Khách

Trong ứng dụng Frontdesk của SoOn, một khách được định nghĩa là bất kỳ ai không phải là nhân viên (ví dụ, người sửa chữa, ứng viên, v.v.). Những khách này có thể được ghi lại khi đến và rời đi vì mục đích an ninh. Điều này đảm bảo danh sách chính xác của những người có mặt tại cơ sở.

Danh sách khách

Để truy cập danh sách đầy đủ các khách đã kiểm tra vào, hãy điều hướng đến Ứng dụng Frontdesk ‣ Khách.

Ghi chú

Theo mặc định, các bộ lọc Dự kiến hoặc Đã kiểm tra vào và Hôm nay xuất hiện trong thanh Tìm kiếm....

Tất cả khách được hiển thị dưới dạng danh sách, với các chi tiết sau đây được nhập khi kiểm tra vào:

• Name: tên của khách.

• Visitor Company: công ty mà khách đại diện.

• Phone: số điện thoại của khách.

• Drinks*: đồ uống mà khách yêu cầu.

• Host: người mà khách đang chờ gặp.

• CheckIn: ngày và giờ mà khách đã kiểm tra vào.

• Checkout*: ngày và giờ mà khách đã kiểm tra ra. Trong chế độ xem mặc định, chỉ có khách với trạng thái Checked-In hoặc Planned mới được hiển thị. Khách có thời gian kiểm tra ra chỉ hiển thị nếu bộ lọc Today không được kích hoạt.

• Duration: thời gian mà khách đã kiểm tra vào.

• Station: địa điểm mà khách đã kiểm tra vào.

• Status: trạng thái của khách. Các tùy chọn là Checked-In, Planned, Checked-Out, hoặc Canceled.

• Email*: địa chỉ email của khách.

* Các trường này không hiển thị trong danh sách Visitor mặc định. Chúng cần được kích hoạt bằng cách sử dụng biểu tượng (cài đặt điều chỉnh) ở góc trên bên phải của danh sách.

Ở xa bên phải các cột tiêu đề trên trang Visitors, có một cột không tiêu đề, nơi trạng thái của khách có thể được cập nhật.

Khi một khách rời đi, nhấp vào nút Check out có sẵn để cập nhật hồ sơ của khách, và ghi lại ngày giờ họ rời đi.

Nếu một khách đã được lên lịch đến và họ không kiểm tra vào bằng cách sử dụng kiosk Frontdesk, họ có thể được kiểm tra vào ở đây, bằng cách nhấp vào nút Check in có sẵn để ghi lại ngày giờ họ đến.

Beside the untitled status column, a Drink Served button appears, but only if that particular visitor requested a drink.

Khi đồ uống của họ đã được phục vụ, nhấp vào nút Drink Served để cho biết đồ uống đã được giao cho khách. Khi đã nhấp, nút đó sẽ biến mất.

Nếu bất kỳ cột nào không hiển thị, hoặc nếu một cột hiển thị mà bạn muốn ẩn, nhấp vào biểu tượng (tùy chọn bổ sung), nằm ở cuối danh sách tên cột. Việc làm như vậy sẽ hiển thị một menu thả xuống các tùy chọn cột để kích hoạt hoặc vô hiệu hóa. Biểu tượng (kiểm tra) cho biết cột đang hiển thị.

Khách dự kiến

Nhập thông tin khách dự kiến trước bằng cách tạo một khách dự kiến trong ứng dụng Frontdesk.

Để tạo một khách dự kiến, điều hướng đến Ứng dụng Frontdesk ‣ Khách, và nhấp vào Mới. Sau đó, nhập thông tin giống như bất kỳ khách nào trên mẫu khách hiện ra. Các trường yêu cầu duy nhất là Name của khách và Station mà họ dự kiến sẽ đến.

Quan trọng

Nếu một khách được lên kế hoạch trước, họ phải được kiểm tra vào từ danh sách trên trang Visitors trong ứng dụng Frontdesk (Ứng dụng Frontdesk ‣ Khách). Nếu một khách dự kiến kiểm tra vào bằng cách sử dụng kiosk, họ sẽ được kiểm tra vào riêng biệt và mục khách dự kiến của họ vẫn được liệt kê là Planned.

Trạng thái Planned của một khách dự kiến chỉ thay đổi thành Checked-In khi họ được kiểm tra vào trong danh sách Visitors của ứng dụng.

Nếu một khách kiểm tra vào bằng cách sử dụng kiosk, đảm bảo tất cả các bản ghi là hiện tại và danh sách khách hiện có trên trang là chính xác. Hãy chắc chắn kiểm tra vào và/hoặc kiểm tra ra các mục chính xác, để danh sách khách phản ánh đúng ai hiện đang có mặt tại cơ sở.

Đảm bảo rằng các khách dự kiến được thông báo rằng họ không nên kiểm tra vào bằng cách sử dụng kiosk nếu họ đã được liệt kê là khách dự kiến trước đó.

Visitor flow

Kiểm tra vào của khách

Khi một khách đến cơ sở, họ tiếp cận một Kiosk Frontdesk, và nhấp vào Kiểm tra vào. Thông tin yêu cầu từ khách là những gì đã được cấu hình cho trạm Frontdesk đó. Nếu thông tin nào đó là bắt buộc, trường sẽ hiển thị một dấu hoa thị đỏ (*). Khách phải nhập thông tin bắt buộc để kiểm tra vào.

Khi tất cả thông tin đã được nhập, khách nhấn nút Kiểm tra vào.

Ghi chú

Vào bất kỳ thời điểm nào trong quá trình kiểm tra vào, nếu sau mười giây mà không có lựa chọn nào, kiosk sẽ quay lại màn hình chào mừng chính.

Đồ uống

Nếu đồ uống đã được cấu hình cho trạm, sau khi nhấn Kiểm tra vào, màn hình xác nhận đăng ký sẽ tải lên, cùng với câu hỏi: Bạn có muốn gì đó để uống không?

Khách có thể nhấn vào Có, làm ơn, hoặc Không, cảm ơn.

Nếu họ chọn Có, làm ơn, một màn hình lựa chọn đồ uống sẽ xuất hiện, và các tùy chọn đã được cấu hình trước đó sẽ được liệt kê. Khách sau đó nhấn lựa chọn mong muốn, hoặc nếu họ không muốn gì cả, họ có thể nhấn vào nút Không, cảm ơn ở cuối màn hình.

Nếu một lựa chọn đồ uống đã được thực hiện, một thông báo Cảm ơn bạn đã đăng ký! Đồ uống của bạn đang trên đường. sẽ xuất hiện.

Thông báo

Khi khách đã kiểm tra vào, người mà họ đang đến thăm, và bất kỳ người dùng nào khác đã được cấu hình để được thông báo khi có kiểm tra vào tại kiosk, sẽ nhận được thông báo. Thông báo có thể là qua email, tin nhắn SMS, trò chuyện Thảo luận, hoặc bất kỳ sự kết hợp nào trong ba tùy chọn đó.

Nếu khách yêu cầu một đồ uống, người dùng được cấu hình là Người cần thông báo trên biểu mẫu đồ uống sẽ được thông báo qua ứng dụng Thảo luận. Tin nhắn xuất hiện là: (Tên khách) vừa kiểm tra vào. Họ đã yêu cầu (Tên đồ uống).

Khi đồ uống đã được giao cho khách, người giao đồ uống có trách nhiệm đánh dấu đồ uống là đã được giao.

Để đánh dấu một đồ uống là đã được giao, điều hướng đến Ứng dụng Frontdesk ‣ Trạm, và chọn thẻ trạm mong muốn hiển thị (#) Đồ uống cần phục vụ.

Điều này mở ra danh sách tất cả các khách đã kiểm tra vào tại trạm đó và đang chờ đợi đồ uống. Nhấp vào nút Đồ uống đã được phục vụ ở cuối dòng của khách đã được phục vụ. Khi họ được đánh dấu là đã nhận được đồ uống, khách sẽ biến mất khỏi danh sách.

Check-out

Khi khách đã hoàn tất công việc của họ và rời khỏi cơ sở, việc kiểm tra họ ra là rất quan trọng để duy trì hồ sơ chính xác.

Để kiểm tra khách ra một cách chính xác, điều hướng đến Ứng dụng Frontdesk ‣ Trạm, và chọn thẻ trạm mong muốn hiển thị (#) Đồ uống cần phục vụ. Việc này mở ra danh sách tất cả các khách hiện đang kiểm tra vào tại trạm đó.

Nhấp vào nút Kiểm tra ra gần cuối dòng của khách đã rời đi. Khi họ được đánh dấu là đã kiểm tra ra, khách sẽ biến mất khỏi danh sách.

Quan trọng

Khách không tự kiểm tra ra khi họ rời đi. Việc kiểm tra khách ra là rất quan trọng đối với người dùng Frontdesk để duy trì hồ sơ chính xác.

Luôn luôn có một danh sách chính xác về những người đang có mặt tại cơ sở vào bất kỳ thời điểm nào. Điều này quan trọng cho mục đích bảo mật và trong trường hợp khẩn cấp.