Các tài liệu¶
Tài liệu SoOn cho phép bạn lưu trữ, xem và quản lý tệp trong SoOn.
Bạn có thể tải lên bất kỳ tệp nào (tối đa 64MB mỗi tệp trên SoOn Online) và sắp xếp chúng trong nhiều không gian làm việc khác nhau.
Cấu hình¶
Bằng cách vào , bạn có thể kích hoạt việc tập trung các tệp đính kèm vào một khu vực cụ thể của hoạt động của bạn. Ví dụ, bằng cách chọn Nhân sự, các tài liệu Nhân sự của bạn sẽ tự động có sẵn trong không gian làm việc Nhân sự, trong khi các tài liệu liên quan đến Tiền lương sẽ tự động có sẵn trong không gian làm việc con Tiền lương. Bạn có thể thay đổi không gian làm việc mặc định bằng cách sử dụng menu thả xuống và chỉnh sửa thuộc tính của nó bằng cách nhấp vào biểu tượng (Liên kết nội bộ).
Ghi chú
Nếu bạn kích hoạt tính năng tập trung hóa các tệp và tài liệu kế toán của mình, bạn cần phải nhấp vào Journals và xác định từng tạp chí một cách độc lập để cho phép đồng bộ hóa tự động.
Nếu bạn chọn một không gian làm việc mới, các tài liệu hiện có sẽ không được di chuyển. Chỉ những tài liệu mới được tạo mới được tìm thấy trong không gian làm việc mới.
Không gian làm việc¶
Các không gian làm việc là các thư mục phân cấp có tập hợp nhãn và hành động của riêng chúng. Các không gian làm việc mặc định đã có sẵn, nhưng bạn có thể tạo không gian của riêng mình bằng cách vào và nhấp vào Mới. Trên trang mới, điền các thông tin sau:
Tên
Không gian làm việc cha: nếu bạn muốn tạo một không gian làm việc con, hãy chọn Không gian làm việc cha của nó.
Có ba tab có sẵn: Nhãn, Quyền truy cập, và Mô tả.
Quyền truy cập¶
Để quản lý quyền truy cập vào không gian làm việc của bạn, đi tới tab Quyền truy cập. Bạn có thể thêm Nhóm viết có thể xem, tạo và chỉnh sửa tài liệu của không gian làm việc. Bạn cũng có thể thêm Nhóm đọc chỉ có thể xem tài liệu của không gian làm việc.
Mẹo
Kích hoạt Chỉ tài liệu của mình để giới hạn Nhóm đọc và Nhóm viết chỉ có thể xem và chỉnh sửa tài liệu mà họ là chủ sở hữu.
Sự miêu tả¶
Bạn có thể thêm thông tin mô tả cho không gian làm việc của mình bằng cách đi tới tab Mô tả.
Ghi chú
Các không gian làm việc cũng có thể được tạo và chỉnh sửa bằng cách nhấn vào biểu tượng (bánh răng) trên bảng điều khiển bên trái.
Quản lý tài liệu¶
Khi chọn hoặc mở một tài liệu, bảng điều khiển bên phải hiển thị các tùy chọn khác nhau, bao gồm ví dụ như:
(Tải xuống);
(Chia sẻ lựa chọn này): một URL chia sẻ được sao chép vào clipboard của bạn;
(Thay thế): chọn một tệp mới để thay thế tệp hiện có. Cuộn xuống dưới cùng của bảng điều khiển bên phải để xem Lịch sử và khôi phục, tải xuống hoặc xóa tài liệu;
(Khóa);
(Chia tách).
Bạn cũng có thể Mở chatter hoặc xóa tài liệu bằng cách nhấn vào biểu tượng (Chuyển vào thùng rác).
Ghi chú
Các mục chuyển vào thùng rác sẽ bị xóa vĩnh viễn sau 30 ngày.
Để chỉnh sửa tên tệp của bạn, nhấn vào Tên. Một Liên hệ hoặc một Chủ sở hữu có thể được gán. Không gian làm việc liên quan có thể được chỉnh sửa và có thể truy cập vào Bút toán liên quan hoặc thêm Nhãn.
Ghi chú
Liên hệ là người liên quan đến tài liệu chỉ có quyền truy cập đọc vào tài liệu, ví dụ: một nhà cung cấp hiện có trong cơ sở dữ liệu của bạn;
Người tạo tài liệu sẽ tự động được gán làm Chủ sở hữu và được cấp đầy đủ quyền truy cập vào tài liệu đó. Để thay đổi chủ sở hữu của một tài liệu, hãy chọn người dùng cần thiết từ danh sách thả xuống trong trường Chủ sở hữu.
Mẹo
Nhân viên phải là người dùng và là chủ sở hữu của một tài liệu để xem nó trong Hồ sơ của tôi.
Actions khác nhau có sẵn ở cuối bảng bên phải, tùy thuộc vào không gian làm việc nơi tài liệu của bạn được lưu trữ.
Tách tài liệu PDF¶
Select the PDF you want to split, and click the (scissors) icon. A new view displays all the pages of the document.
Theo mặc định, tất cả các trang sẽ được chia tách khi bạn nhấn vào Chia tách. Để xóa một chia tách giữa hai trang, nhấn vào biểu tượng (kéo).
Mẹo
Để hợp nhất tài liệu từ bảng điều khiển của bạn, chọn chúng và nhấn vào biểu tượng (kéo). Nhấn vào kéo giữa hai tài liệu và nhấn Chia tách để hợp nhất tài liệu.
Tính năng bổ sung¶
Chọn một không gian làm việc và nhấn vào biểu tượng (mũi tên xuống) bên cạnh nút Tải lên để truy cập các tính năng bổ sung:
Lời yêu cầu¶
Bạn có thể yêu cầu tệp và sắp xếp chúng thành tài liệu để nhắc người dùng tải chúng xuống.
Chọn không gian làm việc nơi tệp cần được lưu trữ, nhấn vào biểu tượng (mũi tên xuống) bên cạnh nút Tải lên, sau đó Yêu cầu. Thêm Tên tài liệu và chọn người bạn cần yêu cầu trong trường Yêu cầu đến. Bạn cũng có thể điền vào Ngày đáo hạn, xác nhận Không gian làm việc mà tài liệu cần thuộc về, và thêm Nhãn và Tin nhắn. Sau đó, nhấn Yêu cầu. Một chỗ giữ chỗ cho tài liệu thiếu được tạo trong không gian làm việc.
Khi tài liệu của bạn có sẵn, hãy nhấp vào phần giữ chỗ để tải nó lên.
Bạn có thể xem tất cả các tài liệu bị thiếu bằng cách đi tới chế độ xem Hoạt động và cột Tài liệu được yêu cầu.
Mẹo
Từ chế độ xem Hoạt động, bạn có thể gửi một email nhắc nhở cho những người dùng mà bạn đang mong đợi tài liệu. Đi tới cột Tài liệu được yêu cầu và nhấn vào biểu tượng (dấu chấm lửng), sau đó nhấn Yêu cầu tài liệu: Nhắc nhở. Nhấn vào một ngày để xem chi tiết của yêu cầu cụ thể. Bạn có thể cập nhật nó bằng cách nhấn vào biểu tượng (bút), Xem trước nội dung của email nhắc nhở, hoặc nhấn Gửi ngay để gửi email nhắc nhở.
Thêm một liên kết¶
Để thêm một liên kết vào bảng điều khiển tài liệu của bạn, nhấn Thêm liên kết, nhập URL và Đặt tên cho nó.
Tải lên bằng email¶
Chọn tùy chọn Tải xuống và Tải lên để cho phép người dùng tải tệp của họ lên không gian làm việc của bạn bằng Bí danh Email. Để tạo bí danh email, nhập tên của nó vào trường Bí danh Email. Tên miền <../general/email_communication/email_servers> sẽ được đặt mặc định, nhưng bạn có thể chỉnh sửa nó bằng cách nhấn vào.
Các tài liệu được gửi đến bí danh email này sẽ được tải lên không gian làm việc bằng các nhãn đã chọn.
Ghi chú
Theo mặc định, Chủ sở hữu tài liệu là người tải tệp lên không gian làm việc, nhưng bạn có thể chọn người dùng khác. Bạn cũng có thể đặt Liên hệ, thường là người bên ngoài, chẳng hạn như đối tác.
Kích hoạt Tạo một hoạt động mới để tự động tạo hoạt động khi một tài liệu được tải lên. Chọn Loại hoạt động từ danh sách thả xuống và đặt trường Ngày đáo hạn. Bạn cũng có thể thêm Tóm tắt và một Người chịu trách nhiệm được chỉ định cho hoạt động.
Mẹo
Đi tới để xem và quản lý các liên kết chia sẻ của bạn. Chọn một dòng và nhấn Xóa để vô hiệu hóa URL. Những người đã nhận được liên kết này sẽ không còn có thể truy cập vào tài liệu hoặc không gian làm việc nữa.
Bảng tính mới¶
Để tạo một bảng tính mới, hãy nhấp vào Bảng tính mới. Bạn có thể chọn Bảng tính trống hoặc mẫu hiện có.
Hành động của quy trình làm việc¶
Các hành động quy trình làm việc giúp quản lý tài liệu và hoạt động kinh doanh tổng thể. Đây là các hành động tự động có thể được tạo và tùy chỉnh cho từng không gian làm việc. Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể, ví dụ, tạo, di chuyển, ký, thêm nhãn vào tài liệu và xử lý hóa đơn.
Khi một tài liệu đáp ứng các tiêu chí đã đặt, các hành động quy trình làm việc này sẽ xuất hiện trên bảng điều khiển bên phải.
Tạo hành động quy trình công việc¶
Để cập nhật một hành động quy trình làm việc hiện có hoặc tạo một hành động mới, đi tới và nhấn Mới.
Ghi chú
Một hành động áp dụng cho tất cả không gian làm việc phụ trong Không gian làm việc liên quan mà bạn đã chọn.
Đặt điều kiện¶
Đặt Tên hành động và sau đó đặt các điều kiện kích hoạt sự xuất hiện của biểu tượng (chơi) trên bảng điều khiển bên phải khi chọn một tệp.
Có ba loại điều kiện cơ bản bạn có thể đặt:
Tags: you can use the Contains and Does not contain conditions, meaning the files must have or must not have the tags set here;
Contact: the files must be associated with the contact set here;
Owner: các tập tin phải được liên kết với chủ sở hữu được đặt ở đây.
Mẹo
Nếu bạn không đặt bất kỳ điều kiện nào, nút hành động sẽ xuất hiện cho tất cả các tệp trong không gian làm việc đã chọn.
Loại điều kiện nâng cao: tên miền¶
Quan trọng
Bạn nên có một số kiến thức về phát triển SoOn để định cấu hình bộ lọc Miền đúng cách.
Chế độ nhà phát triển cần được kích hoạt để truy cập điều kiện Miền từ tab Hành động. Sau khi hoàn tất, chọn loại điều kiện Miền và nhấn Quy tắc mới.
Để tạo quy tắc, bạn thường chọn field, operator và value. Ví dụ: nếu bạn muốn thêm một hành động quy trình làm việc vào tất cả các tệp PDF trong một không gian làm việc, hãy đặt field thành Mime Type, operator thành contains và pdf : guilabel:giá trị.
Nhấn vào biểu tượng (Thêm quy tắc mới) và biểu tượng (Thêm nhánh) để thêm các điều kiện và điều kiện phụ. Bạn có thể chỉ định xem quy tắc của bạn có nên khớp với tất cả hoặc bất kỳ điều kiện nào. Bạn cũng có thể chỉnh sửa quy tắc trực tiếp bằng cách sử dụng Trình chỉnh sửa mã.
Định cấu hình các hành động¶
Chọn tab Actions để thiết lập hành động của bạn. Bạn có thể đồng thời:
Di chuyển đến không gian làm việc: di chuyển tệp đến bất kỳ không gian làm việc nào;
Tạo: tạo một trong các mục sau được đính kèm vào tệp trong cơ sở dữ liệu của bạn:
Liên kết với bản ghi: tạo một liên kết giữa tài liệu và bản ghi từ một mô hình cụ thể;
Mẫu sản phẩm: tạo sản phẩm bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp;
Nhiệm vụ: tạo một nhiệm vụ Dự án mà bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp;
Mẫu PDF chữ ký: tạo mẫu Chữ ký mới để gửi đi;
PDF để ký: tạo một mẫu Ký để ký trực tiếp;
Người nộp đơn: tạo một ứng dụng nhân sự mới mà bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp;
Hóa đơn nhà cung cấp: tạo hóa đơn nhà cung cấp bằng OCR và AI để lấy thông tin từ nội dung tệp;
Hóa đơn khách hàng: tạo hóa đơn bằng cách sử dụng OCR và AI để trích xuất thông tin từ tệp;
Phiếu tín dụng của nhà cung cấp: tạo ghi chú tín dụng của nhà cung cấp bằng cách sử dụng OCR và AI để lấy thông tin từ tệp;
Ghi chú tín dụng: tạo ghi chú tín dụng của khách hàng bằng OCR và AI để lấy thông tin từ tệp;
Hoạt động khác: tạo một mục trong nhật ký Hoạt động khác;
Bank Statement: import a bank statement;
Purchase Receipt: create a vendor receipt;
Expense: create an HR expense.
Đặt liên hệ: thêm một liên hệ vào tệp hoặc thay thế liên hệ hiện có bằng một liên hệ mới;
Đặt chủ sở hữu: thêm một chủ sở hữu vào tệp hoặc thay thế chủ sở hữu hiện có bằng một chủ sở hữu mới;
Đặt thẻ: thêm, xóa và thay thế bất kỳ số lượng thẻ nào;
Hoạt động - Đánh dấu tất cả là xong: đánh dấu tất cả các hoạt động được liên kết với tệp là đã hoàn tất;
Hoạt động - Lên lịch hoạt động: tạo một hoạt động mới được liên kết với tệp như được định cấu hình trong hành động. Bạn có thể chọn đặt hoạt động cho chủ sở hữu tài liệu.
Số hóa tài liệu bằng AI và nhận dạng ký tự quang học (OCR)¶
Các tài liệu có sẵn trong không gian làm việc Tài chính có thể được số hóa. Chọn tài liệu cần số hóa, nhấp vào Tạo hóa đơn, Tạo hóa đơn cho khách hàng hoặc Tạo ghi chú tín dụng, rồi nhấp vào Gửi để số hóa.