Hóa đơn nhà cung cấp

Trong SoOn, chúng tôi có thể đăng ký hóa đơn của nhà cung cấp thủ công hoặc tự động, trong khi báo cáo Tuổi phải trả cung cấp thông tin tổng quan về tất cả các hóa đơn chưa thanh toán để giúp chúng tôi thanh toán số tiền chính xác đúng hạn.

Tạo hóa đơn

Thủ công

Tạo hóa đơn nhà cung cấp theo cách thủ công bằng cách truy cập Kế toán ‣ Nhà cung cấp ‣ Hóa đơn và nhấp vào Tạo.

Tự động

Hóa đơn của nhà cung cấp có thể được tạo tự động bằng cách gửi email đến email bí danh được liên kết với nhật ký mua hàng hoặc bằng cách tải lên bản PDF trong :menuselection :Kế toán --> Nhà cung cấp --> Hóa đơn rồi nhấp vào Tải lên.

Hoàn thành hóa đơn

Cho dù hóa đơn được tạo thủ công hay tự động, hãy đảm bảo các trường sau được điền đầy đủ:

  • Vendor: SoOn tự động điền một số thông tin dựa trên thông tin đã đăng ký của nhà cung cấp, đơn đặt hàng hoặc hóa đơn trước đó.

  • Bill Tham chiếu: thêm tham chiếu đơn đặt hàng do nhà cung cấp cung cấp và được sử dụng để thực hiện matching khi bạn nhận được sản phẩm.

  • Auto-Complete: chọn hóa đơn/đơn đặt hàng trước đây để tự động hoàn thành tài liệu. Trường Vendor phải được hoàn thành trước khi hoàn thành trường này.

  • Ngày hóa đơn: là ngày phát hành chứng từ.

  • Ngày kế toán: là ngày chứng từ được đăng ký trong kế toán của bạn.

  • Tham chiếu thanh toán: khi đăng ký thanh toán, nó sẽ tự động được chỉ định trong trường Memo.

  • Ngân hàng người nhận: để cho biết số tài khoản nào sẽ được thực hiện thanh toán.

  • Due Date hoặc Terms để thanh toán hóa đơn.

  • Sổ cái: chọn nhật ký nào hóa đơn sẽ được ghi lại và Tiền tệ.

điền vào hóa đơn nhà cung cấp

Ghi chú

  • Hóa đơn có thể được số hóa để hoàn thành tự động bằng cách nhấp vào Gửi để số hóa.

  • Nếu bạn tải hóa đơn lên, tài liệu PDF sẽ hiển thị ở bên phải màn hình, giúp bạn dễ dàng điền thông tin hóa đơn.

Xác nhận hóa đơn

Nhấp vào Xác nhận khi tài liệu hoàn tất. Trạng thái tài liệu của bạn thay đổi thành Đã đăng và một mục nhật ký được tạo dựa trên cấu hình trên hóa đơn.

Ghi chú

Sau khi xác nhận thì không thể cập nhật được nữa. Nhấp vào Đặt lại về bản nháp nếu cần thay đổi.

Thanh toán hóa đơn

Sau khi thanh toán hóa đơn của nhà cung cấp, hãy nhấp vào Đăng ký thanh toán. Một cửa sổ mới bật lên.

Chọn Sổ cái, Phương thức thanh toán, Số tiền bạn muốn thanh toán (thanh toán toàn bộ hoặc một phần) và Tiền tệ. SoOn tự động điền vào trường Memo nếu Payment Tham chiếu đã được đặt chính xác trong hóa đơn của nhà cung cấp. Nếu trường trống, chúng tôi khuyên bạn nên chọn số hóa đơn của nhà cung cấp làm tham chiếu.

Sau khi được xác nhận, biểu ngữ Đang thanh toán sẽ xuất hiện trên hóa đơn cho đến khi nó được đối chiếu.

Báo cáo tuổi thanh toán

Để có cái nhìn tổng quan về các hóa đơn nhà cung cấp chưa thanh toán và ngày đến hạn liên quan của chúng, bạn có thể sử dụng Báo cáo các khoản phải trả theo thời gian. Đi tới Kế toán ‣ Báo cáo ‣ Báo cáo đối tác: Tuổi phải trả.

Nhấp vào tên nhà cung cấp để mở ra thông tin chi tiết về tất cả các hóa đơn chưa thanh toán, số tiền đến hạn, ngày đến hạn, v.v.

Ghi chú

  • Bằng cách nhấp vào nút Lưu, bạn có thể xuất thông tin có sẵn trên màn hình dưới dạng tệp PDF hoặc XLSX và lưu nó vào thư mục bạn chọn.

  • Bạn có thể nhận được nhiều hóa đơn cho cùng một đơn đặt hàng nếu nhà cung cấp của bạn đặt hàng trễ và gửi cho bạn hóa đơn khi họ vận chuyển sản phẩm hoặc nếu nhà cung cấp gửi cho bạn một phần hóa đơn hoặc yêu cầu đặt cọc.