Tạo sự kiện¶
Với ứng dụng Sự kiện, người tổ chức sự kiện có thể tạo và định cấu hình các sự kiện trực tiếp hoặc chỉ trực tuyến trong SoOn. Mỗi sự kiện mới chứa một số tùy chọn có thể tùy chỉnh hướng đến công tác hậu cần sự kiện cụ thể, nếu cần cho mỗi sự kiện, chẳng hạn như quầy bán vé và đăng ký, gian hàng, đường đua, nhà tài trợ, phòng, v.v.
Các sự kiện có thể được tạo thủ công từ đầu hoặc được tạo từ các mẫu tạo sẵn. Sau khi khởi chạy, ứng dụng Sự kiện sau đó sẽ tích hợp với ứng dụng Trang web để quảng bá trực tiếp và đăng ký sự kiện cho người tham dự, ứng dụng Bán hàng cho khả năng mua vé trả phí, cũng như ứng dụng CRM thông qua các quy tắc tạo khách hàng tiềm năng có thể tùy chỉnh.
Sự kiện mới¶
Để tạo một sự kiện mới, hãy bắt đầu bằng cách điều hướng đến Events mặc định, trong chế độ xem Kanban . Từ đó, hoặc từ các chế độ xem List hoặc Gantt, hãy nhấp vào nút New trong góc trên bên trái của bảng thông tin để mở biểu mẫu sự kiện mới.
để đến bảng điều khiển
Ghi chú
Nếu một số trường nhất định không sẵn sàng xuất hiện trên biểu mẫu sự kiện, điều đó có nghĩa là cần phải cài đặt một ứng dụng bổ sung hoặc cơ sở dữ liệu không hoạt động trong môi trường nhiều công ty.
Ví dụ: trường Twitter Wall chỉ xuất hiện nếu ứng dụng Tiếp thị xã hội được cài đặt và trường Company chỉ xuất hiện nếu cơ sở dữ liệu đang hoạt động trong một môi trường đa công ty.
Đây chỉ là những phần tử bổ sung có thể được sử dụng cho một sự kiện. Họ không bắt buộc phải tạo, tổ chức và quản lý sự kiện với SoOn Sự kiện.
Hình thức sự kiện¶
Ở đầu biểu mẫu sự kiện là một loạt các nút thông minh liên quan đến các số liệu sự kiện khác nhau, sẽ tự động điền dữ liệu thích hợp sau khi người tham dự bắt đầu đăng ký, gian hàng và nhà tài trợ đăng nhập sự kiện, sự kiện diễn ra, v.v.
Về cơ bản, các nút thông minh này được sử dụng làm cổng hậu cần để thực hiện các hành động cụ thể cho sự kiện. Màn hình số chủ yếu dùng để tham khảo nhanh.
Mặc dù các số liệu trực quan đó hữu ích nhưng chúng vẫn có thể được nhấp vào và được sử dụng để điều hướng đến các trang liên quan đến sự kiện cụ thể nhằm sửa đổi và/hoặc thực hiện bất kỳ hành động mong muốn nào.
Bên dưới các nút thông minh là biểu mẫu sự kiện, chứa nhiều trường khác nhau và các tab có thể nhấp vào dùng để định cấu hình các chi tiết cần thiết ban đầu của sự kiện.
Sau đây là các trường được tìm thấy trên biểu mẫu sự kiện:
Tên sự kiện: tiêu đề của sự kiện. Trường này là bắt buộc.
Ghi chú
Ở bên phải của Tên sự kiện đã nhập, có một chú giải công cụ ngôn ngữ, được biểu thị bằng chỉ báo ngôn ngữ viết tắt (ví dụ:
EN
). Khi được nhấp vào, một cửa sổ bật lên Translate: name xuất hiện, hiển thị nhiều tùy chọn dịch ngôn ngữ được cấu hình sẵn có sẵn trong cơ sở dữ liệu.Date: thời điểm sự kiện được lên lịch diễn ra. Trường này được điền tự động nhưng có thể sửa đổi và bắt buộc.
Timezone: múi giờ tương ứng liên quan đến sự kiện. Trường này được điền tự động nhưng có thể sửa đổi và bắt buộc.
Language: chỉ định một ngôn ngữ cụ thể để dịch tất cả thông tin liên lạc về sự kiện sang, nếu cần. Theo mặc định, trường này trống, vì vậy nếu thông tin liên quan đến sự kiện đang được gửi tới người nhận nói ngôn ngữ khác, hãy đảm bảo đặt cấu hình trường này đúng cách.
Twitter Wall: tạo một trang riêng trên trang web sự kiện để giới thiệu các bài đăng xã hội cụ thể trên X (trước đây là Twitter) có chứa các yếu tố mong muốn được xác định trước.
Mẹo
Để tạo và tùy chỉnh Twitter Wall, hãy nhập tên của bức tường mong muốn vào trường và chọn Tạo và chỉnh sửa... từ menu thả xuống kết quả.
Làm như vậy sẽ hiển thị cửa sổ bật lên Tạo Tường Twitter.
Từ cửa sổ này, nhập Wall Name. Sau đó, chọn một từ hoặc hashtag nhất định cho SoOn để tìm kiếm trên X, chẳng hạn như
#WoodWorkingExpo24
.Tiếp theo, xác định Loại tweet SoOn sẽ hiển thị với tiêu chí đã xác định trước đó. Các lựa chọn trong trường này là: Recent, Popular, hoặc Mixed.
Người dùng cũng có tùy chọn để thêm Description ngắn gọn vào tường.
Cuối cùng, trường URL trang web có màu xám, không thể sửa đổi sẽ tự động điền URL đầy đủ cần thiết để truy cập tài liệu thông qua trang web sự kiện.
Bạn cũng có thể thêm hình ảnh vào tường bằng cách nhấp vào biểu tượng (pencil) xuất hiện khi con trỏ di chuột qua hình ảnh giữ chỗ (máy ảnh) ở phía trên -góc phải của cửa sổ bật lên.
Sau đó, từ cửa sổ file explorer kết quả, chọn hình ảnh mong muốn để thêm vào tường.
Trường Twitter Wall này chỉ xuất hiện trên biểu mẫu sự kiện nếu ứng dụng Tiếp thị xã hội được cài đặt và tài khoản X đã được thêm dưới dạng luồng trên ứng dụng. Để tìm hiểu thêm, hãy xem tài liệu Các yếu tố cần thiết về tiếp thị xã hội.
Template: chọn mẫu sự kiện được định cấu hình sẵn từ menu thả xuống kết quả.
Hoặc tạo một mẫu mới trực tiếp từ trường này bằng cách nhập tên của mẫu mới và chọn một trong hai:
Create (tạo mẫu và có thể chỉnh sửa sau) hoặc
Tạo và chỉnh sửa... (tạo mẫu và hiển thị một trang mẫu riêng để định cấu hình mẫu chi tiết hơn).
Tags: thêm bất kỳ thẻ tương ứng nào để mô tả ngắn gọn sự kiện (ví dụ:
Trực tuyến
,Hội nghị
, v.v.). Nhiều thẻ có thể được thêm vào mỗi sự kiện.Mẹo
Thẻ có thể được hiển thị trên các sự kiện được liệt kê trên trang web bằng cách bật hộp kiểm Hiển thị trên trang web từ
.Người tổ chức: chỉ định người tổ chức sự kiện (công ty, người liên hệ hoặc nhân viên).
Responsible: chỉ định một người dùng trong cơ sở dữ liệu chịu trách nhiệm cho sự kiện này.
Company: chỉ định công ty nào trong cơ sở dữ liệu có liên quan đến sự kiện này. Trường này chỉ xuất hiện nếu làm việc trong môi trường đa công ty. Trường này được điền tự động nhưng có thể sửa đổi và bắt buộc.
Website: chọn hạn chế xuất bản sự kiện này ở một trang web cụ thể được tạo trong SoOn. Nếu trường này được để trống, sự kiện có thể được xuất bản trên tất cả trang web trong cơ sở dữ liệu. Để tìm hiểu thêm, hãy tham khảo tài liệu Nhiều trang web.
Venue: nhập chi tiết địa điểm sự kiện. Trường này lấy thông tin thích hợp từ ứng dụng Danh bạ. Ngoài ra, thông tin Venue cũng có thể được thêm thủ công vào trường này. Ít nhất phải có tên địa điểm, địa chỉ, thành phố, mã zip/khu vực và quốc gia được nhập.
Bản đồ triển lãm: nếu muốn, hãy nhấp vào nút Tải lên tệp của bạn để tải lên hình ảnh bản đồ địa điểm sự kiện.
Giới hạn đăng ký: nếu hộp kiểm này được đánh dấu, giới hạn về số lượng đăng ký sẽ được thêm vào sự kiện và số lượng giới hạn mong muốn đó phải được nhập vào trường trống trước Người tham dự .
Kích thước huy hiệu: chọn kích thước định dạng giấy mong muốn cho huy hiệu sự kiện. Các tùy chọn là: A4 có thể gập, A6 hoặc 4 trên mỗi tờ.
Nền huy hiệu: nếu muốn, hãy nhấp vào nút Tải lên tệp của bạn để tải lên hình nền tùy chỉnh cho huy hiệu sự kiện.
Khi các trường trên trong biểu mẫu sự kiện đã được điền đầy đủ, hãy chuyển sang bốn tab ở cuối biểu mẫu sự kiện để tùy chỉnh thêm.
Các tab đó là: Tickets, Communication, Questions, và :ref: Ghi chú <sự kiện/ghi chú sự kiện>
.
Thẻ vé¶
Tạo vé tùy chỉnh (và cấp độ vé) cho các sự kiện trong tab Tickets của biểu mẫu sự kiện.

Để tạo một vé, hãy nhấp vào Thêm một dòng trong tab Tickets. Sau đó, nhập tên cho vé (ví dụ: Vé cơ bản
hoặc VIP
) trong trường Name.
Trong trường Product, hãy chọn sản phẩm Đăng ký sự kiện được định cấu hình sẵn hoặc tạo một sản phẩm mới bằng cách nhập tên của sản phẩm đăng ký sự kiện mới, sau đó chọn :guilabel:` Tạo` hoặc Tạo và chỉnh sửa... từ menu thả xuống kết quả.
Quan trọng
Khi cài đặt SoOn Sự kiện, một loại sản phẩm mới, Vé sự kiện, sẽ có sẵn trên biểu mẫu sản phẩm (Product Type phải được đặt thành Event Ticket.
). Để có thể chọn sản phẩm đăng ký sự kiện trong tab Tickets, đăng ký sự kiệnMẹo
Các sản phẩm đăng ký sự kiện hiện tại cũng có thể được sửa đổi trực tiếp từ trường này bằng cách nhấp vào biểu tượng (right Arrow), nằm bên cạnh sản phẩm đăng ký sự kiện. Làm như vậy sẽ tiết lộ hình thức của sản phẩm đó. Nếu ứng dụng Inventory được cài đặt, các lựa chọn bổ sung sẽ có sẵn để tùy chỉnh cho sản phẩm.
Tiếp theo, đặt chi phí đăng ký vé trong trường Price.
Ghi chú
Giá bán được xác định trên biểu mẫu sản phẩm của sản phẩm đăng ký sự kiện sẽ đặt giá vé mặc định. Sửa đổi Price của một vé trong tab Tickets, đặt chi phí đăng ký mới cho vé cho sự kiện đó.
Tiếp theo, xác định ngày Bắt đầu bán hàng và Kết thúc bán hàng trong các trường tương ứng của chúng. Để làm điều đó, hãy nhấp vào trường trống để hiển thị cửa sổ bật lên lịch. Từ đó, chọn ngày và giờ mong muốn, sau đó nhấp vào Apply.
Sau đó, nếu muốn, hãy chỉ định số lượng Tối đa của vé cụ thể đó có thể bán được.
Cột Taken chứa số lượng vé được bán.
Tùy ý, trong cột Color, thêm màu tùy chỉnh để phân biệt các huy hiệu trên vé. Màu đã chọn hiển thị trên huy hiệu vé khi được in.
Để xóa bất kỳ vé nào khỏi tab Tickets, hãy nhấp vào biểu tượng (thùng rác) trên dòng tương ứng cho vé cần xóa.
Mẹo
Để thêm cột Description tùy chọn vào tab Tickets, hãy nhấp vào trình đơn thả xuống :icon:`oi-settings- adjustment` (extra options), nằm ở menu thả xuống ngoài cùng bên phải của tiêu đề cột.
Sau đó, đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh Description từ menu thả xuống kết quả.
Khi được thêm vào, tùy chọn thêm mô tả ngắn gọn cho từng vé sự kiện sẽ xuất hiện, tùy chọn này có thể được sử dụng để thông báo cho người tham dự về bất kỳ đặc quyền hoặc tiện nghi nào có thể trùng với việc mua vé cụ thể.
Tab giao tiếp¶
Trong tab Communication của biểu mẫu sự kiện, tạo nhiều thông tin tiếp thị khác nhau có thể được lên lịch để gửi vào những khoảng thời gian cụ thể trước và sau sự kiện.

Ghi chú
Theo mặc định, SoOn cung cấp ba thông tin liên lạc được cấu hình sẵn riêng biệt trên mỗi biểu mẫu sự kiện mới. Một là email được gửi sau mỗi lần đăng ký để xác nhận việc mua hàng với người tham dự. Hai cái còn lại là lời nhắc sự kiện qua email được lên lịch gửi vào các khoảng thời gian khác nhau dẫn đến sự kiện để nhắc nhở người nhận về sự kiện sắp tới.
Để thêm giao tiếp trong tab Communication, hãy nhấp vào Add a line. Sau đó, chọn loại liên lạc mong muốn trong trường Send. Các tùy chọn là: Mail, SMS, Social Post, hoặc WhatsApp.
Không có giới hạn về số lượng thông tin liên lạc có thể được thêm vào tab Communication của biểu mẫu sự kiện.
Để xóa một giao tiếp khỏi tab Communication, hãy nhấp vào biểu tượng (thùng rác) trên đường dây liên lạc tương ứng. Làm như vậy sẽ loại bỏ hoàn toàn thông tin liên lạc khỏi sự kiện.
Quan trọng
Tùy chọn Social Post chỉ xuất hiện nếu ứng dụng Tiếp thị xã hội được cài đặt. Tùy chọn WhatsApp chỉ xuất hiện nếu mô-đun WhatsApp Integration được cài đặt.
Mẫu WhatsApp không thể được chỉnh sửa trong khi cấu hình đang hoạt động. Cần có sự phê duyệt riêng từ Meta.
Thư¶
Chọn mẫu email hiện có từ menu thả xuống Template.
Tiếp theo, xác định Interval, Unit và Trigger từ các trường thả xuống tương ứng, cho SoOn biết khi nào nên gửi thông tin liên lạc.
Các tùy chọn Unit là: Immediately, Hours, Days, Weeks, và Months.
Sau đó, chọn một tùy chọn từ menu thả xuống Trigger. Các tùy chọn là: Sau mỗi lần đăng ký, Trước sự kiện và Sau sự kiện.
Cột Sent chứa số lượng liên lạc đã gửi. Và bên cạnh con số là các biểu tượng khác nhau xuất hiện, tùy thuộc vào trạng thái của giao tiếp cụ thể đó.
Trạng thái Đang chạy được biểu thị bằng biểu tượng (ba bánh răng). Trạng thái Đã gửi được biểu thị bằng biểu tượng (checkmark). Và, trạng thái Đã lên lịch được thể hiện bằng biểu tượng (hourglass).
Example
Để gửi email xác nhận một giờ sau khi người tham dự đăng ký một sự kiện, hãy định cấu hình liên lạc sau:
Khoảng:
1
Đơn vị: Giờ
Trigger: Sau mỗi lần đăng ký
Ghi chú
Các mẫu email hiện có có thể được sửa đổi trực tiếp từ trình đơn thả xuống Template, nếu cần, bằng cách nhấp vào biểu tượng (right Arrow) bên cạnh mẫu tên. Làm như vậy sẽ hiển thị một trang riêng nơi người dùng có thể chỉnh sửa Content, Email Cấu hình và Cài đặt của mẫu email cụ thể đó.
Để xem và quản lý tất cả các mẫu email, hãy kích hoạt Chế độ nhà phát triển (chế độ gỡ lỗi) và điều hướng đến . Hãy thận trọng khi sửa đổi vì các mẫu email sẽ ảnh hưởng đến tất cả các thông tin liên lạc có sử dụng mẫu đó.
Tab câu hỏi¶
Trong tab Questions của biểu mẫu sự kiện, người dùng có thể tạo các câu hỏi ngắn gọn để người đăng ký tương tác và trả lời sau khi họ đăng ký tham gia sự kiện.
Những câu hỏi này có thể tập trung vào việc thu thập thông tin cơ bản về người tham dự, tìm hiểu về sở thích, mong đợi của họ và những thứ khác có tính chất tương tự. Thông tin này cũng có thể được sử dụng để tạo các số liệu báo cáo chi tiết hơn, ngoài việc được sử dụng để tạo các quy tắc tạo khách hàng tiềm năng cụ thể.

Ghi chú
Theo mặc định, SoOn cung cấp ba câu hỏi trong tab Questions cho mọi biểu mẫu sự kiện. Các câu hỏi mặc định yêu cầu (những) người đăng ký cung cấp Name và Email, đồng thời tùy chọn bao gồm số Phone của họ.
Thông tin được thu thập từ tab Questions có thể được tìm thấy trên bảng điều khiển Attendees, có thể truy cập thông qua nút thông minh Attendees. SoOn điền vào các hồ sơ cá nhân chứa thông tin cơ bản về (những) người đăng ký, cũng như sở thích của họ.
Để thêm câu hỏi trong tab Questions, hãy nhấp vào Add a line. Làm như vậy sẽ hiển thị một cửa sổ bật lên Tạo câu hỏi. Từ đây, người dùng có thể tạo và định cấu hình câu hỏi của mình.

Đầu tiên, nhập câu hỏi vào trường ở đầu biểu mẫu. Sau đó, quyết định xem câu hỏi có cần Câu trả lời bắt buộc và/hoặc SoOn có nên Hỏi một lần cho mỗi đơn hàng hay không, bằng cách đánh dấu vào các ô tương ứng, nếu muốn.
Nếu hộp kiểm Hỏi một lần cho mỗi đơn hàng được chọn, câu hỏi sẽ chỉ được hỏi một lần và giá trị của nó được áp dụng cho mọi người tham dự trong đơn hàng (nếu mua nhiều vé cùng một lúc). Nếu hộp kiểm không được chọn cho cài đặt này, SoOn sẽ đưa ra câu hỏi cho mọi người tham dự được kết nối với đăng ký đó.
Tiếp theo, chọn tùy chọn Loại câu hỏi:
Selection: cung cấp các phương án trả lời câu hỏi để người đăng ký lựa chọn. Các tùy chọn trả lời có thể lựa chọn có thể được quản lý trong cột Answers ở cuối cửa sổ bật lên.
Nhập văn bản: cho phép người dùng nhập câu trả lời tùy chỉnh cho câu hỏi trong trường văn bản.
Name: cung cấp cho người đăng ký một trường để họ nhập tên của mình.
Email: cung cấp cho người đăng ký một trường để họ nhập địa chỉ email của mình.
Phone: cung cấp cho người đăng ký một trường để họ nhập số điện thoại của mình.
Company: cung cấp cho người đăng ký một trường để họ nhập công ty mà họ liên kết.
Khi tất cả các cấu hình mong muốn đã được nhập, hãy nhấp vào Lưu & Đóng để lưu câu hỏi và quay lại tab Questions trên biểu mẫu sự kiện hoặc nhấp vào Save & New để lưu câu hỏi và tạo ngay câu hỏi mới trên cửa sổ bật lên Tạo câu hỏi mới.
Khi các câu hỏi được thêm vào tab Questions, các cột thông tin sẽ hiển thị cấu hình của từng câu hỏi.
Các cột thông tin như sau:
Tiêu đề
Bắt buộc
Một lần cho mỗi đơn hàng
Loại
Câu trả lời (nếu có)
Đối với các loại Selection và Nhập văn bản, một nút Stats xuất hiện ở phía bên phải của dòng câu hỏi. Khi nhấp vào, SoOn sẽ hiển thị một trang riêng, hiển thị số liệu phản hồi cho câu hỏi cụ thể đó.
Để xóa bất kỳ câu hỏi nào khỏi tab Questions, hãy nhấp vào biểu tượng (thùng rác) trên dòng câu hỏi tương ứng.
Không có giới hạn về số lượng câu hỏi có thể được thêm vào tab Questions của biểu mẫu sự kiện.
Tab ghi chú¶
Trong tab Notes của biểu mẫu sự kiện, người dùng có thể để lại ghi chú nội bộ chi tiết và/hoặc hướng dẫn/thông tin liên quan đến sự kiện cho người tham dự.

Trong trường Note của tab Notes, người dùng có thể để lại ghi chú nội bộ cho các nhân viên sự kiện khác, như danh sách "việc cần làm", thông tin liên hệ, hướng dẫn, v.v.
Trong trường Ticket Guide của tab Notes, người dùng có thể để lại hướng dẫn cụ thể cho những người tham dự sự kiện xuất hiện trên vé người tham dự.
Xuất bản sự kiện¶
Khi tất cả các cấu hình và sửa đổi đã hoàn tất trên biểu mẫu sự kiện, đã đến lúc xuất bản sự kiện trên trang web. Làm như vậy sẽ giúp khách truy cập trang web hiển thị sự kiện và giúp mọi người có thể đăng ký sự kiện.
Để xuất bản một sự kiện sau khi hoàn tất tất cả các tùy chỉnh, hãy nhấp vào nút thông minh Go to Website ở đầu biểu mẫu sự kiện. Làm như vậy sẽ hiển thị trang web của sự kiện, có thể được tùy chỉnh giống như bất kỳ trang web nào khác trên trang web, thông qua nút Edit.
Để tìm hiểu thêm về các tùy chọn và chức năng thiết kế trang web, hãy tham khảo tài liệu Building block.
Khi trang web sự kiện đã sẵn sàng để chia sẻ, hãy nhấp vào nút chuyển đổi Unpublished màu đỏ trong menu tiêu đề, thay đổi nó thành nút chuyển Published màu xanh lá cây. Tại thời điểm này, trang web sự kiện được xuất bản và tất cả khách truy cập trang web đều có thể xem/truy cập được.
Gửi lời mời sự kiện¶
Để gửi lời mời sự kiện đến những người tham dự tiềm năng, hãy điều hướng đến biểu mẫu sự kiện mong muốn, thông qua Invite ở góc trên bên trái của biểu mẫu sự kiện.
và nhấp vào sự kiện mong muốn. Sau đó, nhấp vào nútLàm như vậy sẽ hiển thị một mẫu email trống để điền vào, như mong muốn. Để tìm hiểu thêm về cách tạo và tùy chỉnh các email như thế này, hãy tham khảo tài liệu Tạo email.
Tiến hành tạo và tùy chỉnh email để gửi dưới dạng lời mời đến những người tham dự tiềm năng. Hãy nhớ đính kèm liên kết đến trang đăng ký trên trang web sự kiện, để những người nhận quan tâm có thể nhanh chóng đăng ký.
Mẹo
Việc gửi email từ SoOn phải tuân theo giới hạn hàng ngày, theo mặc định là 200. Để tìm hiểu thêm về giới hạn hàng ngày, hãy truy cập tài liệu Đã đạt đến giới hạn hàng ngày.