Nếu không có hồ sơ nhân viên hiện tại (và do đó không có hợp đồng nhân viên) thì nên tạo nhân viên mới trong ứng dụng Nhân viên trước khi tạo phiếu lương cho nhân viên đó. Tham khảo tài liệu nhân viên mới để biết hướng dẫn cách thêm một nhân viên.

• Kỳ: ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng của tháng hiện tại tự động điền vào các trường Kỳ theo mặc định. Các ngày có thể được thay đổi, nếu cần.

  Để thay đổi ngày bắt đầu, nhấp vào ngày đầu tiên trong trường Kỳ để hiện ra lịch pop-up. Trên lịch này, sử dụng các biểu tượng < (nhỏ hơn) và > (lớn hơn) để chọn tháng mong muốn. Sau đó, nhấp vào ngày mong muốn để chọn ngày cụ thể đó.

  Lặp lại quá trình này để sửa đổi ngày kết thúc cho phiếu lương. Các trường này là bắt buộc.

• Hợp đồng: sử dụng menu thả xuống, chọn hợp đồng mong muốn cho nhân viên. Chỉ các hợp đồng tương ứng có sẵn cho nhân viên đã chọn xuất hiện dưới dạng tùy chọn. Trường này là bắt buộc.

• Lô: sử dụng menu thả xuống trong trường này, chọn lô phiếu lương mà phiếu lương mới này nên được thêm vào.

• Cấu trúc: sử dụng menu thả xuống, chọn loại cấu trúc lương. Chỉ các cấu trúc tương ứng với hợp đồng đã chọn cho nhân viên xuất hiện dưới dạng tùy chọn.

  Nếu chưa chọn nhân viên và/hoặc hợp đồng, tất cả các Cấu trúc có sẵn sẽ xuất hiện trong danh sách. Khi một nhân viên và/hoặc hợp đồng được chọn, các Cấu trúc không khả dụng cho nhân viên và/hoặc hợp đồng đó sẽ không xuất hiện. Trường này là bắt buộc.

Ghi chú

Thông thường, sau khi chọn một nhân viên trong trường Nhân viên, SoOn tự động điền tất cả các trường bắt buộc khác (ngoại trừ trường Kỳ), nhưng chỉ nếu thông tin đó đã có trên biểu mẫu của nhân viên đó trong ứng dụng Nhân viên.

Quan trọng

Nếu có sự chỉnh sửa các trường tự động điền, nên kiểm tra với bộ phận kế toán để đảm bảo rằng mọi mục ảnh hưởng đến ứng dụng Kế toán đều chính xác.

Thẻ Ngày làm việc & Các đầu vào

• Ngày làm việc: các mục dưới Ngày làm việc (bao gồm Loại, Mô tả, Số ngày, Số giờ, và Số tiền) được tự động điền dựa trên những gì đã được nhập vào các trường Kỳ, Hợp đồng, và Cấu trúc của mẫu phiếu lương.

• Các đầu vào khác: các đầu vào bổ sung ảnh hưởng đến phiếu lương có thể được nhập vào phần này, như các khoản khấu trừ, hoàn trả và chi phí.

  Nhấp vào Thêm một dòng để tạo một mục trong phần Các đầu vào khác.

  Sử dụng menu thả xuống trong cột Loại, chọn một Loại cho đầu vào. Sau đó, nhập một Mô tả, nếu cần. Cuối cùng, nhập số tiền vào trường Số lượng.

Thẻ Tính toán lương

• Tính toán lương: thẻ Tính toán lương được tự động điền sau khi nhấp vào nút Tính toán bảng. Thao tác này sẽ hiển thị lương, các khoản khấu trừ, thuế, v.v. cho mục đó.

• Có số tiền âm để báo cáo: chọn hộp kiểm nếu nhân viên có số tiền âm cho phiếu lương này. Điều này chỉ xuất hiện nếu phiếu lương của nhân viên có số dư âm.

Thẻ Thông tin khác

• Tên phiếu lương: gõ tên cho phiếu lương trong trường này. Tên nên ngắn gọn và mô tả, chẳng hạn như (Tên nhân viên) Tháng 4 2023. Trường này là bắt buộc.

• Công ty: chọn công ty mà phiếu lương áp dụng bằng cách sử dụng menu thả xuống trong trường này. Trường này là bắt buộc.

• Ngày thanh toán: nhập ngày thanh toán cho nhân viên vào trường này.

  Nhấp vào trường để hiện ra cửa sổ lịch pop-up. Sử dụng các biểu tượng < > (nhỏ hơn/lớn hơn), di chuyển đến tháng và năm mong muốn.

  Sau đó, nhấp vào ngày mong muốn để chọn nó.

• Ngày tài khoản: nhập ngày mà phiếu lương nên được đăng vào trường này.

• Nhật ký lương: trường này tự động điền sau khi chọn một Nhân viên hiện có. Trường này không thể chỉnh sửa, vì nó liên kết với ứng dụng Kế toán. Trường này là bắt buộc.

• Bản ghi kế toán: nếu có thể, trường này tự động được điền khi phiếu lương được xác nhận. Trường này không thể được chỉnh sửa.

• Thêm Ghi Chú Nội Bộ...: bất kỳ ghi chú hoặc thông điệp tham khảo nào cho mục mới có thể được nhập vào trường này.

Xử lý bảng lương mới

Khi tất cả thông tin cần thiết trên bảng lương đã được nhập, nhấp vào nút Tính Toán. Khi làm như vậy, tất cả thông tin trên bảng lương sẽ được lưu lại, và tab Tính Toán Lương sẽ tự động được điền dựa trên thông tin từ hợp đồng hoặc hồ sơ điểm danh của nhân viên.

Nếu cần thực hiện bất kỳ sửa đổi nào, trước tiên hãy nhấp vào nút Hủy, sau đó nhấp vào nút Đặt thành Bản Nháp. Thực hiện các thay đổi mong muốn, sau đó nhấp vào nút Tính Toán lần nữa và các thay đổi sẽ được phản ánh trong các tab Ngày Công và Tính Toán Lương.

Khi tất cả mọi thứ trên mẫu bảng lương là chính xác, nhấp vào nút Tạo Mục Bản Nháp để tạo bảng lương.

Sau đó, một cửa sổ xác nhận xuất hiện, hỏi Bạn có chắc chắn muốn tiếp tục?. Nhấp vào OK để xác nhận.

Khung tin nhắn sẽ tự động được cập nhật để hiển thị email gửi cho nhân viên, cùng với bản sao PDF của bảng lương.

Ghi chú

Cơ sở dữ liệu có thể cần được làm mới để bảng lương và email xuất hiện.

Để in bảng lương, nhấp vào nút In. Để hủy bảng lương, nhấp vào nút Hủy.

Tiếp theo, việc thanh toán phải được gửi cho nhân viên. Để làm điều này, nhấp vào nút Ghi Nhận Thanh Toán. Điều này sẽ hiển thị một mẫu pop-up, trong đó phải chọn Nhật Ký Ngân Hàng mong muốn mà thanh toán nên được thực hiện từ menu thả xuống. Sau đó, nhấp vào nút Xác Nhận để xác nhận nhật ký và quay lại bảng lương.

Quan trọng

Để bảng lương được thanh toán, nhân viên phải có thông tin tài khoản ngân hàng đã được nhập. Nếu không có thông tin ngân hàng, bảng lương không thể được thanh toán, và một lỗi sẽ xuất hiện khi nhấp vào nút Thực Hiện Thanh Toán. Thông tin ngân hàng có thể được tìm thấy trong tab Thông Tin Cá Nhân trên thẻ nhân viên trong ứng dụng Nhân Viên. Chỉnh sửa thẻ nhân viên và thêm thông tin ngân hàng nếu thiếu.

SoOn tự động kiểm tra thông tin tài khoản ngân hàng. Nếu có lỗi với tài khoản ngân hàng của nhân viên được liệt kê, một lỗi sẽ xuất hiện trong cửa sổ pop-up, thông báo, Tài khoản ngân hàng của nhân viên không đáng tin cậy. Nếu lỗi này xuất hiện, hãy cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng của nhân viên trên Biểu Mẫu Nhân Viên.

Nếu cần hủy hoặc hoàn lại tiền thanh toán, nhấp vào nút Hủy hoặc Hoàn Tiền tương ứng, nằm ở góc trên bên trái của màn hình.

Mẹo

Trước khi xử lý bảng lương, tốt nhất là kiểm tra phần Cảnh Báo trên bảng điều khiển của ứng dụng Quản Lý Lương. Tại đây, tất cả các vấn đề có thể liên quan đến lương sẽ xuất hiện.

Để xem các cảnh báo, điều hướng đến Ứng dụng Quản Lý Lương ‣ Bảng Điều Khiển. Các cảnh báo sẽ xuất hiện ở góc trên bên trái của bảng điều khiển.

Các cảnh báo được nhóm theo loại, chẳng hạn như Nhân Viên Không Có Hợp Đồng Đang Hoạt Động hoặc Nhân Viên Không Có Số Tài Khoản Ngân Hàng. Nhấp vào một cảnh báo để xem tất cả các mục liên quan đến vấn đề cụ thể đó.

Nếu các cảnh báo không được giải quyết, bất kỳ lúc nào trong quá trình xử lý bảng lương, một lỗi có thể xảy ra. Các lỗi sẽ xuất hiện trong một cửa sổ pop-up, cung cấp chi tiết về lỗi và cách giải quyết chúng.

Bảng lương không thể được hoàn thành nếu có bất kỳ cảnh báo hoặc vấn đề nào liên quan đến bảng lương.

Tất cả bảng lương

Để xem tất cả các bảng lương, không phụ thuộc vào trạng thái, hãy đi đến Ứng dụng Quản Lý Lương ‣ Bảng Lương ‣ Tất Cả Bảng Lương. Trang Bảng Lương Nhân Viên sẽ tải, hiển thị tất cả bảng lương, được tổ chức theo từng lô, trong chế độ xem danh sách lồng ghép mặc định.

Nhấp vào ▶ (mũi tên phải) bên cạnh tên từng lô để xem tất cả bảng lương trong lô đó, cùng với tất cả chi tiết của bảng lương.

Số lượng bảng lương trong mỗi lô được viết trong ngoặc đơn sau tên lô. Trạng Thái của từng bảng lương xuất hiện ở phía bên phải, cho biết một trong các tùy chọn trạng thái sau:

• Bản Nháp: bảng lương đã được tạo và vẫn còn thời gian để thực hiện các chỉnh sửa, vì các khoản thanh toán chưa được tính toán.

• Đang Chờ: bảng lương đã được tính toán và các chi tiết lương có thể được tìm thấy trong tab Tính Toán Lương.

• Đã Hoàn Thành: bảng lương đã được tính toán và sẵn sàng để thanh toán.

• Đã Thanh Toán: nhân viên đã được thanh toán.

Nhấp vào từng bảng lương để xem chi tiết của bảng lương đó trên một trang riêng biệt. Sử dụng menu breadcrumb, nhấp vào Bảng Lương Nhân Viên để quay lại chế độ xem danh sách tất cả bảng lương.

Một bảng lương mới có thể được tạo từ trang Bảng Lương Nhân Viên, bằng cách nhấp vào nút Mới ở góc trên bên trái. Việc này sẽ hiển thị một trang mẫu bảng lương trống. Trên trang mẫu bảng lương trống đó, nhập tất cả thông tin cần thiết, như mô tả trong phần Tạo bảng lương mới.

Để in các phiên bản PDF của bảng lương từ các trang Bảng Lương Để Thanh Toán hoặc Bảng Lương Nhân Viên, trước tiên chọn các bảng lương mong muốn bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên trái của mỗi bảng lương cần in. Hoặc, nhấp vào hộp bên trái tiêu đề cột Tham Chiếu, điều này sẽ chọn tất cả bảng lương hiển thị trên trang. Sau đó, nhấp vào nút In để in các bảng lương.

Các bảng lương cũng có thể được xuất ra bảng tính Excel. Để xuất tất cả các bảng lương, nhấp vào biểu tượng ⚙️ (bánh răng) ở cuối cụm từ Bảng Lương Nhân Viên ở góc trên bên trái. Việc này sẽ hiện ra một menu thả xuống. Nhấp vào Xuất Tất Cả để xuất tất cả các bảng lương ra bảng tính.

Để xuất chỉ các bảng lương đã chọn, trước tiên chọn các bảng lương cần xuất từ danh sách. Sau đó, nhấp vào hộp kiểm bên trái của từng bảng lương để chọn nó. Khi các bảng lương được chọn, một nút thông minh sẽ xuất hiện ở giữa trang, cho biết số lượng bảng lương đã chọn. Sau đó, nhấp vào biểu tượng ⚙️ (bánh răng) Hành Động ở giữa trang và nhấp vào Xuất.

Ghi chú

Cả Để Thanh Toán và Tất Cả Bảng Lương đều hiển thị tất cả thông tin chi tiết cho từng bảng lương.

Các Lô

Để xem bảng lương theo các lô, điều hướng đến Ứng dụng Quản Lý Lương ‣ Bảng Lương ‣ Các Lô để hiển thị tất cả các lô bảng lương đã được tạo. Các lô bảng lương này được hiển thị theo chế độ xem danh sách, theo mặc định.

Mỗi lô hiển thị Tên, Ngày Bắt Đầu và Ngày Kết Thúc, trạng thái Trạng Thái, số lượng bảng lương trong lô (Số Lượng Bảng Lương), và Công Ty.

Tạo một lô mới

Để tạo một lô bảng lương mới từ trang Các Lô Bảng Lương (Ứng dụng Quản Lý Lương ‣ Bảng Lương ‣ Các Lô), nhấp vào nút Mới ở góc trên bên trái. Việc này sẽ hiển thị một mẫu lô bảng lương trống trên một trang riêng biệt.

Trên mẫu lô bảng lương mới, nhập Tên Lô.

Tiếp theo, chọn khoảng thời gian áp dụng cho lô. Nhấp vào một trong các trường Thời Gian, và một cửa sổ bật lên lịch sẽ xuất hiện. Từ cửa sổ bật lên lịch này, điều hướng đến tháng đúng và nhấp vào ngày tương ứng cho cả ngày bắt đầu và ngày kết thúc của lô.

Công ty hiện tại sẽ tự động điền vào trường Công Ty. Nếu hoạt động trong môi trường đa công ty, không thể chỉnh sửa Công Ty từ mẫu. Lô phải được tạo khi đang trong cơ sở dữ liệu của công ty mong muốn.

Xử lý một lô

Nhấp vào từng lô để xem chi tiết của lô đó trên một trang riêng biệt. Trên trang chi tiết lô này, các tùy chọn (nút) khác nhau sẽ xuất hiện ở trên cùng, tùy thuộc vào trạng thái của lô:

• Trạng thái Mới: các lô chưa có bảng lương nào được thêm vào có trạng thái là Mới. Các tùy chọn nút sau đây sẽ xuất hiện cho những lô này:

  

  • Thêm Bảng Lương: nhấp vào nút Thêm Bảng Lương để thêm bảng lương vào lô, và một cửa sổ bật lên Thêm Bảng Lương sẽ xuất hiện. Chỉ các bảng lương có thể được thêm vào lô (các bảng lương hiện không thuộc lô nào) sẽ xuất hiện trong danh sách.

    Chọn các bảng lương mong muốn bằng cách nhấp vào hộp kiểm bên trái của từng tên bảng lương, sau đó nhấp vào nút Chọn để thêm chúng vào lô. Khi các bảng lương đã được chọn và thêm vào lô, trạng thái sẽ thay đổi thành Đã Xác Nhận.

  • Tạo Bảng Lương: sau khi các bảng lương đã được thêm vào lô, nhấp vào nút Tạo Bảng Lương để xử lý các bảng lương và tạo các bảng lương cá nhân trong cơ sở dữ liệu.

    Một cửa sổ bật lên Tạo Bảng Lương xuất hiện. Nếu chỉ muốn tạo bảng lương cho một Cấu Trúc Lương và/hoặc Phòng Ban cụ thể, hãy chọn chúng từ các menu thả xuống tương ứng. Nếu không chọn, tất cả các bảng lương được liệt kê trong cửa sổ bật lên sẽ được xử lý như thường lệ.

    Nhấp vào nút Tạo để tạo các bảng lương. Nút Tạo Bảng Lương sẽ chuyển thành nút Tạo Bản Nháp, và trạng thái sẽ thay đổi thành Đã Xác Nhận.

• Trạng thái Đã Xác Nhận: các lô đã được tạo và có bảng lương trong đó, nhưng các bảng lương chưa được xử lý, có trạng thái là Đã Xác Nhận. Hai tùy chọn nút sau đây sẽ xuất hiện cho các lô này:

  

  • Tạo Bản Nháp: nhấp vào nút Tạo Bản Nháp để xác nhận các bảng lương cá nhân (và lô), và tạo một bản nháp của các bảng lương. Lô hiện có trạng thái là Hoàn Thành.

  • Đặt Thành Bản Nháp: nếu bất kỳ lúc nào lô cần được quay lại trạng thái Mới, nhấp vào nút Đặt Thành Bản Nháp. Hành động này không xóa bất kỳ bảng lương nào đã được thêm vào lô.

• Trạng thái Hoàn Thành: các lô có bảng lương đã xác nhận trong đó có trạng thái là Hoàn Thành. Các tùy chọn nút sau đây sẽ xuất hiện cho các lô này:

  

  • Tạo Báo Cáo Thanh Toán: nhấp vào nút Tạo Báo Cáo Thanh Toán, và một cửa sổ bật lên Chọn sổ ngân hàng xuất hiện. Chọn sổ ngân hàng đúng từ menu thả xuống.

    Tên lô xuất hiện trong trường Tên Tập Tin, nhưng có thể được chỉnh sửa nếu muốn. Cuối cùng, nhấp vào Xác Nhận để xử lý các bảng lương và thanh toán cho nhân viên.

  • Đánh Dấu Là Đã Thanh Toán: sau khi các khoản thanh toán đã được tạo qua nút Tạo Báo Cáo Thanh Toán, các bảng lương cần được đánh dấu là đã thanh toán trong cơ sở dữ liệu.

    Nhấp vào nút Đánh Dấu Là Đã Thanh Toán, và trạng thái của lô thay đổi thành Đã Thanh Toán.

  • Đặt Thành Bản Nháp: nếu bất kỳ lúc nào lô cần được quay lại trạng thái Mới, nhấp vào nút Đặt Thành Bản Nháp. Hành động này không xóa bất kỳ bảng lương nào đã được thêm vào lô.

• Trạng thái Đã Thanh Toán: các lô đã hoàn thành có trạng thái là Đã Thanh Toán. Không có tùy chọn nút nào khác xuất hiện cho trạng thái này.

  

Trên trang chi tiết lô, các bảng lương cá nhân trong lô có thể truy cập thông qua nút thông minh Bảng Lương, nằm trên thông tin lô, ở giữa. Nhấp vào nút thông minh Bảng Lương để xem danh sách tất cả các bảng lương cá nhân.

Sử dụng menu breadcrumb để điều hướng trở lại trang chi tiết lô cá nhân, hoặc quay lại danh sách tất cả các lô.

Tạo bảng lương biên lai

Tiền hoa hồng được thanh toán cho nhân viên trong SoOn bằng cách sử dụng bảng lương biên lai.

Các bảng lương biên lai có thể được tạo trực tiếp từ trang Lô Bảng Lương (Ứng dụng Lương ‣ Bảng Lương ‣ Các Lô).

Trước tiên, chọn các lô mong muốn bằng cách nhấp vào hộp bên trái của từng lô mà bảng lương hoa hồng nên được tạo. Tiếp theo, nhấp vào nút Tạo Bảng Lương Biên Lai ở đầu trang.

Hành động này sẽ hiển thị một cửa sổ bật lên Tạo Bảng Lương Biên Lai, trong đó thông tin cần thiết phải được điền đầy đủ.

Trong cửa sổ bật lên này, nhấp vào các menu thả xuống, nằm bên cạnh trường Thời Gian, để hiển thị các cửa sổ bật lên lịch. Trên các cửa sổ bật lên lịch này, chọn thời gian mong muốn mà các bảng lương đang được tạo ra. Sử dụng các biểu tượng mũi tên < (trái) và > (phải), điều hướng đến tháng chính xác và nhấp vào ngày để chọn.

Trong trường Phòng Ban, chọn phòng ban mong muốn từ menu thả xuống.

Khi một phòng ban được chọn, các nhân viên được liệt kê cho phòng ban đó sẽ xuất hiện trong phần Nhân Viên.

Dưới phần Nhân Viên, nhập Số Tiền Hoa Hồng cho từng nhân viên trong cột bên phải nhất. Để xóa một nhân viên, nhấp vào biểu tượng 🗑️ (thùng rác) để xóa dòng.

Thêm một mục mới bằng cách nhấp vào Thêm Một Dòng, và nhập Nhân Viên và Số Tiền Hoa Hồng phù hợp.

Nhấp vào nút Tải Lên Tập Tin để thêm một tập tin, nếu cần. Tất cả các loại tập tin đều được chấp nhận.

Khi tất cả các khoản hoa hồng đã được nhập chính xác, nhấp vào nút Tạo Bảng Lương để tạo các bảng lương biên lai trong một lô.

Xử lý lô theo cách tương tự như một lô thông thường để hoàn tất quá trình thanh toán.