Quy trình lập hoá đơn¶
Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn và ứng dụng bạn sử dụng, có nhiều cách khác nhau để tự động hóa việc tạo hóa đơn cho khách hàng trong SoOn. Thông thường, hóa đơn nháp được hệ thống tạo ra (với thông tin đến từ các tài liệu khác như đơn đặt hàng hoặc hợp đồng) và kế toán chỉ cần xác thực hóa đơn nháp và gửi hóa đơn theo đợt (bằng thư thông thường hoặc email).
Tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn, bạn có thể chọn một trong các cách sau để tạo hóa đơn nháp:
Việc bán hàng¶
Đơn bán hàng ‣ Hóa đơn¶
Ở hầu hết các công ty, nhân viên bán hàng tạo ra các báo giá sẽ trở thành đơn đặt hàng sau khi chúng được xác thực. Sau đó, hóa đơn dự thảo được tạo dựa trên đơn đặt hàng. Bạn có các lựa chọn khác nhau như:
Lập hóa đơn thủ công: sử dụng nút trên đơn bán hàng để kích hoạt hóa đơn nháp
Lập hóa đơn trước khi giao hàng: lập hóa đơn cho toàn bộ đơn hàng trước khi kích hoạt lệnh giao hàng
Hoá đơn theo đơn giao hàng: xem phần tiếp theo
Hóa đơn trước khi giao hàng thường được ứng dụng Thương mại điện tử sử dụng khi khách hàng thanh toán theo đơn đặt hàng và chúng tôi giao hàng sau đó. (trả trước)
Đối với hầu hết các trường hợp sử dụng khác, bạn nên lập hoá đơn theo cách thủ công. Nó cho phép nhân viên bán hàng kích hoạt hóa đơn theo yêu cầu với các tùy chọn: lập hóa đơn cho toàn bộ đơn hàng, lập hóa đơn theo tỷ lệ phần trăm (tạm ứng), lập hóa đơn một số dòng, lập hóa đơn tạm ứng cố định.
Quá trình này tốt cho cả dịch vụ và sản phẩm vật chất.
Xem thêm
Lệnh bán ‣ Lệnh giao hàng ‣ Hóa đơn¶
Các nhà bán lẻ và thương mại điện tử thường lập hoá đơn dựa trên đơn đặt hàng giao hàng, thay vì đơn đặt hàng. Cách tiếp cận này phù hợp với những doanh nghiệp mà số lượng bạn giao có thể khác với số lượng đặt hàng: thực phẩm (hóa đơn dựa trên kg thực tế).
Bằng cách này, nếu bạn giao một phần đơn hàng, bạn chỉ lập hóa đơn cho những gì bạn thực sự đã giao. Nếu bạn thực hiện giao lại đơn hàng (giao một phần và giao phần còn lại sau), khách hàng sẽ nhận được hai hóa đơn, một hóa đơn cho mỗi lệnh giao hàng.
Đơn hàng thương mại điện tử ‣ Hóa đơn¶
Đơn hàng thương mại điện tử cũng sẽ kích hoạt việc tạo đơn hàng khi đơn hàng được thanh toán đầy đủ. Nếu bạn cho phép thanh toán đơn hàng bằng séc hoặc chuyển khoản ngân hàng, SoOn chỉ tạo đơn hàng và hóa đơn sẽ được kích hoạt sau khi nhận được thanh toán.
Hợp đồng¶
Hợp đồng thông thường ‣ Hóa đơn¶
Nếu bạn sử dụng hợp đồng, bạn có thể kích hoạt hóa đơn dựa trên thời gian và vật chất đã sử dụng, chi phí hoặc các dòng dịch vụ/sản phẩm cố định. Hàng tháng, nhân viên bán hàng sẽ kích hoạt xuất hóa đơn dựa trên các hoạt động trên hợp đồng.
Các hoạt động có thể là:
sản phẩm/dịch vụ cố định, xuất phát từ đơn đặt hàng liên quan đến hợp đồng này
nguyên liệu đã mua (mà bạn sẽ lập hóa đơn lại)
thời gian và vật liệu dựa trên bảng chấm công hoặc mua hàng (hợp đồng phụ)
các chi phí như đi lại và ăn ở mà bạn lập hóa đơn lại cho khách hàng
Bạn có thể lập hóa đơn khi kết thúc hợp đồng hoặc kích hoạt hóa đơn trung gian. Cách tiếp cận này được sử dụng bởi các công ty dịch vụ lập hóa đơn chủ yếu dựa trên thời gian và vật liệu. Đối với các công ty dịch vụ lập hóa đơn theo giá cố định, họ sử dụng phiếu bán hàng thông thường.
Hợp đồng định kỳ ‣ Hóa đơn¶
Đối với đăng ký, hóa đơn được kích hoạt định kỳ, tự động. Tần suất lập hóa đơn và dịch vụ/sản phẩm được lập hóa đơn được xác định trong hợp đồng.
Xem thêm
Người khác¶
Tạo hóa đơn thủ công¶
Người dùng cũng có thể tạo hóa đơn theo cách thủ công mà không cần sử dụng hợp đồng hoặc lệnh bán hàng. Đó là cách tiếp cận được đề xuất nếu bạn không cần quản lý quy trình bán hàng (báo giá) hoặc việc phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ.
Ngay cả khi bạn tạo hóa đơn từ đơn đặt hàng, bạn có thể cần tạo hóa đơn theo cách thủ công trong các trường hợp sử dụng đặc biệt:
nếu bạn cần hoàn lại tiền
Nếu bạn cần giảm giá
nếu bạn cần thay đổi hóa đơn được tạo từ đơn đặt hàng
nếu bạn cần lập hóa đơn cho thứ gì đó không liên quan đến hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình
Các mô-đun cụ thể¶
Một số mô-đun cụ thể cũng có thể tạo hóa đơn nháp:
tư cách thành viên: gửi hóa đơn cho thành viên của bạn hàng năm
sửa chữa: lập hóa đơn cho các dịch vụ sau bán hàng của bạn
Sắp xếp lại hóa đơn¶
Vẫn có thể sắp xếp lại các hóa đơn nhưng có một số hạn chế:
Tính năng này không hoạt động khi các mục nhập trước ngày khóa.
Tính năng này không hoạt động nếu trình tự không khớp với tháng của mục nhập.
Nó không hoạt động nếu trình tự dẫn đến trùng lặp.
Thứ tự của hóa đơn không thay đổi.
Nó rất hữu ích cho những người sử dụng cách đánh số từ phần mềm khác và những người muốn tiếp tục năm hiện tại mà không phải bắt đầu lại từ đầu.
Số hóa hóa đơn bằng nhận dạng ký tự quang học (OCR)¶
Số hóa hóa đơn là quá trình tự động mã hóa hóa đơn giấy truyền thống thành các mẫu hóa đơn trong kế toán của bạn.
SoOn sử dụng công nghệ OCR và trí tuệ nhân tạo để nhận dạng nội dung tài liệu. Hóa đơn nhà cung cấp và biểu mẫu hóa đơn khách hàng được tự động tạo và điền dựa trên hóa đơn được quét.
Xem thêm