Theo dõi và tính thời gian¶
SoOn Bộ phận trợ giúp cung cấp cho các nhóm khả năng theo dõi số giờ dành cho việc xử lý yêu cầu và lập hóa đơn cho khách hàng trong thời gian đó. Thông qua việc tích hợp với các ứng dụng Bán hàng, Bảng chấm công, Dự án và Kế toán, khách hàng có thể bị tính phí sau khi công việc hoàn thành hoặc thậm chí trước khi nó bắt đầu.
Cảnh báo
Vì các tính năng Theo dõi & Thời gian lập hóa đơn yêu cầu tích hợp với các ứng dụng khác nên việc bật chúng có thể dẫn đến việc cài đặt các mô-đun hoặc ứng dụng bổ sung.
Việc cài đặt ứng dụng mới trên cơ sở dữ liệu One-App-Free sẽ kích hoạt bản dùng thử 15 ngày. Khi kết thúc thời gian dùng thử, nếu đăng ký trả phí chưa được thêm vào cơ sở dữ liệu, đăng ký đó sẽ không còn hoạt động hoặc không thể truy cập được nữa.
Định cấu hình tính năng theo dõi và lập hóa đơn¶
Trước khi khách hàng có thể được lập hóa đơn cho các dịch vụ hỗ trợ, các tính năng Theo dõi & Thời gian lập hóa đơn phải được bật trên từng nhóm Bộ phận trợ giúp riêng lẻ.
Cho phép theo dõi và lập hóa đơn thời gian trong nhóm trợ giúp¶
Để xem và bật các tính năng Theo dõi & Thời gian lập hoá đơn trên nhóm Bộ phận trợ giúp, trước tiên hãy điều hướng đến . Sau đó, chọn một nhóm từ danh sách hoặc tạo một new one. Điều này sẽ hiển thị trang cài đặt của một nhóm.
Trên trang cài đặt của nhóm, cuộn đến phần Theo dõi & Thời gian lập hóa đơn. Chọn các hộp có nhãn Bảng chấm công và Thời gian thanh toán.
Khi hộp Bảng chấm công được chọn, một trường mới sẽ xuất hiện, có nhãn Dự án.
Ghi chú
Nếu đây là lần đầu tiên tính năng này được bật trên cơ sở dữ liệu này, trang có thể cần được lưu và làm mới theo cách thủ công trước khi trường Project xuất hiện.
Dự án được chọn trong trường này đại diện cho nơi ghi lại tất cả các bảng chấm công cho vé của nhóm này. Nhấp vào menu thả xuống Dự án để chọn dự án.
Để tạo một dự án mới nơi các bảng chấm công được ghi lại, hãy nhấp vào trình đơn thả xuống Dự án, nhập tên cho dự án, sau đó nhấp vào Tạo từ trình đơn thả xuống bên dưới.
Cấu hình sản phẩm dịch vụ¶
Khi tính năng Thời gian thanh toán được bật, một sản phẩm mới sẽ được tạo trong ứng dụng Bán hàng có tên là Dịch vụ trên Bảng chấm công. Bạn có thể tìm thấy sản phẩm này trong . Sau đó, tìm kiếm Dịch vụ trên Bảng chấm công trong thanh Search.... Đây là sản phẩm được sử dụng khi lập hóa đơn cho các dịch vụ hỗ trợ trả sau sau khi các dịch vụ này đã được hoàn thành.
Chọn Dịch vụ trên Bảng chấm công từ trang sản phẩm. Điều này cho thấy hình thức chi tiết sản phẩm. Sản phẩm được định cấu hình với Loại sản phẩm được đặt thành Service và Chính sách lập hóa đơn được đặt thành Dựa trên Bảng chấm công. Thực hiện mọi thay đổi cần thiết đối với bản ghi sản phẩm, chẳng hạn như Chi phí hoặc Giá bán.
Để lập hóa đơn cho các dịch vụ hỗ trợ trước khi công việc được hoàn thành (còn được gọi là dịch vụ hỗ trợ trả trước), bạn phải tạo một sản phẩm riêng biệt có chính sách lập hóa đơn khác.
Để tạo một sản phẩm dịch vụ mới, hãy truy cập và nhấp vào Mới. Điều này cho thấy một biểu mẫu chi tiết sản phẩm trống.
Trên biểu mẫu sản phẩm mới, thêm Tên sản phẩm và đặt Loại sản phẩm thành Dịch vụ. Sau đó, đặt Chính sách lập hoá đơn thành Trả trước/Giá cố định. Điều này có nghĩa là một hóa đơn có thể được tạo và có thể nhận được khoản thanh toán cho sản phẩm này trước khi bất kỳ mục nhập bảng chấm công nào được ghi lại cho các dịch vụ này.
Cuối cùng, đặt Giá bán và xác nhận rằng Đơn vị đo được đặt thành Giờ.
Dịch vụ hỗ trợ trả trước hóa đơn¶
Khi các dịch vụ hỗ trợ được thanh toán theo mức giá cố định, hóa đơn có thể được tạo trước khi hoàn thành bất kỳ công việc nào về vấn đề này. Trong trường hợp này, một sản phẩm dịch vụ có Chính sách lập hoá đơn được đặt thành Trả trước/Giá cố định sẽ được sử dụng, giống như phần ở trên.
Tạo đơn bán hàng với sản phẩm trả trước¶
Để lập hoá đơn cho khách hàng về các dịch vụ hỗ trợ trả trước, trước tiên hãy tạo đơn đặt hàng (SO) với sản phẩm dịch vụ hỗ trợ. Để thực hiện việc này, hãy truy cập . Sau đó, nhấp vào New để hiển thị mẫu báo giá trống.
Sau đó, điền vào mẫu báo giá với thông tin khách hàng.
Đi tới tab Order Lines của báo giá và nhấp vào Thêm sản phẩm. Sau đó, chọn sản phẩm dịch vụ trả trước được định cấu hình theo các bước trên. Cập nhật trường Quantity với số giờ.
Sau khi cập nhật các thông tin cần thiết khác, Xác nhận báo giá. Thao tác này sẽ chuyển báo giá thành SO.
Tạo và gửi hóa đơn cho các dịch vụ trả trước¶
Khi SO đã được xác nhận, hãy nhấp vào nút Tạo hóa đơn. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn.
Nếu không thu được khoản trả trước nào, loại Tạo hóa đơn có thể giữ nguyên là Hóa đơn thông thường. Nếu thu được trả trước, hãy chọn giữa Trả trước (phần trăm) hoặc Trả trước (số tiền cố định).
Khi thông tin cần thiết đã được nhập, hãy nhấp vào Tạo hóa đơn dự thảo.
Sau đó, hóa đơn có thể được gửi cho khách hàng để thanh toán.
Tạo phiếu trợ giúp cho các dịch vụ trả trước¶
Để tạo một vé Bộ phận trợ giúp cho các dịch vụ trả trước, hãy điều hướng đến và nhấp vào nút Vé để hiển thị quy trình của một nhóm cụ thể. Bấm vào Mới để tạo một vé mới.
Trên biểu mẫu vé trống, tạo một vé Tiêu đề và nhập thông tin Khách hàng.
Khi tên khách hàng được thêm, trường Mặt hàng đặt hàng bán hàng sẽ tự động điền mục đơn đặt hàng trả trước gần đây nhất còn thời gian.
Theo dõi giờ trên phiếu trợ giúp¶
Thời gian dành cho việc xử lý yêu cầu Bộ phận trợ giúp được theo dõi trên tab Bảng chấm công trên yêu cầu cụ thể.
Trên biểu mẫu chi tiết vé, nhấp vào tab Bảng chấm công và nhấp vào Thêm một dòng. Chọn một Nhân viên, thêm Mô tả của nhiệm vụ và nhập số Số giờ đã sử dụng.
Khi các dòng mới được thêm vào tab Bảng chấm công, trường Số giờ còn lại trên SO, ở dưới cùng bên phải của tab, sẽ tự động được cập nhật.
Ghi chú
Nếu số giờ trên tab Bảng chấm công vượt quá số giờ đã bán, Số giờ còn lại của SO chuyển sang màu đỏ.
Khi số giờ được thêm vào tab Bảng chấm công, chúng cũng được tự động cập nhật trong trường Đã giao hàng trên SO.
Dịch vụ hỗ trợ hóa đơn trả sau¶
Khi các dịch vụ hỗ trợ được tính phí dựa trên lượng thời gian dành cho một vấn đề, hóa đơn không thể được tạo trước khi tổng số giờ cần thiết để giải quyết vấn đề đã được nhập vào bảng chấm công. Trong trường hợp này, một sản phẩm dịch vụ có Chính sách lập hoá đơn được đặt thành Dựa trên Bảng chấm công sẽ được sử dụng, giống như sản phẩm được tạo trong phần ở trên.
Tạo đơn bán hàng với sản phẩm được theo dõi thời gian¶
Để lập hoá đơn cho khách hàng về các dịch vụ hỗ trợ trả sau, trước tiên hãy tạo đơn đặt hàng (SO) với sản phẩm dịch vụ hỗ trợ. Để thực hiện việc này, hãy truy cập . Sau đó, nhấp vào New để hiển thị mẫu báo giá trống.
Điền thông tin khách hàng vào báo giá.
Trên tab Dòng đơn hàng, nhấp vào Thêm sản phẩm. Chọn sản phẩm dịch vụ trả sau đã cấu hình ở các bước trên. Sau khi cập nhật các thông tin cần thiết khác, Xác nhận báo giá.
Quan trọng
Không giống như báo giá dịch vụ trả trước, SoOn không cho phép tạo hóa đơn tại thời điểm này. Đó là vì chưa có dịch vụ nào được thực hiện; nói cách khác, chưa có gì được giao, do đó, không có gì để lập hóa đơn.
Tạo phiếu trợ giúp cho các dịch vụ được theo dõi theo thời gian¶
Để ghi lại mục nhập Bảng chấm công cho các dịch vụ theo dõi thời gian, hãy truy cập ứng dụng và chọn nhóm thích hợp để áp dụng các dịch vụ này.
Nếu đã có phiếu cho vấn đề này, hãy chọn phiếu đó từ chế độ xem Kanban. Thao tác này sẽ mở biểu mẫu chi tiết về vé. Nếu hiện không có phiếu nào cho vấn đề của khách hàng này, hãy nhấp vào Mới để tạo một phiếu mới và nhập thông tin khách hàng cần thiết vào biểu mẫu chi tiết phiếu trống.
Sau khi chọn hoặc tạo một yêu cầu, hãy đi tới trình đơn thả xuống Mặt hàng đặt hàng bán hàng. Chọn SO đã tạo ở bước trước.
Theo dõi giờ hỗ trợ trên một yêu cầu¶
Để tạo hóa đơn cho một sản phẩm dựa trên bảng chấm công, số giờ cần phải được theo dõi và ghi lại. Tại thời điểm này, dịch vụ được coi là đã giao. Để ghi lại số giờ cho dịch vụ hỗ trợ này, hãy nhấp vào tab Bảng chấm công của phiếu.
Bấm vào Thêm một dòng để ghi một mục mới. Chọn một Nhân viên từ menu thả xuống và ghi lại thời gian đã sử dụng trong cột Số giờ đã sử dụng.
Lặp lại các bước này nếu cần cho đến khi toàn bộ thời gian dành cho vấn đề được ghi lại.
Tạo hóa đơn cho số giờ được theo dõi trên phiếu¶
Sau khi vấn đề của khách hàng đã được giải quyết và được xác định là không cần phải thực hiện các mục nhập bảng chấm công mới, hóa đơn có thể được tạo và khách hàng có thể được lập hóa đơn.
Để thực hiện việc này, hãy quay lại SO bằng cách nhấp vào nút thông minh Hóa đơn Bán hàng ở đầu phiếu.
Trước khi tạo hóa đơn, hãy xác nhận rằng số trong cột Đã giao hàng khớp với tổng số Số giờ đã sử dụng được liệt kê trong tab Bảng chấm công trên vé.
Sau đó, nhấp vào Tạo hóa đơn. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ bật lên Tạo (các) hóa đơn.
Nếu không thu được khoản trả trước nào, loại Tạo hóa đơn có thể giữ nguyên là Hóa đơn thông thường. Nếu khoản trả trước được thu, hãy chọn giữa Trả trước (phần trăm) hoặc Trả trước (số tiền cố định).
Quan trọng
Sử dụng trường Khoảng Thời Gian của Bảng Chấm Công nếu hóa đơn này chỉ bao gồm các bảng chấm công trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu trường này được để trống, tất cả các bảng chấm công hiện hành chưa được lập hoá đơn sẽ được đưa vào.
Khi thông tin cần thiết đã được nhập, hãy nhấp vào Tạo bản nháp. Sau đó, hóa đơn có thể được xem xét, chỉnh sửa và gửi cho khách hàng để thanh toán.
Xem thêm