Dự án¶
1. Tổng quan về phân hệ dự án¶
Giới thiệu chung
Phân hệ Dự Án là công cụ quản lý dự án toàn diện, giúp theo dõi tiến độ, phân công nhiệm vụ và quản lý tài nguyên hiệu quả. Nó cho phép người dùng tạo dự án, gán nhiệm vụ cho nhân viên, theo dõi thời gian làm việc và quản lý các giai đoạn của dự án. Phân hệ này tích hợp với các phân hệ khác như Nhân sự, Kế toán, và Bán hàng, giúp cải thiện quy trình làm việc liên phòng ban, đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn và trong ngân sách. Giao diện dễ sử dụng với các công cụ báo cáo và phân tích giúp quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.
Kích hoạt phân hệ
Trên màn hình chính của hệ thống truy cập vào Ứng dụng. Trên thanh tìm kiếm, gõ từ khóa để kích hoạt phân hệ Dự Án và ấn Kích hoạt.
Phân quyền
Để phân quyền cho người dùng tại phân hệ Dự án, bạn truy cập vào phân hệ Cài đặt và chọn Người dùng.
Tại đây, chọn tài khoản của người bạn muốn phân quyền quản lý cho người dùng đó và tìm đến mục SERVICES. Tại Dự án, bạn có thể chọn một trong các quyền sau:
Để trống: Người dùng sẽ chỉ được xem các dự án có tính riêng tư là Tất cả người dùng nội bộ.
Người dùng: Người dùng có thể tạo/sửa/xóa dự án và nhiệm vụ của mình.
Quản trị viên: Người dùng có quyền truy cập, tạo, sửa, xóa tất cả các dự án và nhiệm vụ.
2. Thiết lập ban đầu¶
2.1. Thiết lập giai đoạn dự án¶
Để thiết lập các giai đoạn dự án, truy cập Dự án > Cấu hình > Cài đặt. Tích chọn Giai đoạn dự án và bấm Lưu để kích hoạt tính năng này.
Sau đó bấm vào Định cấu hình Giai đoạn để thiết lập các giai đoạn của dự án hoặc truy cập Dự án > Cấu hình > Giai đoạn Dự án để thiết lập giai đoạn của dự án.
Để tạo một giai đoạn mới: Nhấn Mới và điền tên giai đoạn;
Để sửa một giai đoạn: Nhấn trực tiếp vào nó;
Để sắp xếp thứ tự các giai đoạn: Chỉ vào biểu tượng mũi tên và kéo lên/xuống vị trí phù hợp;
Để xóa một giai đoạn: Nhấn vào ô bên trái của giai đoạn và chọn Hành động > Xóa > Xóa;
Để thu gọn một giai đoạn trên giao diện Kanban: Nhấn vào ô tương ứng tại cột Thu gọn trong Kanban. Việc thu gọn các giai đoạn không cần quản lý thường xuyên sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn về tiến độ dự án.
2.2. Thiết lập giai đoạn cho nhiệm vụ¶
Truy cập phân hệ Dự án > Cấu hình > Giai đoạn nhiệm vụ, Màn hình hiển thị các dự án đã tạo, bạn nhấn mở dự án và tạo mới hoặc ấn nút Mới để tạo giai đoạn của từng dự án, điền các trường thông tin của giai đoạn:
Tên: Tiêu đề của giai đoạn hiển thị trên giao diện Kanban.
Mẫu SMS: Nếu được thiết lập, một tin nhắn SMS sẽ được gửi đến đối tác khi nhiệm vụ đi đến giai đoạn này.
Mẫu Email: Nếu được thiết lập, email sẽ được gửi đến đối tác khi nhiệm vụ đi đến giai đoạn này.
Trình tự: Thứ tự của giai đoạn này trong dự án.
Thu gọn trong Kanban: Giai đoạn này sẽ luôn hiển thị đóng ở giao diện Kanban.
Dự án: Dự án chứa giai đoạn này, bạn có thể chọn nhiều dự án.
Bạn cũng có thể tạo các giai đoạn mới cho dự án hoặc nhiệm vụ bằng cách nhấn nút + Giai đoạn tại giao diện Kanban.
2.3. Thẻ¶
Thẻ được sử dụng cho mục đích tìm kiếm. Truy cập vào Dự án > Cấu hình > Mới cho phép bạn tạo các thẻ mới.
2.4. Loại Hoạt Động¶
Các loại hoạt động đề cập đến các danh mục nhiều loại nhiệm vụ được thực hiện trong một tổ chức. Một danh sách các hoạt động đã được tạo ra sẽ hiển thị sau khi bạn chọn tùy chọn Loại Hoạt Động trong Cấu hình. Người dùng có thể đọc thông tin về mỗi hoạt động, bao gồm Tên, Loại, Tóm Tắt Mặc Định, và nhiều thông tin khác, trong cửa sổ Hoạt Động. Bằng cách chọn nút Mới trong cửa sổ Loại Hoạt Động, bạn có thể tạo các hoạt động mới.
2.5. Kế hoạch hoạt động¶
Chức năng Thiết lập Kế hoạch Hoạt động trong phân hệ dự án của SoOn là công cụ hữu ích giúp theo dõi và quản lý các hoạt động tương tác với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả. Kế hoạch hoạt động bao gồm việc quản lý các tác vụ, cuộc gọi, cuộc họp và email liên quan đến quá trình thực hiện nhiệm vụ
Người dùng truy cập vào phân hệ Dự án > Cấu hình > Kế hoạch hoạt động và nhấn nút Mới để tạo kế hoạch.
Người dùng cần điền các thông tin sau:
Tên kế hoạch: Tên kế hoạch chăm sóc khách hàng tiềm năng
Mô hình: Chỉ định một mô hình cụ thể để quản lý kế hoạch hoạt động
Tab hoạt động cần tạo:
Loại hoạt động: Chọn loại hoạt động đã có sẵn trên hệ thống
Tóm tắt: Nhập mô tả tóm tắt cho bước thực hiện kế hoạch này
Phân công:
Hỏi khi triển khai: Nếu chọn option này, khi áp dụng kế hoạch để thực hiện nhiệm vụ, hệ thống sẽ hỏi để phân công cho nhân viên thực hiện
Người dùng mặc định: Nếu chọn option này, bạn có thể chọn phân công cho nhân viên thực hiện mặc định
Phân công cho: Chọn phân công cho nhân viên thực hiện mặc định
3. Quản lý dự án¶
3.1. Tạo dự án mới¶
Có 3 cách tạo dự án mới trên phần mềm SoOn:
Cách 1: Truy cập phân hệ Dự án của phần mềm SoOn, ở giao diện này bạn sẽ xem được tổng quan các dự án đang hoạt động, nhấn Mới để tạo một dự án mới.
Một cửa sổ pop-up sẽ hiện ra, Người dùng thực hiện nhập tên của dự án.Tại trường Tạo nhiệm vụ bằng cách gửi email tới bạn thiết lập email bí danh để khi khách hàng gửi email tới địa chỉ này thì hệ thống sẽ tự động tạo nhiệm vụ cho dự án được tạo. Ngoài ra có các tính năng dưới dạng checkbox bạn có thể bật/tắt tùy chỉnh: Ghi nhận thời gian trên nhiệm vụ, Lập hóa đơn thời gian, và nguyên liệu cho khách hàng, Dự án Agile.
Cách 2: Truy cập phân hệ Dự án của phần mềm SoOn, bạn nhấn vào dấu + trên các cột giai đoạn kanban. Một ô tạo mới dự án sẽ được hiển thị.
Cách 3: Truy cập phân hệ Dự án > Cấu hình > Dự án, ở giao diện này bạn sẽ xem được thống kê số lượng dự án theo từng giai đoạn, nhấn Mới để tạo một dự án mới, mặc định dự án mới sẽ ở giai đoạn được thiết lập trình tự đầu tiên.
Thiết lập cơ bản cho dự án
Thiết lập thông tin
Khi đã tạo xong dự án, bạn có thể thiết lập cơ bản cho dự án. Chọn dấu ba chấm của dự án cần thiết lập và ấn Cài đặt.
Tiêu đề của nhiệm vụ
Mã: Mã viết tắt của dự án.
Tên nhiệm vụ: Tên được sử dụng để gọi các nhiệm vụ dự án của bạn, ví dụ: nhiệm vụ, phiếu hỗ trợ,...
Khách hàng: Đối tác liên quan đến dự án.
Thẻ: Các thẻ gán cho dự án để dễ dàng tìm kiếm và quản lý trong tương lai.
Công ty: Công ty thực hiện dự án này. Trường này chỉ xuất hiện khi bạn sử dụng chế độ đa công ty.
Trưởng dự án: Phân công trưởng dự án phụ trách dự án này;
Ngày theo Kế hoạch: Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án theo kế hoạch.
Giờ phân bổ: Số giờ được phân bổ để thực hiện dự án
Tại tab Mô tả, nhập thông tin tổng quan của dự án.
Tại tab Cài đặt, thực hiện các cài đặt cơ bản của dự án:
Hạng mục đơn bán hàng: Dịch vụ sẽ được sử dụng theo sản phẩm mặc định khi lập hóa đơn.
Hiển thị:
Người dùng nội bộ được mời (riêng tư): Tất cả tài khoản nội bộ đã được mời theo dõi dự án có thể theo dõi dự án và các nhiệm vụ thuộc dự án.
Tất cả người dùng nội bộ: Tất cả người dùng nội bộ đều có thể xem được dự án và tất cả nhiệm vụ thuộc dự án này.
Người dùng cổng thông tin được mời và tất cả người dùng nội bộ (công khai):
Người dùng cổng thông tin được mời đều có thể xem được dự án và các nhiệm vụ mà họ theo dõi.
Tất cả người dùng nội bộ có thể xem dự án các nhiệm vụ của nó.
Tạo công việc bằng cách gửi email tới?: Thiết lập email bí danh để khi khách hàng gửi mail tới địa chỉ này thì hệ thống tự động tạo nhiệm vụ cho dự án.
Tính phụ thuộc nhiệm vụ: Xác định thứ tự thực hiện nhiệm vụ
Mốc thời gian: Tích vào ô này nếu bạn cần theo dõi các mốc tiến trình quan trọng của dự án.
Bảng chấm công: Ghi nhận thời gian trên nhiệm vụ.
Có thể lập hóa đơn: Tích vào ô này để xuất hóa đơn liên quan đến dự án cho khách hàng.
Sản phẩm trong nhiệm vụ: Theo dõi nguyên liệu được sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ
Tài liệu: Theo dõi nguyên liệu được sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ
Khu vực làm việc: Chọn không gian lưu trữ tài liệu cho dự án này
Thẻ mặc định: chọn thẻ
Dịch vụ hiện trường: Nếu tích chọn ô này, người dùng có thể quản lý tác vụ trong phân hệ Dịch vụ hiện trường
Trạng thái nhiệm vụ: thiết lập giai đoạn cho nhiệm vụ
Giai đoạn mới
Giai đoạn đang tiến hành
Các giai đoạn báo cáo
Các giai đoạn đã hoàn thành
3.2. Tạo nhiệm vụ mới¶
Trong một dự án, cần tạo các nhiệm vụ để phân chia công việc và dễ dàng kiểm soát tiến độ dự án.
Truy cập phân hệ Dự án, chọn một dự án, nhấn Mới, và điền Tiêu đề Nhiệm vụ. Nhấn Thêm để thêm nhiệm vụ hoặc Chỉnh sửa nếu bạn muốn sửa thông tin chi tiết nhiệm vụ.
Tại giao diện nhiệm vụ chi tiết, có thể thêm các thông tin khác để dễ dàng quản lý nhiệm vụ hơn:
Dự án: Dự án chứa giai đoạn này, bạn có thể chọn nhiều dự án.
Mốc thời gian: Thiết lập mốc cho nhiệm vụ này. Trường này chỉ xuất hiện nếu bạn kích hoạt theo dõi mốc của dự án.
Người được phân công: Những người dùng phụ trách nhiệm vụ. Mặc định, hệ thống phân công cho người tạo nhiệm vụ và bạn có thể thay đổi.
Khách hàng: Đối tác liên quan đến nhiệm vụ.
Hạng mục đơn bán hàng: Chọn đơn bán mà thời gian bạn sử dụng để thực hiện nhiệm vụ này sẽ được cộng dồn và tính toán để lập hóa đơn cho khách hàng trên đơn đặt hàng. Trường này chỉ xuất hiện nếu bạn cài đặt phân hệ Bán hàng.
Thời gian được phân bổ: Nhập số giờ phân bổ cho nhiệm vụ.
Hạn chót: Thời gian cuối cùng phải hoàn thành nhiệm vụ.
Thẻ: Sử dụng các thẻ để phân loại nhiệm vụ và dễ dàng tìm kiếm nhiệm vụ
Miêu tả Giải thích rõ ràng hơn về nhiệm vụ.
3.2.1. Chấm công¶
Phần mềm SoOn cho phép ghi lại thời gian chấm công của nhân viên bởi nhiều cách khác nhau, phê duyệt chấm công và quản lý thời gian chấm công. Sau đó, người quản lý có thể hiểu rõ khả năng của từng nhân viên cũng như chi phí đã bỏ ra cho dự án này dựa theo thời gian chấm công.
Có 2 cách để thực hiện chấm công:
Chấm công bằng bộ đếm thời gian: Tại bất kì một nhiệm vụ trong phân hệ Dự án. Bạn sẽ thấy thời gian chấm công tự động bắt đầu chạy trên giao diện này.
Và khi bạn nhấn Kết thúc, tại tab Chấm công, bạn sẽ nhìn thấy hệ thống đã tự động tạo ra một dòng chấm công với thời gian đã sử dụng được hiển thị bởi trường thông tin Giờ đã dùng. Trong dòng này, có một vài trường thông tin bạn cần lưu ý như sau:
Ngày: Ngày bạn muốn nhập để chấm công
Nhân viên: Tên của nhân viên bạn muốn nhập thông tin chấm công. Với mỗi nhân viên, thông thường người đó sẽ chỉ nhìn thấy tên của chính họ.
Miêu tả: Miêu tả dòng chấm công này
Giờ đã dùng: Thời gian đã sử dụng cho nhiệm vụ này
Chấm công thủ công: Tại tab Chấm công trong giao diện này, bạn bấm nút Thêm một dòng. Sau đó, bạn bắt đầu nhập chi tiết thông tin cho chấm công của bạn và bấm vào biểu tượng lưu.
3.2.2. Nhiệm vụ phụ¶
Tính năng nhiệm vụ phụ dùng để chia nhỏ hơn nữa các đầu mục công việc, từ đó cũng giúp người quản lý theo dõi công việc và tiến độ hiệu quả hơn.
Để tạo một nhiệm vụ phụ bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập Dự án, chọn dự án cần thiết lập. Bấm vào một nhiệm vụ bạn muốn chia nhỏ thành nhiều nhiệm vụ phụ. Tại tab Nhiệm vụ phụ, bạn bấm Thêm một dòng.
Tạo một nhiệm vụ con hoặc thêm một nhiệm vụ đã có sẵn. Tại đây bạn thiết lập các thông tin cho nhiệm vụ phụ tương tự với nhiệm vụ chính.
3.2.3. Tính phụ thuộc nhiệm vụ¶
Tính năng tính phụ thuộc nhiệm vụ cho phép bạn thiết lập 1 nhiệm vụ có thể phụ thuộc vào nhiều nhiệm vụ khác. Cho phép sắp xếp thứ tự nhiệm vụ nào nên được thực hiện trước, nhiệm vụ nào thực hiện sau.
Để kích hoạt tính năng, truy cập Dự án > Cấu hình > Thiết lập, tại khu vực Quản lý Nhiệm vụ, tích chọn Tính phụ thuộc Nhiệm vụ.
Người dùng nhấn vào tab của nhiệm vụ bắt buộc phải thực hiện sau, nhấn Thêm một dòng và chọn nhiệm vụ cần thực hiện trước.
3.2.4. Công việc định kỳ¶
Tính năng Công việc định kỳ giúp bạn tự động tạo nhiệm vụ cho các hoạt động thường xuyên. Để kích hoạt tính năng, truy cập Thiết lập của phân hệ Dự án và tích chọn Công việc Định kỳ > Lưu.
Chọn nhiệm vụ bạn muốn thiết lập hành động lặp lại. Hệ thống sẽ hiển thị một trường thông tin trên giao diện cho bạn thiết lập.
Sau khi hoàn thành thiết lập, bạn bấm biểu tượng lưu, dựa vào hành động định kỳ, hệ thống sẽ tự động tạo ra các nhiệm vụ tiếp theo khi đến ngày được thiết lập. Ấn vào nút Công việc định kỳ để xem các nhiệm vụ lặp lại.
Quản lý tài liệu dự án
Quản lý tài liệu trong phân hệ Dự án được tích hợp với phân hệ Tài liệu trong SoOn. Chức năng này cho phép người dùng lưu trữ, chia sẻ và tổ chức các tài liệu liên quan đến từng dự án một cách hiệu quả. Mỗi nhiệm vụ có thể gắn kèm các tệp tài liệu quan trọng như hợp đồng, báo giá, tài liệu kỹ thuật, hoặc báo cáo tiến độ. Người dùng có thể dễ dàng tải lên, quản lý phiên bản tài liệu và phân quyền truy cập cho từng thành viên trong dự án.
Để tải tài liệu, người dùng có thể mở nhiệm vụ liên quan, chọn nút Tài liệu và thực hiện tải tài liệu lên hoặc tạo tài liệu trực tiếp trên phần mềm.
3.3. Quản lý các công việc cá nhân¶
3.3.1. Nhiệm vụ của tôi¶
Trong hệ thống, nếu bạn tham gia hoặc quản lý nhiều dự án một lúc, các nhiệm vụ của bạn sẽ bị rải rác ở nhiều dự án khác nhau. Điều này có thể gây khó khăn cho bạn trong việc quản lý khối lượng công việc của mình. Hiểu được sự khó khăn này, SoOn đã cung cấp tính năng Nhiệm vụ của Tôi giúp tập hợp tất cả nhiệm vụ được phân công cho bạn vào cùng một giao diện. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo các nhiệm vụ riêng để quản lý công việc cá nhân của mình.
Để xem các nhiệm vụ cá nhân, truy cập Dự án > Nhiệm vụ > Nhiệm vụ của Tôi.
Tại giao diện Nhiệm vụ của Tôi, bạn sẽ thấy:
Tất cả nhiệm vụ bạn được phân công, cũng như các nhiệm vụ bạn tự tạo cho cá nhân.
Các giai đoạn dành cho các nhiệm vụ cá nhân giúp bạn kiểm soát các công việc trong ngày/tuần/tháng, các công việc để sau, đã hoàn thành hay đã hủy.
Bạn có thể tạo thêm các giai đoạn cá nhân bằng cách nhấn + Giai đoạn Cá nhân.
Bạn có thể xem các nhiệm vụ trên nhiều giao diện như dạng danh sách, lịch, bảng Pivot, biểu đồ, hoặc biểu đồ Gantt.
Bạn cũng có thể sử dụng bộ lọc để tìm ra nhiệm vụ mong muốn.
3.3.2. Quản lý nhiệm vụ cá nhân¶
Trong phân hệ Dự án SoOn, có nhiều cách để bạn quản lý các công việc cá nhân của mình.
Sử dụng giao diện Kanban:
Sử dụng biểu đồ Gantt:
Biểu đồ Gantt là một công cụ tuyệt vời để bạn kiểm soát tiến trình của các nhiệm vụ.
Trực quan hóa thời gian bắt đầu và kết thúc nhiệm vụ.
Trực quan hóa giai đoạn của các nhiệm vụ với các màu sắc khác nhau, giúp bạn nhanh chóng nắm được các nhiệm vụ đang ở giai đoạn nào.
Hiển thị phần trăm hoàn thành của từng nhiệm vụ (phần trăm này được tính bằng cách so sánh số giờ dự kiến ban đầu cho nhiệm vụ với số giờ chấm công thực tế hiện tại.
Hiển thị quan hệ giữa các nhiệm vụ (hay còn gọi là nhiệm vụ phụ thuộc).
Bạn có thể sử dụng kéo thả để kéo dài hoặc rút ngắn thời gian hoàn thành nhiệm vụ hoặc để thay đổi ngày bắt đầu/kết thúc của chúng.
Sử dụng giao diện Lịch:
Giao diện lịch giúp bạn quản lý nhiệm vụ cá nhân bằng cách:
Cung cấp một giao diện tổng quan tất cả các nhiệm vụ trong 1 tháng.
Bạn có thể tạo nhiệm vụ mới bằng cách nhấn vào một ngày nào đó.
Sử dụng giao diện Hoạt động:
Giao diện này như một công cụ nhắc nhở bạn về các công việc cần làm để có thể hoàn thành các nhiệm vụ cá nhân. Giao diện này giúp bạn quản lý nhiệm vụ bằng cách:
Hiển thị tất cả các hoạt động được ấn định cho bạn trên các nhiệm vụ.
Hiển thị trạng thái của nhiệm vụ để bạn biết nhiệm vụ nào cần được ưu tiên làm trước.
Bạn có thể nhấn vào nút Ấn định hoạt động để ấn định một hoạt động mới.
3.4. Quản lý tiến độ dự án¶
3.4.1. Quản lý tiến độ của nhiều dự án¶
Phân hệ Dự án SoOn cung cấp các công cụ hữu ích giúp bạn quản lý một hoặc nhiều dự án cùng lúc. Theo dõi tiến độ và tình trạng dự án để ra những quyết định kịp thời giúp đảm bảo thời hạn và chất lượng dự án.
Để xem được giao diện tổng quan tất cả dự án và giai đoạn hiện tại của chúng, bạn cần kích hoạt tính năng Giai đoạn dự án.
Sau khi tính năng Giai đoạn dự án được kích hoạt, giao diện tổng quan các dự án sẽ được hiển thị dưới dạng Kanban như sau:
Các thông tin sau sẽ giúp bạn theo dõi được tiến độ của các dự án:
Số lượng dự án của từng giai đoạn: Các dự án sẽ được nhóm theo từng giai đoạn để bạn có thể nhìn thấy ngay có bao nhiêu dự án đang thực hiện, bao nhiêu dự án chưa bắt đầu,...
Các nút trạng thái: Cho bạn biết trạng thái hiện tại của các dự án (đúng tiến độ, có rủi ro, trễ tiến độ, tạm dừng). Các trạng thái được cập nhật bởi người quản lý dự án khi họ sử dụng tính năng Cập nhật dự án.
Các thanh trạng thái: Giúp bạn có cái nhìn trực quan về các trạng thái của dự án trong từng giai đoạn (có bao nhiêu dự án đúng tiến độ, trễ tiến độ hay đang tạm dừng,...).
Thông tin về dự án: Tên dự án, số lượng nhiệm vụ, số giờ đã chấm công,...
3.4.2. Quản lý tiến độ của các nhiệm vụ trong dự án với bảng Kanban¶
Tương tự với bảng Kanban cho các dự án, bảng Kanban cho nhiệm vụ cũng hiển thị số lượng nhiệm vụ trong từng giai đoạn, nút trạng thái, thanh trạng thái và thông tin nhiệm vụ để giúp bạn quản lý tiến độ các nhiệm vụ.
Quản lý tiến độ dự án bằng các mốc thời gian
Mốc thời gian là công cụ được sử dụng trong quản lý dự án để đánh dấu các điểm cụ thể trên tiến trình thời gian của một dự án, giúp các nhà quản lý biết được dự án có đi đúng kế hoạch đề ra hay không. Những mốc này có thể là thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một dự án, hoặc các cột mốc cần hoàn thành hoặc đạt được của dự án đó.
Để tạo các mốc cho dự án. Trên giao diện dự án, bấm vào biểu tượng 3 chấm trên một dự án và chọn Mốc thời gian.
Bấm Mới và nhập tên cũng như hạn chót cho cho mốc. Khi dự án đạt được một mốc, quản lý dự án có thể đánh dấu mốc đó đã được hoàn thành tại cột Đã đạt.
3.5. Cập nhật tiến độ dự án¶
Trong quá trình triển khai dự án, người quản lý sẽ cần cập nhật tiến độ dự án sau một khoảng nhất định, ví dụ: hàng tuần, hàng tháng,v.v. Để cập nhật tiến độ dự án, truy cập Dự án, chọn một dự án và nhấn vào biểu tượng ba chấm trên dự án. Bấm Cập nhật dự án để cập nhật tiến độ cho dự án.
Nhấn Mới để tạo một cập nhật dự án mới
Nhập tiêu đề cập nhật dự án. Ví dụ: Cập nhật dự án tuần 1.
Trạng thái: Chọn trạng thái hiện tại của dự án (đúng tiến độ, có rủi ro, trễ tiến độ, tạm dừng);
Tiến trình: Nhập phần trăm tiến trình đã hoàn thành dự án;
Tác giả: Người tạo cập nhật dự án;
Ngày: Ngày của cập nhật này;
Miêu tả:
Tóm tắt: Viết tổng quan về tình hình dự án;
Hoạt động: Các hoạt động diễn ra trong quá trình thực hiện dự án;
Lợi nhuận: Khoản lợi nhuận từ dự án mang lại.
Mốc: Hệ thống sẽ tự động cập nhật các thay đổi của các mốc, người quản lý có thể đánh dấu một mốc để ghi nhận là hoàn thành.
3.6. Báo cáo phân tích dự án¶
Báo cáo phân tích nhiệm vụ của dự án hỗ trợ quản lý dự án trong việc lập kế hoạch, theo dõi và đánh giá tiến độ dự án để đảm bảo sự thành công của nó. Bạn có thể xem báo cáo phân tích nhiệm vụ bằng dưới nhiều giao diện khác nhau như biểu đồ cột, đường, biểu đồ bánh hoặc bảng Pivot.
Để xem báo cáo phân tích nhiệm vụ dưới dạng biểu đồ, bạn truy cập báo cáo phân tích nhiệm vụ và bấm vào biểu tượng đồ thị tại góc bên phải màn hình. Sau đó, bạn chọn loại biểu đồ muốn xem tại góc bên trái màn hình.
Bạn sử dụng linh hoạt các công cụ Thước đo, bộ lọc, nhóm và thanh tìm kiếm để xem báo cáo theo tiêu chí mong muốn.
Sơ đồ cho tiết (burn-down)
Biểu đồ Burndown hiển thị số lượng nhiệm vụ đã được hoàn thành ở các giai đoạn khác nhau trong một khoảng thời gian cụ thể. Màu sắc khác nhau đại diện cho các giai đoạn khác nhau. Nhờ đó, chúng ta có thể sử dụng biểu đồ để phân tích số lượng nhiệm vụ đã hoàn thành ở từng bước trong khoảng thời gian nhất định.
3.7. Báo cáo công việc¶
3.7.1. Báo cáo tiến độ công việc¶
Trong Odoo, phân hệ Dự án cung cấp các công cụ hữu ích để báo cáo tiến độ công việc một cách trực quan và dễ dàng.
Để xem báo cáo tiến độ công việc, người dùng truy cập vào Dự án > Báo cáo > Báo cáo tiến độ công việc. Tại đây người dùng có thể nhìn tổng quan các công việc được thực hiện trong dự án có thời gian ước tính, thời gian thực tế khi làm của nhân viên.
3.7.2. Báo cáo phân tích nhiệm vụ¶
Chức năng Báo cáo Phân tích Nhiệm vụ trong Phân hệ Dự án của SoOn giúp bạn theo dõi và đánh giá hiệu suất của các dự án và nhiệm vụ, cung cấp các số liệu chi tiết về tiến độ và chất lượng công việc.
Để bắt đầu, bạn truy cập phân hệ Dự án > Báo cáo > Phân tích nhiệm vụ. Bạn có thể sử dụng các công cụ: Thước đo, các dạng biểu đồ, bộ lọc tìm kiếm, chế độ xem gantt, pivot. Các công cụ này giúp bạn nắm bắt toàn bộ tiến trình của dự án, đánh giá hiệu suất của từng cá nhân và nhóm, từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh hợp lý để cải thiện hiệu quả công việc.
3.7.3. Báo cáo tuần¶
Báo cáo tuần trong SoOn nhằm tổng hợp công việc nhân viên đã thực hiện trong tuần. Giao diện hiển thị các thông tin chính như tên nhân viên, tuần báo cáo (số tuần và năm), cùng khoảng thời gian báo cáo cụ thể. Phần "Công việc tuần này" cho phép nhân viên liệt kê các dự án hoặc nhiệm vụ đã thực hiện, bao gồm mã dự án, tên dự án, phòng ban liên quan, ngày thực hiện, số lượng và mô tả chi tiết công việc, cũng như các biện pháp khắc phục hoặc yêu cầu hỗ trợ (nếu có).
Tiếp đó, phần "Kế hoạch tuần tới" hiển thị các công việc dự kiến, với nội dung chi tiết, ngày kết thúc, kết quả mong muốn, và phương án thực hiện. Cuối cùng, có mục kiểm soát tuần bao gồm việc theo dõi các lỗi, rủi ro, đề xuất cải tiến, và phần xác nhận của quản lý về tình trạng khắc phục và yêu cầu bổ sung. Hệ thống cũng cho phép tải báo cáo dưới dạng PDF.
3.8. Ghi nhận chi phí dự án¶
Phân hệ Dự án của phần mềm SoOn tích hợp mô đun Chi tiêu, Chấm công và Kế toán giúp doanh nghiệp kiểm soát các khoản chi phí, so sánh tổng doanh thu/chi phí trong quá trình triển khai dự án
3.8.1. Ghi nhận chi phí dự án qua chi tiêu¶
Nhân sự có thể thực hiện quy trình đề nghị, phê duyệt đề nghị chi phí của nhân viên tại phân hệ Chi phí. Khi tạo báo cáo chi phí, tại mục Phân bổ phân tích, người dùng chọn dự án và % phân bổ cho dự án của khoản chi phí này
3.8.2. Ghi nhận chi phí dự án qua bảng chấm công¶
Ghi nhận thời gian thực hiện nhiệm vụ thực tế là một cách báo cáo công việc nhanh giúp người quản lý kiểm soát chi tiết nội dung thực hiện nhiệm vụ, ghi nhận tiến trình thực hiện công việc, đồng thời ghi nhận các chi phí phát sinh theo giờ công của nhân sự thực hiện.
Bạn truy cập vào Nhiệm vụ, chọn nhiệm vụ cần chấm công, nhấn Bắt đầu chấm công hoặc vào tab Bảng chấm công để ghi nhận thời gian thủ công.
Sau đó, đi tới phân hệ Dự án, nhận vào biểu tượng 3 gạch và chọn trường thông tin Bảng chấm công. Hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ thời gian chấm công của các nhân viên trong dự án này.
Để theo dõi chi tiết chi phí nhân sự trong dự án, bạn cần thiết lập thông tin Chi phí theo giờ cho từng nhân viên.
4. Quản lý bảng chấm công¶
4.1. Tổng quan về bảng chấm công¶
Kiểm soát thời gian làm việc của bản thân và nhân viên để tổ chức, sắp xếp công việc một cách hợp lý là vấn đề cần thiết trong xã hội hiện nay. Chính vì vậy, phân hệ quản lý bảng chấm công giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả. Người dùng có thể ghi lại các công việc hàng ngày, quản lý dự án, và phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ cụ thể. Hệ thống cung cấp khả năng phân tích, báo cáo chi tiết thời gian sử dụng cho từng dự án, giúp doanh nghiệp tối ưu hoá năng suất và quản lý chi phí. Ngoài ra, bảng chấm công còn tích hợp với các phân hệ khác như Dự án (Project) và Nhân sự (HR), giúp việc quản lý nhân viên và dự án trở nên liền mạch hơn.
Kích hoạt phân hệ
Trên màn hình chính của hệ thống truy cập vào Ứng dụng. Trên thanh tìm kiếm, gõ từ khóa để kích hoạt phân hệ Bảng chấm công và ấn Kích hoạt.
Phân quyền
Để phân quyền cho người dùng tại phân hệ Dự án, bạn truy cập vào phân hệ Cài đặt và chọn Người dùng.
Tại đây, chọn tài khoản của người bạn muốn phân quyền quản lý cho người dùng đó và tìm đến mục SERVICES. Tại Bảng chấm công, bạn có thể chọn một trong các quyền sau:
Để trống: Người dùng không nhìn thấy được tính năng của phân hệ Chấm công trên hệ thống.
Người dùng: chỉ sở hữu bảng chấm công: Phân quyền cho nhân viên tại các bộ phận. Người dùng có thể tạo, xem, sửa, xóa tất cả các bản ghi chấm công của chính mình.
Người dùng: tất cả bảng chấm công: Phân quyền cho những nhân viên thuộc cấp quản lý. Người dùng có thể tạo, xem, sửa, xoá tất cả các bản ghi chấm công của mọi người.
Quản trị viên: Phân quyền cho những bộ phận quản lý cấp cao:
Người dùng có thể tạo, xem, sửa, xoá tất cả các bản ghi chấm công của mọi người.
Xem báo cáo chấm công theo nhiều tiêu chí: Theo người lao động; theo phòng ban; theo dự án; theo nhiệm vụ với các dạng báo cáo khác nhau.
4.2. Đối chiếu và quản lý thời gian làm việc hiệu quả của nhân viên¶
Để có thể điều phối công việc của nhân viên đi đúng mục tiêu đặt ra, người quản lý dự án cần phân tích và xem xét thời gian làm việc của nhân viên có hiệu quả và theo kịp với kế hoạch dự án hay không. Vì vậy việc đối chiếu và quản lý thời gian làm việc hiệu quả của nhân viên sẽ được thực hiện trên giao diện phân hệ Dự án dựa vào tính năng Chấm công.
Để bắt đầu, bạn truy cập phân hệ Dự án > Báo cáo > Phân tích nhiệm vụ, chuyển sang giao diện pivot.
Tại đây ấn Thước đo và chọn các tiêu chí như dưới đây. Hệ thống sẽ hiển thị dữ liệu theo các tiêu chí đã chọn dựa trên tất cả dự án. Bạn có thể xem báo cáo ở dạng hiển thị khác như là biểu đồ cột.
Trong đó:
Thời gian được phân bổ: Quản lý dự án sẽ điền thủ công ở từng nhiệm vụ của Dự án tại trường Thời gian được phân bổ.
Số Giờ đã sử dụng: Tổng số giờ chấm công của các nhân viên trong nhiệm vụ của Dự án (Không bao gồm các nhiệm vụ con).
Tổng số giờ: Tổng số giờ chấm công của các nhân viên trong nhiệm vụ của Dự án (Bao gồm các nhiệm vụ con).
Làm ngoài giờ: Tổng số giờ bạn đã sử dụng vượt quá số giờ đã hoạch định, được tính toán bởi Số Giờ đã sử dụng - Thời gian được phân bổ.
Số giờ còn lại: Đây là trường thông tin số giờ còn lại, được tính toán bởi Thời gian được phân bổ - Số Giờ đã sử dụng.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng thêm công cụ phân tích theo Người được phân công để có thể đối chiếu Thời gian được phân bổ và Số Giờ đã sử dụng của từng nhân viên.
Sau đó, bạn sẽ nhìn thấy các kết quả được hiển thị như dưới đây.
