Theo dõi hóa đơn¶
Một tin nhắn tiếp theo có thể được gửi đến khách hàng khi quá hạn thanh toán. SoOn giúp bạn xác định các khoản thanh toán trễ và cho phép bạn lên lịch và gửi lời nhắc phù hợp bằng cách sử dụng các hành động tiếp theo để tự động kích hoạt một hoặc nhiều hành động theo số ngày quá hạn. Bạn có thể gửi thông tin theo dõi của mình qua nhiều phương tiện khác nhau, chẳng hạn như email, bài đăng hoặc SMS.
Cấu hình¶
Để định cấu hình Hành động tiếp theo, hãy đi tới và chọn hoặc tạo (a) (các) cấp độ tiếp theo mới. Theo mặc định, một số hành động tiếp theo có sẵn trong tab Notification và tên cũng như số ngày có thể được thay đổi. Phần tiếp theo Actions có sẵn là:
Gửi Email;
Bạn có thể sử dụng mẫu điền sẵn cho tin nhắn của mình bằng cách chọn Mẫu nội dung. Để thay đổi mẫu được sử dụng, hãy di chuột qua trường và nhấp vào -->. Nếu được bật, tin nhắn SMS sẽ có trường Mẫu Sms cụ thể.
Có thể tự động gửi lời nhắc bằng cách bật tùy chọn Automatic và đính kèm (các) hóa đơn mở bằng cách bật Đính kèm hóa đơn, trong một hành động tiếp theo cụ thể.
Bằng cách nhấp vào tab Hoạt động, bạn có thể lên lịch các hoạt động (nhiệm vụ). Bằng cách đó, một hoạt động sẽ được tự động lên lịch khi quá trình theo dõi được kích hoạt. Để làm như vậy, hãy bật Lên lịch hoạt động và chọn một người Trách nhiệm cho nhiệm vụ. Chọn Loại hoạt động và nhập Tóm tắt về cách xử lý hoạt động, nếu muốn.
Mẹo
Đặt số ngày âm để gửi lời nhắc trước ngày đến hạn thực tế.
Báo cáo theo dõi¶
Các hóa đơn quá hạn mà bạn cần theo dõi có sẵn trong . Theo mặc định, SoOn lọc theo Hóa đơn quá hạn, nhưng bạn cũng có thể lọc theo Cần hành động trong menu Filters.
Khi chọn hóa đơn, bạn có thể xem tất cả các hóa đơn chưa thanh toán của khách hàng (quá hạn hoặc chưa), với ngày đến hạn của các hóa đơn trễ hạn hiện màu đỏ. Bạn có thể loại trừ hóa đơn khỏi lời nhắc bằng cách nhấp vào Loại trừ khỏi phần theo dõi. Bạn có thể đặt lời nhắc Automatic hoặc Thủ công cũng như người Responsible cho khách hàng đó.
Để gửi lời nhắc, hãy nhấp vào Theo dõi và chọn (các) hành động bạn muốn thực hiện:
In;
Email;
Sms;
Theo bài viết.
Bạn có thể Đính kèm hóa đơn và thay đổi mẫu nội dung từ chế độ xem này. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Gửi hoặc Gửi & in.
Ghi chú
Thông tin liên hệ trên hóa đơn hoặc biểu mẫu liên hệ được sử dụng để gửi lời nhắc.
Khi lời nhắc được gửi đi, nó sẽ được ghi lại trong phần trò chuyện của hóa đơn.
Nếu đây không phải là thời điểm thích hợp để nhắc nhở, bạn có thể chỉ định ngày Next Reminder. Bạn sẽ nhận được báo cáo tiếp theo theo ngày nhắc nhở tiếp theo đã đặt.
Mẹo
Đối chiếu tất cả các bảng sao kê ngân hàng ngay trước khi triển khai quy trình theo dõi để tránh gửi lời nhắc đến khách hàng đã thanh toán.
Mức độ tin cậy của con nợ¶
Để biết khách hàng có thường thanh toán trễ hay không, bạn có thể đặt mức độ tin cậy bằng cách đánh dấu họ là Người nợ tốt, Người nợ thông thường hoặc Người nợ xấu khi theo dõi họ báo cáo. Để làm như vậy, hãy nhấp vào dấu đầu dòng bên cạnh tên khách hàng và chọn mức độ tin cậy.
Gửi lời nhắc theo đợt¶
Bạn có thể gửi email nhắc nhở theo đợt từ trang Báo cáo theo dõi. Để làm như vậy, hãy chọn tất cả các báo cáo bạn muốn xử lý, nhấp vào biểu tượng bánh răng Action` và chọn Theo dõi quá trình.