Hóa đơn khách hàng

Từ hóa đơn của khách hàng đến thu tiền thanh toán

SoOn hỗ trợ nhiều quy trình lập hóa đơn và thanh toán, vì vậy bạn có thể chọn và sử dụng những quy trình phù hợp với nhu cầu kinh doanh của mình. Cho dù bạn muốn chấp nhận một khoản thanh toán cho một hóa đơn hay xử lý một khoản thanh toán bao gồm nhiều hóa đơn và nhận chiết khấu cho các khoản thanh toán sớm, bạn đều có thể thực hiện điều đó một cách hiệu quả và chính xác.

Từ hối phiếu đến lãi lỗ

Nếu chúng tôi nhận hàng ở cuối kịch bản 'đặt hàng đổi tiền mặt' thông thường, sau khi hàng hóa đã được chuyển đi, bạn sẽ: xuất hóa đơn; nhận thanh toán; gửi số tiền đó vào ngân hàng; đảm bảo Hóa đơn khách hàng đã được đóng; theo dõi nếu Khách hàng đến trễ; và cuối cùng trình bày Thu nhập của bạn trên báo cáo Lãi lỗ và hiển thị mức giảm Tài sản trên báo cáo Bảng cân đối kế toán.

Việc lập hóa đơn ở hầu hết các quốc gia diễn ra khi nghĩa vụ hợp đồng được đáp ứng. Nếu bạn gửi một hộp cho khách hàng, bạn đã đáp ứng các điều khoản của hợp đồng và có thể gửi hóa đơn cho họ. Nếu nhà cung cấp gửi cho bạn một lô hàng, họ đã đáp ứng các điều khoản của hợp đồng đó và có thể gửi hóa đơn cho bạn. Vì vậy, các điều khoản của hợp đồng được thực hiện khi thùng hàng di chuyển lên hoặc xuống xe tải. Tại thời điểm này, SoOn hỗ trợ nhân viên Kho tạo ra cái gọi là Hóa đơn Dự thảo.

Tạo hóa đơn

Hóa đơn dự thảo có thể được tạo thủ công từ các tài liệu khác như Đơn đặt hàng, Đơn đặt hàng, v.v. Mặc dù bạn có thể trực tiếp tạo hóa đơn nháp nếu muốn.

Hóa đơn phải được cung cấp cho khách hàng những thông tin cần thiết để họ có thể thanh toán cho hàng hóa, dịch vụ đã đặt và giao. Nó cũng phải bao gồm các thông tin cần thiết khác để thanh toán hóa đơn một cách kịp thời và chính xác.

Dự thảo hóa đơn

Hệ thống tạo hóa đơn ban đầu được đặt ở trạng thái Dự thảo. Mặc dù các hóa đơn này vẫn chưa được xác thực nhưng chúng không có tác động kế toán trong hệ thống. Không có gì ngăn cản người dùng tạo hóa đơn nháp của riêng họ.

Hãy tạo một hóa đơn khách hàng với thông tin sau:

  • Khách hàng: Agrolait

  • Sản phẩm: iMac

  • Số lượng: 1

  • Đơn giá: 100

  • Thuế: Thuế 15%

../../../_images/invoice01.png ../../../_images/invoice02.png

Tài liệu gồm có ba phần:

  • trên cùng của hóa đơn, có thông tin khách hàng,

  • nội dung chính của hóa đơn, có dòng hóa đơn chi tiết,

  • ở cuối trang, có thông tin chi tiết về thuế và tổng số tiền.

Hóa đơn mở hoặc hóa đơn Pro-forma

Hóa đơn thường sẽ bao gồm số lượng và giá hàng hóa và/hoặc dịch vụ, ngày tháng, các bên liên quan, số hóa đơn duy nhất và mọi thông tin về thuế.

"Xác thực" hóa đơn khi bạn sẵn sàng phê duyệt. Sau đó, hóa đơn sẽ chuyển từ trạng thái Dự thảo sang trạng thái Mở.

Khi bạn đã xác thực hóa đơn, SoOn sẽ cấp cho hóa đơn một số duy nhất từ một trình tự được xác định và có thể sửa đổi.

../../../_images/invoice03.png

Các mục kế toán tương ứng với hóa đơn này sẽ được tạo tự động khi bạn xác thực hóa đơn. Bạn có thể xem chi tiết bằng cách nhấp vào mục trong trường Nhật ký trong tab "Thông tin khác".

../../../_images/invoice04.png

Gửi hóa đơn cho khách hàng

Sau khi xác thực hóa đơn của khách hàng, bạn có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua chức năng 'Gửi qua email'.

../../../_images/invoice05.png

Một mục nhật ký điển hình được tạo từ một hóa đơn đã được xác thực sẽ trông như sau:

Tài khoản

Cộng sự

Ngày đáo hạn

Ghi nợ

Tín dụng

Những tài khoản có thể nhận được

nông sản

42186

115

Thuế

nông sản

15

Việc bán hàng

100

Sự chi trả

Trong SoOn, hóa đơn được coi là đã thanh toán khi mục kế toán liên quan đã được đối chiếu với các mục thanh toán. Nếu chưa đối chiếu, hóa đơn sẽ vẫn ở trạng thái Mở cho đến khi bạn nhập thanh toán.

Một mục nhật ký điển hình được tạo từ một khoản thanh toán sẽ trông như sau:

Tài khoản

Cộng sự

Ngày đáo hạn

Ghi nợ

Tín dụng

Ngân hàng

nông sản

115

Những tài khoản có thể nhận được

nông sản

115

Nhận thanh toán một phần thông qua bảng sao kê ngân hàng

Bạn có thể nhập bảng sao kê ngân hàng của mình vào SoOn theo cách thủ công hoặc bạn có thể nhập chúng từ tệp csv hoặc từ một số định dạng được xác định trước khác tùy theo bản địa hóa kế toán của bạn.

Tạo bảng sao kê ngân hàng từ bảng điều khiển kế toán với nhật ký liên quan và nhập số tiền 100 USD .

../../../_images/invoice06.png

Hòa giải

Bây giờ chúng ta hãy hòa giải!

../../../_images/invoice07.png

Bây giờ bạn có thể thực hiện mọi giao dịch và đối chiếu chúng hoặc bạn có thể đối chiếu hàng loạt theo hướng dẫn ở phía dưới.

Sau khi đối chiếu các khoản mục trong bảng, hóa đơn liên quan lúc này sẽ hiển thị "Bạn còn dư nợ thanh toán cho khách hàng này. Bạn có thể đối chiếu để thanh toán hóa đơn này".

../../../_images/invoice08.png ../../../_images/invoice09.png

Áp dụng thanh toán. Dưới đây, bạn có thể thấy rằng khoản thanh toán đã được thêm vào hóa đơn.

../../../_images/invoice10.png

Theo dõi thanh toán

Xu hướng khách hàng thanh toán hóa đơn muộn hơn ngày càng tăng. Vì vậy, người thu gom phải cố gắng hết sức để thu tiền và thu nhanh hơn.

SoOn sẽ giúp bạn xác định chiến lược tiếp theo của mình. Để nhắc nhở khách hàng thanh toán các hóa đơn chưa thanh toán, bạn có thể xác định các hành động khác nhau tùy thuộc vào mức độ quá hạn của khách hàng. Những hành động này được nhóm thành các cấp độ tiếp theo được kích hoạt khi ngày đến hạn của hóa đơn đã trôi qua một số ngày nhất định. Nếu có các hóa đơn quá hạn khác của cùng một khách hàng thì các thao tác của hóa đơn quá hạn nhất sẽ được thực hiện.

Bằng cách truy cập hồ sơ khách hàng và đi sâu vào phần "Thanh toán quá hạn", bạn sẽ thấy thông báo tiếp theo và tất cả các hóa đơn quá hạn.

../../../_images/invoice11.png ../../../_images/invoice12.png

Báo cáo lão hóa khách hàng:

Báo cáo độ tuổi của khách hàng sẽ là một công cụ quan trọng bổ sung để người thu thập hiểu các vấn đề tín dụng của khách hàng và ưu tiên công việc của họ.

Sử dụng báo cáo lão hóa để xác định khách hàng nào quá hạn và bắt đầu nỗ lực thu nợ của bạn.

../../../_images/invoice13.png

Lợi nhuận và thua lỗ

Báo cáo Lãi lỗ hiển thị chi tiết doanh thu và chi phí của bạn. Cuối cùng, điều này mang lại cho bạn một hình ảnh rõ ràng về Lãi và Lỗ Ròng của bạn. Đôi khi nó được gọi là "Báo cáo thu nhập" hoặc "Báo cáo doanh thu và chi phí".

../../../_images/invoice14.png

Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán tóm tắt các khoản nợ, tài sản và vốn chủ sở hữu của công ty bạn tại một thời điểm cụ thể.

../../../_images/invoice15.png ../../../_images/invoice16.png

Ví dụ: nếu bạn quản lý hàng tồn kho của mình bằng phương pháp kế toán vĩnh viễn, bạn sẽ thấy tài khoản "Tài sản hiện tại" sẽ giảm sau khi nguyên liệu đã được chuyển đến khách hàng.