Bảng lương

1. Giới thiệu tổng quan về phân hệ

Giới thiệu chung

Quản lý tiền lương là một trong những vấn đề quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, công việc này lại mất khá nhiều thời gian và công sức. Phần mềm quản lý lương của SoOn được xây dựng với mục đích giảm thiểu chi phí, rủi ro và tối ưu trong việc quản lý bảng lương của doanh nghiệp.

Quản lý bảng lương của SoOn là một trong những tính năng chính trong cụm tính năng về Quản trị nhân lực (HR). Quản lý bảng lương SoOn được cấu hình để tính toán lương tự động, dựa vào những dữ liệu được lấy từ các phân hệ liên quan như:

• Quản lý chấm công

• Quản lý nghỉ phép

• Quản lý nhân viên

• Kế toán

• …

Kích hoạt phân hệ

Trên màn hình chính của hệ thống truy cập vào Ứng dụng. Trên thanh tìm kiếm, gõ từ khóa để kích hoạt phân hệ Quản lý lương và ấn Kích hoạt.

Sau khi kích hoạt, trên narbar xuất hiện menu Quản lý lương.

Phân quyền

Để phân quyền cho người dùng tại phân hệ Quản lý lương, bạn truy cập vào phân hệ Cài đặt và chọn Người dùng.

Tại đây, chọn tài khoản của người bạn muốn phân quyền quản lý cho người dùng đó và tìm đến mục OTHER. Tại Quản lý lương, bạn có thể chọn một trong các quyền sau:

• Để trống: Chỉ xem được phiếu lương, báo cáo phân tích thuế thu nhập cá nhân của chính mình..

• Officer: Với nhóm quyền này, người dùng sẽ được thực hiện những nghiệp vụ như sau:

  • Tạo phiếu lương và bảng lương;

  • Tạo và quản lý Nhân viên;

  • Tạo và xem được các Đóng góp từ lương;

  • Xem các báo cáo phân tích lương.

• Quản lý: Có toàn quyền trong phân hệ Quản lý lương

2. Thiết lập ban đầu

2.1. Quy tắc lương và nhóm quy tắc lương

Quy tắc lương trong phân hệ Quản lý lương của SoOn cho phép doanh nghiệp thiết lập và quản lý các quy tắc tính lương chi tiết, phù hợp với chính sách lương thưởng của công ty. Quy tắc lương giúp tự động hóa quá trình tính toán lương cho nhân viên dựa trên các yếu tố như lương cơ bản, phụ cấp, thuế, bảo hiểm xã hội, làm thêm giờ, và các khoản khấu trừ khác.

Người quản lý có thể tạo và cấu hình các quy tắc lương theo nhiều điều kiện và công thức khác nhau, như tính phần trăm từ lương cơ bản, cố định một khoản tiền, hoặc dựa trên số ngày làm việc. Các quy tắc này có thể được áp dụng chung cho toàn bộ nhân viên hoặc tùy chỉnh theo từng nhóm nhân viên cụ thể dựa trên cấp bậc, vị trí, hoặc phòng ban.

2.1.1. Nhóm quy tắc lương

Để tạo nhóm quy tắc lương, bạn truy cập vào phân hệ Quản lý lương > Cấu hình > Nhóm Quy tắc lương. Hệ thống đã tạo sẵn các nhóm quy tắc lương, người dùng có thể thêm/bớt các nhóm quy tắc để sử dụng.

Màn hình thêm mới nhóm quy tắc lương hiển thị các thông tin sau:

• Tên: Là tên của nhóm quy tắc lương.

• Mã: Là mã hiệu sử dụng cho Nhóm. Bạn có thể sử dụng mã của nhóm để đưa vào công thức tính toán cho quy tắc lương.

• Cấp cha: Chọn một nhóm làm nhóm quy tắc lương cấp cha. Nhóm cha sẽ bao hàm toàn bộ các quy tắc lương của nhóm con.

2.1.2. Tạo quy tắc lương

Quy tắc lương hỗ trợ thiết lập các quy tắc cho nhiều loại khoản thu nhập và khấu trừ, như lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, làm thêm giờ, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, và các khoản khấu trừ khác.

Trong quá trình thiết lập quy tắc lương, người dùng cần nhập các thông tin:

• Tên quy tắc lương: Tên của quy tắc lương. Ví dụ: Lương cơ bản, Bảo hiểm Y tế do người lao động đóng, Phụ cấp điện thoại, v.v.. Hãy đặt tên quy tắc lương một cách chính xác với nghiệp vụ mà bạn muốn thực hiện bằng quy tắc này.

• Danh mục: Một quy tắc lương cũng sẽ chỉ thuộc về một nhóm quy tắc lương duy nhất. Nhóm quy tắc lương cũng có thể được sử dụng để đưa vào công thức, nhằm tính tổng gộp kết quả của tất cả các quy tắc lương nằm trong cùng nhóm đó.

• Mã quy tắc lương: Là mã định danh duy nhất cho quy tắc lương này. Mã này sẽ được sử dụng để viết công thức tính toán cho các quy tắc lương khác. Vì vậy, bạn cần đặt mã quy tắc lương chính xác nhằm giảm thiểu sai sót khiến cho quy tắc lương vận hành không đúng.

• Thứ tự: Được sử dụng để sắp xếp trình tự tính toán của quy tắc lương (quy tắc lương có số trình tự nhỏ hơn sẽ được tính toán trước quy tắc lương có số trình tự lớn hơn).

• Hoạt động: Nếu tắt, quy tắc này sẽ không được áp dụng

• Xuất hiện trên Phiếu lương: Tích chọn trường này nếu bạn muốn hiển thị kết quả tính toán của quy tắc lương này lên phiếu lương.

• Tab tổng quan

  • Điều kiện dựa trên: Đây là điều kiện để quy tắc lương này được kích hoạt tính toán. Với những bản ghi phiếu lương không thỏa mãn điều kiện này, quy tắc lương sẽ bị bỏ qua không tính toán. Bạn sẽ cần chọn kiểu điều kiện cho quy tắc lương. Có 3 kiểu điều kiện mà bạn có thể chọn:

    • Luôn đúng: Dành cho các quy tắc lương không có điều kiện.

• Phạm vi: Bạn cần chọn một trường làm cơ sở lấy phạm vi của điều kiện. Ví dụ: Bạn có thể chọn trường contract.wage để lấy cơ sở từ lương cơ bản trên hợp đồng lao động của nhân viên. Nếu chọn phạm vi tối thiểu - tối đa nằm trong khoảng từ 0 đến 5.000.000đ thì quy tắc lương này sẽ chỉ áp dụng cho các phiếu lương có lương cơ bản nằm trong khoảng trên.

• Biểu thức Python: Bạn cần nhập một đoạn code bằng ngôn ngữ Python để thiết lập điều kiện cho quy tắc lương.

• Loại số tiền: Tương tự như điều kiện, bạn cũng có thể chọn 1 trong 3 kiểu tính toán cho quy tắc lương:

  • Giá trị cố định: Bạn có thể gán một giá trị cố định cho quy tắc lương trên. Ví dụ: Với quy tắc lương của phiếu ăn có Giá trị cố định là 30.000đ, Số lượng được gán mặc định mỗi tháng là 20.

• Phần trăm (%): Hãy chọn một trường làm cơ sở tính toán ở trường Phần trăm dựa trên. Kết quả của quy tắc lương sẽ được tính toán dựa theo tỷ lệ Phần trăm (%), Số lượng và kết quả của trường

• Phần trăm dựa trên.Mã Python: Hãy nhập công thức viết bằng ngôn ngữ Python để tính toán kết quả cho quy tắc lương.

• Sổ đăng ký đóng góp: Chọn một đối tượng nếu lương nhân viên được trả một phần cho một bên thứ ba.

• Tab Quy tắc lương con: Tạo các quy tắc lương con, thuộc quy tắc lương này

• Tab Kế toán:

  • Tài khoản ghi Nợ: một phát sinh kế toán quản trị sẽ được sinh ra ứng với phát sinh kế toán của Tài khoản ghi Nợ,

  • Tài khoản ghi Có: một phát sinh kế toán quản trị sẽ được sinh ra ứng với phát sinh kế toán của Tài khoản ghi Có.

  • Thuế: Lựa chọn thuế nếu bạn muốn giá trị tính toán của quy tắc này được áp dụng thuế.

• Tab Đầu vào: Cho phép bạn chủ động nhập các khoản không thường xuyên trên phiếu lương của nhân viên như: Thưởng đột xuất, thưởng nghỉ lễ, v.v..

  • Miêu tả: Trường này được sử dụng để mô tả tên, diễn tả khoản nhập ngoài trên quy tắc lương.

  • Mã: Trường này được sử dụng để quy định mã cho khoản nhập ngoài này trên quy tắc lương.

• Tab Miêu tả: Bạn có thể ghi mô tả chi tiết cách thức hoạt động của quy tắc lương này tại đây để dễ dàng ghi nhớ và xem lại khi cần.

Quy tắc lương sau khi thiết lập sẽ được áp dụng tự động trong quá trình chạy bảng lương, giúp đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong việc tính lương cho nhân viên. Chức năng này giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc thiết lập chính sách lương thưởng, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả quản lý nhân sự.

2.2. Cấu trúc lương

Chức năng Cấu trúc Lương trong phân hệ Bảng lương của SoOn cho phép doanh nghiệp tạo ra các cấu trúc lương chi tiết và phù hợp cho từng vị trí hoặc nhóm nhân viên cụ thể trong công ty. Cấu trúc lương đóng vai trò là một bộ khung gồm các quy tắc lương, giúp xác định cách tính toán tổng thu nhập và các khoản khấu trừ cho nhân viên.

Bạn truy cập phân hệ Quản lý lương > Cấu hình > Cấu trúc lương. Hệ thống sẽ tự động đề xuất một cấu trúc lương cơ bản bao gồm các quy tắc tính lương như:

• Lương cơ bản;

• Các loại phụ cấp/trợ cấp;

• Thưởng;

• Các khoản đóng góp bảo hiểm;

• Thuế thu nhập cá nhân;

• Lương thực lĩnh;

• v.v.

Bên cạnh đó, bạn có thể chỉnh sửa các Cấu trúc lương trên theo thực tế mà công ty bạn đang áp dụng, có thể bớt hoặc thêm các Quy tắc lương mà bạn mong muốn. Để tạo một cấu trúc lương mới, hãy ấn vào nút Mới:

Tại đây, bạn sẽ lưu ý tới các trường thông tin sau:

• Tên: Tên của cấu trúc lương. Ví dụ: Cấu trúc lương cho nhân viên kinh doanh.

• Tham chiếu: Tham chiếu cho cấu trúc lương.

• Kiểu Cấu trúc lương: Nhập Kiểu cấu trúc lương phù hợp giúp bạn phân loại và tra cứu sau này.

• Cấp cha: Lựa chọn cấu trúc lương cấp cha. Ngoài các quy tắc lương đặc thù của cấu trúc lương này thì cấu trúc lương này sẽ được kế thừa toàn bộ các quy tắc lương của quy tắc cấp cha. Ví dụ: Quy tắc lương của Nhân viên kinh doanh sẽ kế thừa toàn bộ quy tắc lương của cấu trúc lương cơ bản.

Để thêm một quy tắc lương vào cấu trúc lương, bạn ấn vào Thêm một dòng. Hệ thống sẽ mở cửa sổ chọn Quy tắc lương, bạn thực hiện thêm quy tắc vào Cấu trúc lương.

Sổ đăng ký đóng góp

Chức năng Sổ Đăng ký Đóng góp trong phân hệ Bảng lương của SoOn giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi các khoản đóng góp bắt buộc và tự nguyện của nhân viên vào các quỹ như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quỹ hưu trí, hoặc các quỹ phúc lợi khác. Chức năng này giúp tự động hóa quy trình ghi nhận và báo cáo các khoản đóng góp, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật về lao động và bảo hiểm.

Để tạo mới sổ đăng ký đóng góp, bạn truy cập Bảng lương > Cấu hình > Sổ đăng ký đóng góp. Nhấn vào nút Mới và nhập thông tin Tên sổ, Đối tác.

3. Bảng lương

Phần mềm quản lý tính lương SoOn cung cấp cho bạn tính năng tạo một loạt các phiếu lương trong cùng một bảng lương. Bạn có thể tạo bảng lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty hoặc có thể tạo cho từng phòng ban, phân xưởng, v.v. tùy từng cơ cấu tính lương của công ty. Để tạo bảng lương, bạn có thể lựa chọn cấu hình tạo bảng lương tự động hoặc tạo thủ công.

Người dùng truy cập vào phân hệ Quản lý lương > Bảng lương. Ấn Mới để mở giao diện chi tiết của bảng lương và điền các thông tin như bên dưới.

Thông tin chung

• Tên: Đặt tên cho bảng lương. Hệ thống sẽ gợi ý cho bạn tên bảng

lương theo tháng hiện hành. Trường hợp bạn tạo bảng lương cho từng phòng/ban, phân xưởng nhà máy, v.v. bạn có thể gán tên phòng ban trên tên bảng lương để dễ tra cứu. Ví dụ: PX Thiết bị - Bảng lương tháng 02/2020.

• Kỳ: Lựa chọn chu kỳ tính lương của công ty bạn. Hệ thống sẽ tự

gợi ý ra chu kỳ lương của tháng. Bạn có thể điều chỉnh thời gian trong chu kỳ này theo thực tế tính lương.

• Sổ nhật ký: Chọn sổ nhật ký mà dùng để tập hợp các bút toán lương.

• Hóa đơn ghi (Credit Note): Nếu tích chọn, toàn bộ các phiếu lương thuộc bảng lương này sẽ trở thành các phiếu hoàn tiền.

Tạo phiếu lương

Sau khi điền vào các trường thông tin chung, bạn ấn nút Tạo phiếu lương để tạo một loạt các phiếu lương:

Ấn vào Thêm một dòng để lựa chọn danh sách nhân viên cần tạo phiếu lương. Tại giao diện này, bạn sử dụng tính năng nhóm theo và bộ lọc để chọn ra những nhân viên cần tạo phiếu lương, tích chọn hàng loạt, sau đó ấn Chọn.

Sau khi nhấn Chọn, hệ thống hiển thị cửa sổ tạo phiếu lương, người dùng nhấn Phát ra để tạo một loạt các phiếu lương:

Các phiếu lương được tạo được hiển thị tại bảng lương:

Lưu ý: Nếu trong cùng 1 chu kỳ lương có nhiều hợp đồng đang chạy/hết hạn có thời gian không chồng lấn nhau thì phần mềm sẽ tự động tính toán lương dựa trên tất cả các hợp đồng này.

4. Phiếu lương nhân viên

Chức năng Phiếu Lương Nhân viên trong module Quản lý lương của SoOn cung cấp công cụ mạnh mẽ và tự động hóa để tạo, quản lý, và phát hành phiếu lương cho nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác. Phiếu lương chi tiết bao gồm thông tin về thu nhập, các khoản phụ cấp, khấu trừ, đóng góp bảo hiểm, thuế, và các khoản khác, giúp nhân viên dễ dàng hiểu rõ về lương thực nhận của mình.

Tạo phiếu lương cho nhân viên

Sau khi tại bảng lương tạo phiếu lương hàng hoạt, người dùng vẫn có thể tạo thêm phiếu lương bằng cách truy cập phân hệ Quản lý lương > Phiếu lương nhân viên.

Nhập thông tin cho phiếu lương:

• Nhân viên: Lựa chọn nhân viên trong danh sách nhân viên của công ty bạn.

• Liên hệ: Hệ thống sẽ tự gợi ý hợp đồng đang hiệu lực tương ứng của nhân viên.

• Kỳ: Hệ thống tự gợi ý theo chu kỳ của tháng hiện tại. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi Chu kỳ lương theo thực tế tính lương cho nhân viên.

• Tham chiếu: Ghi nhận thông tin tham chiếu cho phiếu lương.

• Hóa đơn ghi (Credit Note): Tích chọn nếu bạn muốn phiếu lương này chuyển thành một phiếu hoàn tiền và bút toán sinh ra từ phiếu lương này sẽ được định khoản đảo ngược.

• Tên phiếu lương: Hệ thống tự động gợi ý tên phiếu lương dựa trên tên nhân viên và chu kỳ phiếu lương.

• Cấu trúc: Hệ thống tự động gợi ý cấu trúc lương đã được thiết lập trên hợp đồng nhân viên, bạn có thể lựa chọn lại trong danh sách cấu trúc lương đã thiết lập trước đó.

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin trên, bạn ấn Bảng tính toán để hệ thống tự động lấy các dữ liệu từ các phân hệ liên quan khác để điền vào phiếu lương.

• Tab Các ngày làm việc & các đầu vào: Hiển thị tổng số giờ làm

việc dựa trên lịch làm việc được chọn trong hợp đồng. Sau khi bạn chọn nhân viên, dữ liệu sẽ được tính toán tự động. Điều này giúp bạn dễ dàng phân tích số ngày làm việc và số giờ làm việc của nhân viên. Ngoài ra, số lần nghỉ của nhân viên trong một khoảng thời gian cụ thể cũng được mô tả. Tổng số lượng của mỗi loại nghỉ cũng được phân biệt. Ngoài ra, bạn cũng có thể định nghĩa loại Đầu vào khác. Tại đây, bạn có thể cung cấp các thông tin như Mô tả, Mã, Số tiền, Liên hệ và Thứ tự

• Tính toán lương: Chức năng này sẽ giúp bạn liệt kê các tính toán

lương được thực hiện trên Phiếu lương dựa trên Cấu trúc lương và Quy tắc lương được định nghĩa cho nhân viên. Giá trị tính toán trên phiếu lương sẽ dựa trên các quy tắc lương được thiết lập trong cấu trúc lương đã được lựa chọn phía trên.

• Tỷ lệ %: Tỷ lệ được khai báo trên quy tắc lương trong trường hợp quy tắc lương được tính theo kiểu %.

• Tổng tiền: Bằng mức lương/phụ cấp trên hợp đồng (*) Tỷ lệ chi trả được đề cập ở trên (Ngày/giờ phải làm việc (-) ngày/giờ nghỉ không lương / ngày/giờ phải làm việc theo lịch).

• Tổng: Bằng Tổng tiền (*) Tỷ lệ %.

• Chi tiết theo loại quy tắc lương: Tab chi tiết theo loại quy tắc lương cung cấp cho bạn chi tiết lương của nhân viên theo từng Nhóm Quy tắc lương:

• Thông tin kế toán:

  • Bảng lương: Lựa chọn bảng lương mà bạn muốn gắn phiếu lương của nhân viên này

  • Đã thực hiện lệnh thanh toán:

  • Tài khoản Ngày: Lựa chọn ngày hạch toán kế toán cho phiếu lương. Nếu để trống, hệ thống sẽ tự động vào sổ bút toán tại ngày cuối cùng của chu kỳ lương.

  • Sổ nhật ký Lương: Lựa chọn sổ nhật ký ghi nhận các bút toán liên quan đến phiếu lương

  • Bút toán Kế toán: Sau khi xác nhận phiếu lương, hệ thống sẽ tự động sinh ra bút toán tương ứng cho phiếu lương. Bạn có thể ấn vào đường liên kết để xem bút toán