Hóa đơn điện tử (EDI)¶
EDI, hay trao đổi dữ liệu điện tử, là hoạt động trao đổi tài liệu kinh doanh giữa các công ty, chẳng hạn như đơn đặt hàng và hóa đơn, ở định dạng chuẩn. Việc gửi tài liệu theo tiêu chuẩn EDI đảm bảo máy nhận tin nhắn có thể diễn giải thông tin một cách chính xác. Nhiều định dạng tệp EDI khác nhau tồn tại và có sẵn tùy thuộc vào quốc gia của công ty bạn.
Tính năng EDI cho phép tự động hóa việc quản lý giữa các công ty và cũng có thể được một số chính phủ yêu cầu để kiểm soát tài chính hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý.
Lập hóa đơn điện tử cho các tài liệu của bạn như hóa đơn khách hàng, giấy báo có hoặc hóa đơn nhà cung cấp là một trong những ứng dụng của EDI.
SoOn hỗ trợ các định dạng sau.
Tên định dạng |
Khả năng ứng dụng |
|---|---|
Yếu tố-X (CII) |
Tất cả khách hàng |
Thanh toán Peppol BIS 3.0 |
Tất cả khách hàng |
XRechnung (UBL) |
Tất cả khách hàng |
Fattura PA (IT) |
công ty Ý |
CFDI (4.0) |
công ty Mexico |
Peru UBL 2.1 |
Các công ty Peru |
SII IVA Llevanza de libros registro (ES) |
Công ty Tây Ban Nha |
UBL 2.1 (Columbia) |
Các công ty Colombia |
Cơ quan thuế Ai Cập |
công ty Ai Cập |
Hóa đơn điện tử (IN) |
công ty Ấn Độ |
NLCIUS (Hà Lan) |
công ty Hà Lan |
EHF 3.0 |
công ty Na Uy |
Thanh toán SG BIS 3.0 |
Công ty Singapore |
Thanh toán BIS A-NZ 3.0 |
Tất cả khách hàng |
Ghi chú
Định dạng Factur-X (CII) cho phép kiểm tra xác thực trên hóa đơn và tạo các tệp tuân thủ PDF/A-3.
Mỗi tệp PDF do SoOn tạo đều bao gồm tệp XML Factur-X tích hợp.
Xem thêm
Cấu hình¶
Theo mặc định, định dạng có sẵn trong send window tùy thuộc vào quốc gia của khách hàng.
Bạn có thể xác định định dạng hóa đơn điện tử cụ thể cho từng khách hàng. Để làm như vậy, hãy truy cập , mở biểu mẫu khách hàng, chuyển đến tab Kế toán và chọn định dạng thích hợp.
Hóa đơn điện tử quốc gia¶
Tùy thuộc vào quốc gia của công ty bạn (ví dụ: Italy, Spain, Mexico, v.v.), bạn có thể phải phát hành chứng từ hóa đơn điện tử theo định dạng cụ thể cho tất cả hóa đơn của mình. Trong trường hợp này, bạn có thể xác định định dạng hóa đơn điện tử mặc định cho tạp chí bán hàng của mình.
Để làm như vậy, hãy đi tới , mở nhật ký bán hàng của bạn, đi tới tab Cài đặt nâng cao và bật các định dạng bạn cần cho tạp chí này.
Tạo hóa đơn điện tử¶
Từ hóa đơn đã được xác nhận, nhấp vào Gửi & in để mở cửa sổ gửi. Chọn tùy chọn hóa đơn điện tử để tạo và đính kèm tệp hóa đơn điện tử.
Peppol¶
Mạng Peppol đảm bảo việc trao đổi tài liệu, thông tin giữa doanh nghiệp và cơ quan chính phủ. Nó chủ yếu được sử dụng cho hóa đơn điện tử và các điểm truy cập của nó (đầu nối với mạng Peppol) cho phép doanh nghiệp trao đổi tài liệu điện tử.
SoOn là điểm truy cập và SMP, cho phép giao dịch lập hóa đơn điện tử mà không cần gửi hóa đơn và hóa đơn qua email hoặc đường bưu điện.
Nếu chưa xong, install mô-đun Peppol (account_peppol).
Quan trọng
Đăng ký Peppol miễn phí và có sẵn trong Cộng đồng SoOn
Bạn có thể gửi Hóa đơn khách hàng và Ghi chú tín dụng và nhận Hóa đơn nhà cung cấp và Hoàn tiền qua Peppol.
Bạn có thể gửi một trong các định dạng tài liệu được hỗ trợ sau: BIS Billing 3.0, XRechnung CIUS, NLCIUS.
- các quốc gia sau đủ điều kiện để đăng ký Peppol trong SoOn:Andorra, Albania, Áo, Bosnia và Herzegovina, Bỉ, Bulgaria, Thụy Sĩ, Síp, Cộng hòa Séc, Đức, Đan Mạch, Estonia, Tây Ban Nha, Phần Lan, Pháp, Vương quốc Anh, Hy Lạp, Croatia, Hungary, Ireland, Iceland, Ý, Liechtenstein, Litva, Luxembourg, Latvia, Monaco, Montenegro, Bắc Macedonia, Malta, Hà Lan, Na Uy, Ba Lan, Bồ Đào Nha, Romania, Serbia, Thụy Điển, Slovenia, Slovakia, San Marino, Thổ Nhĩ Kỳ, Tòa thánh (Thành phố Vatican)
Đăng ký¶
Đi tới . Nếu bạn chưa cài đặt mô-đun Peppol, trước tiên hãy đánh dấu vào hộp kiểm Enable PEPPOL rồi lưu thủ công.
Điền vào các thông tin sau:
Peppol EAS. Đây là Sơ đồ địa chỉ điện tử Peppol và thường phụ thuộc vào quốc gia của công ty bạn. SoOn thường điền trước mã EAS được sử dụng phổ biến nhất ở quốc gia của bạn. Ví dụ: mã EAS ưa thích của hầu hết các công ty ở Bỉ là 0208.
Điểm cuối Peppol. Đây thường là số Đăng ký Công ty hoặc số VAT.
Số điện thoại, bao gồm mã quốc gia (ví dụ:
+32ở Bỉ)Email liên hệ chính
Xem thêm
Điểm cuối Peppol - Danh sách mã OpenPeppol eDEC (mở "Lược đồ nhận dạng người tham gia" dưới dạng trang HTML)
Nếu bạn đang di chuyển từ một điểm truy cập khác, hãy chèn Migration key từ nhà cung cấp trước đó.
Cuối cùng, nhấp vào Xác thực đăng ký. Nếu bạn muốn khám phá hoặc demo Peppol, bạn có thể chọn đăng ký ở chế độ Demo. Nếu không, hãy chọn Trực tiếp.
Ghi chú
Khi kiểm tra Peppol, tham số hệ thống account_peppol.edi.mode có thể được thay đổi thành test. Sau đó, một nút radio xuất hiện với tùy chọn đăng ký trên máy chủ thử nghiệm.
Bây giờ, bạn có thể yêu cầu gửi mã xác minh cho mình bằng cách nhấp vào Xác minh số điện thoại.
Một tin nhắn văn bản chứa mã sẽ được gửi đến số điện thoại được cung cấp để hoàn tất quá trình xác minh.
Sau khi nhập mã và nhấp vào Xác nhận, bạn có thể thấy rằng đăng ký của mình đang chờ kích hoạt. Từ thời điểm này trở đi, nhật ký mặc định để nhận Hóa đơn của nhà cung cấp có thể được đặt.
Nó sẽ được kích hoạt tự động trong vòng một ngày.
Mẹo
Cũng có thể kích hoạt cron theo cách thủ công để kiểm tra trạng thái đăng ký bằng cách đi tới .
Trạng thái đơn đăng ký của bạn sẽ được cập nhật ngay sau khi bạn đăng ký trên mạng Peppol.
Tất cả hóa đơn và hóa đơn của nhà cung cấp hiện có thể được gửi trực tiếp bằng mạng Peppol.
Xác minh liên hệ¶
Trước khi gửi hóa đơn đến một người liên hệ sử dụng mạng Peppol, cần phải xác minh rằng họ cũng đã đăng ký là người tham gia Peppol.
Để làm như vậy, hãy truy cập và mở biểu mẫu của khách hàng. Sau đó đi tới , chọn định dạng chính xác và đảm bảo Peppol EAS code và Endpoint được điền vào. Sau đó, nhấp vào :guilabel :Xác minh. Nếu liên hệ tồn tại trên mạng, tính hợp lệ của điểm cuối Peppol của họ được đặt thành Hợp lệ.
Quan trọng
Mặc dù SoOn điền trước cả mã EAS và số Điểm cuối dựa trên thông tin có sẵn cho một liên hệ nhưng tốt hơn hết bạn nên xác nhận những chi tiết này trực tiếp với liên hệ đó.
Có thể xác minh trạng thái tham gia Peppol của một số khách hàng cùng một lúc. Để làm như vậy, hãy truy cập và chuyển sang chế độ xem danh sách. Chọn khách hàng bạn muốn xác minh rồi nhấp vào .
Gửi hóa đơn¶
Sau khi sẵn sàng gửi hóa đơn qua mạng Peppol, chỉ cần nhấp vào Gửi & In trên biểu mẫu hóa đơn. Để xếp hàng nhiều hóa đơn, hãy chọn chúng trong chế độ xem danh sách và nhấp vào ; chúng sẽ được gửi theo đợt sau. Cần phải đánh dấu cả hai hộp kiểm BIS Billing 3.0 và Send via PEPPOL.
Các hóa đơn đã đăng có thể gửi qua Peppol được đánh dấu là Peppol Ready. Để hiển thị chúng, hãy sử dụng bộ lọc Peppol Ready hoặc truy cập bảng điều khiển Kế toán và nhấp vào Hóa đơn đã sẵn sàng của Peppol trên nhật ký bán hàng tương ứng.
Khi hóa đơn được gửi qua Peppol, trạng thái sẽ được thay đổi thành Đang xử lý. Trạng thái được thay đổi thành Xong sau khi chúng được gửi thành công tới Điểm truy cập của liên hệ.
Mẹo
Theo mặc định, cột trạng thái Peppol bị ẩn trên chế độ xem danh sách Hóa đơn. Bạn có thể chọn hiển thị nó bằng cách chọn nó từ các cột tùy chọn, có thể truy cập từ góc trên cùng bên phải của chế độ xem danh sách Hóa đơn.
Một cron chạy thường xuyên để kiểm tra trạng thái của các hóa đơn này. Có thể kiểm tra trạng thái trước khi cron chạy bằng cách nhấp vào Tìm nạp trạng thái hóa đơn Peppol trong nhật ký bán hàng tương ứng trên bảng điều khiển Kế toán.
Nhận hóa đơn nhà cung cấp¶
Mỗi ngày một lần, cron sẽ kiểm tra xem có tài liệu mới nào được gửi cho bạn qua mạng Peppol hay không. Các tài liệu này được nhập và hóa đơn nhà cung cấp tương ứng được tạo tự động dưới dạng bản nháp.
Nếu bạn muốn truy xuất các tài liệu Peppol đến trước khi chạy cron, bạn có thể làm như vậy từ bảng điều khiển Kế toán trên nhật ký mua hàng Peppol chính mà bạn đã thiết lập trong cài đặt. Chỉ cần nhấp vào Tìm nạp từ Peppol.
