Nhân viên mới

Khi một nhân viên mới được tuyển dụng, bước đầu tiên là tạo một hồ sơ nhân viên mới. Hồ sơ này là nơi tập trung tất cả thông tin quan trọng về nhân viên, bao gồm thông tin chung, lịch sử công việc và kỹ năng, thông tin công việc khác, chi tiết cá nhân, tài liệu, và nhiều hơn nữa.

Để bắt đầu, mở ứng dụng Nhân viên, sau đó nhấp vào nút Mới ở góc trên bên trái. Làm như vậy sẽ hiển thị một biểu mẫu nhân viên trống.

Tiến hành điền thông tin cần thiết, cùng với bất kỳ chi tiết bổ sung nào.

Ghi chú

Số điện thoại công ty hiện tại và tên công ty được tự động điền vào các trường Điện thoại công việc và Công ty. Nếu ứng dụng Đánh giá được cài đặt, trường Ngày đánh giá tiếp theo được điền với ngày cách sáu tháng từ ngày hiện tại.

Thông tin chung

Biểu mẫu nhân viên tự động lưu khi dữ liệu được nhập. Tuy nhiên, biểu mẫu có thể được lưu thủ công bất cứ lúc nào bằng cách nhấp vào tùy chọn Lưu thủ công, được đại diện bởi biểu tượng (đám mây với mũi tên hướng lên).

Các trường bắt buộc

• Tên nhân viên: nhập tên của nhân viên.

• Công ty: từ menu thả xuống trong trường này, chọn công ty mà nhân viên mới được tuyển dụng, hoặc tạo một công ty mới bằng cách gõ tên vào trường và nhấp vào Tạo hoặc Tạo và chỉnh sửa... từ menu thả xuống nhỏ xuất hiện.

Các trường thông tin không bắt buộc

• Ảnh: trong hộp hình ảnh ở góc trên bên phải của biểu mẫu nhân viên, nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa ✏️ (bút chì) để chọn một bức ảnh để tải lên.

• Chức danh công việc: nhập chức danh công việc của nhân viên dưới tên của họ, hoặc chọn từ menu thả xuống Chức danh công việc bên dưới để trường trên cùng này tự động điền. Trường Chức danh công việc dưới tên nhân viên có thể được chỉnh sửa, và không cần phải trùng khớp với lựa chọn trong menu thả xuống Chức danh công việc trong trường bên dưới.

  Example

  Dù việc các chức danh công việc trùng khớp là điều được khuyến nghị, mô tả được gõ vào trường trên cùng này có thể chứa thông tin cụ thể hơn so với Chức danh công việc được chọn từ menu thả xuống, nếu muốn.

  Ví dụ, nếu một người được tuyển dụng cho vị trí đại diện bán hàng được cấu hình là Đại diện bán hàng trong ứng dụng Tuyển dụng, vị trí đó có thể được chọn trong trường menu thả xuống Chức danh công việc.

  Trong trường Chức danh công việc được gõ bên dưới trường Tên nhân viên, chức danh có thể cụ thể hơn, chẳng hạn như Đại diện bán hàng - Đăng ký nếu nhân viên chỉ tập trung vào việc bán đăng ký.

  

• Thẻ: chọn một thẻ từ menu thả xuống để thêm thẻ liên quan vào nhân viên. Bất kỳ thẻ nào cũng có thể được tạo trong trường này bằng cách gõ vào đó. Sau khi được tạo, thẻ mới sẽ có sẵn cho tất cả các hồ sơ nhân viên. Không có giới hạn số lượng thẻ có thể thêm.

• Thông tin liên hệ công việc: nhập Điện thoại di động công việc, Điện thoại công việc, Email công việc, và/hoặc tên Công ty của nhân viên, nếu chưa được tự động điền.

• Phòng ban: chọn phòng ban của nhân viên từ menu thả xuống.

• Chức danh công việc: chọn chức danh công việc của nhân viên từ menu thả xuống. Khi một lựa chọn được thực hiện, trường Chức danh công việc dưới trường Tên nhân viên tự động cập nhật để phản ánh chức danh công việc hiện tại được chọn. Các chức danh này đến từ ứng dụng Tuyển dụng, và phản ánh các chức danh công việc được cấu hình hiện tại.

• Quản lý: chọn quản lý của nhân viên từ menu thả xuống.

• Huấn luyện viên: chọn huấn luyện viên của nhân viên từ menu thả xuống.

• Ngày đánh giá tiếp theo: trường này chỉ hiển thị nếu ứng dụng Đánh giá được cài đặt. Ngày được tự động điền với một ngày được tính toán theo các cài đặt được cấu hình trong ứng dụng Đánh giá. Ngày này có thể được chỉnh sửa bằng cách sử dụng công cụ chọn ngày.

Ghi chú

Sau khi chọn Quản lý, nếu trường Huấn luyện viên trống, quản lý đã chọn sẽ tự động điền vào trường Huấn luyện viên.

Mẹo

Để chỉnh sửa Phòng ban, Quản lý, Huấn luyện viên, hoặc Công ty đã chọn, nhấp vào mũi tên Liên kết nội bộ bên cạnh lựa chọn tương ứng. Mũi tên Liên kết nội bộ mở biểu mẫu đã chọn, cho phép thực hiện các chỉnh sửa. Nhấp vào Lưu sau khi thực hiện các chỉnh sửa.

Các tab thông tin bổ sung

Tab sơ yếu lý lịch

Sơ yếu lý lịch

Tiếp theo, nhập lịch sử công việc của nhân viên trong tab Sơ yếu lí lịch. Mỗi dòng hồ sơ phải được nhập riêng lẻ. Khi tạo một mục lần đầu tiên, nhấp vào Tạo mục mới, và biểu mẫu Tạo dòng sơ yếu lí lịch sẽ xuất hiện. Sau khi thêm một mục, nút Tạo mục mới sẽ được thay thế bằng nút Thêm. Nhập các thông tin sau cho mỗi mục.

• Tiêu đề: gõ vào tiêu đề của kinh nghiệm làm việc trước đây.

• Nhân viên: chọn nhân viên từ menu thả xuống.

• Loại: từ menu thả xuống, chọn một trong các loại Kinh nghiệm, Giáo dục, Dự án phụ, Chứng nhận nội bộ, Đào tạo nội bộ hoàn thành, hoặc gõ vào một mục mới, sau đó nhấp vào Tạo "(Loại)".

• Loại hiển thị: từ menu thả xuống, chọn Classic cho kinh nghiệm làm việc điển hình, Certification cho kinh nghiệm đạt được qua chứng nhận, hoặc Course cho các lớp học không chứng nhận.

• Thời gian: nhập ngày bắt đầu và kết thúc của kinh nghiệm làm việc. Để chọn một ngày, nhấp vào trường trống đầu tiên để hiển thị cửa sổ pop-up lịch. Tiếp tục sử dụng các biểu tượng < (mũi tên trái) và > (mũi tên phải) để cuộn đến tháng mong muốn, sau đó nhấp vào ngày để chọn nó. Lặp lại quy trình này để tìm và chọn ngày kết thúc. Khi các ngày mong muốn đã được chọn, nhấp vào ✔️ Áp dụng.

• Mô tả: nhập bất kỳ chi tiết liên quan nào vào trường này.

Khi tất cả thông tin đã được nhập, nhấp vào nút Lưu & Đóng nếu chỉ có một mục để thêm, hoặc nhấp vào nút Lưu & Mới để lưu mục hiện tại và tạo một dòng hồ sơ mới.

Ghi chú

Sau khi lưu biểu mẫu nhân viên mới, chức danh và công ty hiện tại sẽ tự động được thêm vào tab Sơ yếu lí lịch, với ngày kết thúc được liệt kê là hiện tại.

Kỹ năng

Kỹ năng của nhân viên có thể được nhập trong tab Sơ yếu lí lịch theo cách tương tự như khi tạo một dòng hồ sơ.

Để thêm kỹ năng vào hồ sơ nhân viên, các loại kỹ năng phải được cấu hình trước. Nếu không có loại kỹ năng nào được cấu hình, một nút Tạo kỹ năng mới sẽ xuất hiện trong phần Kỹ năng của tab Sơ yếu lí lịch. Cấu hình các loại kỹ năng trước khi thêm bất kỳ kỹ năng nào vào hồ sơ nhân viên.

Nếu các loại kỹ năng đã được cấu hình, một nút Chọn kỹ năng từ danh sách sẽ xuất hiện thay vào đó. Nhấp vào nút Chọn kỹ năng từ danh sách, và chọn thông tin sau cho mỗi kỹ năng.

• Loại kỹ năng: chọn một loại kỹ năng bằng cách nhấp vào nút radio bên cạnh loại kỹ năng.

• Kỹ năng: sau khi chọn một Loại kỹ năng, các kỹ năng tương ứng với loại kỹ năng đã chọn sẽ xuất hiện trong menu thả xuống. Ví dụ, chọn Ngôn ngữ làm Loại kỹ năng sẽ hiển thị một loạt các ngôn ngữ để chọn từ trường Kỹ năng. Chọn kỹ năng đã được cấu hình sẵn hoặc gõ vào một kỹ năng mới, sau đó nhấp vào Tạo "(kỹ năng mới)".

• Cấp độ kỹ năng: các cấp độ kỹ năng đã được định nghĩa trước liên quan đến Loại kỹ năng đã chọn xuất hiện trong menu thả xuống. Trước tiên, chọn một Cấp độ kỹ năng, sau đó thanh tiến độ sẽ tự động hiển thị tiến độ đã định nghĩa trước cho cấp độ kỹ năng cụ thể đó. Các cấp độ kỹ năng và tiến độ có thể được chỉnh sửa trong biểu mẫu pop-up Cấp độ kỹ năng, có thể truy cập qua mũi tên Liên kết nội bộ bên cạnh trường Cấp độ kỹ năng.

Nhấp vào nút Lưu & Đóng nếu chỉ có một kỹ năng để thêm, hoặc nhấp vào nút Lưu & Mới để lưu mục hiện tại và ngay lập tức thêm một kỹ năng khác.

Để xóa bất kỳ dòng nào từ tab Sơ yếu lí lịch, nhấp vào biểu tượng 🗑️ (thùng rác) để xóa mục đó. Thêm một dòng mới bằng cách nhấp vào nút Thêm bên cạnh phần tương ứng.

Quan trọng

Chỉ người dùng có quyền Nhân viên: Quản lý tất cả nhân viên hoặc Quản trị viên cho ứng dụng Nhân viên mới có thể thêm hoặc chỉnh sửa kỹ năng.

Các loại kỹ năng

Để thêm kỹ năng vào biểu mẫu của nhân viên, các Loại kỹ năng phải được cấu hình. Đi đến Ứng dụng Nhân viên ‣ Cấu hình ‣ Nhân viên: Các loại kỹ năng để xem các loại kỹ năng hiện đang được cấu hình và tạo các loại kỹ năng mới.

Ghi chú

Kỹ năng mặc định của Ngôn ngữ được cấu hình sẵn như một loại kỹ năng, nhưng không có kỹ năng ngôn ngữ cụ thể nào được liệt kê trong loại kỹ năng đó. Loại kỹ năng Ngôn ngữ phải được cấu hình hoàn toàn trước khi có thể sử dụng.

Nhấp vào Mới và một biểu mẫu Loại kỹ năng mới sẽ xuất hiện. Điền đầy đủ tất cả các chi tiết cho loại kỹ năng mới. Lặp lại điều này cho tất cả các loại kỹ năng cần thiết.

• Loại kỹ năng: nhập tên của loại kỹ năng. Đây là danh mục cha cho các kỹ năng cụ thể hơn và nên mang tính tổng quát.

• Kỹ năng: nhấp vào Thêm một dòng, và nhập Tên cho kỹ năng mới, sau đó lặp lại cho tất cả các kỹ năng cần thiết khác.

• Cấp độ: nhấp vào Thêm một dòng, và nhập Tên của cấp độ. Tiếp theo, nhấp vào trường Tiến độ, và nhập một tỷ lệ phần trăm (0-100) cho cấp độ đó. Lặp lại cho tất cả các cấp độ bổ sung, nếu cần.

• Cấp độ mặc định: nhấp vào công tắc trên dòng cấp độ để đặt cấp độ đó làm mặc định. Thông thường, cấp độ thấp nhất được đặt làm mặc định, nhưng bất kỳ cấp độ nào cũng có thể được chọn. Công tắc chuyển sang màu xanh lá cây, cho thấy nó là cấp độ mặc định cho kỹ năng. Chỉ một cấp độ có thể được đặt làm mặc định.

  Example

  Để thêm một bộ kỹ năng toán học, nhập Toán vào trường Tên. Tiếp theo, trong trường Kỹ năng, nhập Đại số, Giải tích, và Hình học. Cuối cùng, trong trường Cấp độ, nhập Người mới bắt đầu, Trung cấp, và Chuyên gia, với Tiến độ được liệt kê là 25, 50, và 100, tương ứng. Cuối cùng, nhấp vào Đặt mặc định trên dòng Người mới bắt đầu để đặt cấp độ kỹ năng này làm mặc định.

  

Biểu mẫu Loại kỹ năng tự động lưu khi dữ liệu được nhập.

Mẹo

Khi biểu mẫu đã được điền đầy đủ, nhấp vào nút Lưu thủ công, được đại diện bởi biểu tượng đám mây với mũi tên lên ở đầu màn hình, và các Cấp độ sẽ được sắp xếp lại theo thứ tự giảm dần, với cấp độ cao nhất ở trên cùng và cấp độ thấp nhất ở dưới cùng, không phụ thuộc vào cấp độ mặc định và thứ tự mà chúng đã được nhập.

Tab thông tin công việc

Tab Thông tin công việc là nơi chứa thông tin liên quan đến công việc cụ thể của nhân viên. Lịch làm việc của họ, các vai trò khác nhau, ai phê duyệt các yêu cầu cụ thể của họ (nghỉ phép, bảng chấm công, và chi phí), lịch làm việc từ xa của họ, và các chi tiết về địa điểm làm việc cụ thể được liệt kê ở đây.

Nhấp vào tab Thông tin công việc để truy cập phần này, và nhập các thông tin sau cho nhân viên mới:

• Địa điểm: chọn Địa chỉ làm việc từ menu thả xuống. Để chỉnh sửa địa chỉ, di chuột qua dòng đầu tiên (nếu có nhiều dòng) của địa chỉ để hiển thị mũi tên Liên kết nội bộ. Nhấp vào mũi tên Liên kết nội bộ để mở biểu mẫu công ty, và thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào.

  Sử dụng các liên kết breadcrumb để quay lại biểu mẫu nhân viên mới khi hoàn tất.

  Nếu cần một địa chỉ làm việc mới, thêm địa chỉ bằng cách gõ vào trường, sau đó nhấp vào Tạo (địa chỉ mới) để thêm địa chỉ, hoặc Tạo và chỉnh sửa... để thêm địa chỉ mới và chỉnh sửa biểu mẫu địa chỉ.

• Người phê duyệt: để xem phần này, người dùng phải có quyền Quản trị viên hoặc Nhân viên: Quản lý tất cả nhân viên được đặt cho ứng dụng Nhân viên. Sử dụng các menu thả xuống, chọn các người dùng chịu trách nhiệm phê duyệt một Chi phí, yêu cầu Nghỉ phép, các mục Bảng chấm công, và các bản ghi Chấm công cho nhân viên.

  Di chuột qua bất kỳ lựa chọn nào để hiển thị mũi tên Liên kết nội bộ.

  Nhấp vào mũi tên Liên kết nội bộ để mở một biểu mẫu với các trường Tên, Địa chỉ email, Công ty, Điện thoại, Di động, và Kho mặc định của người phê duyệt. Các trường này có thể được chỉnh sửa, nếu cần.

  Sử dụng các liên kết breadcrumb để quay lại biểu mẫu nhân viên mới khi hoàn tất.

  Quan trọng

  Các người dùng xuất hiện trong menu thả xuống cho phần Người phê duyệt phải có quyền Quản trị viên được đặt cho vai trò nhân sự tương ứng.

  Để kiểm tra ai có các quyền này, vào Ứng dụng Cài đặt ‣ Người dùng ‣ → Quản lý Người dùng. Sau đó, nhấp vào một nhân viên và kiểm tra phần Nhân sự của tab Quyền truy cập.

  • Để người dùng xuất hiện như một người phê duyệt cho Chi phí, họ phải có hoặc là Người phê duyệt nhóm, Người phê duyệt toàn bộ, hoặc Quản trị viên được đặt cho vai trò Chi phí.

  • Để người dùng xuất hiện như một người phê duyệt cho Nghỉ phép, họ phải có hoặc là Nhân viên: Quản lý tất cả yêu cầu hoặc Quản trị viên được đặt cho vai trò Nghỉ phép.

  • Để người dùng xuất hiện như một người phê duyệt cho Bảng chấm công, họ phải có hoặc là Quản lý, Nhân viên: Quản lý tất cả hợp đồng, hoặc Quản trị viên được đặt cho vai trò Tiền lương.

• Làm việc từ xa: sử dụng menu thả xuống để chọn địa điểm mặc định mà nhân viên làm việc từ đó mỗi ngày trong tuần. Các tùy chọn mặc định là Nhà, Văn phòng, hoặc Khác.

  Một địa điểm mới có thể được nhập vào trường, sau đó nhấp vào Tạo (địa chỉ mới) để thêm địa điểm, hoặc Tạo và chỉnh sửa... để thêm địa điểm mới và chỉnh sửa biểu mẫu.

  Sau khi hoàn tất chỉnh sửa, nhấp vào Lưu & Đóng, và địa điểm mới được thêm vào và cập nhật trường.

  Để trống trường (Chưa xác định) cho các ngày không làm việc như Thứ Bảy và Chủ Nhật.

  Ghi chú

  Cũng có thể thêm hoặc chỉnh sửa các địa điểm làm việc bằng cách điều hướng đến Ứng dụng Nhân viên ‣ Cấu hình ‣ Nhân viên: Địa điểm làm việc. Để chỉnh sửa một địa điểm, nhấp vào một địa điểm hiện có, sau đó thực hiện bất kỳ thay đổi nào trên biểu mẫu.

  Nhấp vào Mới để tạo một địa điểm mới, sau đó nhập các thông tin sau vào biểu mẫu. Tất cả các trường là bắt buộc.

  • Địa điểm làm việc: nhập tên cho địa điểm. Tên có thể tổng quát hoặc cụ thể, tùy nhu cầu, như Nhà hoặc Tòa nhà 1, Tầng hai, tương ứng.

  • Địa chỉ làm việc: sử dụng menu thả xuống, chọn địa chỉ cho địa điểm.

  • Hình ảnh bìa: nhấp vào biểu tượng để chọn nó cho Hình ảnh bìa. Các tùy chọn là biểu tượng nhà, biểu tượng tòa nhà văn phòng, và biểu tượng đánh dấu vị trí GPS.

  • Công ty: sử dụng menu thả xuống, chọn công ty mà địa điểm áp dụng. Công ty hiện tại sẽ tự động điền vào trường này.

  

• Lịch trình: chọn Giờ làm việc và Múi giờ cho nhân viên. Mũi tên Liên kết nội bộ mở một cái nhìn chi tiết về giờ làm việc hàng ngày cụ thể. Giờ làm việc có thể được chỉnh sửa hoặc xóa ở đây.

  Ghi chú

  Giờ làm việc liên quan đến lịch trình làm việc của công ty, và một nhân viên không thể có giờ làm việc ngoài lịch trình làm việc của công ty.

  Mỗi lịch trình làm việc cá nhân là riêng biệt cho công ty. Vì vậy, đối với các cơ sở dữ liệu đa công ty, mỗi công ty cần có các lịch trình làm việc của riêng mình.

  Nếu giờ làm việc của nhân viên không được cấu hình như một lịch trình làm việc cho công ty, các lịch trình làm việc mới có thể được thêm vào, hoặc các lịch trình làm việc hiện có có thể được chỉnh sửa.

  Giờ làm việc có thể được chỉnh sửa trong ứng dụng Tiền lương, nơi chúng được gọi là Lịch trình làm việc.

  Để biết thêm thông tin về cách tạo hoặc chỉnh sửa Lịch trình làm việc trong ứng dụng Tiền lương, xem tài liệu Bảng lương.

• Lên kế hoạch: chọn một vai trò từ menu thả xuống cho cả hai trường Vai trò và Vai trò mặc định. Nếu Vai trò mặc định được chọn làm vai trò, nó sẽ tự động được thêm vào danh sách Vai trò.

Quan trọng

Các người dùng xuất hiện trong menu thả xuống cho phần Người phê duyệt phải có quyền Quản trị viên được đặt cho vai trò nhân sự tương ứng.

Để kiểm tra ai có các quyền này, vào Ứng dụng Cài đặt ‣ Người dùng ‣ → Quản lý Người dùng. Nhấp vào một nhân viên và kiểm tra phần Nhân sự của tab Quyền truy cập.

• Để người dùng xuất hiện như một người phê duyệt cho Chi phí, họ phải có hoặc là Người phê duyệt nhóm, Người phê duyệt toàn bộ, hoặc Quản trị viên được đặt cho vai trò Chi phí.

• Để người dùng xuất hiện như một người phê duyệt cho Nghỉ phép, họ phải có hoặc là Nhân viên hoặc Quản trị viên được đặt cho vai trò Nghỉ phép.

• Để người dùng xuất hiện như một người phê duyệt cho Bảng chấm công, họ phải có hoặc là Quản lý, Nhân viên, hoặc Quản trị viên được đặt cho vai trò Tiền lương.

Ghi chú

Giờ làm việc liên quan đến giờ làm việc của công ty, và một nhân viên không thể có giờ làm việc ngoài giờ làm việc của công ty.

Mỗi giờ làm việc cá nhân là cụ thể cho công ty. Vì vậy, đối với các cơ sở dữ liệu đa công ty, mỗi công ty phải có giờ làm việc riêng của mình.

Nếu giờ làm việc của nhân viên không được cấu hình như một giờ làm việc cho công ty, các giờ làm việc mới có thể được thêm vào, hoặc các giờ làm việc hiện có có thể được chỉnh sửa.

Để thêm hoặc chỉnh sửa giờ làm việc, vào Ứng dụng Tiền lương ‣ Cấu hình ‣ Lịch trình làm việc. Sau đó, thêm một giờ làm việc mới bằng cách nhấp vào Mới, hoặc chỉnh sửa một giờ làm việc hiện có bằng cách chọn một Giờ làm việc từ danh sách để chỉnh sửa.

Tham khảo phần Lịch trình làm việc trong tài liệu tiền lương để biết chi tiết về cách tạo và chỉnh sửa lịch trình làm việc.

Sau khi giờ làm việc mới được tạo hoặc một giờ làm việc hiện có được chỉnh sửa, Giờ làm việc có thể được đặt trên biểu mẫu nhân viên. Trong phần Lịch trình của tab Thông tin công việc, chọn giờ làm việc của nhân viên bằng cách sử dụng menu thả xuống.

Tab thông tin cá nhân

Không có thông tin nào trong tab Thông tin cá nhân là bắt buộc để tạo một nhân viên, tuy nhiên, một số thông tin trong phần này có thể rất quan trọng đối với phòng tiền lương của công ty. Để xử lý phiếu lương một cách chính xác và đảm bảo tất cả các khoản khấu trừ được tính toán, thông tin cá nhân của nhân viên nên được nhập vào.

Tại đây, thông tin về Liên hệ cá nhân, Tình trạng gia đình, Liên hệ khẩn cấp, Giáo dục, Giấy phép làm việc, và Quốc tịch của nhân viên được nhập vào. Các trường được nhập bằng cách sử dụng menu thả xuống, đánh dấu ô chọn, hoặc gõ thông tin vào.

• Liên hệ cá nhân: nhập Địa chỉ cá nhân, Email, và Số điện thoại của nhân viên. Sau đó, nhập số Tài khoản ngân hàng của nhân viên bằng cách sử dụng menu thả xuống.

  Nếu ngân hàng chưa được cấu hình (tình huống điển hình khi tạo một nhân viên mới), nhập số tài khoản ngân hàng và nhấp vào Tạo và chỉnh sửa... Một biểu mẫu Tạo số tài khoản ngân hàng sẽ được tải. Điền thông tin cần thiết, sau đó nhấp vào Lưu & Đóng.

  Tiếp theo, chọn Ngôn ngữ ưa thích của nhân viên từ menu thả xuống. Sau đó, nhập Khoảng cách từ nhà đến nơi làm việc vào trường. Trường này chỉ cần thiết nếu nhân viên nhận bất kỳ loại trợ cấp đi lại nào.

  Cuối cùng, nhập thông tin biển số xe của nhân viên vào trường Biển số xe cá nhân.

• Tình trạng gia đình: chọn Tình trạng hôn nhân hiện tại từ menu thả xuống, hoặc là Độc thân, Đã kết hôn, Sống chung hợp pháp, Góa bụa, hoặc Ly hôn. Nếu nhân viên có bất kỳ con cái phụ thuộc nào, nhập Số lượng con cái phụ thuộc vào trường.

• Khẩn cấp: nhập tên Người liên hệ và số điện thoại Người liên hệ của người liên hệ khẩn cấp của nhân viên vào các trường tương ứng.

• Giáo dục: chọn trình độ học vấn cao nhất mà nhân viên đã hoàn thành từ menu thả xuống Trình độ chứng chỉ. Các tùy chọn mặc định bao gồm Tốt nghiệp, Cử nhân, Thạc sĩ, Tiến sĩ, hoặc Khác.

  Nhập Ngành học, và tên của Trường vào các trường tương ứng.

• Giấy phép làm việc: nếu nhân viên có giấy phép làm việc, nhập thông tin vào phần này. Nhập số Visa (số thị thực), và/hoặc số Giấy phép làm việc (số giấy phép làm việc) vào các trường tương ứng.

  Sử dụng bộ chọn lịch, chọn Ngày hết hạn visa, và/hoặc Ngày hết hạn giấy phép làm việc, để nhập ngày hết hạn.

  Nếu có, tải lên bản sao kỹ thuật số của tài liệu Giấy phép làm việc. Nhấp vào Tải lên tệp của bạn, điều hướng đến tệp giấy phép làm việc trong trình duyệt tệp, và nhấp vào Mở.

• Quốc tịch: phần này chứa tất cả thông tin liên quan đến quốc tịch của nhân viên. Một số trường sử dụng menu thả xuống, như các trường Quốc tịch (Quốc gia), Giới tính, và Quốc gia sinh.

  Ngày sinh Ngày sinh sử dụng bộ chọn lịch để chọn ngày. Đầu tiên, nhấp vào tên của tháng, sau đó là năm, để truy cập các khoảng năm. Sử dụng các biểu tượng mũi tên < (trái) và > (phải), điều hướng đến khoảng năm chính xác, và nhấp vào năm. Tiếp theo, nhấp vào tháng. Cuối cùng, nhấp vào ngày để chọn ngày.

  Nhập thông tin cho các trường Số chứng minh thư (số nhận diện), Số hộ chiếu (số hộ chiếu), và Nơi sinh.

  Cuối cùng, nếu nhân viên không phải là cư dân của quốc gia mà họ đang làm việc, hãy kích hoạt ô chọn bên cạnh trường Không cư trú.

  Ghi chú

  Tùy thuộc vào cài đặt địa phương, có thể có các trường khác. Ví dụ, đối với Hoa Kỳ, có một trường Số SSN (Số An sinh xã hội).

Tab cài đặt nhân sự

Tab này cung cấp các trường khác nhau cho các thông tin khác nhau, tùy thuộc vào quốc gia nơi công ty đặt trụ sở. Các trường khác nhau được cấu hình cho các địa điểm khác nhau, tuy nhiên một số phần sẽ xuất hiện không phụ thuộc vào địa điểm.

• Tình trạng: chọn một Loại nhân viên và, nếu có, một Người dùng liên quan bằng cách sử dụng các menu thả xuống. Các tùy chọn Loại nhân viên bao gồm Nhân viên, Sinh viên, Thực tập sinh, Nhà thầu, hoặc Freelancer.

  Quan trọng

  Nhân viên không cần phải là người dùng. Nhân viên không tính vào hóa đơn đăng ký SoOn, trong khi Người dùng tính vào hóa đơn. Nếu nhân viên mới cũng cần là người dùng, người dùng phải được tạo.

  Sau khi nhân viên được tạo, nhấp vào biểu tượng ⚙️ (bánh răng), sau đó nhấp vào Tạo người dùng. Một biểu mẫu Tạo người dùng sẽ xuất hiện.

  Nhập Tên và Địa chỉ email. Sau đó, chọn Công ty từ menu thả xuống.

  Sau đó, nhập số Điện thoại và Di động vào các trường tương ứng.

  Nếu có ảnh, nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa (biểu tượng ✏️ (bút chì)) ở góc dưới bên trái của hộp ảnh, nằm ở góc trên bên phải của biểu mẫu.

  Trình duyệt tệp sẽ xuất hiện. Điều hướng đến tệp, sau đó nhấp vào Mở để chọn nó. Cuối cùng, nhấp vào Lưu sau khi tất cả thông tin đã được nhập, và hồ sơ nhân viên sẽ tự động được cập nhật với người dùng mới được tạo, điền vào trường Người dùng liên quan.

  Các người dùng cũng có thể được tạo thủ công. Để biết thêm thông tin về cách thêm người dùng thủ công, hãy tham khảo tài liệu Người dùng.

• Chấm công/Điểm bán hàng/Sản xuất: mã PIN và ID thẻ của nhân viên có thể được nhập ở đây, nếu nhân viên cần/có. Nhấp vào Tạo bên cạnh ID thẻ để tạo ID thẻ.

  Mã PIN được sử dụng để đăng nhập và đăng xuất khỏi kiosk ứng dụng Chấm công, và hệ thống POS.

• Bảng lương: nếu có, nhập Số đăng ký của nhân viên vào phần này.

  Tùy thuộc vào cài đặt địa phương, các mục khác xuất hiện trong trường này có thể thay đổi theo địa điểm. Thêm vào đó, các phần khác có thể xuất hiện trong tab này dựa trên địa điểm. Nên kiểm tra với phòng bảng lương và/hoặc kế toán để đảm bảo phần này, cũng như các phần khác liên quan đến bảng lương có thể xuất hiện, được điền đúng cách.

• Cài đặt ứng dụng: nhập Mục tiêu thời gian thanh toán của nhân viên cho bảng xếp hạng tỷ lệ thanh toán trong ứng dụng Bảng công. Tiếp theo, nhập Chi phí theo giờ theo định dạng XX.XX. Điều này được tính vào khi nhân viên làm việc tại một trung tâm làm việc.

  Nếu có, nhập số Thẻ di động của đội xe.

Ghi chú

Chi phí sản xuất được cộng vào chi phí để sản xuất một sản phẩm, nếu giá trị của sản phẩm sản xuất không phải là một số cố định. Chi phí này không ảnh hưởng đến ứng dụng Bảng lương.

Tài liệu

Tất cả tài liệu liên quan đến nhân viên được lưu trữ trong ứng dụng Tài liệu. Số lượng tài liệu liên quan được hiển thị trên nút thông minh Tài liệu trên hồ sơ nhân viên. Nhấp vào nút thông minh để truy cập tất cả các tài liệu.

Tham khảo tài liệu <../../productivity/documents> trên ứng dụng Tài liệu để biết thêm thông tin.