Chấm công¶
Ứng dụng Chấm công của SoOn hoạt động như một đồng hồ thời gian. Nhân viên có thể đăng ký vào và ra khỏi công việc bằng cách sử dụng thiết bị chuyên dụng ở chế độ kiosk, trong khi người dùng cũng có thể đăng ký vào và ra khỏi công việc trực tiếp từ cơ sở dữ liệu. Quản lý có thể nhanh chóng xem ai có mặt tại bất kỳ thời điểm nào, tạo báo cáo để xem giờ làm việc của mọi người, và nắm được thông tin về những nhân viên làm việc ngoài giờ hoặc rời khỏi công việc sớm hơn mong đợi.
Quyền truy cập¶
Việc hiểu cách các quyền truy cập khác nhau ảnh hưởng đến các tùy chọn và tính năng mà người dùng có thể truy cập trong ứng dụng Chấm công là rất quan trọng.
Mỗi người dùng trong cơ sở dữ liệu đều có thể đăng ký vào và ra trực tiếp từ cơ sở dữ liệu, mà không cần truy cập vào ứng dụng Chấm công. Thêm vào đó, tất cả người dùng đều có thể truy cập vào hồ sơ chấm công của chính họ từ mẫu nhân viên trong ứng dụng Nhân viên.
Quyền truy cập vào cả ứng dụng Chấm công và các tính năng khác nhau trong ứng dụng được xác định bởi quyền truy cập.
Để xem người dùng có quyền truy cập nào, điều hướng đến Quyền truy cập hiển thị theo mặc định. Cuộn xuống phần Nhân sự để xem cài đặt. Đối với trường Chấm công, các tùy chọn là để bỏ trống trường hoặc chọn Quản trị viên.
, và nhấp vào một người dùng cụ thể. TabNếu tùy chọn Quản trị viên được chọn, người dùng có quyền truy cập đầy đủ vào toàn bộ ứng dụng Chấm công, không bị hạn chế. Họ có thể xem tất cả các hồ sơ chấm công của nhân viên, vào chế độ Kiosk từ ứng dụng, truy cập tất cả các số liệu báo cáo và thực hiện các thay đổi đối với cài đặt. Nếu để trống, người dùng không có quyền truy cập vào ứng dụng Chấm công.
Người phê duyệt¶
Tình huống duy nhất mà thông tin khác có thể được truy cập trong ứng dụng Chấm công là đối với các người phê duyệt. Nếu một người dùng không có quyền quản trị đối với ứng dụng Chấm công, nhưng họ được thiết lập là người phê duyệt cho một nhân viên trong ứng dụng Chấm công, người dùng đó có thể xem các hồ sơ chấm công của nhân viên cụ thể đó, cũng như thực hiện các chỉnh sửa đối với hồ sơ chấm công của nhân viên đó nếu cần. Điều này áp dụng cho tất cả các nhân viên mà người dùng được liệt kê là người phê duyệt ứng dụng Chấm công. Các người phê duyệt thường là các quản lý, mặc dù điều này không phải là bắt buộc.
Để xem ai là người phê duyệt chấm công cho một nhân viên, điều hướng đến Thông tin công việc, cuộn xuống phần Người phê duyệt, và kiểm tra trường Chấm công. Người được chọn có thể xem các hồ sơ chấm công của nhân viên đó, cả trên bảng điều khiển ứng dụng Chấm công cũng như trong các báo cáo chấm công, và thực hiện các chỉnh sửa đối với hồ sơ của họ.
và nhấp vào nhân viên cụ thể. Nhấp vào tabCấu hình¶
Chỉ cần cấu hình một số tùy chọn trong ứng dụng Chấm công. Xác định cách nhân viên đăng ký vào và ra, định nghĩa cách các kiosk hoạt động, và xác định cách tính giờ làm thêm đều được thiết lập trong menu Cấu hình. Điều hướng đến
để truy cập menu cấu hình.Chế độ¶
Chấm công từ Backend: kích hoạt tùy chọn này để cho phép người dùng đăng ký vào và ra trực tiếp từ cơ sở dữ liệu SoOn. Nếu tùy chọn này không được kích hoạt, người dùng phải sử dụng kiosk để đăng ký vào và ra khỏi công việc.
Giờ làm thêm¶
Phần này xác định cách tính thời gian làm thêm, bao gồm khi nào thời gian làm thêm được tính và thời gian nào không được ghi lại.
Tính giờ làm thêm: kích hoạt hộp này để cho phép nhân viên ghi lại giờ làm thêm vượt quá giờ làm việc đã đặt (đôi khi được gọi là giờ làm thêm). Kích hoạt tùy chọn này cũng sẽ hiển thị các cài đặt sau. Nếu không được kích hoạt, không có cấu hình nào khác xuất hiện.
Bắt đầu từ: ngày hiện tại sẽ tự động được nhập vào trường này. Nếu muốn, hãy nhấp vào trường này và sử dụng bộ chọn lịch để sửa đổi ngày bắt đầu mà giờ làm thêm được ghi lại.
Thời gian Tolerance Có Lợi Cho Công Ty: nhập số thời gian, tính bằng phút, không được tính vào giờ làm thêm của nhân viên. Khi một nhân viên ra về, và thời gian làm thêm ghi lại dưới số phút đã chỉ định, thời gian làm thêm đó không được tính là giờ làm thêm cho nhân viên.
Thời gian Tolerance Có Lợi Cho Nhân Viên: nhập số thời gian, tính bằng phút, mà nhân viên được phép, mà không ảnh hưởng tiêu cực đến việc ghi nhận thời gian làm việc của họ nếu họ ghi ít thời gian hơn giờ làm việc của mình. Khi một nhân viên ra về, và tổng thời gian ghi nhận trong ngày ít hơn giờ làm việc quy định và ít hơn khoảng thời gian ân hạn này, họ không bị phạt vì thời gian giảm.
Example
Công ty đặt cả hai trường Tolerance là
15
phút, và giờ làm việc của toàn công ty được thiết lập từ 9:00 AM đến 5:00 PM.Nếu một nhân viên vào lúc 9:00 AM và ra về lúc 5:14 PM, 14 phút làm thêm sẽ không được tính vào giờ làm thêm của họ.
If an employee checks in at 9:05 AM, and checks out at 4:55 PM, even though they logged a total of 10 minutes less than their full working hours, they are not penalized for this discrepancy.
Hiển thị Giờ Làm Thêm: kích hoạt hộp này để hiển thị các giờ làm thêm được ghi nhận bởi một nhân viên khi họ ra về với một kiosk, hoặc khi một người dùng ra về trong cơ sở dữ liệu.
Ghi chú
Nhân viên vẫn có thể ghi nhận giờ làm thêm ngay cả khi tùy chọn Tính Giờ Làm Thêm không được kích hoạt. Sự khác biệt là khi Tính Giờ Làm Thêm được kích hoạt, các giờ làm thêm có thể được trừ khỏi yêu cầu nghỉ phép đã được phê duyệt.
Tổng quan¶
Khi vào ứng dụng Chấm công, bảng điều khiển Tổng quan sẽ xuất hiện, chứa tất cả thông tin vào và ra cho người dùng đã đăng nhập. Nếu người dùng có quyền quyền truy cập và/hoặc là người phê duyệt cho các nhân viên cụ thể, thì thông tin vào và ra của các nhân viên đó cũng sẽ hiển thị trên bảng điều khiển Tổng quan.
Lượt xem¶
Để thay đổi chế độ xem từ biểu đồ Gantt mặc định sang chế độ xem danh sách, nhấp vào biểu tượng Danh sách ở góc trên bên phải của bảng điều khiển, dưới ảnh của người dùng. Để chuyển trở lại biểu đồ Gantt, nhấp vào nút Gantt, nằm cạnh nút Danh sách.
Chế độ xem mặc định trình bày thông tin của ngày hiện tại. Để trình bày thông tin cho Tuần, Tháng, hoặc Năm, nhấp vào nút Ngày để hiển thị một menu thả xuống, hiển thị các tùy chọn khác. Chọn chế độ xem mong muốn, và bảng điều khiển sẽ cập nhật, trình bày thông tin đã chọn. Để thay đổi Ngày, Tuần, Tháng, hoặc Năm trình bày, nhấp vào các nút ← (mũi tên trái) hoặc → (mũi tên phải) ở hai bên của menu thả xuống. Để quay lại chế độ xem chứa ngày hiện tại, nhấp vào nút Hôm nay. Điều này làm mới bảng điều khiển, trình bày thông tin chứa ngày hiện tại.
Trong chế độ xem Ngày, cột cho giờ hiện tại được làm nổi bật bằng màu vàng. Nếu chế độ xem Tuần hoặc Tháng được chọn, cột cho ngày hiện tại sẽ được làm nổi bật. Nếu chế độ xem Năm được chọn, tháng hiện tại sẽ được làm nổi bật.

Bất kỳ mục nào có lỗi sẽ xuất hiện bằng màu đỏ, cho thấy chúng cần được giải quyết bởi người dùng có quyền quyền truy cập phù hợp và/hoặc là người phê duyệt cho nhân viên có lỗi.
Bộ lọc và nhóm¶
Để lọc kết quả trên bảng điều khiển tổng quan hoặc để trình bày các nhóm thông tin khác nhau, hãy nhấp vào nút 🔻 (hình tam giác thả xuống) ở bên phải của thanh Tìm kiếm ở trên bảng điều khiển, và chọn một trong các tùy chọn Lọc hoặc Nhóm Theo. Có nhiều bộ lọc và nhóm được cấu hình sẵn để chọn từ đó, cũng như tùy chọn để tạo các bộ lọc tùy chỉnh.
Bộ lọc¶
Các bộ lọc mặc định có thể được chọn là:
Lịch sử của tôi: bộ lọc này chỉ trình bày dữ liệu điểm danh của người dùng.
Nhóm của tôi: bộ lọc này trình bày dữ liệu điểm danh của nhóm người dùng.
Đang làm việc: bộ lọc này hiển thị dữ liệu điểm danh của tất cả mọi người hiện đang điểm danh.
Lỗi: bộ lọc này hiển thị bất kỳ mục nào có lỗi cần được giải quyết.
Điểm danh: bộ lọc này có một danh sách thả xuống để chọn khoảng thời gian cụ thể. Chọn khoảng thời gian mong muốn từ các tùy chọn có sẵn, chẳng hạn như tháng, quý, hoặc năm.
7 ngày qua: bộ lọc này trình bày dữ liệu điểm danh của bảy ngày gần nhất.
Thêm Bộ Lọc Tùy Chỉnh: tạo bộ lọc tùy chỉnh bằng cách sử dụng cửa sổ pop-up xuất hiện khi tùy chọn này được chọn.
Nhóm¶
Các nhóm mặc định có thể được chọn là:
Điểm danh: nhóm này trình bày một menu thả xuống chứa các tùy chọn khoảng thời gian sau: Năm, Quý, Tháng, Tuần, và Ngày. Chọn khoảng thời gian để hiển thị tất cả thông tin điểm danh, được nhóm theo khoảng thời gian đã chọn.
Nhân viên: nhóm này trình bày dữ liệu điểm danh được tổ chức theo nhân viên.
Kiểm tra ra: nhóm này hiển thị một menu thả xuống với các tùy chọn thời gian sau: Năm, Quý, Tháng, Tuần, và Ngày. Chọn khoảng thời gian để hiển thị tất cả các thông tin kiểm tra ra, được nhóm theo khoảng thời gian đã chọn.
Thêm Nhóm Tùy Chỉnh: tùy chọn này hiển thị một menu thả xuống với nhiều tùy chọn để nhóm dữ liệu điểm danh theo, bao gồm Thành phố, Quốc gia, Chế độ, và Địa chỉ IP.
Chi tiết nhật ký chấm công¶
SoOn ghi lại nhiều thông tin về thời gian và địa điểm khi người dùng vào và ra. Các chi tiết cụ thể được cung cấp phụ thuộc vào phương pháp mà người dùng đã vào và ra.
Để xem chi tiết kiểm tra vào và/hoặc kiểm tra ra của một nhân viên, nhấp vào một mục cụ thể trong bảng điều khiển tổng quan.
Một nhật ký chấm công chi tiết cho người dùng xuất hiện trong một cửa sổ pop-up. Để đóng nhật ký chấm công chi tiết, nhấp vào nút Lưu & Đóng ở góc dưới bên trái của biểu mẫu.
Nhật ký chấm công chi tiết chứa các thông tin sau:
Chi tiết chính¶
Nhân viên: tên của nhân viên.
Kiểm tra vào: ngày và giờ mà nhân viên đã vào.
Kiểm tra ra: ngày và giờ mà nhân viên đã ra. Điều này chỉ xuất hiện nếu nhân viên đã ra.
Giờ làm việc: tổng số thời gian mà nhân viên đã ghi cho ngày, theo định dạng giờ và phút (HH:MM). Giá trị này tính tất cả các lần vào và ra trong ngày, nếu nhân viên đã vào và ra nhiều lần.
Giờ thêm: bất kỳ giờ thêm nào mà nhân viên đã ghi ngoài giờ làm việc dự kiến.
Chi tiết kiểm tra vào/ra¶
Các thông tin sau đây xuất hiện cho cả phần Kiểm tra vào và Kiểm tra ra.
Chế độ: phương pháp mà thông tin chấm công được thu thập. Systray được hiển thị nếu nhân viên đã vào và ra trực tiếp từ cơ sở dữ liệu, Thủ công được hiển thị nếu nhân viên đã vào và ra bằng cách sử dụng một máy chấm công.
Địa chỉ IP: địa chỉ IP của máy tính mà nhân viên đã sử dụng để vào hoặc ra.
Trình duyệt: trình duyệt web mà nhân viên đã sử dụng để vào hoặc ra.
Địa phương hóa: thành phố và quốc gia liên kết với địa chỉ IP của máy tính.
Tọa độ GPS: tọa độ cụ thể khi người dùng vào hoặc ra. Để xem tọa độ cụ thể trên bản đồ, nhấp vào nút → Xem trên Bản đồ dưới Tọa độ GPS. Điều này sẽ mở một bản đồ trong một tab trình duyệt mới, với vị trí cụ thể được chỉ ra.

Lỗi¶
Các mục chứa lỗi xuất hiện trên bảng điều khiển tổng quan với màu đỏ. Trong Chế độ Gantt, mục xuất hiện với nền đỏ. Nếu ở chế độ Danh sách, văn bản mục xuất hiện màu đỏ.
Lỗi thường xảy ra khi một nhân viên đã vào nhưng không ra trong vòng 24 giờ qua, hoặc khi một nhân viên có thời gian vào và ra kéo dài hơn 16 giờ.
Để sửa lỗi, mục chấm công phải được chỉnh sửa hoặc xóa. Nhấp vào mục để hiện ra một cửa sổ pop-up chứa các chi tiết cho mục đó. Để chỉnh sửa thông tin Kiểm tra vào và/hoặc Kiểm tra ra, nhấp vào trường Kiểm tra vào hoặc Kiểm tra ra và một bộ chọn lịch sẽ xuất hiện. Nhấp vào ngày mong muốn, sau đó sử dụng bộ chọn thời gian dưới lịch để chọn thời gian cụ thể cho mục đó. Khi thông tin đã chính xác, nhấp vào Áp dụng.

Khi tất cả thông tin trên cửa sổ pop-up đã chính xác, nhấp vào Lưu & Đóng. Khi mục không còn lỗi, mục sẽ xuất hiện màu xám thay vì màu đỏ.
Để xóa một mục, nhấp vào Xóa trên cửa sổ pop-up thay vì chỉnh sửa mục đó.
Báo cáo¶
Để xem báo cáo chấm công, nhấp vào Báo cáo trong menu trên cùng. Báo cáo mặc định hiển thị thông tin chấm công của từng nhân viên trong 3 tháng qua, dưới dạng Biểu đồ Đường.
Chế độ xem mặc định là Biểu đồ. Để xem dữ liệu trong bảng pivot, nhấp vào nút Bảng Pivot ở góc trên bên phải của báo cáo. Để quay lại chế độ xem biểu đồ, nhấp vào nút Biểu đồ, nằm cạnh nút Bảng Pivot.
Để trình bày thông tin khác nhau, điều chỉnh bộ lọc và nhóm theo cách tương tự như trong bảng điều khiển Tổng quan.
Dữ liệu có thể được trình bày dưới dạng Biểu đồ Cột, Biểu đồ Đường, Biểu đồ Tròn, Biểu đồ Chồng, hoặc theo thứ tự Giảm dần hoặc Tăng dần. Để thay đổi chế độ xem sang bất kỳ biểu đồ nào trong số này, nhấp vào nút tương ứng trên biểu đồ đã hiển thị.
Để thay đổi Các chỉ số, nhấp vào nút Các chỉ số và chọn chỉ số mong muốn từ menu thả xuống.
Báo cáo cũng có thể được chèn vào bảng tính. Nhấp vào nút Chèn vào Bảng tính và một cửa sổ pop-up xuất hiện. Chọn bảng tính mong muốn và nhấp vào Xác nhận.

Xem thêm