Thực hiện, nhận, chuyển và chuyển tiếp cuộc gọi¶
Gọi điện cho khách hàng, khách hàng hoặc đồng nghiệp tiềm năng là một phần thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Công ty cũng cần phải có mặt khi khách hàng gọi điện để tạo dựng niềm tin và tạo kết nối.
Tài liệu này bao gồm cách thực hiện, nhận, chuyển và chuyển tiếp cuộc gọi bằng SoOn VoIP.
Thực hiện cuộc gọi¶
Bắt đầu trên bảng điều khiển SoOn, bạn có thể thực hiện cuộc gọi bằng cách mở tiện ích điện thoại ở góc trên bên phải, được biểu thị bằng biểu tượng ☎️ (điện thoại).
Sau đó, người dùng có thể nhấp vào tab Danh bạ và nhấp vào bất kỳ liên hệ nào trong cơ sở dữ liệu để thực hiện cuộc gọi.
Ngoài ra, người ta cũng có thể sử dụng Search bar trong cửa sổ bật lên VOIP để tìm bất kỳ liên hệ mong muốn nào.
Để thực hiện cuộc gọi theo cách thủ công, hãy nhấp vào biểu tượng ⌨️ (bàn phím) và tiến hành nhập số mong muốn theo cách thủ công. Đừng quên dẫn đầu bằng biểu tượng + (cộng), theo sau là mã quốc gia quốc tế.
Example
Đối với Hoa Kỳ, mã quốc gia và biểu tượng + (cộng) sẽ trông như thế này: +1. Nếu một người gọi đến Bỉ, số đó sẽ có tiền tố là +32 và đối với Vương quốc Anh, số đó sẽ là +44.
Sau khi nhập đầy đủ số điện thoại, với tiền tố biểu tượng + (cộng) bắt buộc và mã quốc gia, hãy nhấp vào biểu tượng 📞 (điện thoại) màu xanh lá cây để bắt đầu cuộc gọi. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào biểu tượng 📞 (điện thoại) màu đỏ để kết thúc cuộc gọi.
Nhận cuộc gọi¶
Cuộc gọi đến sẽ tự động mở tiện ích VoIP khi người dùng đang sử dụng cơ sở dữ liệu SoOn. Nếu cơ sở dữ liệu được mở trong một tab khác, âm thanh sẽ phát ra (âm thanh phải được kích hoạt trên thiết bị).
Sau khi quay lại tab này, màn hình gọi điện của tiện ích điện thoại VoIP sẽ xuất hiện.
Nhấp vào biểu tượng 📞 (điện thoại) màu xanh lá cây để nhận cuộc gọi hoặc biểu tượng 📞 (điện thoại) màu đỏ để từ chối cuộc gọi.
Thêm vào hàng đợi cuộc gọi¶
Tất cả các liên hệ và khách hàng cần được gọi đều có thể được nhìn thấy ở một nơi với tiện ích điện thoại SoOn VoIP, dưới tab Hoạt động tiếp theo.
Để thêm cuộc gọi vào tab Hoạt động tiếp theo, hãy nhấp vào biểu tượng 📞 (điện thoại) màu xanh lá cây, khi đang ở chế độ xem kanban của ứng dụng CRM.
Để xóa họ khỏi hàng đợi cuộc gọi, hãy di chuột qua cơ hội đã lên lịch cuộc gọi và nhấp vào biểu tượng 📞 (điện thoại) màu đỏ xuất hiện cùng với biểu tượng - (trừ).
Khi điều hướng trở lại tiện ích điện thoại VoIP, chỉ các cuộc gọi được lên lịch ngay cho ngày hôm đó sẽ xuất hiện trong hàng đợi dưới tab Hoạt động tiếp theo của tiện ích bật lên VoIP.
Tab Hoạt động tiếp theo của tiện ích điện thoại VoIP được tích hợp với các ứng dụng SoOn sau: CRM, Project và Helpdesk.
Một cuộc gọi có thể được thêm vào trong cuộc trò chuyện của các bản ghi trong các ứng dụng đó.
Để thêm cuộc gọi theo cách thủ công, thông qua cuộc trò chuyện, hãy nhấp vào Activities (bên cạnh biểu tượng 🕗 (đồng hồ)). Trong Loại hoạt động, chọn Call từ menu thả xuống xuất hiện.
Tiếp theo, đặt Due Date và thêm Summary.
Cuối cùng, thay đổi trường Assigned to thành người sẽ thực hiện cuộc gọi. Bất kỳ ai được đặt trong trường cuối cùng này (Assigned to) sẽ có cuộc gọi này hiển thị trong hàng đợi cuộc gọi Hoạt động tiếp theo của họ trong tiện ích điện thoại SoOn VoIP.
Quan trọng
Chỉ các cuộc gọi trong ngày ngay lập tức (ngày hôm nay) mới xuất hiện trong tab Hoạt động tiếp theo của tiện ích điện thoại VoIP cho người dùng cụ thể đó.
Nếu được chỉ định, hãy nhấp vào Save hoặc Open Calendar để hoàn tất việc lên lịch cuộc gọi.
Chuyển cuộc gọi¶
Cuộc gọi có thể được chuyển từ người dùng này sang người dùng khác trong tiện ích điện thoại SoOn VoIP. Tuy nhiên, điều này chỉ có thể xảy ra sau khi nói chuyện với người gọi trước. Nếu không nhận cuộc gọi trong tiện ích điện thoại SoOn VoIP, cách duy nhất để chuyển cuộc gọi là tự động chuyển cuộc gọi qua bảng điều khiển/cổng thông tin của nhà cung cấp.
Xem thêm
Để biết thêm thông tin về chuyển khoản, hãy truy cập Tab chuyển tiếp.
Để chuyển cuộc gọi trong tiện ích điện thoại SoOn VoIP, trước tiên, hãy trả lời cuộc gọi bằng biểu tượng 📞 (điện thoại) màu xanh lục.
Sau khi cuộc gọi đến được trả lời, hãy nhấp vào biểu tượng ↔ (mũi tên trái-phải). Sau đó, nhập số máy nhánh của người dùng mà cuộc gọi sẽ được chuyển tiếp tới. Cuối cùng, nhấp vào Transfer để định tuyến cuộc gọi đến số điện thoại đó.
Mẹo
Để tìm tiện ích mở rộng cho người dùng, hãy tham khảo quản trị viên VoIP hoặc, nếu người dùng có quyền truy cập Cài đặt đối với Quản trị, hãy điều hướng đến .
Để biết thêm thông tin về quyền truy cập, hãy truy cập: Quyền truy cập.
Các cuộc gọi chuyển tiếp¶
Để chuyển tiếp cuộc gọi trong tiện ích điện thoại SoOn VoIP, trước tiên, hãy trả lời cuộc gọi bằng biểu tượng 📞 (điện thoại) màu xanh lục. Sau khi cuộc gọi đến được trả lời, hãy nhấp vào biểu tượng ↔ (mũi tên trái-phải).
Sau đó, nhập số điện thoại đầy đủ của người dùng mà cuộc gọi sẽ được chuyển tiếp tới. Cuối cùng, nhấp vào Transfer để định tuyến cuộc gọi đến số điện thoại đó.
Xem thêm
Để biết thêm thông tin về chuyển tiếp, hãy truy cập Tab chuyển tiếp.