Schat dành cho Người dùng

Schat là một nền tảng hợp tác an toàn, cung cấp một môi trường làm việc kết hợp tin nhắn nhóm, chia sẻ tệp, chia sẻ âm thanh và màn hình, tích hợp và tự động hóa quy trình làm việc.

Với Schat, các nhóm làm việc có thể dễ dàng trao đổi thông tin, tài liệu và ý kiến một cách an toàn và hiệu quả. Nền tảng này cung cấp các tính năng như tin nhắn tức thì, kênh nhóm, gửi tệp, cuộc gọi âm thanh và video, chia sẻ màn hình, cũng như tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác để tạo ra quy trình làm việc mượt mà và hiệu quả hơn.

Đặc biệt, Mattermost đặc biệt chú trọng vào bảo mật và kiểm soát dữ liệu, giúp đảm bảo an toàn thông tin trong quá trình làm việc và truyền tải dữ liệu trên nền tảng này.

1. Đăng ký, đăng nhập vào hệ thống

1.1. Đăng ký tài khoản

  • Bước 1: Người dùng truy cập vào website: Schat (snine.info)

  • Bước 2: Chọn “Don’t have an account?

    ../../_images/image216.png
  • Bước 3: Người dùng nhập địa chỉ email để tạo tài khoản

  • Bước 4: Người dùng nhập username muốn hiển thị

  • Bước 5: Người dùng nhập mật khẩu cho tài khoản

    • Lưu ý: Độ dài của mật khẩu nằm trong khoảng từ 8 - 64 ký tự

  • Bước 6: Người dùng chọn button [Create Account]

  • Bước 7: Người dùng liên hệ với Người tạo nhóm/sở hữu quyền (Team Admin) để được vào nhóm, hoặc bạn có thể tạo nhóm riêng cho mình rồi mời thành viên khác.

    • Bước 7.1: Chọn button [Create a team]

      ../../_images/image317.png
    • Bước 7.2: Nhập tên nhóm

    • Bước 7.3: Chọn button [Create]

      • Hệ thống hiển thị ra giao diện chính của phần mềm Schat.

1.2. Đăng nhập vào hệ thống

  • Bước 1: Người dùng nhập địa chỉ email hoặc username đã đăng ký tài khoản

  • Bước 2: Người dùng nhập mật khẩu đã được đăng ký cùng username

    ../../_images/image417.png
  • Bước 3: Người dùng chọn button [Log in]

2. Tải ứng dụng

2.1. Tải ứng dụng trên destop

  • Bước 1: Truy cập vào trang https://skardia.com/download-schat để tải Schat dành cho desktop, bao gồm cả Windows và MacOS.

    ../../_images/image516.png
  • Bước 2: Chọn button [Download] tùy vào từng loại destop đang sử dụng

  • Bước 3: Người dùng tiếp tục các bước đăng ký, đăng nhập vào hệ thống như hướng dẫn sử dụng tại mục I

2.2. Tải ứng dụng trên điện thoại

Cách 1: Truy cập vào đường link https://skardia.com/download-schat để tải phiên bản Schat tương ứng với điện thoại di động.

Cách 2:

3. Thiết lập team, tạo kênh

3.1. Tạo team

  • Bước 1: Click chọn button [+] tại góc trái màn hình để tạo một team mới

    ../../_images/image615.png
  • Bước 2: Nhập tên nhóm muốn tạo và chọn button [Next]

    ../../_images/image715.png
  • Bước 3: Chọn button [Finish]

3.2. Thiết lập team

  • Bước 1: Người dùng chọn biểu tượng của team muốn thiết lập lại thông tin

    ../../_images/image814.png
  • Bước 2: Chọn menu “Team settings

    ../../_images/image914.png
  • Bước 3: Chọn button [Edit] tại các mục cần tiến hành thiết lập

    ../../_images/image1013.png
    • Team name: Tên của nhóm

    • Team description: Mô tả của nhóm

    • Team icon: Logo của nhóm

    • Allow only users with a specific email domain to join this team: chỉ những địa chỉ email được nhập vào mục này mới có thể tham gia vào nhóm.

      ../../_images/image1112.png
    • Allow any user with an account on this server to join this team: Nếu người dùng click chọn “Yes” thì bất cứ ai cũng có thể tham gia được nhóm. Nếu người dùng chọn “No” thì không phải bất cứ ai cũng có thể tham gia được nhóm và lúc này, hệ thống sẽ thay đổi code/đường link để tham gia nhóm.

      ../../_images/image124.png
    • Invite code: Hiển thị mã code để tham gia vào nhóm. Nếu người dùng muốn thay đổi mã code thì chọn button [Regenerate]

      ../../_images/image134.png

3.3. Mời thành viên vào team

Tất cả mọi người đều có quyền mời thành viên vào kênh của mình, trừ khi Team Admin giới hạn quyền này.

3.3.1. Mời thành viên đã có tài khoản

  • Bước 1: Chọn menu “Invite people

    ../../_images/image144.png
  • Bước 2: Nhập tên thành viên để thêm vào nhóm

    ../../_images/image154.png
  • Bước 3: Chọn button [Invite]

  • Bước 4: Chọn button [Done]

    ../../_images/image164.png

3.2.2. Mời thêm thành viên chưa có tài khoản

  • Bước 1: Người dùng chọn biểu tượng của team muốn thiết lập lại thông tin

    ../../_images/image814.png
  • Bước 2: Chọn menu “Invite people

    ../../_images/image174.png
  • Bước 3: Chọn button [Copy invite link] và gửi cho người muốn tham gia vào nhóm

    ../../_images/image184.png
    • Người muốn tham gia vào nhóm sẽ tiếp tục các bước đăng ký tài khoản và sẽ tự động được thêm vào nhóm.

      ../../_images/image194.png

3.4. Sử dụng các kênh trên hệ thống

3.4.1. Phân loại kênh

  • Kênh chung (public channel): Nơi mà mọi người đều có thể gửi tin nhắn. Hai kênh mặc định mở sẽ là Town SquareOff Topic.

  • Mục đích của kênh Town Square: Chào đón thành viên mới được tham gia vào nhóm.

    ../../_images/image204.png
  • Mục đích của kênh Off topic: Chào đón thành viên mới tham gia kênh

    ../../_images/image217.png
  • Kênh riêng (private channel): Tại kênh này, chỉ những người được mời mới có thể gửi và nhìn thấy các tin nhắn.

    ../../_images/image224.png
  • Tin nhắn trực tiếp (giữa 2 người): Đây cũng sẽ tính là một kênh riêng.

    ../../_images/image234.png
  • Tin nhắn nhóm (giữa 3 - 7 người): Giao tiếp giữa mọi người với nhau, bạn cũng có thể tạo kênh/nhóm riêng nếu admin không giới hạn quyền.

    ../../_images/image244.png

3.4.2. Tạo kênh mới

  • Bước 1: Chọn menu “Add channels” tại góc trái màn hình

    ../../_images/image254.png
  • Bước 2: Chọn submenu “Create new channel

    ../../_images/image264.png
  • Bước 3: Người dùng điền tên kênh

  • Bước 4: Người dùng chọn chế độ của kênh là Private (riêng tư) hoặc Public (Công khai)

    ../../_images/image274.png
  • Bước 5: Người dùng viết mô tả kênh (nếu có)

  • Bước 6: Chọn button [Create channel]

    • Những kênh có ký hiệu chìa khóa là kênh riêng tư

      ../../_images/image284.png
    • Những kênh có ký hiệu quả địa cầu là kênh công khai

      ../../_images/image294.png

3.4.3. Tìm kiếm kênh hoặc người dùng

Cách 1: Sử dụng thanh công cụ

  • Bước 1: Người dùng click chuột vào thanh công cụ tìm kiếm trên cùng màn hình

    ../../_images/image304.png
  • Bước 2: Nhập tên kênh cần tìm kiếm

Cách 2: Sử dụng phím tắt

  • Đối với người dùng Windows: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + K và nhập tên kênh cần tìm kiếm

    ../../_images/image318.png
  • Đối với người dùng MacOS: Sử dụng tổ hợp phím option + K và nhập tên kênh cần tìm kiếm

3.4.4. Lưu trữ kênh

  • Bước 1: Click chọn tên kênh

    ../../_images/image324.png
  • Bước 2: Chọn menu “Archive Channel

    ../../_images/image334.png
  • Bước 3: Chọn button [Archive] để xác nhận lưu trữ kênh

    ../../_images/image344.png
    • Lưu ý: Những thành viên khác trong kênh vẫn có thể truy cập nội dung trong kênh đó

3.4.5. Thêm kênh vào mục yêu thích

Để thêm kênh vào mục yêu thích, người dùng click chọn vào biểu tượng trên kênh đó.

../../_images/image354.png ../../_images/image364.png

Sau đó, kênh sẽ được thêm vào mục Yêu thích

../../_images/image374.png

3.4.6. Rời khỏi kênh

  • Bước 1: Click chọn tên kênh

    ../../_images/image324.png
  • Bước 2: Chọn menu “Leave Channel

    ../../_images/image384.png

3.4.7. Thiết lập cuộc trò chuyện

3.4.7.1. Định dạng tin nhắn
../../_images/image394.png
  • Để in đậm tin nhắn, bôi đen tin nhắn và chọn biểu tượng

    ../../_images/image404.png
  • Để in nghiêng tin nhắn, bôi đen tin nhắn và chọn biểu tượng

    ../../_images/image418.png
  • Để gạch bỏ tin nhắn, bôi đen tin nhắn và chọn biểu tượng

    ../../_images/image424.png
  • Để chỉnh dòng tin nhắn thành header, bôi đen dòng tin nhắn và chọn biểu tượng

    ../../_images/image434.png
  • Để đính kèm link vào tin nhắn, chọn biểu tượng

    ../../_images/image444.png
  • Để đưa tin nhắn trở thành một câu trích dẫn, chọn biểu tượng

    ../../_images/image454.png
  • Để thêm bullet cho đoạn tin nhắn, chọn biểu tượng

    ../../_images/image463.png
  • Để thêm number list cho đoạn tin nhắn, chọn biểu tượng

    ../../_images/image473.png
  • Để thêm mức độ quan trọng cho tin nhắn, chọn biểu tượng

    ../../_images/image483.png
  • Để ẩn định dạng tin nhắn, chọn biểu tượng

    ../../_images/image493.png
  • Để đính kèm file cùng tin nhắn, chọn biểu tượng

    ../../_images/image503.png
  • Để chọn biểu tượng cảm xúc cùng tin nhắn, chọn biểu tượng

    ../../_images/image517.png
3.4.7.2. Thiết lập cuộc trò chuyện của kênh
../../_images/image523.png

Tại mục favourite, có các thông tin liên quan đến thành viên trong nhóm, các tin nhắn được pin và các file được gửi trong nhóm.

  • Để tắt thông báo tin nhắn chọn button

    ../../_images/image533.png
  • Để thêm thành viên vào cuộc trò chuyện, chọn button

    ../../_images/image543.png
  • Để copy link nhóm, chọn button

    ../../_images/image553.png

4. Sử dụng cài đặt hệ thống

4.1. Thiết lập thông báo

  • Bước 1: Chọn button [Settings] tại góc phải trên cùng của màn hình

    ../../_images/image563.png
  • Bước 2: Lựa chọn thiết lập các loại thông báo cần thay đổi

    ../../_images/image573.png
    • Destop Notifications: Thiết lập thông báo nhận được tin nhắn kèm loại âm thanh đi kèm

    • Email Notifications: Hệ thống sẽ gửi thông báo có tin nhắn mới về địa chỉ email đăng ký tài khoản trong trường hợp người dùng offline

    • Mobile Push Notifications: Thiết lập thông báo có tin nhắn mới nếu người dùng được nhắc đến trong tin nhắn nhóm hoặc các tin nhắn trực tiếp khi người dùng offline

    • Keywords That Trigger Notifications: Nhập các từ khóa chứa trong tin nhắn sẽ nhận được thông báo. Ví dụ: nếu người dùng nhập vào@all:, @channel,... -> Tất cả tin nhắn chứa hai keywords này sẽ đều nhận được thông báo.

  • Bước 3: Sau khi thiết lập các phần thông báo thì chọn button [Save]

4.2. Thiết lập hiển thị

  • Bước 1: Chọn button [Settings] tại góc phải trên cùng của màn hình

    ../../_images/image563.png
  • Bước 2: Chọn menu “Display

    ../../_images/image583.png
  • Nếu người dùng muốn thay đổi màu nền thì chọn menu “Theme” và chọn kiểu nền người dùng muốn hiển thị và chọn button [Save]

    ../../_images/image593.png
  • Nếu người dùng muốn ẩn/hiển thị Thread thì chọn menu “Collapsed Reply Threads”, sau đó kích hoạt On hoặc Off và nhấn button [Save]

    ../../_images/image603.png
  • Nếu người dùng muốn thiết lập tên hiển thị thì chọn menu “Teamate Name Display” và chọn button [Save]

    ../../_images/image616.png
  • Nếu người dùng muốn chuyển ngôn ngữ thì chọn menu “Language”, lựa chọn loại ngôn ngữ muốn hiển thị trên hệ thống và chọn button [Save]

    ../../_images/image623.png

4.3. Thiết lập sidebar

  • Nếu người dùng muốn nhóm tất cả các loại tin nhắn (tin nhắn nhóm, tin nhắn cá nhân,...) thì chọn edit menu “Group unread channels seperately”

    ../../_images/image633.png
  • Để thiết lập số lượng tin nhắn sẽ hiển thị tại các tin nhắn được gửi đến thị chọn menu “Number of direct messages to show”, chọn số lượng tin nhắn muốn hiển thị và chọn button [Save]

5. Tạo to-do list

  • Bước 1: Chọn button tại góc trái trên cùng của màn hình

    ../../_images/image643.png ../../_images/image653.png
  • Bước 2: Nhập tiêu đề cho to-do list và nhập nội dung công việc cần thực hiện.

    ../../_images/image663.png
  • Bước 3: Thêm người tham gia vào công việc nếu có

  • Bước 4: Chọn button [Save]

Nếu người dùng đã thực hiện xong công việc thì nhấn vào ô vuông trắng tại đầu tin nhắn

../../_images/image673.png

VI. Sử dụng Board

../../_images/image683.png
  • Hiện tại, hệ thống đang hiển thị màn hình dashboard chính của Board với các button chính như:

    • [Create new template]: Click vào để mới template

    • [Create an empty board]: Click vào để tạo mới một board khác

    • [Use this template]: Click vào để sử dụng template hiện tại được chọn

6.1. Hướng dẫn tạo mới template và group

  • Bước 1: Chọn botton [Create new template]

  • Bước 2: Đặt tên cho template

    ../../_images/image693.png
  • Bước 3: Chọn button [Add a group]

    ../../_images/image703.png
  • Bước 3: Đổi tên group bằng cách click vào tiêu đề của group vừa được tạo

    ../../_images/image716.png
    • Nếu người dùng muốn chia sẻ group thì chọn button [Share]

      ../../_images/image723.png
    • Nếu người dùng tạo tab mới trong group thì chọn button [New] và nhập các thông tin cần thiết như tên tab, thêm thuộc tính của thẻ.

      ../../_images/image733.png ../../_images/image743.png
    • Nếu người dùng muốn xóa/nhân bản/copy đường dẫn của tab thì chọn ký hiệu “...” để thực hiện các hoạt động trên.

      ../../_images/image753.png

6.2. Chỉnh sửa thông tin group

../../_images/image763.png

Mô tả các button trong ảnh:

  1. Các kiểu view của board

  2. Tạo mới tab của board hiện tại

  3. Thẻ tab của board. Có thể click vào để chỉnh sửa thông tin của tab

  4. Tạo mới tab cho group cuối cùng

  5. Chia sẻ board. Click vào để lấy đường dẫn/chia sẻ với người dùng khác

  6. Thanh công cụ thể tiến hành lọc/nhóm các group