Colombia¶

Gói bản địa hóa tiếng Colombia của SoOn cung cấp các tính năng kế toán, tài chính và pháp lý cho cơ sở dữ liệu ở Colombia – chẳng hạn như biểu đồ tài khoản, thuế và hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, một loạt video về chủ đề này cũng có sẵn. Những video này bao gồm cách bắt đầu lại từ đầu, thiết lập cấu hình, hoàn thành các quy trình công việc chung và cung cấp cái nhìn sâu sắc về một số trường hợp sử dụng cụ thể.

Xem thêm

Hướng dẫn thông minh - Bản địa hóa Colombia.

Cấu hình¶

Cài đặt mô-đun¶

Cài đặt các mô-đun sau để có được tất cả các tính năng của bản địa hóa Colombia:

Tên	Tên kỹ thuật	Sự miêu tả
Colombia - Kế toán	`l10n_co`	Mặc định gói bản địa hóa tài chính. Mô-đun này bổ sung các tính năng kế toán cơ bản cho bản địa hóa Colombia: biểu đồ tài khoản, thuế, khoản khấu trừ và loại tài liệu nhận dạng.
Colombia - Báo cáo kế toán	`l10n_co_reports`	Bao gồm các báo cáo kế toán để gửi xác nhận cho nhà cung cấp về việc áp dụng khoản khấu trừ.
Hóa đơn điện tử cho Colombia với Carvajal	`l10n_co_edi`	Mô-đun này bao gồm các tính năng cần thiết để tích hợp với Carvajal và tạo hóa đơn điện tử cũng như tài liệu hỗ trợ liên quan đến hóa đơn của nhà cung cấp, dựa trên DIAN quy định.
Colombia - Điểm bán hàng	`l10n_co_pos`	Bao gồm các biên lai tại Điểm bán hàng để bản địa hóa Colombia.

Ghi chú

Khi Colombia được chọn cho Fiscal Localization của công ty, SoOn sẽ tự động cài đặt một số mô-đun nhất định.

Cấu hình công ty¶

Để định cấu hình thông tin công ty của bạn, hãy truy cập ứng dụng Danh bạ và tìm kiếm công ty của bạn.

Ngoài ra, hãy kích hoạt developer mode và điều hướng đến Cài đặt chung ‣ Công ty ‣ Cập nhật thông tin ‣ Liên hệ. Sau đó, chỉnh sửa biểu mẫu liên hệ và định cấu hình các thông tin sau:

Tên công ty.
Địa chỉ: Bao gồm Thành phố, Phòng ban và ZIP code.
Số nhận dạng: Chọn Loại nhận dạng (NIT, Cédula de Ciudadanía, Registro Civil, v.v.). Khi Loại nhận dạng là NIT, Số nhận dạng phải có chữ số xác minh ở cuối ID có tiền tố là dấu gạch nối (-).

Tiếp theo, định cấu hình Thông tin tài chính trong tab Bán hàng & Mua hàng:

Obligaciones y Responsabilidades: Chọn trách nhiệm tài chính cho công ty (O-13 Gran Contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 Regimen de tributación đơn giản, R-99-PN Không có ứng dụng).
Gran Contribuyente: Nếu công ty là Gran Contribuyente thì nên chọn tùy chọn này.
Fiscal Regimen: Chọn Tên cống nạp cho công ty (IVA, INC, IVA e INC, hoặc No Aplica)
Tên thương mại: Nếu công ty sử dụng tên thương mại cụ thể và tên đó cần được hiển thị trên hóa đơn.

Cấu hình thông tin xác thực Carjaval¶

Sau khi cài đặt các mô-đun, thông tin đăng nhập của người dùng phải được định cấu hình để kết nối với Dịch vụ web Carvajal. Để làm như vậy, hãy điều hướng đến Kế toán ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt và cuộn đến phần Hóa đơn điện tử Colombia. Sau đó, điền thông tin cấu hình được yêu cầu do Carvajal cung cấp:

Username và Password: Tên người dùng và mật khẩu (do Carvajal cung cấp) cho công ty.
Đăng ký công ty: Số NIT của công ty không có mã xác minh.
ID tài khoản: Số NIT của công ty theo sau là _01.
Mã mẫu Colombia: Chọn một trong hai mẫu có sẵn (CGEN03 hoặc CGNE04) để sử dụng ở định dạng PDF của hóa đơn điện tử.

Bật hộp kiểm Test mode để kết nối với môi trường thử nghiệm Carvajal.

Sau khi SoOn và Carvajal được cấu hình đầy đủ và sẵn sàng đưa vào sản xuất, hãy hủy kích hoạt hộp kiểm Chế độ thử nghiệm để sử dụng cơ sở dữ liệu sản xuất.

Định cấu hình thông tin xác thực cho dịch vụ web Carvajal trong SoOn.

Quan trọng

Chế độ thử nghiệm phải chỉ được sử dụng trên cơ sở dữ liệu trùng lặp, không được sử dụng trên môi trường sản xuất.

Báo cáo cấu hình dữ liệu¶

Dữ liệu báo cáo có thể được xác định cho phần tài chính và thông tin ngân hàng của PDF như một phần của thông tin có thể định cấu hình được gửi trong XML.

Điều hướng đến Kế toán ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt và cuộn đến phần Hóa đơn điện tử Colombia, để tìm các trường Báo cáo Cấu hình. Tại đây, thông tin tiêu đề cho từng loại báo cáo có thể được cấu hình.

Gran Contribuyente
Tipo de Régimen
Retenedores de IVA
Autorretenores
Độ phân giải có thể áp dụng
Actividad Económica
Thông tin ngân hàng

Cấu hình dữ liệu chính¶

Cộng sự¶

Bạn có thể tạo địa chỉ liên hệ của đối tác trong ứng dụng Danh bạ. Để làm như vậy, hãy điều hướng đến Danh bạ và nhấp vào nút Tạo.

Sau đó, đặt tên cho liên hệ và sử dụng các nút radio để chọn loại liên hệ Individual hoặc Công ty.

Điền đầy đủ Địa chỉ, bao gồm Thành phố, Trạng thái, và ZIP code. Sau đó, hoàn thành thông tin nhận dạng và tài chính.

Thông tin cá nhân¶

Các loại nhận dạng do DIAN xác định, có sẵn trên biểu mẫu đối tác, như một phần của bản địa hóa Colombia. Các đối tác Colombia phải có bộ Số nhận dạng (VAT) và Loại tài liệu.

Mẹo

Khi Loại tài liệu là NIT, Số nhận dạng cần được định cấu hình trong SoOn, bao gồm *chữ số xác minh ở cuối ID, bắt đầu bằng dấu gạch nối (-) *.

Thông tin tài chính¶

Mã trách nhiệm của đối tác (phần 53 trong tài liệu RUT) được đưa vào như một phần của mô-đun lập hóa đơn điện tử, do DIAN yêu cầu.

Bạn có thể tìm thấy các trường bắt buộc trong Đối tác ‣ Tab bán hàng & mua hàng ‣ Mục thông tin tài chính:

Obligaciones y Responsabilidades: Chọn trách nhiệm tài chính cho công ty (O-13 Gran Contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 Regimen de tributación đơn giản hoặc R-99-PN Không có ứng dụng).
Gran Contribuyente: Nếu công ty là Gran Contribuyente thì nên chọn tùy chọn này.
Fiscal Regimen: Chọn tên cống nạp cho công ty (IVA, INC, IVA e INC, hoặc No Aplica)
Tên thương mại: Nếu công ty sử dụng tên thương mại cụ thể và tên đó cần được hiển thị trên hóa đơn.

Các sản phẩm¶

Để quản lý sản phẩm, hãy điều hướng đến Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Sản phẩm, sau đó nhấp vào một sản phẩm.

Khi thêm thông tin chung vào biểu mẫu sản phẩm, bắt buộc phải có UNSPSC danh mục (Kế toán tab) hoặc Tham chiếu nội bộ (Thông tin chung tab) trường được cấu hình. Đảm bảo Lưu sản phẩm sau khi được định cấu hình.

Thuế¶

Để tạo hoặc sửa đổi thuế, hãy truy cập Kế toán ‣ Cấu hình ‣ Thuế và chọn loại thuế liên quan.

Nếu giao dịch bán hàng bao gồm các sản phẩm có thuế, thì trường Value Loại trong tab Tùy chọn nâng cao cần phải được định cấu hình cho mỗi thuế. Các loại thuế giữ lại (ICA, IVA, Fuente) cũng được bao gồm. Cấu hình này được sử dụng để hiển thị thuế chính xác trong hóa đơn PDF.

Các trường ICA, IVA và Fuente trong tab Tùy chọn nâng cao trong SoOn.

Tạp chí bán hàng¶

Từng là DIAN đã chỉ định trình tự và tiền tố chính thức cho việc giải quyết hóa đơn điện tử, nhật ký bán hàng liên quan đến chứng từ hóa đơn phải được cập nhật trong SoOn. Để làm như vậy, hãy điều hướng đến Kế toán ‣ Cấu hình ‣ Sổ cái và chọn một tạp chí bán hàng hiện có hoặc tạo một tạp chí mới bằng nút Tạo.

Trên biểu mẫu nhật ký bán hàng, nhập Sổ cái Tên, Loại, và đặt một Mã ngắn duy nhất trong tab Sổ cái Entries. Sau đó, định cấu hình dữ liệu sau trong tab Cài đặt nâng cao:

Hóa đơn điện tử: Bật UBL 2.1 (Colombia).
Giải quyết hóa đơn: Số giải quyết do DIAN cho công ty.
Ngày giải quyết: Ngày có hiệu lực ban đầu của nghị quyết.
Ngày kết thúc nghị quyết: Ngày kết thúc hiệu lực của nghị quyết.
Phạm vi đánh số (tối thiểu): Số hóa đơn được ủy quyền đầu tiên.
Phạm vi đánh số (tối đa): Số hóa đơn được ủy quyền cuối cùng.

Ghi chú

Trình tự và độ phân giải của nhật ký phải khớp với trình tự được định cấu hình trong Carvajal và DIAN.

Trình tự hóa đơn¶

Trình tự hóa đơn và tiền tố phải được cấu hình chính xác khi tài liệu đầu tiên được tạo.

Ghi chú

SoOn tự động gán tiền tố và trình tự cho các hóa đơn sau.

Mua tạp chí¶

Từng là DIAN đã chỉ định trình tự và tiền tố chính thức cho tài liệu hỗ trợ liên quan đến hóa đơn của nhà cung cấp, nhật ký mua hàng liên quan đến tài liệu hỗ trợ của họ cần phải được cập nhật trong SoOn. Quá trình này tương tự như cấu hình của sale tạp chí.

Sơ đồ tài khoản¶

biểu đồ tài khoản được cài đặt theo mặc định như một phần của mô-đun bản địa hóa, các tài khoản được ánh xạ tự động trong thuế, tài khoản phải trả mặc định và tài khoản phải thu mặc định. Biểu đồ tài khoản của Colombia dựa trên PUC (Kế hoạch Unico de Cuentas).

Quy trình công việc chính¶

Hóa đơn điện tử¶

Sau đây là bảng phân tích quy trình làm việc chính cho hóa đơn điện tử với bản địa hóa Colombia:

Người gửi tạo hóa đơn.
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử tạo tệp XML hợp pháp.
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử tạo CUFE (Mã hóa đơn điện tử) bằng chữ ký điện tử.
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử gửi thông báo tới DIAN.
DIAN xác nhận hoá đơn.
DIAN chấp nhận hoặc từ chối hóa đơn.
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử tạo hóa đơn PDF bằng mã QR.
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử gửi hóa đơn cho người thu nhận.
Người thanh toán gửi biên nhận xác nhận và chấp nhận hoặc từ chối hóa đơn.
Người gửi tải xuống tệp .zip có định dạng PDF và XML.

Quy trình làm việc hóa đơn điện tử để bản địa hóa Colombia.

Tạo hóa đơn¶

Ghi chú

Quy trình làm việc chức năng diễn ra trước khi xác thực hóa đơn không không làm thay đổi những thay đổi chính được đưa ra với hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử được tạo và gửi tới cả DIAN và khách hàng thông qua tích hợp dịch vụ web của Carvajal. Những tài liệu này có thể được tạo từ đơn đặt hàng của bạn hoặc được tạo thủ công. Để tạo hóa đơn mới, hãy truy cập Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn và chọn Tạo. Trên biểu mẫu hóa đơn, hãy định cấu hình các trường sau:

Khách hàng: Thông tin của khách hàng.
Sổ cái: Nhật ký dùng cho hóa đơn điện tử.
Loại hóa đơn điện tử: Chọn loại chứng từ. Theo mặc định, Factura de Venta được chọn.
Dòng hóa đơn: Chỉ định sản phẩm có thuế chính xác.

Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Xác nhận.

Xác thực hóa đơn¶

Sau khi xác nhận hóa đơn, một tệp XML sẽ được tạo và gửi tự động đến Carvajal. Sau đó, hóa đơn sẽ được xử lý không đồng bộ bằng dịch vụ hóa đơn điện tử UBL 2.1 (Colombia). Các tập tin cũng được hiển thị trong cuộc trò chuyện.

Tệp hóa đơn XML Carvajal trong cuộc trò chuyện của SoOn.

Trường Tên hóa đơn điện tử hiện được hiển thị trong tab Tài liệu EDI, với tên của tệp XML. Ngoài ra, trường Trạng thái hóa đơn điện tử được hiển thị với giá trị ban đầu To Send. Để xử lý hóa đơn theo cách thủ công, hãy nhấp vào nút Xử lý ngay.

Tiếp nhận XML và PDF hợp pháp¶

Nhà cung cấp hóa đơn điện tử (Carvajal) nhận tệp XML và tiến hành xác thực cấu trúc và thông tin của nó.

Sau khi xác thực hóa đơn điện tử, tiến hành tạo XML hợp pháp bao gồm chữ ký số và mã duy nhất (CUFE), hóa đơn PDF bao gồm mã QR và CUFE cũng được tạo. Nếu mọi thứ đều chính xác thì giá trị trường Electronic Lập hóa đơn sẽ thay đổi thành Sent.

A .zip chứa hóa đơn điện tử hợp pháp (ở định dạng XML) và hóa đơn ở (định dạng PDF) được tải xuống và hiển thị trong cuộc trò chuyện về hóa đơn:

Tệp ZIP được hiển thị trong cuộc trò chuyện về hóa đơn trong SoOn.

Trạng thái hóa đơn điện tử thay đổi thành Accepted.

Ghi chú tín dụng¶

Quy trình ghi chú tín dụng cũng giống như quy trình đối với hóa đơn. Để tạo ghi chú tín dụng có tham chiếu đến hóa đơn, hãy truy cập Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn. Trên hóa đơn, nhấp vào Thêm Ghi chú Tín dụng và điền thông tin sau:

Phương thức tín dụng: Chọn loại phương thức tín dụng.
- Hoàn tiền một phần: Sử dụng tùy chọn này khi đó là một phần số tiền.
- Hoàn tiền đầy đủ: Sử dụng tùy chọn này nếu ghi chú tín dụng dành cho toàn bộ số tiền.
- Hoàn tiền đầy đủ và hóa đơn nháp mới: Sử dụng tùy chọn này nếu ghi chú tín dụng được tự động xác thực và đối chiếu với hóa đơn. Hóa đơn gốc được sao chép thành bản nháp mới.
Lý do: Nhập lý do ghi chú tín dụng.
Ngày đảo ngược: Chọn xem bạn muốn một ngày cụ thể cho ghi chú tín dụng hay đó là ngày ghi nhật ký.
Sử dụng nhật ký cụ thể: Chọn nhật ký cho ghi chú tín dụng của bạn hoặc để trống nếu bạn muốn sử dụng cùng nhật ký làm hóa đơn gốc.
Ngày hoàn tiền: Nếu bạn chọn một ngày cụ thể, hãy chọn ngày hoàn tiền.

Sau khi xem xét, hãy nhấp vào nút Reverse.

Ghi chú ghi nợ¶

Quá trình ghi nợ cũng tương tự như ghi chú tín dụng. Để tạo ghi chú ghi nợ có tham chiếu đến hóa đơn, hãy truy cập Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn. Trên hóa đơn, nhấp vào nút Thêm Ghi nợ và nhập thông tin sau:

Lý do: Nhập lý do ghi nợ.
Ngày ghi nợ: Chọn các tùy chọn cụ thể.
Sao chép dòng: Chọn tùy chọn này nếu bạn cần đăng ký giấy báo nợ có cùng dòng hóa đơn.
Sử dụng Nhật ký cụ thể: Chọn điểm in cho ghi chú ghi nợ của bạn hoặc để trống nếu bạn muốn sử dụng cùng một tạp chí với hóa đơn gốc.

Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Tạo Ghi chú Ghi nợ.

Tài liệu hỗ trợ về hóa đơn nhà cung cấp¶

Với dữ liệu chính, thông tin xác thực và nhật ký mua hàng được định cấu hình cho các tài liệu hỗ trợ liên quan đến hóa đơn của nhà cung cấp, bạn có thể bắt đầu sử dụng tài liệu hỗ trợ.

Tài liệu hỗ trợ cho hóa đơn nhà cung cấp có thể được tạo từ đơn đặt hàng của bạn hoặc thủ công. Vào Kế toán ‣ Nhà cung cấp ‣ Hóa đơn và điền thông tin sau:

Vendor: Nhập thông tin của nhà cung cấp.
Ngày thanh toán: Chọn ngày lập hóa đơn.
Sổ cái: Chọn nhật ký để lấy các tài liệu hỗ trợ liên quan đến hóa đơn nhà cung cấp.
Dòng hóa đơn: Chỉ định sản phẩm có thuế chính xác.

Sau khi xem xét, hãy nhấp vào nút Xác nhận. Sau khi xác nhận, một tệp XML sẽ được tạo và tự động gửi đến Carvajal.

Lỗi thông thường¶

Trong quá trình xác thực XML, các lỗi phổ biến nhất có liên quan đến việc thiếu dữ liệu chính (ID thuế liên hệ, Địa chỉ, Sản phẩm, Thuế). Trong những trường hợp như vậy, thông báo lỗi sẽ hiển thị trong cuộc trò chuyện sau khi cập nhật trạng thái hóa đơn điện tử.

Sau khi dữ liệu chính được sửa, có thể xử lý lại XML bằng dữ liệu mới và gửi phiên bản cập nhật bằng cách sử dụng nút Retry.

Lỗi xác thực XML được hiển thị trong cuộc trò chuyện về hóa đơn trong SoOn.

Báo cáo tài chính¶

Chứng chỉ lưu giữ tại ICA¶

Báo cáo này là chứng nhận dành cho các nhà cung cấp về khoản khấu trừ thuế Công nghiệp và Thương mại Colombia (ICA). Bạn có thể tìm thấy báo cáo trong Kế toán ‣ Báo cáo ‣ Colombian Báo cáo ‣ Certificado de Retención en ICA.

Chứng chỉ lưu giữ và báo cáo ICA trong Kế toán SoOn.

Chứng chỉ lưu giữ và IVA¶

Báo cáo này cấp giấy chứng nhận về số tiền được khấu trừ từ nhà cung cấp để khấu trừ VAT. Bạn có thể tìm thấy báo cáo trong Kế toán ‣ Báo cáo ‣ Colombian Báo cáo ‣ Certificado de Retención en IVA.

Chứng chỉ lưu giữ trong nguồn nước¶

Giấy chứng nhận này được cấp cho các đối tác đối với khoản thuế khấu trừ mà họ đã thực hiện. Báo cáo có thể được tìm thấy trong Kế toán ‣ Báo cáo ‣ Colombian Báo cáo ‣ Certificado de Retención en Fuente.

Chứng chỉ lưu giữ và báo cáo đầy đủ trong Kế toán SoOn.