Gửi và nhận email trong SoOn bằng máy chủ email¶
Người dùng SoOn trực tuyến hoặc SoOn.sh¶
Vì SoOn thiết lập máy chủ thư riêng cho cơ sở dữ liệu nên các email gửi đi và gửi đến đều hoạt động ngay lập tức. Vì vậy, đối với khách hàng SoOn Online và SoOn.sh, không cần phải cấu hình gì cả!
Trừ khi cần có máy chủ thư bên ngoài để gửi hàng loạt email lớn, bạn chỉ cần sử dụng cơ sở dữ liệu SoOn trực tuyến tiêu chuẩn một cách bình thường vì cơ sở dữ liệu này đã được định cấu hình trước để gửi email.
Quan trọng
Máy chủ SoOn phải tuân theo giới hạn email hàng ngày để ngăn chặn việc lạm dụng. Giới hạn mặc định là 200 email được gửi mỗi ngày đối với cơ sở dữ liệu có đăng ký Doanh nghiệp. Giới hạn này có thể được tăng lên trong những điều kiện nhất định. Xem FAQ hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ để biết thêm thông tin.
Phạm vi của tài liệu này¶
Tài liệu này chủ yếu dành riêng cho cơ sở dữ liệu tại chỗ của SoOn không được hưởng lợi từ giải pháp sẵn dùng để gửi và nhận email trong SoOn, không giống như SoOn Online và SoOn.sh. Máy chủ đến và đi phải được cấu hình cho cơ sở dữ liệu tại chỗ.
Các phần sau đây chứa thông tin về cách tích hợp máy chủ email bên ngoài với SoOn.
Cảnh báo
Nếu không có ai trong công ty được tuyển dụng để quản lý máy chủ email, chúng tôi đặc biệt khuyên dùng SoOn Online và SoOn.sh. Trong các loại lưu trữ SoOn này, việc gửi và nhận email hoạt động ngay lập tức và được giám sát bởi các chuyên gia. Tuy nhiên, một công ty có thể sử dụng máy chủ email của riêng họ nếu họ muốn tự quản lý danh tiếng của máy chủ email đó. Để biết thêm thông tin, hãy xem Định cấu hình bản ghi DNS để gửi email trong SoOn
Hệ thống thông báo mặc định¶
Các tài liệu trong SoOn (chẳng hạn như cơ hội CRM, đơn đặt hàng, hóa đơn, v.v.) có một chuỗi thảo luận, được gọi là chatter.
Khi người dùng cơ sở dữ liệu đăng một tin nhắn trong cuộc trò chuyện, tin nhắn này sẽ được gửi qua email đến những người theo dõi tài liệu dưới dạng thông báo (ngoại trừ người gửi). Nếu người theo dõi trả lời tin nhắn, câu trả lời sẽ cập nhật cuộc trò chuyện và SoOn sẽ chuyển tiếp một câu trả lời khác cho người theo dõi dưới dạng thông báo. Tin nhắn được gửi trở lại cuộc trò chuyện từ người dùng hoặc người dùng bên ngoài sẽ xuất hiện trong cuộc trò chuyện từ email tương ứng của họ hoặc dưới dạng tên được liệt kê trong bản ghi Danh bạ của họ.
Những thông báo này được gửi bằng địa chỉ gửi mặc định. Để biết thêm thông tin, hãy xem Sử dụng địa chỉ email mặc định.
Quản lý tin nhắn gửi đi¶
Với tư cách là quản trị viên hệ thống, hãy truy cập trong SoOn và bật tùy chọn Máy chủ email tùy chỉnh. Sau đó, nhấp vào Lưu. Tiếp theo, nhấp vào Máy chủ email gửi đi và nhấp vào Tạo để tạo bản ghi máy chủ thư đi mới trong SoOn. Tham chiếu dữ liệu SMTP của máy chủ email bên ngoài. Sau khi điền đầy đủ thông tin, hãy nhấp vào Kiểm tra kết nối.
Xem thêm
Ghi chú
Đảm bảo miền gửi đi có SPF, DKIM và DMARC được thiết lập trên DNS sẽ cải thiện khả năng phân phối. Để biết thêm thông tin, hãy xem Định cấu hình bản ghi DNS để gửi email trong SoOn.
Hạn chế cổng¶
Lưu ý rằng cổng 25 bị chặn vì lý do bảo mật trên nền tảng SoOn Online và SoOn.sh. Thay vào đó, hãy thử sử dụng cổng 465, 587 hoặc 2525.
Sử dụng địa chỉ email "Từ" mặc định¶
Đôi khi, địa chỉ "Từ" (gửi đi) của email có thể thuộc một miền khác và đó có thể là một vấn đề.
Ví dụ: nếu khách hàng có địa chỉ email mary@customer.example.com trả lời tin nhắn, SoOn sẽ cố gắng phân phối lại email đó cho những người đăng ký khác trong chuỗi. Tuy nhiên, nếu miền customer.example.com cấm kiểu sử dụng đó vì mục đích bảo mật thì email mà SoOn đang cố gắng phân phối lại sẽ bị máy chủ email của một số người nhận từ chối.
Để tránh vấn đề đó, SoOn gửi tất cả email bằng địa chỉ "Từ" từ cùng một miền được ủy quyền.
Truy cập System Parameters bằng cách kích hoạt chế độ nhà phát triển và đi tới menu .
Để buộc địa chỉ email mà email được gửi đi, cần phải đặt tổ hợp các khóa sau trong tham số hệ thống của cơ sở dữ liệu:
mail.default.from: chấp nhận phần cục bộ hoặc địa chỉ email hoàn chỉnh làm giá trịmail.default.from_filter: chấp nhận tên miền hoặc địa chỉ email đầy đủ làm giá trị
Ghi chú
mail.default.from_filter chỉ hoạt động với cấu hình odoo-bin hoặc máy chủ email SoOn mặc định, nếu không, tham số này có thể được đặt bằng cách sử dụng trường from_filter trên ir.mail_server.
Trường này có thể là tên miền hoặc toàn bộ địa chỉ email hoặc có thể để trống. Nếu địa chỉ email của người gửi không khớp với bộ lọc đã đặt này thì email sẽ được gói gọn bằng cách sử dụng kết hợp hai tham số hệ thống: mail.default.from và mail.catchall.domain.
Example
Trong ví dụ sau, địa chỉ email từ được thay thế bằng sự kết hợp của hai tham số hệ thống (mail.default.from và mail.catchall.domain). Đây là cấu hình thông báo mặc định trong SoOn: “Quản trị viên” <admin@example.com> => “Quản trị viên” <notifications@mycompany.com>.
Nói cách khác, nếu địa chỉ email của tác giả không khớp với mail.default.from_filter, thì địa chỉ email sẽ được thay thế bằng mail.default.from (nếu nó chứa địa chỉ email đầy đủ) hoặc kết hợp của mail. default.from và mail.catchall.domain.
Nếu from_filter chứa địa chỉ email đầy đủ và nếu mail.default.from giống với địa chỉ này thì tất cả các địa chỉ email khác với mail.default.from sẽ được gói gọn trong ` mail.default.from`.
Sử dụng bộ lọc "Từ" trên máy chủ email gửi đi¶
Trường FROM Filtering cho phép sử dụng một máy chủ email gửi đi cụ thể tùy thuộc vào địa chỉ email hoặc miền From mà SoOn đang gửi thay mặt. Cài đặt này có thể được sử dụng để cải thiện khả năng gửi hoặc gửi tỷ lệ thành công của các email được gửi từ cơ sở dữ liệu. Việc đặt trường FROM Filtering cũng có thể được sử dụng để gửi từ các miền khác nhau trong môi trường nhiều công ty. Truy cập trường này trong SoOn bằng cách điều hướng đến .
Khi một email được gửi từ SoOn trong khi trường FROM Filtering được đặt, một máy chủ email sẽ được chọn theo trình tự sau:
Đầu tiên, SoOn tìm kiếm một máy chủ email có cùng giá trị FROM Filtering như giá trị From (địa chỉ email) được xác định trong email gửi đi. Ví dụ: nếu giá trị From (địa chỉ email) là
test@example.com, thì chỉ những máy chủ email có giá trị FROM Filtering bằng `test@example.com ` được trả về.Tuy nhiên, nếu không tìm thấy máy chủ email nào sử dụng giá trị From thì SoOn sẽ tìm kiếm máy chủ email có cùng miền với giá trị From (địa chỉ email) được xác định trong thư đi e-mail. Ví dụ: nếu địa chỉ email From là
test@example.com, thì chỉ những máy chủ email có giá trị FROM Filtering bằngexample.commới được trả về.
Nếu không tìm thấy máy chủ email nào sau khi kiểm tra tên miền thì SoOn sẽ trả về tất cả các máy chủ email không có (các) giá trị FROM Filtering được đặt.
Nếu truy vấn này không trả về kết quả thì SoOn sẽ thực hiện tìm kiếm máy chủ email bằng tham số hệ thống: mail.default.from. Đầu tiên, địa chỉ email được liệt kê sẽ cố gắng khớp với máy chủ email và sau đó tên miền sẽ cố gắng tìm kết quả khớp. Nếu không tìm thấy máy chủ email, SoOn sẽ trả về máy chủ email gửi đi đầu tiên (được sắp xếp theo mức độ ưu tiên).
Ghi chú
Nếu tìm thấy nhiều máy chủ email thì SoOn sẽ sử dụng máy chủ đầu tiên theo mức độ ưu tiên. Ví dụ: nếu có hai máy chủ email, một máy chủ có mức độ ưu tiên là 10 và máy chủ kia có mức độ ưu tiên là 20, thì máy chủ email có mức độ ưu tiên là 10 sẽ được sử dụng trước tiên.
Thiết lập các máy chủ chuyên dụng khác nhau cho email giao dịch và email hàng loạt¶
Trong SoOn, một máy chủ email riêng biệt có thể được sử dụng cho các email giao dịch và gửi thư hàng loạt. Ví dụ: Sử dụng Postmark hoặc SendinBlue cho các email giao dịch và Amazon SES, Mailgun, Sendgrid hoặc Mailjet để gửi thư hàng loạt.
Quan trọng
Máy chủ email gửi đi mặc định đã được cấu hình. Không tạo một máy chủ thay thế trừ khi cần một máy chủ email gửi đi cụ thể bên ngoài vì lý do kỹ thuật.
Để thực hiện việc này, trước tiên hãy kích hoạt chế độ nhà phát triển, sau đó đi tới email server. Ở đó, tạo hai cài đặt máy chủ email gửi đi; một cho email giao dịch và một cho máy chủ gửi thư hàng loạt. Đảm bảo ưu tiên cho máy chủ giao dịch hơn máy chủ gửi thư hàng loạt bằng cách cung cấp số ưu tiên thấp hơn cho máy chủ email giao dịch.
Bây giờ, hãy truy cập và bật Máy chủ chuyên dụng. Chọn máy chủ email thích hợp. Với các cài đặt này, SoOn sử dụng máy chủ có mức độ ưu tiên thấp hơn cho các email giao dịch và máy chủ ở đây được chọn cho các thư hàng loạt. Lưu ý rằng trong trường hợp này, các bản ghi Khung chính sách người gửi (SPF) của miền phải được đặt để bao gồm cả máy chủ giao dịch và máy chủ thư hàng loạt.
Quản lý tin nhắn đến¶
SoOn dựa vào bí danh email chung để tìm nạp thư đến.
Tin nhắn trả lời của các tin nhắn được gửi từ SoOn được chuyển đến chuỗi thảo luận ban đầu (và đến hộp thư đến của tất cả những người theo dõi nó) theo bí danh của mô hình nếu có hoặc theo bí danh Catchall (catchall@ ). Trả lời tin nhắn của những mẫu máy không có bí danh tùy chỉnh sẽ sử dụng bí danh Catchall (
catchall@mycompany.odoo.com). Tuy nhiên, địa chỉ nhận thư không có hành động nào khác kèm theo giống như các bí danh khác, nó chỉ được sử dụng để thu thập phản hồi.Tin nhắn bị trả lại được sử dụng làm Đường dẫn trả về. Một ví dụ về điều này đặc biệt hữu ích là trong Tiếp thị qua Email của SoOn. Trong trường hợp này, số lần trả lại sẽ bị từ chối dựa trên việc email bị trả lại quá nhiều lần (5) trong tháng trước và số lần trả lại cách nhau một tuần. Điều này được thực hiện để tránh đưa ai đó vào danh sách đen do lỗi máy chủ thư. Nếu đáp ứng những trường hợp này thì email được coi là không hợp lệ và bị đưa vào danh sách đen. Một ghi chú nhật ký được thêm vào liên hệ trong Địa chỉ email được liệt kê trong danh sách đen trên Menu Cấu hình Tiếp thị Email.
Các tin nhắn được trả lại trong cuộc trò chuyện (bên ngoài Tiếp thị qua Email) sẽ xuất hiện trong một phong bì màu đỏ cho biết việc gửi không thành công. Điều này có thể hữu ích khi biết rằng Đơn đặt hàng hoặc Hóa đơn không đến đích cuối cùng.
Thư gốc: một số đối tượng kinh doanh có bí danh riêng để tạo bản ghi mới trong SoOn từ các email đến:
Kênh bán hàng (để tạo Khách hàng tiềm năng hoặc Cơ hội trong SoOn CRM)
Kênh hỗ trợ (để tạo Vé trong Bộ phận trợ giúp của SoOn)
Dự án (để tạo Nhiệm vụ mới trong Dự án SoOn)
Vị trí công việc (để tạo Ứng viên trong SoOn Recruitment)
Tùy thuộc vào máy chủ thư, có thể có một số phương pháp tìm nạp email. Phương pháp dễ nhất và được khuyên dùng nhất là quản lý một địa chỉ email cho mỗi bí danh SoOn trong máy chủ thư.
Tạo các địa chỉ email tương ứng trong máy chủ thư (catchall@, bounce@, sale@, v.v.).
Đặt Tên miền bí danh trong . Thay đổi Alias Domain sẽ thay đổi miền của danh sách chung cho cơ sở dữ liệu.
Nếu loại lưu trữ của cơ sở dữ liệu là SoOn tại chỗ, hãy tạo Máy chủ thư đến trong SoOn cho mỗi bí danh. Để tạo một máy chủ thư đến mới, hãy truy cập: Điền vào biểu mẫu theo cài đặt của nhà cung cấp email. Để trống trường Hành động cần thực hiện trên thư đến. Sau khi điền đầy đủ thông tin, hãy nhấp vào TEST & CONFIRM.
Nếu loại lưu trữ của cơ sở dữ liệu là SoOn Online hoặc SoOn.sh, bạn nên chuyển hướng hoặc chuyển tiếp thư đến tên miền của SoOn thay vì máy chủ email bên ngoài. Bằng cách đó, tin nhắn đến có thể được nhận mà không bị chậm trễ. Chuyển hướng cho tất cả các địa chỉ email phải được đặt thành tên miền của SoOn trong máy chủ email (ví dụ:
catchall@mydomain.extthànhcatchall@mycompany.odoo.com).
Tất cả các bí danh đều có thể tùy chỉnh trong SoOn. Bí danh đối tượng có thể được chỉnh sửa từ chế độ xem cấu hình tương ứng bằng cách điều hướng đến .
Để chỉnh sửa bí danh nhận và trả lại, trước tiên hãy kích hoạt chế độ nhà phát triển. Sau đó, đi tới để tùy chỉnh các bí danh (mail.catchall.alias & mail.bounce.alias). Những loại thay đổi này phải được hoàn thành trước khi cơ sở dữ liệu đi vào hoạt động. Nếu khách hàng trả lời sau khi thực hiện thay đổi thì hệ thống sẽ không nhận ra bí danh cũ và sẽ không nhận được phản hồi.
Theo mặc định, tin nhắn gửi đến được tìm nạp 5 phút một lần đối với cơ sở dữ liệu tại chỗ.
Ghi chú
Giá trị này có thể được thay đổi trong chế độ nhà phát triển. Đi tới và tìm kiếm Mail: Dịch vụ tìm nạp thư.
Các tham số hệ thống ngăn chặn các vòng phản hồi¶
Có hai tham số hệ thống giúp ngăn chặn tình trạng lặp email xảy ra trong SoOn. Các tham số này đã được giới thiệu trong SoOn 16 để ngăn các bí danh tạo quá nhiều bản ghi và để ngăn các vòng phản hồi trên địa chỉ email trả lời toàn bộ thư. Chúng hiện diện trong cơ sở dữ liệu nhưng không có trong Tham số hệ thống. Để ghi đè các giá trị mặc định sau, chúng cần được thêm vào.
Hai thông số hệ thống như sau:
mail.gateway.loop. Minutes(mặc định là 120 phút)mail.gateway.loop.threshold(20 theo mặc định)
Thêm các trường này trong SoOn bằng cách trước tiên bật chế độ nhà phát triển, sau đó điều hướng đến . Thay đổi giá trị của các tham số này nếu cần.
Khi nhận được email trong cơ sở dữ liệu SoOn trên địa chỉ email nhận toàn bộ thư hoặc trên bất kỳ bí danh nào, SoOn sẽ xem xét thư nhận được trong khoảng thời gian nhất định được xác định trong tham số hệ thống mail.gateway.loop.phút. Nếu email nhận được được gửi đến một bí danh thì SoOn sẽ tham chiếu tham số hệ thống mail.gateway.loop.threshold và xác định giá trị là số lượng bản ghi mà bí danh này được phép tạo trong khoảng thời gian nhất định (giá trị của ` mail.gateway.loop.phút`).
Ngoài ra, khi email được nhận đến địa chỉ email nhận toàn bộ thư, SoOn sẽ tham chiếu các email nhận được vào cơ sở dữ liệu trong khoảng thời gian đã đặt (như được nêu trong giá trị trong tham số hệ thống: mail.gateway.loop.phút). Sau đó, SoOn sẽ xác định xem có bất kỳ email nào nhận được khớp với (các) email nhận được trong khung thời gian đã chỉ định hay không và sẽ ngăn vòng phản hồi xảy ra nếu phát hiện thấy email trùng lặp.
Cho phép tham số hệ thống miền bí danh¶
Bí danh đến được đặt trong cơ sở dữ liệu SoOn để tạo bản ghi bằng cách nhận email đến. Để xem các bí danh được đặt trong cơ sở dữ liệu SoOn, trước tiên hãy kích hoạt chế độ nhà phát triển. Sau đó, đi tới .
Tham số hệ thống sau, mail.catchall.domain.allowed, được đặt với các giá trị miền bí danh được phép, phân tách bằng dấu phẩy, lọc ra các email có địa chỉ chính xác thành bí danh. Việc đặt (các) miền mà bí danh có thể tạo yêu cầu, khách hàng tiềm năng, cơ hội, v.v. sẽ loại bỏ các kết quả sai khi có địa chỉ email chỉ có bí danh tiền tố (không phải tên miền).
Trong một số trường hợp, kết quả trùng khớp đã được thực hiện trong cơ sở dữ liệu SoOn khi nhận được email có cùng tiền tố bí danh và tên miền khác trên địa chỉ email đến. Điều này đúng với địa chỉ email của người gửi, người nhận và CC của email đến.
Example
Khi SoOn nhận được email có bí danh tiền tố commercial trong người gửi, người nhận hoặc CC (các) địa chỉ email (ví dụ: Commercial@gmail.com, Commercial@odoo.net), cơ sở dữ liệu coi email là bí danh thương mại đầy đủ (với một tên miền khác) và do đó tạo ra một vé/khách hàng tiềm năng/cơ hội/v.v.
Quan trọng
Vấn đề không khớp bí danh này đã được giải quyết trong SoOn 17, tuy nhiên, tham số hệ thống mail.catchall.domain.allowed vẫn được sử dụng trong SoOn 17 để tương thích ngược.
Để thêm tham số hệ thống mail.catchall.domain.allowed, trước tiên, hãy kích hoạt chế độ nhà phát triển. Sau đó, đi tới . Nhấp vào Tạo. Sau đó, nhập mail.catchall.domain.allowed cho trường Key.
Tiếp theo, đối với trường Giá trị, hãy thêm (các) tên miền được phân tách bằng (các) dấu phẩy (nếu là tên miền số nhiều). Bằng tay Lưu, và tham số hệ thống sẽ có hiệu lực ngay lập tức.
