Quầy lễ tân¶
Ứng dụng Frontdesk của SoOn cung cấp cách để khách kiểm tra vào một tòa nhà hoặc địa điểm, và thông báo cho người họ gặp về sự đến của họ. Thêm vào đó, họ có thể yêu cầu một đồ uống đã được cấu hình sẵn để được mang đến cho họ trong khi chờ đợi.
Ứng dụng này lý tưởng cho các doanh nghiệp không có người làm việc tại quầy lễ tân, các địa điểm không có khu vực chờ đợi dành riêng cho khách và du khách.
Cấu hình¶
Mục đầu tiên cần cấu hình với ứng dụng Frontdesk là trạm, sau đó là các lựa chọn đồ uống có thể được cung cấp nếu muốn.
Trạm¶
Trong ứng dụng Frontdesk của SoOn, một Trạm có thể được coi là bất kỳ địa điểm nào nơi người dùng có thể đăng nhập và chờ đợi một nhân viên. Đây thường là một dạng phòng chờ, chẳng hạn như sảnh. Mỗi trạm có một kiosk nơi khách kiểm tra vào.
Khi thiết lập ứng dụng Frontdesk, ít nhất phải cấu hình một trạm bắt buộc, nhưng không có giới hạn về số lượng trạm có thể được tạo và cấu hình.
Để tạo một trạm, điều hướng đến , và nhấp vào Mới. Khi nhấp vào, một biểu mẫu quầy lễ tân trống xuất hiện.
Nhập thông tin sau vào biểu mẫu:
Tên Quầy lễ tân: nhập một tên cho địa điểm quầy lễ tân cụ thể. Điều này nên ngắn gọn và dễ nhận diện, chẳng hạn như
Quầy lễ tânhoặcSảnh chính. Trường này là bắt buộc để tạo một trạm.Người phụ trách: chọn người (hoặc những người) được thông báo khi một khách kiểm tra vào sử dụng quầy lễ tân cụ thể này. Có thể nhập nhiều lựa chọn. Trường này là bắt buộc để tạo một trạm.
URL Kiosk: trường này tự động điền khi biểu mẫu quầy lễ tân được lưu, với ít nhất các trường Tên Quầy lễ tân và Người phụ trách đã được điền. Để lưu thủ công, nhấp vào biểu tượng (đám mây với mũi tên lên), nằm ở đầu biểu mẫu.
Khi đã được lưu, một URL được tạo ra trong trường URL Kiosk. URL này là một cách để truy cập vào kiosk quầy lễ tân.
Để truy cập vào kiosk, nhấp vào nút Sao chép ở cuối URL, và điều hướng đến URL đó trong trình duyệt web. URL này mở trang đăng nhập quầy lễ tân của trạm cụ thể đó.
Mẹo
Để thêm hình ảnh/ảnh vào biểu mẫu quầy lễ tân, di chuột qua biểu tượng (máy ảnh với dấu '+') ở góc trên bên phải của biểu mẫu để hiện ra biểu tượng ✏️ (bút chì).
Nhấp vào biểu tượng ✏️ (bút chì) để mở trình khám phá tệp, điều hướng đến tệp hình ảnh/ảnh mong muốn, sau đó nhấp vào Mở để chọn nó.
Hình ảnh được chọn cho ảnh trạm xuất hiện như hình nền cho kiosk của trạm.
Tab Tùy chọn¶
Lựa chọn người tổ chức: nếu khách đang tham dự một cuộc họp, tùy chọn này cho phép khách chọn người tổ chức cuộc họp từ danh sách được trình bày và thông báo cho người đó. Khi được kích hoạt, các trường bổ sung sẽ xuất hiện, như được mô tả dưới đây.
Xác thực khách: nếu cần thông tin bổ sung khi khách kiểm tra vào, hãy bật tùy chọn này và chọn thông tin nào trong số sau đây là bắt buộc:
Email: chọn xem địa chỉ email của khách có phải là Bắt buộc, Tùy chọn, hay thông tin đó không được yêu cầu (Không).
Điện thoại: chọn xem số điện thoại của khách có phải là Bắt buộc, Tùy chọn, hay thông tin đó không được yêu cầu (Không).
Tổ chức: chọn xem tổ chức của khách có phải là Bắt buộc, Tùy chọn, hay thông tin đó không được yêu cầu (Không).
Chủ đề: chọn chế độ màu của kiosk. Chọn Sáng hoặc Tối. Lựa chọn Sáng hiển thị nền màu xám nhạt trên kiosk, trong khi lựa chọn Tối hiển thị nền màu xám tối và đen.
Tự kiểm tra vào: bật tùy chọn này để hiển thị mã QR kiểm tra vào trên kiosk. Mã QR cho phép khách kiểm tra vào bằng thiết bị di động của họ, thay vì sử dụng kiosk. Tùy chọn này được khuyến nghị cho kiosk bận rộn với nhiều khách kiểm tra vào bất kỳ lúc nào.
Cung cấp đồ uống: bật tùy chọn này để cung cấp đồ uống cho khách khi kiểm tra vào. Nếu tùy chọn này được bật, bạn cần cấu hình các đồ uống được cung cấp, thông qua liên kết Cấu hình Đồ uống xuất hiện khi tùy chọn này được bật. Sau khi tất cả các tùy chọn đồ uống được cấu hình, chọn từng đồ uống sẽ được cung cấp bằng cách sử dụng menu thả xuống.
Ghi chú
Các tùy chọn sau chỉ hiển thị trong tab Tùy chọn nếu tùy chọn Chọn người tiếp đón được bật.
Thông báo qua email: bật tùy chọn này để gửi một email đến người mà khách đang đến thăm khi kiểm tra vào. Khi bật tùy chọn này, một trường Mẫu Email xuất hiện bên dưới, với mẫu email mặc định là Mẫu Email Frontdesk được chọn.
Để thay đổi mẫu email mặc định, hãy nhấp vào menu thả xuống trong trường Mẫu Email, sau đó chọn một mẫu email khác.
Để chỉnh sửa mẫu hiện tại, hãy nhấp vào biểu tượng Liên kết nội bộ (mũi tên) ở cuối dòng, và thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào đối với mẫu đó.
Thông báo qua SMS: bật tùy chọn này để gửi một tin nhắn SMS (văn bản) đến người mà khách đang đến thăm khi kiểm tra vào. Khi bật tùy chọn này, một trường Mẫu SMS xuất hiện bên dưới, với mẫu SMS mặc định là Mẫu SMS Frontdesk được chọn.
Để thay đổi mẫu SMS mặc định, hãy nhấp vào menu thả xuống trong trường Mẫu SMS, và chọn một mẫu SMS khác.
Để chỉnh sửa mẫu hiện tại, hãy nhấp vào biểu tượng Liên kết nội bộ (mũi tên) ở cuối dòng, và thực hiện các chỉnh sửa mong muốn đối với nội dung của mẫu đó. Tin nhắn SMS có thể chứa tối đa 242 ký tự, phù hợp với 4 tin nhắn SMS (UNICODE).
Thông báo qua Thảo luận: tùy chọn này được bật mặc định khi tùy chọn Chọn người tiếp đón được bật. Tùy chọn này mở cửa sổ tin nhắn ứng dụng Thảo luận với người mà khách đang đến thăm khi kiểm tra vào.
Khi được bật, một tin nhắn mặc định xuất hiện cho người mà khách đang đến thăm. Ứng dụng Thảo luận phải được cài đặt để tùy chọn này hoạt động.
Ghi chú
Thảo luận được cài đặt mặc định khi tạo cơ sở dữ liệu SoOn, và không tính vào hóa đơn. Chừng nào ứng dụng Thảo luận không bị gỡ cài đặt một cách cố ý, tùy chọn Thông báo qua Thảo luận sẽ hoạt động.
Example
Định dạng tin nhắn mặc định cho tùy chọn Thông báo qua Thảo luận là: (Trạm Frontdesk) Kiểm tra vào: (Tên khách) (Số điện thoại khách) (Tổ chức) để gặp (Tên nhân viên).
Một ví dụ về cách nó có thể xuất hiện trong tin nhắn Thảo luận là: Lễ tân chính Kiểm tra vào: John Doe (123-555-1234) (SoOn, Inc.) để gặp Marc Demo.
Tab Tin nhắn bên¶
Nhập bất kỳ văn bản nào bạn muốn xuất hiện trên kiosk trạm sau khi khách đã kiểm tra vào, chẳng hạn như lời chào mừng hoặc bất kỳ hướng dẫn cần thiết nào. Văn bản xuất hiện trên trang xác nhận, ở phía bên phải của màn hình sau khi khách đã hoàn tất quá trình kiểm tra vào.
Đồ uống¶
Sau khi một trạm được tạo, bước tiếp theo là cấu hình các đồ uống để cung cấp cho khách, nếu muốn. Bước này không cần thiết hoặc bắt buộc để ứng dụng Frontdesk hoạt động, và chỉ cần cấu hình nếu đồ uống được cung cấp cho khách.
Để thêm tùy chọn đồ uống, hãy điều hướng đến , và nhấp vào Mới. Làm như vậy sẽ hiển thị một biểu mẫu đồ uống trống để cấu hình.
Nhập thông tin sau vào biểu mẫu đồ uống:
Tên Đồ uống: nhập tên của tùy chọn đồ uống vào trường này. Trường này là bắt buộc.
Người cần thông báo: sử dụng menu thả xuống trong trường này để chọn ai sẽ được thông báo khi đồ uống được chọn. Có thể nhập nhiều người vào trường này. Trường này là bắt buộc.
Thứ tự: nhập giá trị số vào trường này để chỉ định vị trí của tùy chọn đồ uống này trong danh sách các tùy chọn đồ uống. Số nhỏ hơn sẽ hiển thị đồ uống ở vị trí cao hơn trong danh sách. Ví dụ, nhập số một sẽ đặt đồ uống đó ở đầu danh sách và xuất hiện đầu tiên trong thứ tự.
Mẹo
Để thêm hình ảnh/ảnh vào biểu mẫu đồ uống, di chuột qua biểu tượng (máy ảnh với dấu '+' ) ở góc trên bên phải của biểu mẫu để hiện ra biểu tượng ✏️ (bút chì).
Nhấp vào biểu tượng ✏️ (bút chì) để mở trình khám phá tệp, điều hướng đến tệp hình ảnh/ảnh mong muốn, sau đó nhấp vào Mở để chọn nó.
Hình ảnh được chọn giờ đây xuất hiện trong trường hình ảnh và được thiết lập là hình ảnh cho đồ uống.
Bảng điều khiển trạm¶
Mẹo
Để thêm hình ảnh/ảnh vào biểu mẫu đồ uống, di chuột qua biểu tượng (máy ảnh với dấu '+' ) ở góc trên bên phải của biểu mẫu để hiện ra biểu tượng ✏️ (bút chì).
Nhấp vào biểu tượng ✏️ (bút chì) để mở trình khám phá tệp, điều hướng đến tệp hình ảnh/ảnh mong muốn, sau đó nhấp vào Mở để chọn nó.
Hình ảnh được chọn giờ đây xuất hiện trong trường hình ảnh và được thiết lập là hình ảnh cho đồ uống.
Cài đặt kiosk¶
Cài đặt mỗi kiosk để sử dụng sau khi cấu hình các trạm khác nhau. Nên sử dụng một thiết bị riêng cho mỗi kiosk frontdesk, chẳng hạn như máy tính bảng.
Đi đến kiosk bằng một trong hai cách sau:
Đi đến bảng điều khiển chính của ứng dụng Frontdesk, và nhấp vào nút Mở Bàn trên thẻ trạm mong muốn. Kiosk sẽ tải trong một tab trình duyệt mới.
Đi đến , và nhấp vào trạm mong muốn. Sau đó, nhấp vào nút Sao chép ở cuối dòng URL Kiosk, và dán URL vào một tab hoặc cửa sổ trình duyệt mới.
Quan trọng
Nên đăng xuất khỏi cơ sở dữ liệu và đóng tab sau khi đi đến kiosk. Bằng cách đó, không có khả năng khách truy cập vào cơ sở dữ liệu khi kiểm tra vào.
Báo cáo¶
Ứng dụng Frontdesk có hai báo cáo có sẵn: Khách và Đồ uống.
Để truy cập bất kỳ báo cáo nào trong số này, hãy đi đến để hiện ra menu thả xuống chứa các tùy chọn: Khách và Đồ uống.
Báo cáo Khách hiển thị số lượng khách theo tháng, cho năm hiện tại. Báo cáo Đồ uống cho thấy tổng số yêu cầu được thực hiện cho mỗi đồ uống.
Giống như tất cả các báo cáo trong SoOn, các bộ lọc và nhóm có thể được chỉnh sửa để hiển thị các chỉ số khác.
Xem thêm