Dọn dẹp dữ liệu

Ứng dụng Dọn dẹp dữ liệu của SoOn giữ cho cơ sở dữ liệu gọn gàng và có tổ chức thông qua việc sử dụng các tính năng được cung cấp của nó:

  • Loại bỏ trùng lặp: hợp nhất hoặc xóa các mục trùng lặp để đảm bảo dữ liệu là duy nhất.

  • Tái chế: xác định các bản ghi lỗi thời để lưu trữ hoặc xóa chúng.

  • Hợp nhất: kết hợp nhiều mục tương tự thành một bản ghi hợp lý.

  • Định dạng: chuẩn hóa dữ liệu văn bản bằng cách tìm và thay thế theo nhu cầu cụ thể.

Thông qua các quy tắc tự động có thể tùy chỉnh (hoặc thực hành thủ công), các bản ghi cá nhân và dữ liệu văn bản đi kèm trong cơ sở dữ liệu sẽ luôn được cập nhật và định dạng đồng nhất, phù hợp với thông số kỹ thuật của công ty.

Cài đặt các mô-đun

Ứng dụng Dọn dẹp dữ liệu bao gồm một số mô-đun. Cài đặt các mô-đun sau để truy cập tất cả các tính năng có sẵn:

Tên

Technical name

Sự miêu tả

Data Recycle

data_recycle

Base module to enable the recycle feature, available on Odoo Community edition.

Data Cleaning

data_cleaning

Enables field cleaning feature to format text data across multiple records, available only on Odoo Enterprise edition.

Data Cleaning (merge)

data_merge

Enables the deduplication feature to find similar (or duplicate) records, and merge them, available only on Odoo Enterprise edition.

CRM Deduplication

data_merge_crm

Enables the deduplication feature on the CRM app, and uses the CRM default merging feature.

Helpdesk Merge action

data_merge_helpdesk

Enables the merge feature for the Helpdesk app.

Project Merge action

data_merge_project

Enables the merge feature for the Projects app.

UTM Deduplication

data_merge_utm

Enables the merge feature for the UTM Tracker app.

WMS Accounting Merge

data_merge_stock_account

Creates a warning in cases of products merging that may affect inventory valuation, if the Inventory app is installed.

Loại bỏ trùng lặp

Trên bảng điều khiển Trùng lặp (Ứng dụng Dọn dẹp dữ liệu ‣ Loại bỏ trùng lặp), SoOn đề xuất các nhóm bản ghi tương tự để được hợp nhất bằng cách khớp các điều kiện trong các bản ghi được đặt bởi quy tắc loại bỏ trùng lặp.

Deduplication dashboard in the Data Cleaning application.

Thanh bên QUY TẮC liệt kê từng quy tắc loại bỏ trùng lặp đang hoạt động và hiển thị tổng số mục trùng lặp được phát hiện bên cạnh mỗi quy tắc.

Theo mặc định, quy tắc Tất cả được chọn. Các bản ghi hiển thị được nhóm theo quy tắc của chúng, với xếp hạng Độ tương đồng (trong tổng số 100%) trong chế độ xem danh sách, với các cột sau:

  • Ngày tạo: ngày và giờ mà bản ghi gốc được tạo.

  • Tên: tên hoặc tiêu đề của bản ghi gốc.

  • Giá trị trường: các giá trị của bản ghi gốc cho các trường được sử dụng để phát hiện các bản ghi trùng lặp.

  • Được sử dụng trong: liệt kê các mô hình khác tham chiếu đến bản ghi gốc.

  • ID: ID duy nhất của bản ghi gốc.

  • Là bản ghi chính: các bản ghi trùng lặp được hợp nhất vào bản ghi chính. Chỉ có thể có một bản ghi chính trong một nhóm các bản ghi tương tự.

Chọn một quy tắc cụ thể trong thanh bên QUY TẮC để lọc các bản ghi trùng lặp.

Hợp nhất các bản ghi trùng lặp

Để hợp nhất các bản ghi, trước tiên hãy chọn một bản ghi chính trong nhóm các bản ghi tương tự. Bản ghi chính đóng vai trò là cơ sở, nơi mà mọi thông tin bổ sung từ các bản ghi tương tự được hợp nhất vào.

Tùy chọn, không cần đặt bản ghi chính, để SoOn chọn ngẫu nhiên một bản ghi để hợp nhất vào.

Tiếp theo, nhấn nút Hợp nhất ở đầu nhóm các bản ghi tương tự. Sau đó, nhấn Ok để xác nhận việc hợp nhất.

Khi một bản ghi được hợp nhất, một tin nhắn sẽ được ghi lại trong phần hội thoại của bản ghi chính, mô tả việc hợp nhất. Một số bản ghi nhất định, như các nhiệm vụ Dự án, được ghi lại trong phần hội thoại với một liên kết đến bản ghi cũ để tham khảo thuận tiện.

Mẹo

Loại bỏ các nhóm bằng cách nhấn nút BỎ QUA. Khi làm như vậy, nhóm sẽ bị ẩn khỏi danh sách và được lưu trữ.

Xem các nhóm đã bị bỏ qua bằng cách chọn bộ lọc Bị bỏ qua từ thanh Tìm kiếm....

Quy tắc loại bỏ trùng lặp

Trang Quy tắc loại bỏ trùng lặp (Ứng dụng Dọn dẹp dữ liệu ‣ Cấu hình ‣ Quy tắc: Loại bỏ trùng lặp) là nơi các điều kiện để phát hiện các bản ghi trùng lặp có thể được đặt.

Các quy tắc này có thể được cấu hình cho từng mô hình trong cơ sở dữ liệu và với các mức độ chi tiết khác nhau.

Mẹo

Theo mặc định, các quy tắc loại bỏ trùng lặp sẽ chạy mỗi ngày một lần như một phần của hành động theo lịch trình (Hợp nhất dữ liệu: Tìm các bản ghi trùng lặp). Tuy nhiên, mỗi quy tắc có thể được chạy thủ công bất kỳ lúc nào.

Sửa đổi quy tắc loại bỏ trùng lặp

Chọn một quy tắc mặc định để chỉnh sửa hoặc tạo một quy tắc mới bằng cách nhấn nút Mới trên trang Quy tắc loại bỏ trùng lặp (Ứng dụng Dọn dẹp dữ liệu ‣ Cấu hình ‣ Quy tắc: Loại bỏ trùng lặp).

Đầu tiên, chọn một Mô hình mà quy tắc này sẽ nhắm đến. Việc chọn một mô hình sẽ cập nhật tiêu đề quy tắc thành mô hình đã chọn.

Tùy chọn, cấu hình một Miền để chỉ định các bản ghi đủ điều kiện cho quy tắc này. Số lượng bản ghi đủ điều kiện được hiển thị trong liên kết # bản ghi.

Tùy thuộc vào Mô hình đã chọn, trường Loại bỏ trùng lặp sẽ xuất hiện. Chọn giữa việc Lưu trữ hoặc Xóa các bản ghi đã hợp nhất.

Tiếp theo, chọn một Chế độ hợp nhất:

  • Thủ công: yêu cầu mỗi nhóm bản ghi trùng lặp phải được hợp nhất thủ công, và cũng bật trường Thông báo người dùng.

  • Tự động: tự động hợp nhất các nhóm bản ghi trùng lặp, không thông báo cho người dùng, dựa trên các bản ghi có phần trăm tương đồng cao hơn ngưỡng được đặt trong trường Ngưỡng tương đồng.

Bật nút chuyển đổi Hoạt động để bắt đầu ghi nhận các bản ghi trùng lặp với quy tắc này ngay khi nó được lưu.

Cuối cùng, tạo ít nhất một quy tắc loại bỏ trùng lặp trong trường Quy tắc loại bỏ trùng lặp bằng cách nhấn Thêm một dòng, dưới cột Trường ID duy nhất.

  • Chọn một trường trong mô hình từ menu thả xuống Trường ID duy nhất. Trường này sẽ được tham chiếu cho các bản ghi tương tự.

  • Chọn một điều kiện khớp trong trường Khớp nếu để áp dụng quy tắc loại bỏ trùng lặp, tùy thuộc vào văn bản trong trường Trường ID duy nhất:

    • Khớp chính xác: các ký tự trong văn bản khớp chính xác.

    • Khớp không phân biệt chữ hoa/chữ thường hoặc dấu: các ký tự trong văn bản khớp nhau, bất kể khác biệt về chữ hoa/chữ thường và dấu ngữ pháp của ngôn ngữ.

Quan trọng

Quy tắc không ghi nhận các bản ghi trùng lặp nếu không có ít nhất một quy tắc loại bỏ trùng lặp được đặt trong trường Quy tắc loại bỏ trùng lặp.

Mẹo

Một số trường khác có sẵn cho cấu hình nâng cao.

Nếu đang sử dụng cơ sở dữ liệu nhiều công ty, trường Liên công ty sẽ có sẵn. Khi được bật, các bản ghi trùng lặp giữa các công ty khác nhau sẽ được đề xuất.

Kích hoạt chế độ nhà phát triển để hiển thị trường Ngưỡng đề xuất. Các bản ghi trùng lặp có độ tương đồng dưới ngưỡng được đặt trong trường này không được đề xuất.

Khi cấu hình quy tắc hoàn tất, hãy đóng biểu mẫu quy tắc hoặc chạy quy tắc thủ công để ghi nhận ngay lập tức các bản ghi trùng lặp.

Chạy quy tắc loại bỏ trùng lặp thủ công

Để chạy thủ công một quy tắc loại bỏ trùng lặp cụ thể bất kỳ lúc nào, hãy điều hướng đến Ứng dụng Dọn dẹp dữ liệu ‣ Cấu hình ‣ Quy tắc: Loại bỏ trùng lặp, và chọn quy tắc để chạy.

Sau đó, trên biểu mẫu quy tắc, chọn nút Loại bỏ trùng lặp ở góc trên bên trái. Khi thực hiện, nút thông minh Bản ghi trùng lặp sẽ hiển thị số lượng bản ghi trùng lặp đã được ghi nhận.

Nhấn vào nút thông minh Bản ghi trùng lặp để quản lý các bản ghi này.

Tái chế các bản ghi

On the Field Recycle Records dashboard (Data Cleaning app ‣ Recycle Records), Odoo detects records that can be archived or deleted, by matching conditions within the records set by the recycle record's rules.

Dọn dẹp trường dữ liệu

On the Field Cleaning Records* dashboard (:menuselection:`Data Cleaning app --> Field Cleaning), Odoo suggests formatting changes to data in fields of a record, to follow a convention set by the field cleaning rules.

Quản lý hành động hợp nhất

The Merge Action Manager (Data Cleaning app ‣ Configuration ‣ Merge Action Manager) enables or disables the Merge action available in the Actions menu for models in the database.