Truy cập cổng thông tin¶

Quyền truy cập cổng thông tin được cấp cho người dùng cần khả năng xem các tài liệu hoặc thông tin nhất định trong cơ sở dữ liệu SoOn.

Một số trường hợp sử dụng phổ biến để cung cấp quyền truy cập cổng thông tin bao gồm cho phép khách hàng đọc/xem bất kỳ hoặc tất cả nội dung sau trong SoOn:

khách hàng tiềm năng/cơ hội
báo giá/đơn đặt hàng
đơn đặt hàng
hóa đơn & hóa đơn
dự án
nhiệm vụ
bảng chấm công
vé
chữ ký
đăng ký

Ghi chú

Người dùng cổng thông tin chỉ có quyền truy cập đọc/xem và sẽ không thể chỉnh sửa bất kỳ tài liệu nào trong cơ sở dữ liệu.

Cung cấp quyền truy cập cổng thông tin cho khách hàng¶

Từ bảng điều khiển chính của SoOn, chọn ứng dụng Danh bạ. Nếu liên hệ chưa được tạo trong cơ sở dữ liệu, hãy nhấp vào nút Tạo, nhập chi tiết của liên hệ rồi nhấp vào Lưu. Nếu không, hãy chọn một liên hệ hiện có, sau đó nhấp vào menu thả xuống Action nằm ở trên cùng chính giữa của giao diện.

Sử dụng ứng dụng Danh bạ để cấp quyền truy cập cổng thông tin cho người dùng.

Sau đó chọn Cấp quyền truy cập cổng thông tin. Một cửa sổ bật lên xuất hiện, liệt kê ba trường:

Liên hệ: tên được ghi của liên hệ trong cơ sở dữ liệu SoOn
Email: địa chỉ email của người liên hệ mà họ sẽ sử dụng để đăng nhập vào cổng
Trong Portal: người dùng có quyền truy cập cổng thông tin hay không

Để cấp quyền truy cập cổng thông tin, trước tiên hãy nhập Email của người liên hệ mà họ sẽ sử dụng để đăng nhập vào cổng. Sau đó, chọn hộp bên dưới cột In Portal. Tùy chọn, thêm văn bản vào tin nhắn mời mà người liên hệ sẽ nhận được. Sau đó nhấn vào Áp dụng để hoàn tất.

An email address and corresponding checkbox for the contact need to be filled in before sending a portal invitation.

Một email sẽ được gửi đến địa chỉ email được chỉ định, cho biết rằng người liên hệ hiện là người dùng cổng thông tin cho cơ sở dữ liệu SoOn đó.

Mẹo

Để cấp quyền truy cập cổng thông tin cho nhiều người dùng cùng một lúc, hãy điều hướng đến một địa chỉ liên hệ của công ty, sau đó nhấp vào Hành động‣ Grant Portal access để xem danh sách tất cả các địa chỉ liên hệ có liên quan của công ty. Chọn hộp bên dưới cột In Portal cho tất cả những người liên hệ cần truy cập vào cổng, sau đó nhấp vào Áp dụng.

Ghi chú

Bạn có thể thu hồi quyền truy cập cổng thông tin bất kỳ lúc nào bằng cách điều hướng đến liên hệ, nhấp vào Hành động‣ Grant Portal Access, sau đó bỏ chọn hộp kiểm bên dưới cột In Portal và nhấp vào Áp dụng.

Thay đổi tên người dùng cổng thông tin¶

Có thể đôi khi người dùng cổng thông tin muốn thay đổi thông tin đăng nhập người dùng của họ. Điều này có thể được thực hiện bởi bất kỳ người dùng nào trong cơ sở dữ liệu có quyền truy cập của quản trị viên. Quy trình sau đây phác thảo các bước cần thiết để thay đổi thông tin đăng nhập của người dùng cổng thông tin.

Xem thêm

Xem tài liệu về cách thiết lập quyền truy cập.

Đầu tiên, điều hướng đến Ứng dụng cài đặt ‣ Người dùng. Sau đó, trong Bộ lọc, chọn Portal Users hoặc chọn Thêm bộ lọc tùy chỉnh và đặt cấu hình sau Nhóm > contains > `portal `. Sau khi thực hiện lựa chọn này, hãy tìm kiếm (và mở) người dùng cổng thông tin cần chỉnh sửa.

Tiếp theo, nhấp vào Chỉnh sửa (nếu cần), nhấp vào trường Địa chỉ Email và tiến hành thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào đối với trường này. Trường Địa chỉ Email được sử dụng để đăng nhập vào cổng thông tin SoOn.

Ghi chú

Việc thay đổi Địa chỉ Email (hoặc thông tin đăng nhập) chỉ thay đổi tên người dùng khi đăng nhập vào cổng thông tin của khách hàng.

Để thay đổi email liên hệ, thay đổi này cần diễn ra trên mẫu liên hệ trong ứng dụng Danh bạ. Ngoài ra, khách hàng có thể thay đổi email của họ trực tiếp từ cổng nhưng thông tin đăng nhập không thể thay đổi. Xem thay đổi thông tin khách hàng.

Thay đổi cổng thông tin khách hàng¶

Có thể đôi khi khách hàng muốn thay đổi thông tin liên hệ, mật khẩu/bảo mật hoặc thông tin thanh toán được đính kèm với tài khoản cổng thông tin. Điều này có thể được thực hiện bởi khách hàng từ cổng thông tin của họ. Quy trình sau đây là cách khách hàng có thể thay đổi thông tin liên hệ của họ.

Thay đổi thông tin khách hàng¶

Đầu tiên nhập tên người dùng và mật khẩu (đăng nhập) vào trang đăng nhập cơ sở dữ liệu để truy cập tài khoản người dùng cổng thông tin. Bảng điều khiển cổng thông tin sẽ xuất hiện khi đăng nhập thành công. Tài liệu cổng thông tin từ các ứng dụng SoOn đã cài đặt khác nhau sẽ xuất hiện cùng với số lượng của từng ứng dụng.

Xem thêm

Tài liệu truy cập cổng thông tin.

Tiếp theo, điều hướng đến góc trên bên phải của cổng và nhấp vào nút Chỉnh sửa, bên cạnh phần Chi tiết. Sau đó, thay đổi thông tin thích hợp và nhấp vào Xác nhận.

Đổi mật khẩu¶

Nếu khách hàng muốn thay đổi mật khẩu để truy cập cổng thông tin, hãy nhấp vào liên kết Chỉnh sửa cài đặt bảo mật, bên dưới phần Bảo mật tài khoản. Sau đó, thực hiện những thay đổi cần thiết bằng cách nhập Mật khẩu, Mật khẩu mới hiện tại và xác minh mật khẩu mới. Cuối cùng, nhấp vào Thay đổi mật khẩu để hoàn tất việc thay đổi mật khẩu.

Ghi chú

Nếu khách hàng muốn thay đổi thông tin đăng nhập, như được ghi ở trên, hãy liên hệ với đầu mối liên hệ cơ sở dữ liệu SoOn. Xem tài liệu ở trên về cách thay đổi tên người dùng cổng thông tin.

Ghi chú

Mật khẩu của người dùng cổng thông tin và người dùng SoOn.com vẫn riêng biệt, ngay cả khi sử dụng cùng một địa chỉ email.

Thêm xác thực hai yếu tố¶

Nếu khách hàng muốn bật xác thực hai yếu tố (2FA) để truy cập cổng thông tin, hãy nhấp vào liên kết Chỉnh sửa cài đặt bảo mật, bên dưới phần Bảo mật tài khoản.

Bấm vào Bật xác thực hai yếu tố để bật 2FA. Xác nhận mật khẩu cổng thông tin hiện tại trong trường Mật khẩu. Sau đó, nhấp vào Xác nhận mật khẩu. Tiếp theo, kích hoạt 2FA trong ứng dụng 2FA (Google Authenticator, Authy, v.v.), bằng cách quét QR code hoặc nhập Mã xác minh.

Cuối cùng, nhấp vào Bật xác thực hai yếu tố để hoàn tất thiết lập.

Thay đổi thông tin thanh toán¶

Nếu khách hàng muốn quản lý các tùy chọn thanh toán, hãy điều hướng đến Quản lý phương thức thanh toán trong menu bên phải. Sau đó, thêm thông tin thanh toán mới và chọn Thêm thẻ mới.