RfQ thay thế

Đôi khi, các công ty có thể muốn yêu cầu các ưu đãi từ nhiều nhà cung cấp cùng một lúc, bằng cách mời các nhà cung cấp đó gửi các ưu đãi cho hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự cùng một lúc. Điều này giúp các công ty lựa chọn nhà cung cấp rẻ nhất, nhanh nhất, tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh cụ thể của họ.

Trong SoOn, điều này có thể được thực hiện bằng cách tạo các yêu cầu báo giá (RfQ) thay thế cho các nhà cung cấp khác nhau. Sau khi nhận được phản hồi từ mỗi nhà cung cấp, các dòng sản phẩm từ mỗi RfQ có thể được so sánh và có thể đưa ra quyết định mua sản phẩm nào từ nhà cung cấp nào.

Ghi chú

Đôi khi được gọi là gọi thầu, quy trình này chủ yếu được sử dụng bởi các tổ chức trong khu vực công, những người bị ràng buộc về mặt pháp lý phải sử dụng nó khi mua hàng. Tuy nhiên, các công ty tư nhân cũng có thể sử dụng RfQs thay thế để tiêu tiền một cách hiệu quả.

Cấu hình

Để tạo RfQs thay thế, tính năng Thỏa thuận mua hàng phải được bật trong cài đặt ứng dụng Mua. Để bật tính năng này, hãy điều hướng đến Mua ứng dụng ‣ Cấu hình ‣ Cài đặt. Trong phần Hóa đơn, hãy nhấp vào hộp kiểm cho Thỏa thuận mua hàng.

Sau đó, nhấp vào Lưu để áp dụng thay đổi.

Làm như vậy sẽ cho phép khả năng tạo RfQs thay thế, cũng như các đơn đặt hàng chung.

Thỏa thuận mua hàng được bật trong cài đặt ứng dụng Mua hàng.

Mẹo

Để tiết kiệm thời gian tạo RfQs thay thế, bạn có thể đặt nhà cung cấp, giá cả và thời gian giao hàng tùy chỉnh trong tab Mua hàng của biểu mẫu sản phẩm.

Để làm điều đó, hãy điều hướng đến Ứng dụng mua ‣ Sản phẩm ‣ Sản phẩm và chọn sản phẩm để chỉnh sửa. Trên biểu mẫu sản phẩm, nhấp vào tab Mua và nhấp vào Thêm dòng.

Từ menu thả xuống, hãy chọn nhà cung cấp để đặt trong cột Nhà cung cấp, sau đó đặt PriceGiao hàng Lead Time, nếu cần. Nhấp vào biểu tượng (chuyển đổi thả xuống cột tùy chọn), ở trên cùng bên phải của hàng tiêu đề, sẽ cung cấp các tùy chọn cột bổ sung để thêm vào chi tiết đơn hàng.

Tạo RfQ

Để tạo RfQ mới, hãy điều hướng đến ứng dụng Mua hàng và nhấp vào Mới.

Để trống RfQ trong biểu mẫu, hãy thêm nhà cung cấp từ menu thả xuống, bên cạnh trường Nhà cung cấp. Sau đó, nhấp vào Thêm sản phẩm, trong tab Sản phẩm, để chọn sản phẩm từ menu thả xuống trong cột Sản phẩm.

Sau đó, đặt số lượng mong muốn muốn mua trong cột Số lượng và thay đổi giá mua trong cột Đơn giá, nếu cần.

Nhấp vào biểu tượng (chuyển đổi thả xuống cột tùy chọn), ở trên cùng bên phải của hàng tiêu đề, sẽ cung cấp các tùy chọn cột bổ sung để thêm vào chi tiết đơn hàng.

Lặp lại các bước này để thêm bao nhiêu tùy chọn cột trong tab Sản phẩm tùy thích, bao gồm UoM (Đơn vị đo lường) để mua sản phẩm và Ngày đến dự kiến .

Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Gửi qua Email.

Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ bật lên Compose Email, trong đó thông báo gửi tới nhà cung cấp có thể được tùy chỉnh và có thể thêm tệp đính kèm nếu cần. Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Send.

Thao tác này sẽ gửi email đến nhà cung cấp được liệt kê trên RfQ hình thức.

Soạn và gửi email báo giá bật lên.

Ghi chú

Việc gửi email đến từng nhà cung cấp có thể hữu ích khi tạo RfQ thay thế, vì nhà cung cấp có thể xác nhận xem giá trước đây của họ có còn giữ nguyên như hiện tại hay không, điều này giúp các công ty chọn được ưu đãi tốt nhất.

Tạo RfQs thay thế

Một lần PO được tạo và gửi đến nhà cung cấp, thay thế RfQs có thể được tạo để các nhà cung cấp bổ sung so sánh giá cả, thời gian giao hàng và các yếu tố khác nhằm giúp đưa ra quyết định cho đơn đặt hàng.

Để tạo RfQs thay thế từ bản gốc, nhấp vào tab Alternatives. Sau đó, nhấp vào Tạo giải pháp thay thế. Khi được nhấp vào, một cửa sổ bật lên Tạo thay thế sẽ xuất hiện.

Thông báo mời thầu bật lên để tạo báo giá thay thế.

Từ cửa sổ này, chọn một nhà cung cấp thay thế từ menu thả xuống bên cạnh trường Nhà cung cấp, người được chỉ định báo giá thay thế.

Bên cạnh đó, có một hộp kiểm Copy Sản phẩm được chọn theo mặc định. Khi được chọn, số lượng sản phẩm của RfQ ban đầu được sao chép sang phương án thay thế. Đối với báo giá thay thế đầu tiên này, hãy chọn hộp kiểm. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào Tạo giải pháp thay thế. Điều này sẽ mở ra một RfQ mới hình thức.

Vì hộp kiểm Tạo giải pháp thay thế không được chọn nên biểu mẫu mới đã được điền sẵn các sản phẩm, số lượng và các chi tiết khác giống như RfQ ban đầu trước đó.

Ghi chú

Khi hộp kiểm Sao chép sản phẩm được chọn trong khi tạo báo giá thay thế, các sản phẩm bổ sung không cần được thêm vào, trừ khi muốn.

Tuy nhiên, nếu một nhà cung cấp được chọn được liệt kê trong cột Nhà cung cấp dưới một biểu mẫu sản phẩm cụ thể có trong đơn đặt hàng, thì các giá trị được đặt trên biểu mẫu sản phẩm sẽ chuyển sang RfQphải được thay đổi bằng tay, nếu cần thiết.

Khi đã sẵn sàng, hãy tạo báo giá thay thế thứ hai bằng cách nhấp vào tab Alternatives, sau đó là Tạo Alternative.

Ghi chú

Một tùy chọn So sánh các dòng sản phẩm cũng xuất hiện. Nhấp vào đây sẽ điều hướng đến trang So sánh các dòng đơn hàng, trong đó RfQs có thể so sánh, cạnh nhau. Để biết thêm thông tin về vấn đề này, hãy tham khảo phần So sánh các dòng sản phẩm.

Thao tác này sẽ mở cửa sổ bật lên Tạo thay thế. Một lần nữa, hãy chọn một nhà cung cấp khác từ menu thả xuống bên cạnh Nhà cung cấp. Tuy nhiên, đối với RfQ cụ thể này, bỏ chọn hộp kiểm Sao chép sản phẩm. Làm như vậy sẽ loại bỏ tất cả các sản phẩm trên RfQ thay thế mới, để trống. Các sản phẩm cụ thể cần được đặt hàng từ nhà cung cấp cụ thể này có thể được thêm vào khi cần thiết.

Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Tạo giải pháp thay thế.

Mẹo

Nếu cần xóa một trích dẫn thay thế khỏi tab Alternatives, chúng có thể được xóa riêng lẻ bằng cách nhấp vào biểu tượng X (xóa) ở cuối hàng của chúng.

Điều này tạo ra RfQ thứ ba, mới. Tuy nhiên, do số lượng sản phẩm của RfQ ban đầu không được sao chép, các dòng sản phẩm trống và có thể thêm sản phẩm mới khi cần bằng cách nhấp vào Thêm sản phẩm và chọn sản phẩm mong muốn từ menu thả xuống.

Sau khi đã thêm số lượng sản phẩm cụ thể mong muốn, hãy nhấp vào Gửi qua Email.

Báo giá thay thế trống với các lựa chọn thay thế trong đường dẫn.

Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ bật lên Compose Email, trong đó thông báo gửi tới nhà cung cấp có thể được tùy chỉnh và có thể thêm tệp đính kèm nếu cần. Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Send.

Từ biểu mẫu mới nhất này, hãy nhấp vào tab Alternatives. Trong tab này, cả ba RfQ có thể được nhìn thấy trong cột Tham chiếu. Ngoài ra, các nhà cung cấp được liệt kê dưới cột Nhà cung cấp và thứ tự Total (và Status) của các đơn hàng cũng nằm trong các hàng.

Ngày trong cột Expected Arrival được tính toán cho mỗi nhà cung cấp, dựa trên mọi thời gian giao hàng được định cấu hình trước trong biểu mẫu nhà cung cấp và sản phẩm.

So sánh các dòng sản phẩm

Thay thế RfQs có thể được so sánh cạnh nhau để xác định nhà cung cấp nào đưa ra ưu đãi tốt nhất cho các sản phẩm có trong đơn đặt hàng.

Để so sánh RfQs thay thế, hãy điều hướng đến ứng dụng Mua hàng và chọn một trong các RfQs đã tạo trước đó.

Sau đó, nhấp vào tab Alternatives để xem tất cả RfQ được liên kết. Tiếp theo, dưới tùy chọn Tạo Alternative, nhấp vào So sánh các dòng sản phẩm. Thao tác này sẽ điều hướng đến trang So sánh các dòng đơn hàng.

So sánh trang Dòng sản phẩm để tìm các RFQ thay thế.

Theo mặc định, trang So sánh các dòng đơn hàng sẽ được nhóm theo Sản phẩm. Mỗi sản phẩm có trong bất kỳ RfQ nào được hiển thị trong danh sách thả xuống lồng nhau của chính nó và có tất cả PO các số trong cột Tham chiếu.

Các cột bổ sung trên trang này bao gồm Nhà cung cấp mà sản phẩm được đặt hàng, OTD, số Tham chiếu, Status của báo giá (ví dụ: RFQ, RFQ Sent, v.v.), sản phẩm Mô tả, Ngày giao hàng dự kiến, Số lượng của sản phẩm được đặt hàng từ mỗi nhà cung cấp, Đơn vị đo được sử dụng cho mỗi sản phẩm (nếu có), Đơn giá cho mỗi sản phẩm, Tổng giá của đơn hàng và Tiền tệ được áp dụng trình tự.

Ghi chú

Để xóa các dòng sản phẩm khỏi trang So sánh các dòng đơn hàng, hãy nhấp vào Clear ở đầu ngoài cùng bên phải của hàng của dòng sản phẩm đó.

Làm như vậy sẽ loại bỏ sản phẩm cụ thể này dưới dạng tùy chọn có thể chọn khỏi trang và thay đổi giá Total của sản phẩm đó trên trang thành 0.

Ngoài ra, trên RfQ hình thức mà sản phẩm đó được bao gồm, số lượng đặt hàng của nó cũng được thay đổi thành 0.

Khi các ưu đãi tốt nhất đã được xác định, bạn có thể chọn từng sản phẩm bằng cách nhấp vào nút Choose ở cuối mỗi hàng tương ứng.

Sau khi tất cả các sản phẩm mong muốn đã được chọn, hãy nhấp vào Yêu cầu báo giá (trong đường dẫn, ở đầu trang) để quay lại phần tổng quan về tất cả RfQs.

Hủy (hoặc giữ) các lựa chọn thay thế

Khi các sản phẩm mong muốn đã được chọn từ trang So sánh các dòng đơn hàng, RfQ còn lại, trong đó không có sản phẩm nào được chọn, có thể bị hủy.

Chi phí trong cột Total cho mỗi sản phẩm không được chọn sẽ tự động được đặt thành 0, được biểu thị ở ngoài cùng bên phải của mỗi hàng tương ứng.

Mặc dù chúng chưa bị hủy nhưng điều này cho thấy rằng mỗi đơn hàng đó có thể bị hủy mà không ảnh hưởng đến các đơn hàng trực tiếp khác sau khi các đơn hàng đó đã được xác nhận.

Báo giá đã bị hủy trong tổng quan về ứng dụng Mua hàng.

Để xác nhận RfQ cho sản phẩm nào đã được chọn, hãy nhấp vào một sản phẩm và nhấp vào Xác nhận đơn hàng.

Điều này khiến một cửa sổ bật lên có nội dung Còn Yêu cầu Báo giá thay thế thì sao? xuất hiện. Từ cửa sổ bật lên, hai tùy chọn được hiển thị: Cancel AlternativesKeep Alternatives.

Nếu điều này PO không được xác nhận, hãy nhấp vào Hủy bỏ.

Việc chọn Cancel Alternatives sẽ tự động hủy RfQs thay thế. Việc chọn Keep Alternatives sẽ giữ lại phương án thay thế RfQs mở để vẫn có thể truy cập được nếu cần đặt hàng thêm số lượng sản phẩm sau.

Sau khi tất cả sản phẩm đã được đặt hàng, Cancel Alternatives có thể được chọn từ PO được mở vào thời điểm đó.

Giữ hoặc hủy cửa sổ bật lên cho các RFQ thay thế.

Để xem biểu mẫu chi tiết của một trong các RfQ được liệt kê, hãy nhấp vào chi tiết đơn hàng cho báo giá đó. Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ bật lên Mở: Alternative POs, từ đó tất cả thông tin chi tiết về RfQ cụ thể đó có thể được xem.

Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Close để đóng cửa sổ bật lên.

Nếu tất cả thay thế RfQs nên tiếp tục mở, từ cửa sổ bật lên Còn yêu cầu báo giá thay thế thì sao?, hãy nhấp vào Keep Alternatives.

Sau đó, nhấp vào Yêu cầu báo giá (trong đường dẫn, ở đầu trang) để điều hướng quay lại phần tổng quan về tất cả RfQs.

Nhấp vào RfQ còn lại có chứa các sản phẩm cần đặt hàng và nhấp vào Xác nhận đơn hàng.

Thao tác này sẽ mở ra Còn các Yêu cầu báo giá thay thế thì sao? cửa sổ bật lên. Nếu muốn, và lựa chọn thay thế còn lại RfQs không còn cần thiết nữa, hãy nhấp vào Hủy các lựa chọn thay thế để hủy tất cả các RfQs thay thế khác| được liên kết với đơn đặt hàng này.

Cuối cùng, nhấp vào Requests for Quotation (trong đường dẫn, ở đầu trang) để quay lại phần tổng quan về tất cả RfQs.

Bạn có thể nhìn thấy các đơn hàng bị hủy, có màu xám và được liệt kê với trạng thái Cancelled, dưới cột Status ở ngoài cùng bên phải của các hàng tương ứng.

Bây giờ tất cả số lượng sản phẩm đã được đặt hàng, quá trình mua hàng có thể hoàn tất và sản phẩm có thể được nhận vào kho.