Trả trước¶
Khoản trả trước là khoản thanh toán một phần do người mua thực hiện khi hợp đồng mua bán được ký kết. Điều này ngụ ý cam kết đầy đủ của cả hai bên (người bán và người mua) trong việc tôn trọng hợp đồng.
Với khoản trả trước, người mua sẽ trả một phần trong tổng số tiền còn nợ đồng thời đồng ý thanh toán số tiền còn lại vào một ngày sau đó. Đổi lại, người bán sẽ cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho người mua sau khi chấp nhận khoản tiền đặt cọc và tin tưởng rằng số tiền còn lại sẽ được thanh toán sau.
Tạo hóa đơn¶
Khi đơn đặt hàng được xác nhận, tùy chọn tạo hóa đơn sẽ khả dụng thông qua nút Tạo hóa đơn, nằm ở góc trên bên trái của mẫu đơn đặt hàng. Khi nhấp vào, một cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn sẽ xuất hiện.
Ghi chú
Hóa đơn được tạo tự động dưới dạng bản nháp nên có thể được xem xét trước khi xác thực.
Trên cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn, có 3 tùy chọn để bạn chọn trong trường Tạo hóa đơn:
Hóa đơn thông thường
Trả trước (phần trăm)
Trả trước (số tiền cố định)
Ghi chú
Nếu Regular Invoice được chọn, các trường khác sẽ biến mất vì chúng chỉ liên quan đến cấu hình thanh toán trước.
Yêu cầu trả trước ban đầu¶
Trên biểu mẫu bật lên Tạo hóa đơn, các tùy chọn thanh toán trước là:
Trả trước (phần trăm)
Trả trước (số tiền cố định)
Khi tùy chọn trả trước mong muốn được chọn trong trường Tạo hóa đơn trên biểu mẫu bật lên, hãy chỉ định số tiền mong muốn, dưới dạng phần trăm hoặc số tiền cố định, trong trường Số tiền trả trước .
Sau đó, chọn tài khoản thu nhập thích hợp cho hóa đơn trong trường Tài khoản thu nhập. Tiếp theo, chọn số tiền thuế, nếu cần, trong trường thả xuống Thuế khách hàng.
Khi tất cả các trường đã được điền thông tin mong muốn, hãy nhấp vào nút Tạo hóa đơn dự thảo. Khi nhấp vào nút này, SoOn sẽ hiển thị Dự thảo hóa đơn khách hàng.
Trong tab Chi tiết hóa đơn của Dự thảo hóa đơn của khách hàng, khoản trả trước vừa được định cấu hình trong biểu mẫu bật lên Tạo hóa đơn xuất hiện dưới dạng Sản phẩm .
Ghi chú
Khi nhấp vào sản phẩm Trả trước trong tab Chi tiết hóa đơn, SoOn sẽ hiển thị biểu mẫu sản phẩm cho khoản trả trước.
Theo mặc định, Sản phẩm Loại của các sản phẩm trả trước được tạo cho hóa đơn được đặt là Dịch vụ, với Chính sách lập hóa đơn được đặt thành Trả trước/Giá Cố Định.
Sản phẩm này có thể được chỉnh sửa/sửa đổi bất cứ lúc nào.
Cảnh báo
Nếu Dựa trên số lượng đã giao (Thủ công) được chọn làm Chính sách lập hóa đơn, một hóa đơn sẽ không có thể được tạo.
Ví dụ: yêu cầu thanh toán trước 50%¶
Ghi chú
Ví dụ sau đây liên quan đến việc thanh toán trước 50% số tiền cho một sản phẩm (Tủ có cửa) với Số lượng đặt hàng làm Chính sách hóa đơn.
Trước tiên, hãy điều hướng đến và thêm Khách hàng vào báo giá.
Sau đó, nhấp vào Thêm sản phẩm trong tab Hóa đơn Đường và chọn sản phẩm Tủ có cửa.
Khi đơn hàng được xác nhận (thông qua nút Xác nhận), báo giá sẽ chuyển thành đơn đặt hàng. Khi điều này xảy ra, hãy tạo và xem hóa đơn bằng cách nhấp vào Tạo hóa đơn.
Tiếp theo, trên cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn xuất hiện, hãy chọn Thanh toán trả trước (phần trăm) và nhập 50 vào trường Số tiền trả trước.
Ghi chú
Các trường Tài khoản thu nhập và Thuế khách hàng là các trường không bắt buộc và chúng sẽ không xuất hiện nếu chúng đã được cấu hình sẵn trong các yêu cầu thanh toán trước trước đó.
Để biết thêm thông tin, hãy xem tài liệu về sửa đổi thuế khách hàng đối với các khoản trả trước và sửa đổi tài khoản thu nhập đối với các khoản trả trước.
Cuối cùng, nhấp vào Tạo hóa đơn dự thảo để tạo và xem bản nháp hóa đơn.
Nhấp vào Tạo hóa đơn nháp sẽ hiển thị hóa đơn nháp, bao gồm khoản trả trước dưới dạng Sản phẩm trong tab Chi tiết hóa đơn.
Từ đó, hóa đơn có thể được xác nhận và đăng bằng cách nhấp vào Xác nhận. Việc xác nhận hóa đơn sẽ thay đổi trạng thái từ Nháp thành Chính thức. Nó cũng hiển thị một loạt nút mới ở đầu trang.
Từ các nút đó, bạn có thể đăng ký thanh toán bằng cách nhấp vào Đăng ký thanh toán.
Việc này sẽ hiển thị một biểu mẫu pop-up Đăng ký Thanh toán, được tự động điền với thông tin cần thiết. Xác nhận rằng thông tin cung cấp là chính xác và thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào. Khi đã sẵn sàng, nhấp vào nút Tạo Thanh toán.
Sau khi nhấp vào Tạo thanh toán, SoOn sẽ hiển thị hóa đơn của khách hàng, giờ đây có biểu ngữ Đang thanh toán màu xanh lá cây ở góc trên bên phải.
Bây giờ, khi khách hàng muốn thanh toán số tiền còn lại của đơn hàng thì phải lập một hóa đơn khác. Để làm điều đó, hãy quay lại đơn đặt hàng thông qua các liên kết đường dẫn.
Quay lại đơn đặt hàng, một phần Thanh toán trả trước mới hiện diện trong tab Chi tiết đơn hàng, cùng với khoản thanh toán trả trước vừa được lập hoá đơn và đăng.
Tiếp theo, nhấp vào nút Tạo hóa đơn.
Trên cửa sổ bật lên Tạo hóa đơn xuất hiện, có hai trường mới: Đã lập hóa đơn và Số tiền hóa đơn.
Nếu số tiền còn lại đã sẵn sàng được thanh toán, hãy chọn tùy chọn Hóa đơn thông thường. SoOn sẽ tạo hóa đơn cho số tiền chính xác cần thiết để hoàn thành tổng số tiền thanh toán, như được chỉ ra trong trường Số tiền cần lập hóa đơn.
Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Tạo hóa đơn dự thảo.
Làm như vậy sẽ hiển thị một trang Dự thảo hóa đơn khách hàng khác, liệt kê tất cả hóa đơn cho đơn đặt hàng cụ thể đó trong tab Chi tiết hóa đơn. Mỗi mục hàng hóa đơn hiển thị tất cả các thông tin cần thiết liên quan đến từng hóa đơn.
Để hoàn tất quy trình, hãy nhấp vào Xác nhận, thao tác này sẽ thay đổi trạng thái của hóa đơn từ Nháp thành Đăng. Sau đó, nhấp vào Đăng ký thanh toán.
Một lần nữa, Đăng ký thanh toán xuất hiện, với tất cả các trường được tự động điền thông tin cần thiết, bao gồm số tiền còn lại phải thanh toán cho đơn hàng.
Sau khi xác nhận thông tin đó, hãy nhấp vào Tạo thanh toán. Làm như vậy sẽ hiển thị Hóa đơn Khách hàng cuối cùng với biểu ngữ In Thanh toán màu xanh lá cây ở góc trên bên phải. Ngoài ra, cả hai khoản trả trước đều có trong tab Chi tiết hóa đơn.
Tại thời điểm này, luồng đã hoàn tất.
Ghi chú
Quy trình này cũng có thể thực hiện được với tùy chọn trả trước Số tiền cố định.
Quan trọng
Nếu một khoản đặt cọc được sử dụng với một sản phẩm có chính sách lập hóa đơn Số lượng đã giao, và chi phí của sản phẩm vượt quá 50% khoản đặt cọc (như trong hầu hết các trường hợp), một hóa đơn thông thường sẽ được tạo ra.
Tuy nhiên, đối với các sản phẩm có chi phí ít hơn 50% khoản đặt cọc, các khoản đặt cọc sẽ không thể được trừ khi đến lúc lập hóa đơn cho khách hàng.
Điều này là do sản phẩm(s) phải được giao hàng trước khi tạo hóa đơn cuối cùng vì SoOn không cho phép tổng số âm trên hóa đơn.
Nếu không có gì được giao, Phiếu Tín Dụng sẽ được tạo, hủy hóa đơn nháp đã được tạo sau khi thanh toán trước.
Để sử dụng tùy chọn Phiếu Tín Dụng, ứng dụng Hàng tồn kho phải được cài đặt để xác nhận việc giao hàng. Nếu không, số lượng đã giao có thể được nhập thủ công trực tiếp vào đơn bán hàng.
Ví dụ: yêu cầu thanh toán trước 100%¶
Quá trình yêu cầu thanh toán trước 100% tương tự như quá trình thiết lập một thanh toán trước 50%, nhưng với ít bước hơn.
Ghi chú
Thanh toán trước 100% không giống như thanh toán toàn bộ đơn hàng bán hàng.
Một đơn hàng bán hàng được thanh toán qua quy trình hóa đơn thông thường sẽ không cho phép tạo thêm hóa đơn nào và không hiển thị nút Tạo Hóa Đơn trên Đơn Hàng Bán Hàng.
Việc làm theo ví dụ này sẽ khiến nút Tạo Hóa Đơn hiển thị trên Đơn Hàng Bán Hàng. Điều này là do SoOn mong đợi một hóa đơn khác được tạo ra sau khi thanh toán trước để hoàn tất việc thanh toán đơn hàng bán hàng.
Sản phẩm Lắp Đặt Pin Mặt Trời đang được sử dụng trong ví dụ này.
Để cấu hình thanh toán trước 100%, bắt đầu bằng cách điều hướng đến , và thêm một Khách Hàng vào báo giá.
Tiếp theo, nhấp vào Thêm sản phẩm trong tab Dòng Đơn Hàng, và chọn sản phẩm Lắp Đặt Pin Mặt Trời.
Khi nhấp vào nút Xác Nhận, báo giá sẽ chuyển thành đơn hàng bán hàng. Tại thời điểm đó, hóa đơn có thể được tạo bằng cách nhấp vào Tạo Hóa Đơn ở góc trên bên trái.
Trên cửa sổ pop-up Tạo hóa đơn xuất hiện, chọn Thanh toán trước (tỷ lệ phần trăm), và nhập 100 vào trường Số Tiền Thanh Toán Trước. Sau đó, nếu muốn, chọn một Tài Khoản Doanh Thu và Thuế Khách Hàng trong các trường tương ứng.
Ghi chú
Các trường Tài khoản thu nhập và Thuế khách hàng là các trường không bắt buộc và chúng sẽ không xuất hiện nếu chúng đã được cấu hình sẵn trong các yêu cầu thanh toán trước trước đó.
Để biết thêm thông tin, hãy xem tài liệu về sửa đổi thuế khách hàng đối với các khoản trả trước và sửa đổi tài khoản thu nhập đối với các khoản trả trước.
Tiếp theo, nhấp vào Tạo Hóa Đơn Nháp để tạo bản nháp hóa đơn. Điều này cũng sẽ hiển thị bản nháp hóa đơn, bao gồm Thanh Toán Trước như một Sản Phẩm trong tab Dòng Hóa Đơn.
Hóa đơn hiện có thể được xác nhận và đăng bằng cách nhấp vào Xác Nhận. Việc xác nhận hóa đơn sẽ thay đổi trạng thái từ Nháp sang Đã Đăng. Nó cũng sẽ hiển thị một loạt các nút mới ở đầu trang.
Thanh toán có thể được đăng ký bằng cách nhấp vào nút Đăng Ký Thanh Toán.
Doing so reveals a Register Payment pop-up form, which is auto-populated with the necessary information. Confirm the information provided is correct and make any necessary adjustments. When ready, click the Create Payment button.
Sau khi nhấp vào Tạo thanh toán, SoOn sẽ hiển thị hóa đơn của khách hàng, giờ đây có biểu ngữ Đang thanh toán màu xanh lá cây ở góc trên bên phải.
Quá trình hiện đã hoàn tất và thanh toán trước 100% đã được áp dụng thành công.
Sửa đổi thuế khách hàng đối với các khoản trả trước¶
Để điều chỉnh tài khoản thu nhập và thuế khách hàng kèm theo khoản trả trước, hãy điều hướng đến trang Sản phẩm (), tìm kiếm sản phẩm Tiền đặt cọc trong thanh tìm kiếm và chọn nó để hiển thị trang chi tiết sản phẩm.
Trên trang sản phẩm Trả trước, trong tab Thông tin chung, thuế khách hàng có thể được sửa đổi trong trường Thuế khách hàng.
Sửa đổi tài khoản thu nhập khi trả trước¶
Để thay đổi hoặc điều chỉnh tài khoản thu nhập được đính kèm với trang sản phẩm Trả trước, ứng dụng Kế toán phải được cài đặt.
Sau khi cài đặt ứng dụng Kế toán, tab Kế toán sẽ có sẵn trên trang sản phẩm. Tab đó sẽ không truy cập được nếu không cài đặt ứng dụng Kế toán.
Trong tab Kế toán, tài khoản thu nhập có thể được thay đổi trong trường Tài khoản thu nhập, nằm trong phần Các khoản phải thu.
