Xe mới

Ứng dụng Fleet của SoOn quản lý tất cả các phương tiện, và tài liệu đi kèm với bảo trì phương tiện, cũng như hồ sơ của các tài xế.

Khi mở ứng dụng Fleet, tất cả các phương tiện được tổ chức trong bảng điều khiển Vehicles, là bảng điều khiển mặc định cho ứng dụng Fleet. Mỗi phương tiện được hiển thị ở giai đoạn Kanban tương ứng của nó, dựa trên trạng thái của nó. Các giai đoạn mặc định là Yêu cầu mới, Đặt hàng, Đã đăng ký, và Hạ cấp.

Để thêm một phương tiện mới vào đội xe từ trang Vehicles, nhấp vào nút Mới ở góc trên bên trái, và một biểu mẫu phương tiện trống sẽ được tải. Sau đó, tiếp tục nhập thông tin phương tiện vào biểu mẫu phương tiện.

Biểu mẫu tự động lưu khi dữ liệu được nhập. Tuy nhiên, bạn có thể lưu biểu mẫu thủ công bất cứ lúc nào bằng cách nhấp vào tùy chọn lưu thủ công, được biểu thị bằng biểu tượng (tải lên đám mây), nằm ở góc trên bên trái của trang.

Các trường trên biểu mẫu phương tiện

• Mẫu: chọn mẫu của phương tiện từ menu thả xuống. Khi một mẫu được chọn, các trường bổ sung có thể xuất hiện trên biểu mẫu.

  Nếu mẫu không có trong danh sách, hãy nhập tên mẫu, và nhấp vào Tạo "mẫu", hoặc Tạo và chỉnh sửa... để tạo một mẫu mới và chỉnh sửa chi tiết mẫu.

• Biển số: nhập số biển số của phương tiện vào trường này.

• Thẻ: chọn bất kỳ thẻ nào từ menu thả xuống, hoặc nhập một thẻ mới. Không có giới hạn về số lượng thẻ có thể được chọn.

Ghi chú

Mẫu là trường duy nhất bắt buộc trên biểu mẫu phương tiện mới. Khi một mẫu được chọn, các trường khác xuất hiện trên biểu mẫu phương tiện, và thông tin liên quan tự động điền vào các trường áp dụng cho mẫu. Nếu một số trường không xuất hiện, điều này có thể chỉ ra rằng không có mẫu nào được chọn.

Phần tài xế

Phần này của biểu mẫu phương tiện liên quan đến người hiện đang lái xe, cũng như bất kỳ kế hoạch nào về việc thay đổi tài xế trong tương lai và thời gian thay đổi.

• Tài xế: chọn tài xế từ menu thả xuống, hoặc nhập một tài xế mới và nhấp vào Tạo "tài xế" hoặc Tạo và chỉnh sửa... để tạo một tài xế mới và chỉnh sửa chi tiết tài xế.

  Quan trọng

  Một tài xế không cần phải là nhân viên. Khi tạo một tài xế mới, tài xế được thêm vào ứng dụng Fleet, không phải vào ứng dụng Nhân viên.

  Nếu ứng dụng Danh bạ được cài đặt, thông tin tài xế cũng được lưu trữ trong ứng dụng Danh bạ.

• Thẻ Di chuyển: nếu tài xế được chọn có thẻ di chuyển được liệt kê trên thẻ nhân viên của họ trong ứng dụng Nhân viên, số thẻ di chuyển sẽ xuất hiện trong trường này. Nếu không có thẻ di chuyển được liệt kê và cần thêm một thẻ, chỉnh sửa hồ sơ nhân viên trong ứng dụng Nhân viên.

• Tài xế tương lai: nếu tài xế tiếp theo của phương tiện đã được biết, chọn tài xế tiếp theo từ menu thả xuống. Hoặc, nhập tài xế tiếp theo và nhấp vào Tạo "tài xế tương lai" hoặc Tạo và chỉnh sửa... để tạo một tài xế tương lai mới và chỉnh sửa chi tiết tài xế.

• Kế hoạch Thay đổi Xe: nếu tài xế hiện tại của phương tiện này dự định thay đổi phương tiện của họ - có thể vì họ đang chờ một phương tiện mới được đặt hàng, hoặc đây là một sự phân công tạm thời và họ biết phương tiện tiếp theo mà họ sẽ lái - hãy tích vào ô này. Không tích vào ô này nếu tài xế hiện tại không có kế hoạch thay đổi phương tiện của họ.

• Ngày phân công: sử dụng lịch thả xuống, chọn khi nào phương tiện có sẵn cho tài xế khác. Chọn ngày bằng cách điều hướng đến tháng và năm đúng bằng cách sử dụng các biểu tượng ⬅️ (mũi tên trái) và ➡️ (mũi tên phải). Sau đó, nhấp vào ngày cụ thể. Nếu trường này để trống, điều đó chỉ ra rằng phương tiện hiện đang có sẵn và có thể được phân công lại cho tài xế khác. Nếu nó được điền, phương tiện không có sẵn cho tài xế khác cho đến ngày đã chọn.

• Công ty: chọn công ty từ menu thả xuống. Trường này chỉ xuất hiện trong cơ sở dữ liệu đa công ty.

Tạo tài xế mới

Nếu tài xế chưa có trong hệ thống, tài xế mới cần được cấu hình và thêm vào cơ sở dữ liệu. Một tài xế mới có thể được thêm từ trường Tài xế hoặc Tài xế tương lai trên biểu mẫu phương tiện.

Đầu tiên, nhập tên của tài xế mới vào trường Tài xế hoặc Tài xế tương lai, sau đó nhấp vào Tạo và chỉnh sửa.... Một biểu mẫu Tạo Tài xế hoặc Tạo Tài xế Tương lai sẽ xuất hiện, tùy thuộc vào trường nào khởi tạo biểu mẫu.

Cả hai biểu mẫu Tạo Tài xế và Tạo Tài xế Tương lai đều giống nhau.

Ghi chú

Tùy thuộc vào các ứng dụng đã cài đặt, các tab hoặc trường khác nhau có thể xuất hiện trên các biểu mẫu Tạo Tài xế và Tạo Tài xế Tương lai.

Thông tin chung

Điền thông tin sau vào nửa trên của biểu mẫu:

• Cá nhân hoặc Công ty: chọn nếu tài xế được thêm là tài xế cá nhân hay công ty. Nhấp vào nút radio để thực hiện lựa chọn.

  Khi một lựa chọn được thực hiện, một số trường có thể biến mất khỏi biểu mẫu. Nếu bất kỳ trường nào dưới đây không xuất hiện, điều đó là vì Công ty đã được chọn thay vì Cá nhân.

• Tên: nhập tên của tài xế hoặc công ty vào trường này.

• Tên Công ty...: sử dụng menu thả xuống, chọn công ty mà tài xế liên kết với.

  Nếu nút radio Công ty được chọn ở đầu biểu mẫu, trường này không xuất hiện.

• Liên hệ: nhập thông tin liên hệ vào phần này.

  Nếu muốn, trường Liên hệ có thể được thay đổi thành loại liên hệ khác. Nhấp vào Liên hệ để hiển thị menu thả xuống. Các tùy chọn có sẵn để chọn là Liên hệ, Địa chỉ Hóa đơn, Địa chỉ Giao hàng, Địa chỉ Theo dõi, hoặc Địa chỉ Khác.

  Nếu muốn, hãy chọn một trong các tùy chọn khác cho trường Liên hệ, và nhập thông tin tương ứng.

  Nếu nút radio Công ty được chọn ở đầu biểu mẫu, trường này được gán nhãn Địa chỉ và không thể thay đổi.

• Mã số thuế: nhập mã số thuế của tài xế hoặc công ty vào trường này.

• Chức danh công việc: nhập chức danh công việc của tài xế vào trường này. Nếu nút radio Công ty được chọn ở đầu biểu mẫu, trường này không xuất hiện.

• Điện thoại: nhập số điện thoại của tài xế hoặc công ty vào trường này.

• Di động: nhập số điện thoại di động của tài xế hoặc công ty vào trường này.

• Email: nhập địa chỉ email của tài xế hoặc công ty vào trường này.

• Trang web: nhập địa chỉ trang web của tài xế hoặc công ty vào trường này.

• Danh xưng: sử dụng menu thả xuống, chọn danh xưng của tài xế trong trường này. Các tùy chọn mặc định là Bác sĩ, Bà, Cô, Ông, và Giáo sư.

  Nếu nút radio Công ty được chọn ở đầu biểu mẫu, trường này không xuất hiện.

• Thẻ: sử dụng menu thả xuống, chọn bất kỳ thẻ nào áp dụng cho tài xế hoặc công ty.

  Để thêm một thẻ mới, nhập thẻ và nhấp vào Tạo "thẻ".

  Không có giới hạn số lượng thẻ có thể được chọn.

Tab Liên hệ & Địa chỉ

Sau khi hoàn thành nửa trên của biểu mẫu Tạo Tài xế hoặc Tạo Tài xế Tương lai, thêm bất kỳ liên hệ và địa chỉ nào khác liên quan đến tài xế hoặc công ty trong tab này.

Để thêm một liên hệ mới, nhấp vào nút Thêm, và một cửa sổ Tạo Liên hệ sẽ xuất hiện.

Trước khi nhập thông tin cần thiết vào biểu mẫu, chọn loại liên hệ đang được thêm từ các tùy chọn nút radio nằm ở đầu biểu mẫu. Các tùy chọn đó là:

• Liên hệ: chọn tùy chọn này để thêm thông tin liên hệ chung cho nhân viên của công ty liên kết.

• Địa chỉ Hóa đơn: chọn tùy chọn này để thêm địa chỉ ưa thích cho tất cả các hóa đơn. Khi được thêm vào biểu mẫu, địa chỉ này sẽ được chọn mặc định khi gửi hóa đơn đến công ty liên kết.

• Địa chỉ Giao hàng: chọn tùy chọn này để thêm địa chỉ ưa thích cho tất cả các lần giao hàng. Khi được thêm vào biểu mẫu, địa chỉ này sẽ được chọn mặc định khi giao hàng đến công ty liên kết.

• Địa chỉ Theo dõi: chọn tùy chọn này để thêm địa chỉ ưa thích cho tất cả các thư từ theo dõi. Khi được thêm vào biểu mẫu, địa chỉ này sẽ được chọn mặc định khi gửi nhắc nhở về các hóa đơn quá hạn.

• Địa chỉ Khác: chọn tùy chọn này để thêm bất kỳ địa chỉ cần thiết nào khác cho công ty hoặc tài xế.

Tùy thuộc vào Loại liên hệ, một số trường tùy chọn có thể không xuất hiện. Các trường có sẵn giống như các trường trong phần thông tin chung của biểu mẫu tài xế mới.

Thêm bất kỳ ghi chú nào vào phần Ghi chú nội bộ... của biểu mẫu.

Sau khi nhập tất cả thông tin, nhấp vào Lưu & Đóng để thêm liên hệ mới, hoặc Lưu & Tạo mới để thêm bản ghi địa chỉ hiện tại và tạo một bản ghi địa chỉ khác.

Khi các liên hệ được thêm vào tab này, mỗi liên hệ xuất hiện trong một hộp riêng biệt, với một biểu tượng chỉ ra loại liên hệ được liệt kê.

Example

Địa chỉ Địa chỉ Hóa đơn hiển thị một biểu tượng 💲 (dấu đô la) bên trong hộp địa chỉ cụ thể đó, trong khi Địa chỉ Giao hàng hiển thị một biểu tượng 🚚 (xe tải) bên trong.

Tab Bán hàng & Mua sắm

Nhập thông tin bán hàng và mua sắm sau vào tab Bán hàng & Mua sắm của biểu mẫu Tạo Tài xế hoặc Tạo Tài xế Tương lai cho các phần dưới đây.

Tùy thuộc vào các ứng dụng khác đã được cài đặt, có thể xuất hiện các trường và phần bổ sung. Các trường sau đây chỉ là các trường mặc định cho ứng dụng Fleet.

Phần Bán hàng

• Nhân viên bán hàng: sử dụng menu thả xuống, chọn người dùng là điểm liên hệ chính cho bán hàng với công ty của tài xế này.

  Người này phải là người dùng nội bộ của công ty, có nghĩa là họ có thể đăng nhập vào cơ sở dữ liệu như một người dùng.

Thông tin khác

• ID Công ty: nếu công ty có số ID, khác với Mã số thuế của nó, nhập nó vào trường này.

• Tham chiếu: nhập bất kỳ văn bản nào để cung cấp thêm thông tin về người liên hệ. Đây là ghi chú nội bộ để cung cấp thông tin bổ sung.

  Example

  Một công ty có nhiều người cùng tên, John Smith. Trường Tham chiếu có thể ghi John Smith tại X205 - người mua để cung cấp thêm chi tiết.

Tab Ghi chú nội bộ

Thêm bất kỳ ghi chú nào liên quan đến tài xế, hoặc bất kỳ thông tin cần thiết nào khác, trong tab này.

Phần Xe

Phần này của biểu mẫu xe liên quan đến các chi tiết vật lý của xe.

Nếu một xe đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu được chọn cho trường Mẫu ở phần trên của biểu mẫu, một số trường có thể tự động điền và các trường bổ sung cũng có thể xuất hiện.

Điền vào các trường sau trong biểu mẫu:

• Danh mục: sử dụng menu thả xuống, chọn loại xe từ các tùy chọn có sẵn. Để tạo một danh mục mới, nhập tên danh mục mới, sau đó nhấp vào Tạo "danh mục".

• Ngày đặt hàng: sử dụng lịch thả xuống, chọn ngày xe được đặt hàng.

• Ngày đăng ký: sử dụng lịch thả xuống, chọn ngày xe được đăng ký.

• Ngày hủy: sử dụng lịch thả xuống, chọn ngày hợp đồng cho thuê xe hết hạn, hoặc khi xe không còn sẵn có.

• Số khung: nhập số khung vào trường. Đây được biết đến ở một số quốc gia là số VIN.

• Odometer cuối cùng: nhập chỉ số đồng hồ đo km cuối cùng vào trường số. Sử dụng menu thả xuống bên cạnh trường số, chọn xem chỉ số đồng hồ đo km là kilômét (km) hay dặm (mi).

• Quản lý đội xe: chọn quản lý đội xe từ menu thả xuống, hoặc nhập quản lý đội xe mới, và nhấp vào Tạo hoặc Tạo và chỉnh sửa.

• Địa điểm: nhập địa điểm cụ thể nơi xe thường được đặt trong trường này. Mục nhập nên giải thích rõ nơi xe có thể được tìm thấy, chẳng hạn như Nhà để xe chính hoặc Bãi đậu xe Tòa nhà 2.

Tab Thông tin thuế

Tùy thuộc vào cài đặt địa phương của cơ sở dữ liệu và các ứng dụng bổ sung đã được cài đặt, có thể có các trường khác xuất hiện trên biểu mẫu.

Các phần dưới đây là mặc định và xuất hiện cho tất cả các xe, bất kể các ứng dụng đã cài đặt khác hoặc cài đặt địa phương.

Tài chính

• Thuế Mã lực: nhập số tiền thuế dựa trên kích thước của động cơ phương tiện. Điều này được xác định bởi thuế và quy định địa phương, và thay đổi tùy thuộc vào vị trí. Khuyến khích kiểm tra với phòng kế toán để đảm bảo giá trị này là chính xác.

Hợp đồng

• Ngày hợp đồng đầu tiên: chọn ngày bắt đầu hợp đồng đầu tiên của xe bằng cách sử dụng lịch thả xuống. Thông thường đây là ngày xe được mua hoặc thuê.

• Giá Catalog (Bao gồm VAT): nhập MSRP (Giá bán lẻ đề xuất của nhà sản xuất) cho xe tại thời điểm mua hoặc thuê.

• Giá mua: nhập giá mua hoặc giá trị của hợp đồng thuê xe.

• Giá trị còn lại: nhập giá trị hiện tại của xe.

Ghi chú

Các giá trị được liệt kê ở trên ảnh hưởng đến bộ phận kế toán. Nên kiểm tra với bộ phận kế toán để biết thêm thông tin và/hoặc hỗ trợ với các giá trị này.

Tab Mẫu

Nếu mẫu cho xe mới đã được cấu hình trong cơ sở dữ liệu, tab Mẫu sẽ được điền với thông tin tương ứng. Nếu mẫu chưa có trong cơ sở dữ liệu và tab Mẫu cần được cấu hình, cấu hình mẫu xe mới.

Kiểm tra thông tin trong tab Mẫu để đảm bảo nó chính xác. Ví dụ, màu của xe, hoặc nếu có lắp đặt móc kéo, là những thông tin phổ biến có thể cần cập nhật.

Tab Ghi chú

Nhập bất kỳ ghi chú nào về xe trong phần này.