Tính năng đa công ty¶
Trong SoOn, nhiều công ty có thể tồn tại trong một cơ sở dữ liệu duy nhất. Điều này cho phép một số dữ liệu được chia sẻ giữa các công ty, trong khi vẫn duy trì một mức độ phân tách giữa các thực thể.
Trước khi quyết định sử dụng tính năng đa công ty, có một số yếu tố cần xem xét.
Quan trọng
Tính năng đa công ty chỉ có sẵn trong các cơ sở dữ liệu One App Free, hoặc với các kế hoạch Custom.
Truy cập nhiều công ty¶
Danh sách các công ty mà một nhân viên có quyền truy cập trong một multi-company database có thể được tìm thấy ở góc trên bên phải của thanh menu chính của SoOn, nơi công ty hiện tại được liệt kê. Nhấp vào tên công ty để hiện ra danh sách tất cả các công ty được phép. Để chuyển sang một công ty khác, nhấp vào tên công ty trong menu thả xuống. Để kích hoạt nhiều công ty cùng lúc, đánh dấu vào ô bên cạnh mỗi tên công ty mong muốn.
Một ví dụ về người dùng có quyền truy cập vào nhiều công ty. Công ty hiện tại là My Company (San Francisco), trong khi My Company (Chicago) cũng đang hoạt động.¶
Ghi chú
Cơ sở dữ liệu có thể được làm mới sau mỗi lần đánh dấu vào ô.
Nhiều công ty đang hoạt động¶
Nếu có nhiều hơn một công ty đang hoạt động tại một thời điểm, một công ty sẽ được làm nổi bật bằng màu tím và được liệt kê trên thanh menu. Đây là công ty được coi là hiện tại.
Khi tạo một bản ghi mới, công ty hiện tại được thêm vào bản ghi trong trường Company, trừ những trường hợp sau:
Trường Company cho một sản phẩm mới, hoặc một liên hệ mới, sẽ để trống.
Nếu đã có một tài liệu liên quan trong hệ thống, trường Company trên bản ghi mới sẽ tự động mặc định vào cùng một công ty.
Example
Mitchell Admin đã kích hoạt nhiều công ty, nhưng công ty hiện tại là My Company (Chicago). Khi anh ta tạo một bản ghi sản phẩm mới, trường Company sẽ để trống theo mặc định.
Khi anh ta tạo một đội ngũ bán hàng mới, trường Company sẽ tự động mặc định vào My Company (Chicago).
Sản phẩm¶
Trong một multi-company database, các sản phẩm mới được tạo với trường Company field để trống, theo mặc định. Nếu trường Company vẫn để trống, sản phẩm sẽ được chia sẻ giữa tất cả các công ty.
Liên hệ¶
Tương tự như các sản phẩm, các bản ghi liên hệ được chia sẻ giữa các công ty, theo mặc định. Để giới hạn quyền truy cập vào một công ty duy nhất, nhấp vào trường Company field trên biểu mẫu liên hệ và chọn một công ty để gán liên hệ đó.
Giao dịch giữa các công ty¶
Tính năng Inter-Company Transactions cho phép một công ty trong cơ sở dữ liệu bán hoặc mua hàng hóa và dịch vụ từ một công ty khác trong cùng một cơ sở dữ liệu. Các tài liệu đối ứng cho đơn hàng và hóa đơn có thể được tự động tạo ra và đồng bộ hóa, tùy thuộc vào cài đặt cấu hình.
Cảnh báo
Để đảm bảo các giao dịch giữa các công ty được xử lý một cách phù hợp, một số cấu hình như vị trí thuế và các địa phương cần được gán chính xác. Xem Inter-Company Transactions để biết thêm thông tin.
Use cases¶
Các công ty đa quốc gia¶
Một chuỗi bán lẻ đa quốc gia, hoạt động tại Hoa Kỳ và Canada, cần quản lý các giao dịch bằng cả hai loại tiền tệ USD và CAD.
Thêm vào đó, vì cả hai quốc gia có các quy định và luật thuế khác nhau, việc sử dụng tính năng đa công ty là trong lợi ích tốt nhất của khách hàng.
Điều này cho phép các giao dịch giữa các công ty mà họ cần quản lý việc di chuyển hàng tồn kho qua các biên giới quốc tế, đồng thời đơn giản hóa việc bán hàng cho khách hàng ở cả hai quốc gia bằng đồng tiền của họ.
Quy trình riêng biệt¶
Một công ty sản xuất đồ nội thất nhỏ đang phát triển một dòng sản phẩm mới yêu cầu quy trình mua sắm, tồn kho và sản xuất riêng biệt. Các sản phẩm mới khác biệt rõ rệt so với danh mục hiện có. Công ty đang xem xét việc sử dụng tính năng đa công ty để coi dòng sản phẩm mới này như một thực thể khác.
Để giữ cho cơ sở dữ liệu của họ không trở nên quá phức tạp, công ty sản xuất đồ nội thất không cần phải thêm một công ty hoàn toàn mới. Thay vào đó, họ có thể tận dụng các tính năng hiện có, chẳng hạn như phân tích kế toán, và nhiều kho hàng, để quản lý dòng sản phẩm mới, mà không làm phức tạp hóa các giao dịch.